Les secrétaires d’unité jouent un rôle essentiel dans les hôpitaux et autres établissements de soins en organisant et en gérant les dossiers des patients qui permettent de suivre les soins de chaque individu. Ils s’occupent également de diverses tâches de bureau, telles que la planification des rendez-vous, la coordination des tests et la gestion des documents de facturation et d’assurance.

Les secrétaires d’unité ont généralement un diplôme d’associé en administration de cabinet médical ou dans un domaine connexe. Ils doivent être capables de taper rapidement et avec précision, avoir d’excellentes compétences en service à la clientèle et être capables de travailler sous pression.

Si vous êtes à la recherche d’un poste de secrétaire d’unité, on vous posera probablement un certain nombre de questions lors de votre entretien. Pour vous aider à vous préparer, nous avons rassemblé certaines des questions les plus courantes et fourni des exemples de réponses.

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Êtes-vous à l’aise de travailler dans un environnement au rythme rapide?

Les secrétaires d’unité travaillent souvent dans un environnement au rythme rapide, alors les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous êtes à l’aise avec cela. Dans votre réponse, expliquez comment vous gérez le travail sous pression et donnez un exemple d’une fois où vous l’avez fait avec succès.

Exemple: « Je suis très à l’aise de travailler dans un environnement au rythme rapide, car je le fais depuis cinq ans à mon emploi actuel. Mon ancien employeur était un grand hôpital, il y avait donc toujours beaucoup de patients à voir et de paperasse à remplir. J’ai appris à prioriser les tâches et à me concentrer sur ce qui devait être fait en premier. Par exemple, si un patient appelait ou venait au bureau, je mettrais de côté tout autre travail jusqu’à ce que je lui ai parlé. »

Quelles sont certaines des compétences les plus importantes pour un secrétaire d’unité ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si vous avez les compétences nécessaires pour réussir dans ce rôle. Lorsque vous répondez, il peut être utile de mentionner quelques-unes de vos compétences les plus solides et leur lien avec le travail de secrétariat de l’unité.

Exemple: « La compétence la plus importante pour une secrétaire d’unité est la communication. Ce travail m’oblige à communiquer avec de nombreuses personnes différentes, y compris des médecins, des infirmières, des patients et d’autres membres du personnel. J’ai également besoin de solides compétences organisationnelles car je suis responsable du suivi des informations sur les patients et de m’assurer que tous les dossiers médicaux sont organisés et classés correctement. Enfin, je trouve que les compétences en résolution de problèmes sont également essentielles pour ce poste.

Comment géreriez-vous une situation où vous devez annoncer une mauvaise nouvelle à un patient ou à un membre de sa famille ?

Cette question peut aider les enquêteurs à évaluer vos compétences en communication et la façon dont vous gérez les situations difficiles. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de décrire une situation spécifique où vous avez dû annoncer de mauvaises nouvelles et les mesures que vous avez prises pour rendre l’expérience aussi positive que possible pour toutes les personnes impliquées.

Exemple: « Lorsque je travaillais dans mon ancien hôpital, je devais dire à la famille d’un patient que son proche était dans un état critique. Les membres de la famille du patient ont été naturellement bouleversés par la nouvelle, mais ils ont apprécié que je leur annonce moi-même la nouvelle afin qu’ils puissent poser des questions sur ce qui s’était passé et obtenir plus d’informations. J’ai également proposé de les appeler plus tard avec des mises à jour sur l’état du patient. »

Quelle est votre expérience de travail avec des informations confidentielles ?

L’intervieweur peut poser cette question pour évaluer votre expérience en matière de traitement d’informations sensibles. Il s’agit d’une compétence importante pour les secrétaires d’unité car ils travaillent souvent avec des dossiers patients confidentiels et d’autres documents qui nécessitent la confidentialité. Dans votre réponse, décrivez comment vous assurez la confidentialité de tous les documents que vous manipulez.

Exemple: « Je travaille comme secrétaire d’unité depuis cinq ans maintenant, je suis donc très familière avec le maintien de la confidentialité des informations confidentielles. Lorsque je travaille avec les dossiers des patients, je m’assure toujours de les conserver dans des tiroirs ou des armoires verrouillés lorsqu’ils ne sont pas utilisés. Je ne laisse jamais non plus ces documents sans surveillance, même si ce n’est que pour un instant. Si je dois sortir des documents du bureau, je les détruis avant de les jeter.

Fournissez un exemple d’un moment où vous avez dû effectuer plusieurs tâches à la fois et hiérarchiser diverses tâches.

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre capacité à gérer plusieurs tâches et à les hiérarchiser efficacement. Utilisez des exemples d’expériences professionnelles antérieures qui mettent en évidence vos compétences multitâches, vos capacités de gestion du temps et vos compétences organisationnelles.

Exemple: « À mon poste actuel, j’ai beaucoup de responsabilités en tant que secrétaire d’unité. En plus de répondre au téléphone, de classer les documents et de planifier les rendez-vous, je gère également la facturation des patients et les réclamations d’assurance. Un jour, j’avais plusieurs patients programmés pour leurs examens médicaux annuels en même temps. J’ai pu évaluer rapidement la situation et déléguer certaines des tâches à d’autres membres du personnel afin que nous puissions accueillir tous nos patients.

Si un patient devait être transféré dans un autre service, quelle serait votre stratégie pour effectuer le changement ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous géreriez une situation difficile au travail. Lorsque vous répondez, il peut être utile de décrire les étapes que vous prendriez et quel est votre raisonnement pour chaque étape.

Exemple: « Si j’avais besoin de transférer un patient dans un autre service, je m’assurerais d’abord que toutes ses informations soient documentées dans son dossier actuel. Ensuite, je contacte l’autre service pour l’informer de l’arrivée du patient et lui demander s’il a besoin d’informations supplémentaires avant l’arrivée du patient. Enfin, je veillerais à ce que la nouvelle unité du patient ait tout ce dont il a besoin pour soigner le patient.

Que feriez-vous si vous remarquiez qu’un collègue ou un supérieur faisait quelque chose de dangereux ?

Un enquêteur peut poser cette question pour évaluer votre capacité à signaler un comportement dangereux ou contraire à l’éthique. Il s’agit d’une compétence importante pour les secrétaires d’unité car ils ont souvent accès à des informations confidentielles et peuvent observer les actions de leurs collègues de plus près que les autres employés. Dans votre réponse, essayez de montrer que vous comprenez l’importance de signaler un comportement dangereux et que vous êtes prêt à le faire si nécessaire.

Exemple: « Si je remarquais qu’un collègue faisait quelque chose de dangereux, je m’assurerais d’abord que c’était réellement dangereux et pas seulement différent de nos procédures habituelles. Si j’étais certain que ce n’était pas sûr, j’en parlais à mon collègue en privé et lui expliquais pourquoi ce qu’il faisait n’était pas sûr. S’ils ne changeaient pas de comportement après cette conversation, je les signalerais à mon superviseur.

Comment gérez-vous le stress ?

Travailler comme secrétaire d’unité peut parfois être stressant. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez la capacité de gérer le stress et de rester calme lorsqu’il se produit. Dans votre réponse, expliquez comment vous gérez le stress dans votre vie. Expliquez que vous êtes capable de respirer profondément ou de trouver d’autres moyens de vous détendre si vous vous sentez stressé.

Exemple: « Je suis quelqu’un qui est naturellement organisé, donc je ne suis généralement pas stressé par mon travail. Cependant, il y a certainement des moments où les choses deviennent mouvementées. Lorsque cela se produit, j’essaie de respirer profondément et de me rappeler que tout ira bien. Si j’en ai besoin, je m’éloigne de mon bureau quelques minutes pour me reprendre. Cela m’aide à reprendre mon travail l’esprit clair.

Avez-vous de l’expérience avec des logiciels médicaux ou d’autres technologies ?

L’intervieweur peut poser cette question pour en savoir plus sur votre expérience avec la technologie et sur la façon dont vous l’utilisez sur le lieu de travail. Si vous avez de l’expérience dans l’utilisation de logiciels médicaux ou d’autres types de technologie, décrivez ce que vous en savez et comment ils peuvent vous aider à améliorer votre travail en tant que secrétaire d’unité.

Exemple: « J’ai travaillé avec différents types de technologies tout au long de ma carrière en tant que secrétaire d’unité. J’ai commencé à travailler pour un petit hôpital où nous utilisions des dossiers papier pour enregistrer les informations sur les patients. Au fur et à mesure que notre hôpital grandissait, nous sommes passés aux dossiers médicaux électroniques, ce qui nous a permis de suivre toutes les informations de nos patients beaucoup plus facilement qu’auparavant. Maintenant que je suis à la recherche d’un nouvel emploi, j’espère trouver un poste où l’hôpital utilisera une technologie encore plus avancée.

Lorsque vous communiquez avec les patients et leurs familles, comment vous assurez-vous de faire passer clairement votre message ?

En tant que secrétaire d’unité, vous pouvez être responsable de la communication avec les patients et leurs familles. Un intervieweur peut poser cette question pour en savoir plus sur vos compétences en communication et sur la façon dont vous gérez ce type de situations. Dans votre réponse, essayez d’expliquer que vous savez bien écouter et parler clairement. Vous pouvez également mentionner que vous avez d’excellentes compétences organisationnelles lorsqu’il s’agit de planifier des rendez-vous et de suivre les informations importantes.

Exemple: « Je m’assure toujours d’écouter attentivement ce que dit le patient ou le membre de sa famille afin de pouvoir le comprendre parfaitement. Lorsqu’une personne est contrariée ou stressée, elle parle parfois rapidement ou marmonne. En écoutant activement, je suis en mesure de m’assurer de bien faire passer mon message et de les calmer.

Nous voulons améliorer nos normes de propreté. Quelle serait votre stratégie pour y parvenir ?

Cette question est l’occasion de montrer vos compétences en leadership et votre capacité à motiver les autres. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de décrire une situation spécifique où vous avez aidé à améliorer les normes de propreté d’une unité ou d’un service.

Exemple: « Je commencerais par avoir des réunions hebdomadaires avec les membres de mon équipe pour discuter de leurs préoccupations concernant la propreté de l’unité. Je veillerais également à ce que tous les membres de mon équipe sachent à quel point la propreté est importante pour moi. S’il y a des problèmes de propreté, je les réglerai immédiatement afin que nous puissions trouver une solution ensemble. Par exemple, si quelqu’un avait du mal à suivre son travail parce qu’il passait trop de temps à nettoyer, je l’aidais à trouver des moyens de réduire sa charge de travail afin qu’il puisse se concentrer davantage sur les soins aux patients.

Décrivez votre processus de nettoyage pour une salle d’examen.

L’intervieweur peut poser cette question pour évaluer votre souci du détail et vos compétences organisationnelles. En effet, les salles d’examen doivent être soigneusement nettoyées après chaque patient et le processus ne devrait pas prendre plus de 15 minutes. Dans votre réponse, décrivez comment vous nettoieriez une salle d’examen en temps opportun tout en respectant les normes de qualité.

Exemple: « Je commence toujours par nettoyer les plans de travail avec des lingettes désinfectantes. Ensuite, je désinfecte toutes les surfaces de l’équipement à l’aide d’un nettoyant en aérosol. Ensuite, j’essuie les chaises et les tables avec des lingettes désinfectantes. Enfin, j’utilise un chiffon non pelucheux pour dépoussiérer les surfaces restantes.

Qu’est-ce qui vous distingue des autres secrétaires d’unité ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos compétences et capacités. Ils veulent savoir ce qui vous rend unique par rapport aux autres secrétaires d’unité qui postulent également pour le poste. Lorsque vous répondez à cette question, pensez à une compétence ou à une qualité qui vous distingue des autres. Vous pouvez également mentionner toutes les certifications que vous avez.

Exemple: « Je suis certifié en RCR et en secourisme, ce qui est important pour ce poste car je travaillerai avec des patients toute la journée. Dans mon rôle précédent de secrétaire d’unité, j’ai remarqué que beaucoup d’infirmières cherchaient toujours quelqu’un pour couvrir leurs pauses. J’ai assumé cette responsabilité afin qu’ils puissent prendre soin de leurs patients sans avoir à se soucier de trouver quelqu’un pour les remplacer.

Pour quelles structures médicales avez-vous travaillé par le passé ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre expérience. Ils veulent savoir si vous avez travaillé pour un établissement similaire dans le passé et comment cette expérience vous a préparé à ce rôle. Lorsque vous répondez, indiquez les établissements médicaux où vous avez travaillé et quelles étaient vos responsabilités professionnelles dans chacun d’eux.

Exemple: « J’ai travaillé pour deux hôpitaux différents au cours de ma carrière en tant que secrétaire d’unité. Dans les deux établissements, j’étais responsable de la gestion des dossiers des patients, de la planification des rendez-vous et de la communication avec les médecins et les infirmières. En plus de ces tâches, je m’occupais également de la facturation et des réclamations d’assurance, ce que je referais ici.

Selon vous, quel est l’aspect le plus important du maintien d’un environnement de travail positif ?

Les employeurs posent cette question pour voir si vous pouvez contribuer à un environnement de travail positif. Ils veulent savoir que vous êtes prêt à contribuer à rendre le lieu de travail plus agréable pour tous. Dans votre réponse, expliquez ce que vous faites pour que les choses restent légères et conviviales au travail. Partagez un exemple de la façon dont vous avez aidé à créer une atmosphère amusante dans votre travail précédent.

Exemple: « Je pense qu’il est important d’avoir une bonne attitude quand on travaille avec les autres. Je fais de mon mieux pour être gentil et serviable avec tous ceux que je rencontre. Si quelqu’un passe une mauvaise journée, j’essaie toujours de lui remonter le moral ou de lui offrir des conseils pour se sentir mieux. J’aime aussi apporter des friandises au bureau de temps en temps pour célébrer des occasions spéciales. Ces petits gestes contribuent grandement à rendre les gens heureux.

Selon vous, à quelle fréquence les secrétaires d’unité devraient-elles nettoyer leur poste de travail ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous abordez votre poste de travail et les outils que vous utilisez pour accomplir vos tâches. Il est important de garder votre espace de travail propre, organisé et sans encombrement afin que vous puissiez trouver rapidement des documents en cas de besoin. Dans votre réponse, expliquez les mesures que vous prenez pour vous assurer que votre poste de travail est toujours en bon état.

Exemple: « Je pense qu’il est important que les secrétaires d’unité gardent leur poste de travail propre en tout temps, car cela nous aide à rester organisés et nous assure d’avoir tout ce dont nous avons besoin à portée de main. J’essaie de nettoyer mon bureau tous les jours avant de quitter le travail, mais si je suis occupé par d’autres tâches, je le ferai dès que possible après avoir remarqué un désordre.

Il y a une anomalie dans le dossier d’un patient. Quelle est votre stratégie pour résoudre le problème ?

Cette question est l’occasion de montrer vos compétences en résolution de problèmes. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de décrire une situation spécifique et comment vous avez résolu le problème.

Exemple: « Dans mon rôle précédent de secrétaire d’unité, j’ai eu un patient qui a été admis pour une condition mais qui a ensuite développé une autre. Le service des archives médicales m’a envoyé un message me demandant s’il y avait des changements dans le diagnostic ou le plan de traitement du patient. J’ai examiné le dossier du patient et j’ai découvert qu’il avait initialement reçu un diagnostic de pneumonie, mais qu’il avait ensuite reçu un diagnostic de bronchite. J’ai mis à jour les informations dans le système afin que le nouveau diagnostic apparaisse sur tous les futurs rapports du patient. »