Les spécialistes de l’approvisionnement sont chargés de localiser et d’acquérir les matériaux et les services dont leur entreprise a besoin pour fonctionner. Ils travaillent avec les fournisseurs pour obtenir les meilleures offres et gèrent le processus d’acquisition de biens et de services.

Si vous cherchez à obtenir un emploi dans le sourcing, vous devrez être prêt à répondre à quelques questions sur votre expérience et vos compétences. Dans cet article, nous vous fournirons quelques questions et réponses d’entretien d’approvisionnement courantes pour vous aider à vous préparer.

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Connaissez-vous le concept de coût total de possession ?

Cette question est un excellent moyen de tester vos connaissances sur les meilleures pratiques d’approvisionnement. C’est aussi l’occasion pour vous de montrer à l’intervieweur que vous pouvez appliquer ce concept dans votre travail.

Exemple: « Le coût total de possession est une stratégie d’approvisionnement qui aide les entreprises à déterminer les coûts totaux associés à l’utilisation d’un fournisseur ou d’un fournisseur particulier. Cela comprend à la fois les coûts directs et indirects, qui sont souvent négligés lors de la prise de décisions d’approvisionnement. J’utilise régulièrement l’analyse TCO dans mon travail de spécialiste de l’approvisionnement, car elle me permet de prendre des décisions d’approvisionnement plus éclairées. »

Quelles sont certaines des qualités les plus importantes pour un spécialiste de l’approvisionnement ?

Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez les compétences et les capacités nécessaires pour le poste. Ils veulent quelqu’un qui est organisé, soucieux du détail, créatif et capable de travailler de manière autonome. Lorsque vous répondez à cette question, réfléchissez à ce qui fait de vous un bon spécialiste de l’approvisionnement. Essayez de vous concentrer sur vos points forts plutôt que d’énumérer toutes vos compétences.

Exemple: « Je crois que certaines des qualités les plus importantes pour un spécialiste de l’approvisionnement sont l’organisation, le souci du détail et la créativité. Je suis très organisé, donc je sais toujours où tout se trouve dans mes dossiers. Cela m’aide à trouver rapidement des informations lorsque j’en ai besoin. J’aime aussi être créatif, ce qui me permet de trouver de nouvelles façons de résoudre les problèmes. Enfin, je porte une attention particulière aux détails, ce qui m’assure de ne rien manquer.

Comment restez-vous informé des changements sur le marché ?

Les employeurs veulent savoir que vous êtes engagé dans votre carrière et que vous avez la passion d’apprendre. Ils veulent également voir que vous pouvez vous adapter rapidement aux nouvelles informations, ce qui est important dans ce rôle où le marché change fréquemment. Votre réponse doit montrer que vous aimez découvrir les nouvelles tendances et technologies.

Exemple: « Je suis passionné par mon travail et je cherche toujours des moyens de m’améliorer. Je suis abonné à plusieurs newsletters et blogs qui traitent de sujets liés à l’approvisionnement et à l’approvisionnement. J’assiste également à des conférences et des webinaires sur ces sujets. Je trouve qu’en me tenant au courant de l’actualité, j’en apprends davantage sur la façon d’appliquer ce que je sais déjà à différentes situations.

Quel est votre processus d’évaluation des performances des fournisseurs ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous utilisez vos compétences pour évaluer les performances des fournisseurs et prendre des décisions qui ont un impact sur les résultats d’une entreprise. Utilisez des exemples d’expériences passées pour expliquer comment vous évaluez les performances des fournisseurs, analysez les données et formulez des recommandations pour l’amélioration ou la résiliation des fournisseurs.

Exemple: « Je commence par examiner toutes les informations pertinentes sur chaque fournisseur, y compris les conditions contractuelles, l’historique des livraisons et les rapports de contrôle qualité. Je compare ensuite ces informations avec mes propres observations du travail du fournisseur lors des visites sur site. Enfin, je rencontre la direction pour discuter de tout problème que j’ai remarqué et recommander des solutions basées sur nos conversations. Dans un rôle précédent, j’ai licencié deux fournisseurs après avoir effectué ces évaluations parce qu’ils ne répondaient pas aux attentes. »

Fournissez un exemple d’un moment où vous avez réussi à négocier une meilleure offre pour votre entreprise.

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer vos compétences en négociation et comment vous pouvez les utiliser au profit de leur entreprise. Utilisez des exemples de rôles précédents où vous avez réussi à négocier une meilleure offre pour votre organisation ou aidé à économiser de l’argent sur un achat important.

Exemple: « Dans mon dernier rôle, j’étais chargé de trouver des fournisseurs pour les matières premières de notre entreprise. L’un de nos fournisseurs nous facturait plus que d’autres entreprises de notre secteur pour le même produit. Après avoir fait des recherches plus approfondies sur le fournisseur, j’ai découvert qu’il nous offrait une remise si nous achetions de plus grandes quantités. J’ai parlé avec mon responsable de cette opportunité et, ensemble, nous avons décidé d’augmenter la taille de nos commandes pour profiter de la remise. Cela a permis à notre entreprise d’économiser des milliers de dollars chaque mois. »

Si vous êtes embauché, sur quel domaine d’approvisionnement aimeriez-vous vous concentrer ?

Cette question aide les employeurs à comprendre vos objectifs de carrière et comment vous envisagez d’évoluer dans l’entreprise. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner un domaine spécifique du sourcing qui vous intéresse ou un aspect du sourcing que vous connaissez déjà.

Exemple: « J’aimerais me concentrer sur le contrôle qualité des fournisseurs car je trouve intéressant de s’assurer que les fournisseurs respectent nos normes de production. Dans mon dernier rôle, j’ai aidé à mettre en place un programme de contrôle de la qualité des fournisseurs où nous surveillons la performance des fournisseurs par le biais d’audits réguliers. Cela nous a aidés à identifier les domaines dans lesquels les fournisseurs pouvaient améliorer leurs processus et nous a assuré que nous recevions des marchandises de haute qualité. »

Que feriez-vous si un fournisseur augmentait soudainement ses prix sans avertissement ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous réagiriez à une situation difficile. Dans votre réponse, expliquez quelles mesures vous prendriez pour trouver un autre fournisseur et minimiser l’impact sur le budget de votre entreprise.

Exemple: « Si cela se produisait, j’essaierais d’abord de négocier avec le fournisseur pour un prix inférieur. S’ils refusaient, je contacterais d’autres fournisseurs pour voir s’ils pouvaient nous proposer des produits similaires à un meilleur tarif. Si nous ne pouvions pas trouver un autre fournisseur qui répondait à nos besoins, je chercherais à développer notre propre produit afin de ne pas avoir à compter sur des sources extérieures.

Dans quelle mesure comprenez-vous les lois et réglementations entourant le commerce international ?

L’intervieweur peut poser cette question pour évaluer votre connaissance des exigences légales pour l’importation et l’exportation de marchandises. Utilisez des exemples de projets passés où vous avez dû rechercher ces réglementations ou les appliquer dans votre travail.

Exemple: « J’ai un baccalauréat en commerce international, donc je connais très bien les lois et règlements entourant le commerce. Dans mon dernier rôle, j’étais chargé de veiller à ce que tous nos fournisseurs respectent les lois du travail et les normes environnementales locales. Cela comprenait la recherche de l’emplacement du fournisseur et la confirmation qu’il respectait toutes les certifications nécessaires. S’ils ne le faisaient pas, soit nous trouverions un autre fournisseur, soit nous aiderions le fournisseur à respecter les normes requises.

Avez-vous déjà travaillé avec des fournisseurs dans d’autres pays ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer comment vous vous adaptez à différentes cultures et travaillez avec des personnes d’autres pays. Utilisez des exemples de votre expérience de travail avec des fournisseurs dans d’autres pays, y compris les défis auxquels vous avez été confrontés et comment vous les avez surmontés.

Exemple: « Dans mon rôle précédent de spécialiste de l’approvisionnement, j’ai travaillé avec plusieurs fournisseurs en Chine. C’était difficile au début parce que je ne parlais ni mandarin ni cantonais, mais j’ai appris quelques phrases de base et j’ai utilisé Google Translate pour communiquer avec eux. L’obstacle de la communication m’empêchait d’obtenir des informations sur les produits dont j’avais besoin. J’ai donc commencé à utiliser Skype pour parler aux fournisseurs au lieu de leur envoyer des e-mails. Cela m’a permis d’avoir des conversations plus significatives avec eux et de mieux comprendre ce qu’ils me disaient.

Lorsque vous négociez avec un fournisseur potentiel, quel est votre processus pour déterminer s’il est crédible ?

Les enquêteurs peuvent poser cette question pour évaluer vos compétences en négociation et la manière dont vous les utilisez pour garantir la qualité des fournisseurs. Dans votre réponse, décrivez un processus spécifique pour déterminer la crédibilité des fournisseurs potentiels.

Exemple: « Je regarde d’abord leur site Web pour voir s’il est professionnel et s’il contient des informations sur l’histoire, les produits et les services de l’entreprise. Je vérifie également s’ils ont des certifications ou des récompenses qui montrent qu’ils sont engagés dans un travail de haute qualité. Une autre chose que je fais est d’appeler les références fournies par le fournisseur pour avoir une idée de ce que les autres entreprises en pensent.

Nous voulons améliorer notre rotation des stocks. Quelles stratégies recommanderiez-vous pour y parvenir ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre capacité à appliquer vos connaissances sur la rotation des stocks et comment vous les utiliseriez pour améliorer les opérations d’une entreprise. Utilisez des exemples d’expériences antérieures ou expliquez ce que vous feriez si vous n’aviez aucune expérience préalable avec ce concept.

Exemple: « Dans mon dernier rôle, j’ai aidé à augmenter la rotation de nos stocks de 10 % en un an en mettant en œuvre plusieurs stratégies, notamment la réduction des niveaux de stocks excédentaires et l’amélioration des relations avec les fournisseurs. Par exemple, j’ai travaillé avec des fournisseurs pour trouver des moyens de réduire les coûts tout en maintenant la qualité. Cela a permis de réduire les frais d’expédition et d’améliorer les délais de livraison, ce qui a réduit les articles en rupture de stock.

Décrivez votre expérience avec l’utilisation d’un logiciel de gestion de la chaîne d’approvisionnement.

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre expérience avec l’utilisation d’un logiciel de gestion de la chaîne d’approvisionnement et comment vous l’appliquez à votre travail. Utilisez des exemples de projets antérieurs qui mettent en évidence votre capacité à utiliser efficacement ce type de logiciel.

Exemple: « J’ai utilisé plusieurs types de logiciels de gestion de la chaîne d’approvisionnement dans mes fonctions précédentes, notamment SAP, Oracle et Microsoft Dynamics GP. Je trouve ces systèmes utiles pour gérer de grandes quantités de données et rationaliser les processus au sein de la chaîne d’approvisionnement d’une entreprise. Dans mon dernier rôle, j’ai aidé à mettre en œuvre SAP dans notre organisation, ce qui m’a permis de former d’autres employés à son utilisation et de développer de nouvelles stratégies pour améliorer notre chaîne d’approvisionnement. »

Qu’est-ce qui fait de vous le meilleur candidat pour ce poste ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications et sur la manière dont vous pouvez contribuer à leur entreprise. Avant votre entretien, faites une liste de toutes les compétences et expériences qui font de vous un candidat idéal pour ce poste. Concentrez-vous sur la mise en évidence de votre expérience et de vos compétences générales les plus pertinentes.

Exemple: « Je suis passionné par la recherche de nouvelles façons d’économiser de l’argent dans les opérations commerciales. J’ai une vaste expérience en matière d’approvisionnement et je sais comment trouver des produits de qualité à faible coût. Mes compétences en communication sont également solides, ce qui est important lorsque je travaille avec des fournisseurs et d’autres membres de l’équipe. Je m’engage à apporter des solutions aux problèmes et à aider mon employeur à atteindre ses objectifs.

Dans quelles industries avez-vous le plus d’expérience ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre vos antécédents et votre expérience. Cela peut également leur montrer les industries que vous connaissez, ce qui peut être avantageux s’ils cherchent à embaucher quelqu’un qui a de l’expérience dans l’industrie de leur entreprise. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner quelques industries dans lesquelles vous avez déjà travaillé et d’expliquer pourquoi vous les trouvez intéressantes ou stimulantes.

Exemple: « J’ai principalement travaillé dans l’industrie de la mode pendant la majeure partie de ma carrière, mais j’ai également travaillé dans l’industrie de la restauration. Dans les deux cas, je trouve que le défi de trouver des produits de qualité à bon prix est très gratifiant. J’aime découvrir de nouvelles entreprises et leur fonctionnement.

Selon vous, quel est l’aspect le plus important de la gestion des relations avec les fournisseurs ?

Cette question est l’occasion pour vous de montrer à l’intervieweur que vous comprenez ce qu’il faut pour être un spécialiste de l’approvisionnement performant. Votre réponse doit inclure un exemple de la façon dont vous avez géré les relations avec les fournisseurs dans le passé et comment cela a aidé votre entreprise à atteindre ses objectifs.

Exemple: « Je pense que la communication est l’aspect le plus important de la gestion des relations avec les fournisseurs, car elle me permet de tenir mon équipe informée de tout changement ou mise à jour que j’apporte aux contrats de nos fournisseurs. Dans mon dernier rôle, j’ai dû trouver de nouveaux fournisseurs pour plusieurs produits que nous vendions dans nos points de vente. Après avoir recherché des fournisseurs potentiels, j’ai envoyé un e-mail à l’échelle de l’entreprise informant tout le monde du changement. Cela a permis à mes collègues de se préparer au changement en commandant plus de stocks auprès de nos fournisseurs actuels. »

À quelle fréquence un spécialiste de l’approvisionnement doit-il mettre à jour sa base de données de fournisseurs ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer la fréquence à laquelle vous mettez à jour votre base de données et si vous avez un système en place pour le faire. Votre réponse doit inclure des informations sur la fréquence à laquelle vous mettez à jour votre base de données de fournisseurs, les méthodes que vous utilisez pour la maintenir à jour et les défis qui peuvent en découler.

Exemple: « Je mets à jour ma base de données fournisseurs au moins une fois par trimestre. Je trouve que c’est assez de temps pour moi pour recueillir de nouvelles informations sur les fournisseurs tout en m’assurant de ne pas passer trop de temps à mettre à jour la base de données. Cependant, si je remarque qu’un fournisseur ne respecte pas ses normes ou a modifié ses pratiques commerciales, je mettrai à jour ma base de données plus fréquemment. »

Il y a une nouvelle tendance dans l’industrie que vous ne connaissez pas. Quel est votre processus de recherche et d’apprentissage à ce sujet ?

Cette question est un excellent moyen d’évaluer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à apprendre de nouvelles choses. Cela montre également à l’intervieweur que vous êtes prêt à faire des efforts supplémentaires pour bien faire votre travail. Votre réponse doit inclure des étapes pour rechercher, poser des questions et trouver des réponses.

Exemple: « Je regarderais d’abord les publications et les sites Web de l’industrie pour voir s’il y avait des articles à ce sujet. Sinon, je rechercherais en ligne en utilisant des mots-clés liés à la tendance. Je lisais ensuite autant de résultats que possible pour en savoir plus. Enfin, je contacterais mon réseau de contacts pour les interroger sur leurs expériences avec cette tendance.