En tant que responsable de l’approvisionnement, vous êtes responsable de trouver les meilleurs fournisseurs pour votre entreprise et de négocier les meilleures offres. Cette position est essentielle pour les entreprises qui souhaitent obtenir les meilleurs prix pour les produits et services qu’elles proposent.

Si vous passez un entretien pour un poste de responsable de l’approvisionnement, vous pouvez vous attendre à ce qu’on vous pose une série de questions sur votre expérience, vos connaissances et vos compétences. Dans cet article, nous vous fournirons une liste de questions et réponses qui vous aideront à préparer votre entretien.

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Connaissez-vous le concept de coût total de possession en matière d’approvisionnement ?

Cette question est un excellent moyen de tester vos connaissances sur les meilleures pratiques d’approvisionnement. Lorsque vous répondez, il peut être utile de fournir un exemple de la façon dont vous avez utilisé le coût total de possession dans le passé.

Exemple: « Oui, je connais bien le concept de coût total de possession en matière d’approvisionnement. Dans mon dernier rôle en tant que responsable de l’approvisionnement, nous avons été chargés de trouver un nouveau fournisseur pour les fournitures de bureau de notre entreprise. Nous utilisions un fournisseur depuis des années, mais il a commencé à augmenter ses prix et les délais de livraison sont devenus plus longs. Après avoir recherché plusieurs fournisseurs, nous avons découvert qu’un autre fournisseur pouvait nous proposer des produits similaires à un prix inférieur. Cependant, ce fournisseur mettrait deux semaines pour livrer au lieu d’une semaine.

J’ai calculé le coût total de possession pour les deux fournisseurs et j’ai déterminé que même si le deuxième fournisseur prenait plus de temps à livrer, cela permettrait à notre entreprise d’économiser de l’argent au fil du temps en raison de son prix inférieur. Nous avons fini par passer au deuxième fournisseur.

Quelles sont certaines des qualités les plus importantes qu’un responsable de l’approvisionnement devrait avoir ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si vous possédez les compétences et les capacités nécessaires pour ce rôle. Lorsque vous répondez, il peut être utile de mentionner quelques-unes de ces qualités et d’expliquer pourquoi elles sont importantes.

Exemple: « Je crois que certaines des qualités les plus importantes pour un responsable de l’approvisionnement comprennent les compétences en résolution de problèmes, le souci du détail, les compétences en communication et la créativité. En tant que responsable de l’approvisionnement, j’aurais besoin de résoudre les problèmes rapidement et efficacement tout en m’assurant que les membres de mon équipe disposent de tout ce dont ils ont besoin pour terminer leur travail. L’attention portée aux détails est également importante car je devrais m’assurer que toutes les commandes sont passées correctement et à temps. Les compétences en communication sont également essentielles, car j’aurais besoin de communiquer avec les vendeurs et les fournisseurs au sujet des changements dans les besoins ou les attentes de notre entreprise. »

Comment feriez-vous pour trouver de nouveaux fournisseurs si vos fournisseurs actuels devenaient indisponibles ou trop chers ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous utiliseriez vos compétences en matière d’approvisionnement pour trouver de nouveaux fournisseurs et maintenir la chaîne d’approvisionnement d’une entreprise. Utilisez des exemples d’expériences passées ou expliquez les mesures que vous prendriez si cette situation se produisait dans votre rôle actuel.

Exemple: « Si mes fournisseurs actuels devenaient indisponibles, je chercherais d’abord des produits similaires qu’ils proposent. Si je ne pouvais pas trouver d’alternatives, je chercherais d’autres entreprises qui produisent des biens similaires. Par exemple, si j’avais besoin de trouver un fournisseur pour un type de tissu spécifique, je chercherais d’autres entreprises qui fabriquent des tissus de qualités similaires. Ce processus m’aide à trouver de nouveaux fournisseurs tout en maintenant la qualité de nos produits.

Quel est votre processus d’évaluation de la qualité d’un fournisseur potentiel ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous appliquez vos connaissances en matière de contrôle qualité à l’approvisionnement en matériaux pour une entreprise. Utilisez des exemples d’expériences passées où vous avez appliqué vos compétences de pensée critique pour évaluer les fournisseurs et déterminer s’ils convenaient à votre organisation.

Exemple: « J’utilise plusieurs facteurs lors de l’évaluation des fournisseurs potentiels, notamment leur réputation dans l’industrie, leur stabilité financière et leur capacité à répondre aux besoins de mon organisation. Je considère également la rentabilité de chaque fournisseur, ainsi que le temps qu’il leur faudrait pour livrer des biens ou des services. Dans mon dernier rôle, j’ai travaillé avec un nouveau fournisseur qui avait d’excellentes critiques mais qui était plus cher que nos fournisseurs habituels. Cependant, après avoir fait des recherches plus approfondies sur le fournisseur, j’ai découvert qu’il pouvait nous fournir des produits de meilleure qualité à un prix inférieur à celui de nos fournisseurs actuels. »

Donnez un exemple d’une situation où vous avez réussi à négocier avec un fournisseur difficile.

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous gérez les conflits et les défis dans votre travail. Utilisez des exemples tirés de votre expérience pour mettre en évidence vos compétences en résolution de problèmes, vos capacités de communication et vos qualités de leadership.

Exemple: « Dans mon rôle précédent de responsable de l’approvisionnement, je travaillais avec un fournisseur qui était constamment en retard dans ses livraisons. Cela a entraîné un retard de notre équipe de production, ce qui a affecté notre résultat net. Après plusieurs conversations avec l’équipe de direction du fournisseur à propos du problème, ils n’ont pas pu trouver de solution. J’ai donc décidé de changer de fournisseur pour cette gamme de produits. Le nouveau fournisseur a livré à temps chaque jour, ce qui nous a aidés à atteindre les objectifs de notre entreprise. »

Si un nouveau fournisseur commence à produire des produits de moindre qualité, comment géreriez-vous la situation ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous gérez les conflits et prenez des décisions. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence vos compétences en résolution de problèmes, votre capacité à communiquer efficacement et votre engagement envers des produits de qualité.

Exemple: « J’essaierais d’abord de contacter directement le fournisseur pour voir s’il a des solutions pour améliorer son produit. Si je ne parvenais pas à les joindre ou à trouver une solution, je travaillerais avec mon équipe pour développer une source d’approvisionnement alternative qui répond aux normes de notre entreprise. C’est important car cela nous permet de continuer à fournir des produits de haute qualité à nos clients tout en maintenant la satisfaction de nos clients. »

Que feriez-vous si l’un de vos fournisseurs commençait à produire des produits qui ne répondent pas aux normes de votre entreprise ?

Cette question peut aider l’intervieweur à évaluer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à travailler avec des fournisseurs. Votre réponse doit montrer que vous êtes prêt à agir si nécessaire, mais aussi comment vous essaieriez de résoudre le problème de manière positive.

Exemple: « Je parlerais d’abord à mon fournisseur de la situation et je découvrirais pourquoi il a commencé à fabriquer des produits de qualité inférieure. Si c’était une erreur honnête, je leur donnerais une autre chance de résoudre le problème. Cependant, s’ils continuaient à produire des biens de mauvaise qualité, je n’aurais d’autre choix que de changer de fournisseur. C’est parce que je veux m’assurer que notre entreprise ne fabrique que des produits de haute qualité pour nos clients.

Dans quelle mesure comprenez-vous les besoins d’approvisionnement à long terme de votre entreprise ?

Cette question peut aider l’intervieweur à évaluer votre compréhension de la façon de planifier les futurs besoins d’approvisionnement. Utilisez des exemples d’expériences passées pour montrer que vous maîtrisez parfaitement ce qu’il faut pour créer des stratégies et des plans d’approvisionnement à long terme.

Exemple: « Dans mon dernier rôle, j’étais responsable de la création d’une stratégie d’approvisionnement sur cinq ans pour les produits de notre entreprise. Cela impliquait de rechercher de nouveaux fournisseurs, d’analyser les fournisseurs actuels et de déterminer avec quels fournisseurs nous devrions continuer à travailler à l’avenir. J’ai également dû tenir compte des économies de coûts associées à chaque fournisseur et déterminer s’il y avait d’autres facteurs susceptibles d’affecter nos décisions d’approvisionnement. En fin de compte, j’ai aidé à développer un plan d’approvisionnement complet qui a permis à l’entreprise d’économiser de l’argent tout en s’assurant que nous répondions à la demande des clients. »

Avez-vous déjà travaillé avec un consortium d’approvisionnement ?

Un consortium d’approvisionnement est un groupe d’entreprises qui travaillent ensemble pour trouver les meilleurs fournisseurs pour leurs produits. Cette question peut aider un intervieweur à déterminer si vous avez une expérience de travail avec d’autres professionnels et dans quelle mesure vous collaborez avec les autres. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence toute expérience antérieure de travail dans un consortium d’approvisionnement ou de collaboration avec d’autres professionnels sur des projets.

Exemple: « J’ai travaillé avec plusieurs entreprises différentes dans le cadre de mon rôle actuel, mais j’ai également participé à un consortium d’approvisionnement lors de mon dernier emploi. Le consortium était composé de cinq entreprises différentes qui cherchaient de nouveaux fournisseurs pour leurs produits. Nous nous rencontrions une fois par semaine pour discuter de nos progrès dans la recherche de fournisseurs et partager des informations sur les fournisseurs que nous avons trouvés. C’était un excellent moyen d’en savoir plus sur les besoins de chaque entreprise et de trouver des fournisseurs qui pourraient répondre à toutes nos exigences.

Quand est-il approprié d’entamer des relations à long terme avec les fournisseurs ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre compréhension de la façon de gérer les relations avec les fournisseurs. Utilisez des exemples d’expériences passées pour expliquer quand vous commenceriez une relation à long terme et pourquoi cela est bénéfique pour les deux parties.

Exemple: « Je crois que commencer une relation à long terme avec les fournisseurs est bénéfique car cela me permet d’établir une relation de confiance avec eux, ce qui facilite la communication. Je trouve également que le fait d’avoir un fournisseur à long terme permet de réduire les coûts et le temps consacré à l’approvisionnement en matériaux. Dans mon dernier poste, nous avons entamé une relation à long terme avec notre principal fournisseur après deux ans de collaboration. Cela nous a permis de développer une relation solide avec le fournisseur, ce qui nous a aidés à obtenir de meilleures offres sur les produits. »

Nous voulons commencer à utiliser des pratiques d’inventaire juste à temps. Comment procéderiez-vous pour mettre en œuvre ce changement ?

Les pratiques d’inventaire juste à temps sont un objectif commun pour de nombreuses entreprises. Cette question vous permet de démontrer votre capacité à conduire le changement et à mettre en place de nouveaux processus qui peuvent bénéficier à l’entreprise.

Exemple: « L’inventaire juste-à-temps est une partie importante de la fabrication au plus juste, avec laquelle j’ai de l’expérience. Dans mon dernier rôle en tant que responsable de l’approvisionnement, nous avons mis en place des pratiques d’inventaire juste à temps en créant un calendrier pour nos fournisseurs afin qu’ils puissent livrer les marchandises à intervalles réguliers plutôt qu’en grandes quantités. Nous avons également créé un système dans lequel les employés pouvaient passer des commandes lorsqu’ils avaient besoin de fournitures plutôt que d’attendre que leur stock actuel soit épuisé. »

Décrivez votre expérience de travail avec un large éventail de fournisseurs.

Les responsables du recrutement peuvent poser cette question pour voir si vous avez de l’expérience avec des fournisseurs d’horizons et de cultures différents. Ils veulent savoir que vous pouvez bien travailler avec des personnes différentes de vous, alors ils pourraient vous poser des questions sur vos expériences dans ce domaine. Dans votre réponse, essayez d’expliquer comment vous avez travaillé avec un large éventail de fournisseurs et quels défis vous avez rencontrés en le faisant.

Exemple: « Dans mon rôle précédent de responsable de l’approvisionnement, je devais gérer une équipe de cinq autres spécialistes de l’approvisionnement. L’une des choses les plus importantes que nous ayons faites était de nous assurer que notre communication était claire et concise. Nous nous sommes également assurés que chacun comprenne son rôle et ses responsabilités en matière de gestion des fournisseurs. Cela nous a permis d’éviter tout malentendu ou malentendu.

Qu’est-ce qui fait de vous un candidat idéal pour ce poste de responsable des achats ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications pour le poste. Ils veulent savoir ce qui fait de vous un bon candidat pour leur entreprise et comment vous pouvez contribuer à son succès. Avant votre entretien, faites une liste de toutes vos compétences et expériences pertinentes en rapport avec le poste. Réfléchissez à ceux qui sont les plus importants pour le rôle et mettez-les en évidence dans votre réponse.

Exemple: « Je suis un candidat idéal pour ce poste de responsable de l’approvisionnement car j’ai une vaste expérience de travail en tant que spécialiste de l’approvisionnement. Dans mon rôle précédent, je dirigeais une équipe de cinq personnes et les aidais à développer des stratégies pour trouver de nouveaux fournisseurs. Cela a permis à notre entreprise d’économiser de l’argent sur bon nombre de nos achats, ce que j’aimerais faire à nouveau ici.

Quels sont les logiciels de sourcing que vous connaissez le mieux ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau d’expérience avec les logiciels de sourcing. Il peut également leur montrer ceux que vous préférez utiliser dans votre travail actuel ou passé. Lorsque vous répondez à cette question, indiquez les logiciels que vous connaissez le mieux et expliquez pourquoi vous aimez les utiliser.

Exemple: « Je connais mieux Ariba Network Marketplaces et Commerce Central de SAP, Fusion HCM Cloud Sourcing Suite d’Oracle et Dynamics 365 for Finance and Operations de Microsoft. J’ai utilisé les trois de manière intensive tout au long de ma carrière en tant que professionnel de l’approvisionnement. Je trouve ces programmes faciles à naviguer et ils me fournissent des informations précieuses lorsque je prends des décisions d’approvisionnement. »

Selon vous, quel est l’aspect le plus important des relations à long terme avec les fournisseurs ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer comment vous priorisez les relations avec les fournisseurs et si vous avez de l’expérience dans leur maintien. Votre réponse doit montrer que vous comprenez l’importance de ces relations et que vous savez comment les entretenir.

Exemple: « Je pense qu’il est important d’établir une relation avec les fournisseurs qui soit mutuellement bénéfique. J’ai découvert que lorsque je traite bien mes fournisseurs, ils sont plus susceptibles de faire la même chose pour moi. Par exemple, si je communique régulièrement avec mes fournisseurs au sujet de nos besoins, ils peuvent être en mesure de nous proposer de meilleurs prix ou des remises supplémentaires. Cela m’a aidé à établir des relations solides avec bon nombre de mes fournisseurs au fil du temps.

À quelle fréquence devez-vous évaluer les fournisseurs ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre votre approche de la gestion des fournisseurs. Votre réponse doit montrer que vous avez un processus pour évaluer les fournisseurs et décider quand il est temps d’en trouver de nouveaux.

Exemple: « J’évalue mes fournisseurs au moins une fois par trimestre, mais je les contacte également plus fréquemment s’il y a des problèmes ou des préoccupations. Par exemple, si nous avons du mal à livrer les produits à temps, je contacterai nos fournisseurs pour voir ce qui, selon eux, cause le retard. S’ils ne savent pas non plus pourquoi, je commencerai à chercher de nouveaux fournisseurs afin que nous puissions reprendre la route dès que possible.

Il existe un fournisseur qui répond constamment aux besoins de votre entreprise, mais ses prix sont plus élevés que la moyenne. Qu’est-ce que tu ferais?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous prenez des décisions qui sont dans le meilleur intérêt de votre entreprise. Votre réponse doit montrer que vous tenez compte de tous les facteurs lorsque vous prenez une décision et que vous ne transigerez pas sur la qualité pour le prix.

Exemple: « Je regarderais d’abord les prix de nos fournisseurs actuels pour voir s’ils ont des remises ou des promotions disponibles. S’ils le font, je profiterais de ces offres avant de chercher ailleurs. S’il n’y a pas de rabais ou de promotions disponibles, je demanderais aux membres de mon équipe ce qu’ils pensent de changer de fournisseur. Si tout le monde s’accorde à dire qu’il est temps de changer de fournisseur, nous commencerons alors à rechercher de nouveaux fournisseurs proposant des produits similaires et à comparer les prix. »