Les commis d’unité sont une partie importante de l’équipe de soins de santé. Ils travaillent dans divers milieux médicaux, tels que les hôpitaux, les cliniques et les établissements de soins de longue durée. Les commis de l’unité accueillent les patients et les visiteurs, répondent au téléphone et fournissent un soutien administratif au personnel médical.

Les commis d’unité doivent être capables de gérer une variété de tâches et de travailler sous pression. Ils doivent également avoir d’excellentes compétences en service à la clientèle. Si vous cherchez un emploi de commis d’unité, on vous posera probablement des questions sur votre expérience, votre capacité à gérer le stress et votre connaissance de la terminologie médicale.

Pour vous aider à préparer votre entretien d’embauche, nous avons dressé une liste de questions et réponses d’entretien d’embauche de commis d’unité.

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Êtes-vous à l’aise de travailler avec une variété d’unités ou de départements différents sur le lieu de travail ?

Les commis d’unité travaillent souvent avec une variété d’unités ou de départements différents sur le lieu de travail. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez une expérience de travail avec d’autres équipes et individus. Utilisez votre réponse pour expliquer que vous êtes à l’aise pour collaborer avec les autres. Expliquez comment vous aimez travailler en équipe.

Exemple: «Je suis très à l’aise de travailler avec une variété d’unités ou de départements différents sur le lieu de travail. Dans mon rôle précédent, j’ai travaillé aux côtés de nombreux commis d’unité différents. Nous avions tous nos propres responsabilités, mais nous collaborions également sur des projets ensemble. Par exemple, si une personne était malade, une autre la couvrirait. Nous nous sommes également entraidés lorsque quelqu’un avait besoin d’aide.

Quelles sont certaines des compétences les plus importantes que vous possédez et qui font de vous un bon commis d’unité ?

Cette question est l’occasion pour vous de montrer à l’intervieweur que vous possédez les compétences nécessaires pour ce poste. Avant votre entretien, faites une liste de toutes les compétences et qualités que vous possédez et qui pourraient vous aider à réussir dans ce poste. Envisagez d’inclure des compétences générales comme la communication et l’organisation ainsi que des compétences spécialisées comme la saisie de données et la connaissance de l’informatique.

Exemple: « Je pense que ma compétence la plus importante est mon souci du détail. Je suis très organisée et méthodique, ce qui m’aide à garder une trace de tout ce qui se trouve dans le dossier patient de mon unité. Une autre compétence importante est ma capacité à effectuer plusieurs tâches. En tant que commis d’unité, je dois souvent effectuer plusieurs tâches à la fois, il est donc important que je puisse rester concentré tout en accomplissant d’autres tâches.

Comment géreriez-vous une situation où vous avez plusieurs demandes à traiter en même temps ?

Cette question peut aider l’intervieweur à évaluer votre capacité à hiérarchiser les tâches et à gérer plusieurs projets à la fois. Utilisez des exemples d’expériences antérieures où vous avez pu répondre à plusieurs demandes en temps opportun tout en maintenant l’exactitude et l’attention aux détails.

Exemple: « Dans mon dernier rôle, j’avais deux gestionnaires qui avaient chacun besoin de moi pour répondre à la demande de fournitures de leur unité à différents moments de la journée. Pour m’assurer que les deux unités reçoivent ce dont elles ont besoin quand elles en ont besoin, j’ai créé une feuille de calcul avec tous les éléments dont nous avions besoin sur une seule page et je les ai divisés en catégories. Sur une autre page, j’ai indiqué la date et l’heure auxquelles chaque responsable a demandé les fournitures. Cela m’a permis de cocher les fournitures que j’ai remplies pour chaque responsable au fur et à mesure que je les remplissais. »

Quel est votre processus pour prioriser le travail et respecter les délais ?

Les commis d’unité ont souvent beaucoup de travail à faire en peu de temps. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous pouvez gérer votre charge de travail et respecter les délais. Dans votre réponse, expliquez comment vous planifiez votre journée et organisez vos tâches. Expliquez que vous utiliserez vos compétences organisationnelles pour hiérarchiser les tâches importantes et les terminer à temps.

Exemple: « Je commence toujours ma journée en vérifiant mon calendrier pour les échéances ou réunions à venir. Ensuite, je regarde la liste des patients de l’unité pour voir qui doit sortir aujourd’hui. À partir de là, je vérifie le dossier médical de chaque patient pour déterminer son état actuel. Cela m’aide à décider quels patients ont besoin d’une attention particulière. Par exemple, s’ils se remettent d’une opération chirurgicale, je les marquerai comme à haut risque afin que les autres membres du personnel sachent qu’ils doivent garder un œil sur eux.

Donnez un exemple d’une situation où vous avez dû fournir un excellent service client à un client difficile ou exigeant.

Les intervieweurs peuvent poser cette question pour en savoir plus sur vos compétences en service à la clientèle et sur la façon dont vous gérez les situations difficiles. Lorsque vous répondez, il peut être utile de penser à un exemple spécifique de votre expérience passée qui met en évidence votre capacité à rester calme sous pression et à fournir un excellent service client.

Exemple: « Dans mon rôle précédent de commis d’unité, j’avais un patient qui était très exigeant quant à ses soins. Ils appelaient souvent le bureau avec des questions ou des préoccupations, ce qui rendait difficile pour moi de terminer tout mon travail à temps. Cependant, je suis toujours resté professionnel et poli dans nos interactions, même lorsqu’elles étaient grossières ou impatientes. J’ai également essayé de répondre à toutes leurs questions de manière approfondie afin qu’ils puissent comprendre ce que nous faisions pour les aider.

Si vous aviez accès à des informations confidentielles, quelle serait votre approche pour assurer votre discrétion ?

Cette question est un moyen pour les employeurs d’évaluer votre capacité à traiter des informations confidentielles. Cela les aide également à déterminer si vous avez la formation et l’expérience nécessaires pour travailler dans leur service de commis d’unité. Dans votre réponse, expliquez comment vous vous assureriez de maintenir la confidentialité lors du traitement de documents ou de données sensibles.

Exemple: « Je comprends l’importance de maintenir la confidentialité de tous les dossiers de mes clients. Je suis conscient qu’il existe certaines situations où je peux être amené à partager des informations confidentielles avec d’autres professionnels qui en ont besoin pour prodiguer des soins. Cependant, je prends toujours des mesures pour m’assurer que seules les personnes autorisées peuvent accéder à ces informations. Par exemple, je détruirai tous les documents contenant des informations privées avant de les recycler. »

Que feriez-vous si vous remarquiez une erreur dans le dossier d’un patient ?

Cette question peut aider les enquêteurs à évaluer votre souci du détail et votre capacité à corriger les erreurs. Dans votre réponse, expliquez quelles mesures vous prendriez pour corriger l’erreur et comment vous vous assureriez que cela ne se reproduise plus.

Exemple: « Si je remarquais une erreur dans le dossier d’un patient, je contactais immédiatement mon superviseur ou gestionnaire afin qu’il puisse régler le problème avec le médecin qui a rédigé les ordonnances. Ensuite, je m’assurerais que toutes les informations nécessaires ont été saisies correctement dans le système. C’est important car s’il y a des divergences entre le dossier médical et les dossiers du commis de l’unité, cela pourrait entraîner des erreurs de traitement.

Comment performez-vous sous pression?

Les commis d’unité travaillent souvent dans des délais serrés et peuvent avoir à hiérarchiser rapidement les tâches. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous pouvez supporter la pression de travailler dans le bureau d’un commis d’unité hospitalière. Dans votre réponse, indiquez que vous êtes capable de rester calme sous la pression et d’accomplir les tâches efficacement.

Exemple: «Je suis très organisé, donc je sais prioriser mes tâches quand il se passe beaucoup de choses autour de moi. Lorsque je travaillais comme commis d’unité adjoint à mon emploi précédent, nous avons eu une épidémie de grippe où de nombreux patients ont été admis à notre étage. Il y avait beaucoup de pression pour que tous nos documents soient faits rapidement, mais je savais que je pouvais le faire parce que j’ai l’habitude de travailler sous pression.

Avez-vous de l’expérience avec un logiciel de planification de patients ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si vous avez de l’expérience dans l’utilisation d’un logiciel spécifique utilisé par son organisation. S’ils posent cette question, c’est probablement parce qu’ils veulent savoir si vous connaissez ou non le fonctionnement du système et à quelle vitesse vous pourrez l’apprendre. Dans votre réponse, essayez d’expliquer toute expérience antérieure que vous avez avec un logiciel de planification de patients et mettez en évidence toutes les compétences que vous pourriez avoir qui vous permettront de réussir dans ce rôle.

Exemple: « Je travaille comme commis d’unité depuis plus de cinq ans maintenant et j’ai utilisé plusieurs systèmes de planification de patients différents au cours de ma carrière. Cependant, je suis plus à l’aise avec celui que nous utilisons dans mon hôpital actuel, donc je pense que je pourrais me familiariser assez rapidement avec le nouveau système.

Lorsque vous travaillez avec une équipe d’autres greffiers, comment géreriez-vous une situation où vous n’êtes pas d’accord avec l’une de leurs décisions ?

En tant que commis d’unité, vous devrez peut-être prendre certaines décisions par vous-même. Cependant, il est probable que vous travailliez également avec d’autres greffiers qui peuvent vous aider à faire des choix importants. Un intervieweur peut poser cette question pour en savoir plus sur la façon dont vous collaborez avec les autres et résolvez les problèmes ensemble. Dans votre réponse, essayez de montrer que vous accordez de l’importance aux opinions des autres tout en faisant preuve de confiance dans vos capacités de prise de décision.

Exemple: « Si je n’étais pas d’accord avec l’un de mes collègues, j’écoutais d’abord son raisonnement et je me demandais s’il disposait d’informations supplémentaires dont j’ignorais l’existence. Sinon, j’expliquerais pourquoi j’ai pris la décision que j’ai prise et je leur proposerais de les aider à mieux comprendre le processus afin qu’ils puissent me soutenir à l’avenir.

Nous voulons améliorer notre service client. Parlez-moi d’une stratégie que vous utiliseriez pour y parvenir.

Les enquêteurs peuvent poser cette question pour voir comment vous pouvez améliorer l’expérience client de leurs clients. Ils veulent savoir que vous avez des idées sur la façon d’améliorer les choses et que vous êtes prêt à les mettre en œuvre. Dans votre réponse, expliquez une stratégie spécifique que vous utiliseriez pour aider les clients à se sentir plus satisfaits de leurs interactions avec l’entreprise.

Exemple: « Je crois qu’une façon d’améliorer notre service à la clientèle est d’avoir un commis d’unité dédié disponible pendant les heures de pointe. Cela nous permettrait de fournir un service plus rapide à nos clients et de nous assurer qu’ils obtiennent les réponses dont ils ont besoin le plus rapidement possible. Je pense aussi qu’il est important d’être amical et serviable lors de l’interaction avec les clients. Si quelqu’un a des questions ou des préoccupations, je fais toujours de mon mieux pour y répondre en temps opportun.

Décrivez votre expérience avec la saisie de données.

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre expérience avec les fonctions de commis d’unité. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence vos compétences et capacités dans la saisie de données, y compris l’exactitude et l’attention aux détails.

Exemple: « J’ai cinq ans d’expérience comme commis d’unité. Dans mon rôle précédent, j’étais responsable de la saisie des informations sur les patients dans notre système de dossiers médicaux électroniques. Cela comprenait la collecte des signes vitaux des patients lors de l’enregistrement, l’enregistrement de tout changement de leur état tout au long de la journée et la saisie de toutes ces informations dans le système informatique à la fin de chaque quart de travail. Je devais également m’assurer que tout mon travail était exact et à jour.

Qu’est-ce qui fait de vous un candidat idéal pour ce poste ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications et sur la manière dont vous pouvez contribuer à leur entreprise. Avant votre entretien, faites une liste de toutes les compétences et expériences qui font de vous un candidat idéal pour ce poste. Concentrez-vous sur la mise en évidence de votre expérience de travail pertinente, de votre formation ou de vos certifications et de toute compétence transférable.

Exemple: «Je suis passionnée par le travail dans le domaine de la santé et je travaille comme commis d’unité depuis maintenant cinq ans. J’aime aider les patients à se sentir mieux en leur fournissant des informations sur leurs plans de traitement et leurs médicaments. Dans mon rôle précédent, j’ai aidé à développer un nouveau système de suivi des dossiers des patients qui a permis à notre service d’économiser du temps et de l’argent. C’est l’un des nombreux exemples où j’ai utilisé mes compétences en résolution de problèmes pour trouver des solutions créatives. »

Quel poste de commis décrit le mieux vos compétences ?

Cette question est un excellent moyen pour les employeurs d’en savoir plus sur vos antécédents et votre expérience. Il est important d’être honnête dans votre réponse, mais vous pouvez également profiter de cette occasion pour mettre en évidence les compétences qui n’ont peut-être pas été répertoriées dans la description de poste.

Exemple: « Je crois que je suis le mieux placé pour le poste de commis d’unité en raison de mon souci du détail et de ma capacité à bien travailler sous pression. Dans mon rôle précédent en tant que commis d’unité, j’étais responsable de m’assurer que tous les dossiers des patients étaient organisés et classés correctement. Cela impliquait de s’assurer que chaque enregistrement était correctement étiqueté et stocké au bon endroit. Je travaillais souvent avec d’autres commis pour m’assurer que nous respections nos délais.

Selon vous, quel est l’aspect le plus important du service client ?

Les intervieweurs posent cette question pour voir si vous comprenez l’importance du service à la clientèle dans votre rôle de commis d’unité. Ils veulent savoir que vous serez en mesure d’offrir un excellent service à la clientèle aux patients et à leurs familles, aux médecins et aux autres membres du personnel. Lorsque vous répondez à cette question, assurez-vous de souligner l’importance de traiter tout le monde avec respect et courtoisie.

Exemple: « Je pense que l’aspect le plus important du service client est de s’assurer que chacun se sente respecté et valorisé. Que je parle avec un patient ou un membre de sa famille, je fais toujours de mon mieux pour lui montrer de l’empathie et de la compassion. Je traite également tous mes collègues avec respect et gentillesse, car je sais à quel point notre travail peut parfois être stressant. Je crois que faire preuve de gentillesse et de respect envers les autres est l’un des meilleurs moyens de s’assurer qu’ils font de même.

À quelle fréquence vous voyez-vous progresser dans ce rôle ?

Les employeurs posent cette question pour voir si vous avez un plan pour votre carrière. Ils veulent savoir que vous êtes motivé et ambitieux, mais aussi réaliste quant à la rapidité avec laquelle vous pouvez progresser dans l’entreprise. Lorsque vous répondez à cette question, il est important d’être honnête au sujet de vos objectifs tout en montrant que vous êtes prêt à travailler dur pour les atteindre.

Exemple: « Je suis très passionné par ma carrière de commis d’unité. J’aime pouvoir aider les patients en organisant leurs dossiers médicaux. Bien que j’aime travailler comme commis d’unité, j’aimerais éventuellement devenir gestionnaire de bureau ou même administrateur d’hôpital. Je pense qu’avec mon expérience en tant que commis d’unité, je pourrais faire un excellent directeur adjoint. Avec plus de temps en tant que directeur adjoint, je pense que je pourrais ensuite évoluer vers le poste de directeur.

Il y a une anomalie dans le dossier d’un patient. Quelle est votre procédure pour résoudre ce problème ?

Cette question est l’occasion de montrer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à travailler en équipe. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de décrire les mesures que vous prendriez pour résoudre l’écart et comment vous communiqueriez avec les autres membres de l’équipe de soins de santé au cours du processus.

Exemple: « S’il y avait une divergence dans le dossier d’un patient, je vérifierais d’abord que les informations sur le dossier correspondent à ce qui est écrit sur le dossier médical. Si les informations ne correspondent pas, je contacterais le médecin qui a écrit la note pour confirmer s’il avait l’intention d’écrire quelque chose de différent. Une fois que j’ai la confirmation du médecin, je mettrais à jour le dossier du patient et informerais tous les membres du personnel concernés afin qu’ils soient au courant du changement. »