Un réceptionniste est la première personne qu’un invité ou un client voit lorsqu’il entre dans votre établissement. En tant que premier employé et souvent le plus visible, le réceptionniste est chargé de créer une première impression positive de l’entreprise.

Les questions d’entretien avec la réceptionniste varient en fonction de l’entreprise. Cependant, la plupart des questions porteront sur vos compétences en service à la clientèle, votre capacité à gérer plusieurs tâches à la fois et votre connaissance des produits et services de l’entreprise.

Dans ce guide, nous vous fournirons une liste de questions courantes posées lors d’un entretien avec une réceptionniste, ainsi que des exemples de réponses. Nous vous donnerons également des conseils pour préparer votre entretien.

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Pourquoi voulez-vous être réceptionniste ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre motivation à postuler à leur poste de réceptionniste ouvert. Ils veulent savoir que vous êtes passionné par le rôle et comprendre ce qu’il implique. Lorsque vous répondez à cette question, essayez de mettre l’accent sur les façons dont vous êtes bien adapté pour le poste. Expliquez pourquoi vous êtes enthousiaste à l’idée d’être réceptionniste et comment vous contribuerez à l’entreprise.

Exemple: « Je veux être réceptionniste parce que j’aime interagir avec les gens. Je suis toujours désireux d’aider les autres et j’ai confiance en ma capacité à répondre aux questions et à résoudre les problèmes. J’aime aussi être organisée et je sais que les réceptionnistes doivent être attentives aux détails. Je suis ravie d’aider cette entreprise à se développer et je suis convaincue que je peux m’approprier le rôle de réceptionniste. »

Qu’est-ce qui vous plaît le plus dans votre travail de réceptionniste ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre ce qui vous motive et comment vous vous voyez vous intégrer à la culture de l’entreprise. Votre réponse peut également aider l’intervieweur à comprendre si vous aimeriez travailler dans l’entreprise. Lorsque vous répondez à cette question, essayez de vous concentrer sur les aspects positifs d’être réceptionniste et sur la façon dont vous pouvez contribuer à l’entreprise.

Exemple: « J’aime aider les gens. Lorsque je réponds au téléphone, je peux m’assurer que tous ceux qui appellent obtiennent l’aide dont ils ont besoin. J’apprécie également de pouvoir effectuer plusieurs tâches à la fois et d’aider l’entreprise à bien fonctionner. J’ai l’impression d’être un excellent communicateur, alors j’aime pouvoir utiliser mes compétences pour aider les autres.

Préférez-vous travailler de manière autonome ou en équipe ?

Cette question peut aider les enquêteurs à en savoir plus sur votre personnalité et sur la manière dont vous vous intégrez à la culture de leur entreprise. Si vous postulez pour une entreprise qui valorise le travail d’équipe, vous voudrez peut-être mentionner que vous aimez travailler en équipe. Si vous préférez travailler de manière indépendante, vous pouvez mentionner que vous êtes à l’aise de travailler seul.

Exemple: « J’aime travailler en équipe, mais je suis aussi très à l’aise de travailler de façon autonome. Dans mon poste précédent, je travaillais avec une équipe de cinq autres réceptionnistes. Nous avions tous nos propres responsabilités, mais nous travaillions également ensemble pour nous couvrir mutuellement lorsque quelqu’un était malade ou en vacances. J’aime aussi aider les autres, alors j’aidais souvent mes collègues lorsqu’ils étaient occupés par une tâche. »

Comment gérez-vous le stress au travail ?

Lorsque vous répondez à cette question, il est important de montrer au responsable du recrutement que vous pouvez gérer le stress d’une manière qui n’affecte pas votre travail. Ceci est particulièrement important pour les réceptionnistes, qui ont souvent de nombreuses responsabilités et doivent pouvoir se concentrer sur leur travail.

Exemple: « Je trouve que je peux réduire le stress en prenant quelques minutes pour moi. Je vais aux toilettes ou à l’extérieur pendant quelques minutes et je respire profondément. Je trouve aussi que parler à quelqu’un peut m’aider à réduire le stress. Je demanderai à mon collègue s’il a un moment pour parler, et nous discuterons de tout ce qui nous passe par la tête. Cela m’aide à me sentir moins stressée et plus concentrée sur mon travail.

Pourquoi êtes-vous intéressé à travailler pour cette entreprise?

Les employeurs posent cette question pour voir si vous avez fait vos recherches et comprendre ce qu’ils font. Ils veulent savoir que vous vous intéressez vraiment à leur entreprise et comment vous pouvez y contribuer. Lorsque vous répondez à cette question, essayez de montrer que vous avez fait des recherches sur l’entreprise et que vous comprenez clairement ce qu’elle fait. Si vous postulez pour un emploi dans une petite entreprise, c’est aussi une bonne idée de mentionner comment vous pouvez les aider à grandir.

Exemple: «Je suis intéressé à travailler pour cette entreprise parce que j’aime votre mission. J’ai lu à propos de votre travail avec le district scolaire local et je pense que c’est incroyable que vous aidiez les élèves à se familiariser avec la technologie. Je suis ravi de faire partie de cette équipe et de vous aider à poursuivre cet important travail.

Qu’est-ce qui vous attire dans ce rôle ?

Les employeurs posent cette question pour voir si vous correspondez bien à leur culture d’entreprise. Ils veulent savoir ce que vous aimez dans le poste et ce que vous pouvez leur offrir. Avant votre entretien, faites une liste des choses qui vous intéressent dans le rôle. Concentrez-vous sur les avantages et les avantages du poste, ainsi que sur l’énoncé de mission de l’entreprise.

Exemple: « J’ai la passion d’aider les autres, alors j’adore travailler dans un rôle de réceptionniste. J’aime aussi le fait que cette entreprise soit une entreprise familiale, donc je sais que j’aide à soutenir les propriétaires d’entreprises locales. Je suis ravi de faire partie d’une entreprise qui se soucie de ses employés et de la communauté.

Êtes-vous à l’aise de répondre au téléphone et de parler avec les gens ?

Cette question est souvent posée pour évaluer vos compétences en communication. Les employeurs veulent savoir que vous êtes confiant et que vous pouvez parler clairement et de manière concise. Ils veulent également savoir que vous pouvez gérer un volume élevé d’appels et les diriger de manière appropriée. Dans votre réponse, montrez que vous êtes à l’aise avec les appels téléphoniques et que vous pouvez parler clairement. Expliquez que vous pouvez gérer un grand nombre d’appels entrants et diriger les appelants vers la personne appropriée.

Exemple: « Je suis très à l’aise pour parler au téléphone. J’ai travaillé comme réceptionniste au cours des trois dernières années et j’ai répondu au téléphone pour une grande entreprise. J’ai l’habitude de parler avec des gens de tous âges et de tous horizons. Je peux parler clairement et de manière concise, ce qui m’aide à répondre rapidement aux questions. J’ai aussi un don pour me souvenir des noms et des visages, ce qui m’aide à communiquer avec les gens au téléphone.

Avez-vous de l’expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion de la relation client ?

Les systèmes de gestion de la relation client sont des logiciels qui aident les réceptionnistes à suivre les informations sur les clients, les horaires et d’autres détails. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez de l’expérience avec ce type de logiciel et pour voir si vous avez une expérience spécifique avec le système qu’ils utilisent. Si vous avez de l’expérience avec ce type de logiciel, partagez ce que vous savez du système utilisé par l’employeur. Si vous n’avez pas d’expérience dans l’utilisation d’un système de gestion de la relation client, expliquez que vous êtes prêt à apprendre.

Exemple: « J’ai utilisé plusieurs systèmes de gestion de la relation client différents dans le passé. Je suis à l’aise avec n’importe quel système qui m’aide à garder une trace des informations importantes et des horaires. Je suis également à l’aise pour apprendre de nouveaux systèmes tant que j’ai suffisamment de temps pour m’entraîner.

En quoi votre expérience professionnelle antérieure vous a-t-elle préparé à ce rôle ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications et leur lien avec le poste. Cette question est également un moyen pour les employeurs de voir si vous avez les compétences et l’expérience qu’ils recherchent chez un réceptionniste. Lorsque vous répondez à cette question, pensez aux compétences et aux qualités que vous possédez et dont vous savez qu’elles sont importantes pour ce rôle.

Exemple: « Dans mon rôle précédent de réceptionniste dans un cabinet d’avocats, j’ai appris à communiquer avec de nombreux types de personnes. J’ai également appris à utiliser une variété de logiciels et de systèmes qui, je le sais, seront utiles dans ce rôle. Je sais également comment utiliser un système téléphonique, ce qui est essentiel pour ce poste. »

Avez-vous de l’expérience avec un logiciel de planification ?

Cette question peut aider les employeurs à en savoir plus sur vos compétences en informatique et sur la façon dont vous pouvez utiliser un logiciel pour vous aider à accomplir vos tâches professionnelles. En répondant à cette question, vous pouvez décrire votre expérience avec un logiciel de planification et comment vous l’utilisez pour vous aider à organiser votre travail.

Exemple: « Dans mon rôle précédent de réceptionniste, j’utilisais un logiciel de planification pour m’aider à suivre mes tâches quotidiennes. Le logiciel m’a aidé à voir qui était disponible pour des rendez-vous et qui était déjà réservé. Cela m’a également aidé à voir quand je pouvais faire des pauses et quand je pouvais déjeuner. Je trouve que l’utilisation d’un logiciel de planification est utile car il m’aide à rester organisé et à suivre mon travail. »

Que feriez-vous si vous deviez refuser à quelqu’un l’entrée d’un bureau ?

Un intervieweur peut vous poser cette question pour évaluer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à rester calme sous pression. Votre réponse doit montrer que vous pouvez rester calme et poli dans une telle situation.

Exemple: « Si je devais refuser l’entrée à quelqu’un, je resterais poli et expliquerais que le bureau est fermé. S’ils insistaient pour voir la personne qu’ils voulaient rencontrer, je leur expliquerais que je ne peux pas les laisser entrer, mais je serais heureux de prendre un message. Je leur proposerais également de les appeler dès l’ouverture du bureau et de leur donner l’opportunité de parler avec la personne qu’ils souhaitent rencontrer.

Comment géreriez-vous plusieurs appels à la fois ?

Cette question peut aider les enquêteurs à voir comment vous gérez le multitâche et à prioriser votre travail. Lorsque vous répondez, il peut être utile de mentionner un moment précis où vous avez traité plusieurs appels à la fois et comment vous avez réussi à le faire efficacement.

Exemple: « Dans mon rôle précédent de réceptionniste, j’avais souvent plusieurs appels à la fois. J’ai appris que la meilleure façon de gérer cela était d’utiliser un système de file d’attente d’appels. Je répondais au premier appel, puis je le transférais à mon collègue. Après cela, je répondais au deuxième appel, puis je le transférais à mon collègue. Cela m’a permis de prendre en charge tous les appels sans manquer d’informations ni causer de retards. »

Quelles stratégies utiliseriez-vous pour rester organisé ?

Cette question peut aider l’intervieweur à en savoir plus sur vos compétences organisationnelles. Votre réponse peut également leur montrer comment vous planifiez votre journée et hiérarchisez vos tâches. Pour répondre à cette question, vous pouvez décrire une stratégie que vous utilisez pour rester organisé et donner un exemple de la façon dont cela vous a aidé.

Exemple: « J’utilise une application de calendrier sur mon téléphone pour suivre mon emploi du temps quotidien. Cela m’aide à gérer mon temps et à rester au top de mes tâches. Par exemple, j’ai utilisé cette stratégie lorsque je travaillais à mon emploi précédent. J’avais beaucoup de tâches différentes à gérer chaque jour, y compris répondre au téléphone, accueillir les visiteurs et planifier des réunions. L’utilisation de mon calendrier m’a aidé à rester au top de mon travail et à le terminer chaque jour. »

Comment feriez-vous pour que les visiteurs se sentent les bienvenus ?

L’intervieweur peut poser cette question pour voir comment vous accueillez les gens et les mettez à l’aise. Votre réponse doit montrer que vous êtes amical et accueillant envers tous les visiteurs. Vous pouvez mentionner quelques façons de mettre les gens à l’aise, comme les saluer, vous présenter et leur demander comment ils peuvent les aider.

Exemple: « J’accueillais les visiteurs dès qu’ils franchissaient la porte. Je souriais et disais « bonjour » ou « bienvenue » pour qu’ils se sentent à l’aise. Je demanderais également comment je peux les aider et me présenter. S’ils ont besoin de remplir des formulaires ou ont des questions, je serais plus qu’heureux de les aider avec tout ce dont ils ont besoin.

Comment assureriez-vous la confidentialité des informations ?

L’intervieweur est susceptible de vous poser cette question pour évaluer votre capacité à garder les informations confidentielles. Il s’agit d’un aspect important du travail d’un réceptionniste et vous devez démontrer que vous comprenez l’importance de cette tâche. Dans votre réponse, expliquez comment vous garderiez les informations confidentielles et comment vous vous assureriez de ne pas partager d’informations confidentielles avec d’autres.

Exemple: « Je garantirais la confidentialité des informations en veillant à ne pas partager d’informations avec quiconque n’a pas besoin de savoir. Je veillerais également à ne pas laisser d’informations à la vue d’autres personnes. Je m’assurerais de déchiqueter tous les documents confidentiels avant de les jeter, et je m’assurerais de garder confidentielles mes conversations avec les autres à moins qu’ils ne soient autorisés à le savoir.

Que feriez-vous si vous faisiez une erreur ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous répondez aux défis en milieu de travail. Votre réponse peut également montrer à l’intervieweur comment vous gérez la responsabilité et comment vous apprenez de vos erreurs. Dans votre réponse, essayez de montrer que vous êtes prêt à vous approprier vos erreurs et à en tirer des leçons.

Exemple: « Si je faisais une erreur, je m’excuserais d’abord auprès de la personne à qui j’ai fait l’erreur. Ensuite, j’essaierais de corriger l’erreur dès que possible. Si je ne pouvais pas le réparer tout de suite, je découvrirais quand je pourrais le réparer et le ferais savoir à la personne. Je m’assurerais également de documenter l’erreur afin que je puisse en tirer des leçons et m’assurer que cela ne se reproduise plus.

Comment géreriez-vous une situation où vous auriez besoin d’obtenir l’approbation de plusieurs personnes pour accomplir une tâche ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous interagissez avec plusieurs personnes sur le lieu de travail. Présentez vos compétences en communication et votre capacité à collaborer avec les autres en donnant des exemples de la façon dont vous avez travaillé avec plusieurs personnes pour accomplir une tâche.

Exemple: « Dans mon dernier rôle, j’avais besoin d’obtenir l’approbation de trois gestionnaires différents pour approuver la demande d’un client. J’ai programmé une réunion avec les trois gestionnaires en même temps pour discuter de la demande du client. Cela m’a permis d’obtenir toutes les informations dont j’avais besoin de la part des managers et m’a évité d’avoir à planifier plusieurs réunions avec chaque manager. »

Seriez-vous prêt à prendre des appels téléphoniques en dehors des heures normales de bureau, comme pour les appels d’urgence après les heures normales ?

Si un employeur pose cette question, il est probable qu’il veuille savoir si vous êtes prêt à faire des heures supplémentaires. Dans votre réponse, soyez honnête quant à votre volonté de faire des heures supplémentaires et expliquez pourquoi vous êtes qualifié pour le poste.

Exemple: « Je suis content de faire des heures supplémentaires, surtout quand c’est au profit de l’entreprise. Je suis un travailleur acharné et je sais que mon dévouement à mon travail est l’une de mes plus grandes forces. Je suis aussi un oiseau de nuit, donc je serais heureux de prendre des appels après les heures de bureau si nécessaire. En fait, j’ai de l’expérience dans ce domaine dans mon poste actuel, où je réponds régulièrement aux appels après les heures de travail. »

Comment réagiriez-vous si quelqu’un était grossier avec vous ?

Cette question peut vous permettre de démontrer vos compétences interpersonnelles et la façon dont vous gérez les conflits. Cela peut également permettre à l’intervieweur de voir comment vous réagiriez à une situation qui pourrait se produire dans son bureau. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de donner un exemple d’une fois où vous avez rencontré une personne grossière et comment vous avez géré la situation.

Exemple: « Je répondrais en restant calme et poli. J’essayais de désamorcer la situation en restant calme et en leur demandant de se calmer. S’ils continuent à être impolis, je leur demanderais de quitter le bureau et d’appeler la sécurité s’ils ne se conforment pas. Je signalerais également l’incident à mon superviseur.

Que feriez-vous si vous voyiez deux employés se disputer au bureau ?

Cette question peut donner à l’intervieweur un aperçu de la façon dont vous gérez les conflits et comment vous pouvez utiliser vos compétences en communication pour désamorcer une situation tendue. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence vos compétences en résolution de conflits et votre capacité à rester calme dans une situation tendue.

Exemple: « Quand je vois deux employés se disputer, je m’assure d’abord que tout le monde dans le bureau est en sécurité. Ensuite, je demanderais aux deux employés d’entrer dans mon bureau pour plus d’intimité et de leur expliquer que je suis là pour les aider à résoudre leur conflit. J’écouterais les deux côtés de l’argument et j’essaierais de les aider à trouver un compromis. S’ils ne parviennent pas à s’entendre, je leur demanderais de prendre quelques minutes pour réfléchir à leur compromis, puis de se revoir.

Comment vous voyez-vous évoluer dans un rôle de secrétaire ou de réceptionniste ?

Cette question peut être un excellent moyen de montrer à votre interlocuteur comment vous voyez votre carrière et comment vous souhaitez évoluer au sein de l’entreprise. Cela peut également leur montrer comment vous percevez le rôle de réceptionniste par rapport à vos objectifs futurs. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de réfléchir aux compétences que vous avez développées dans votre rôle actuel et à la manière dont vous souhaitez les appliquer à l’avenir.

Exemple: « Je me vois grandir dans ce rôle pendant quelques années avant d’évoluer vers un poste de direction. J’ai toujours aimé travailler avec les gens et les aider, alors je pense que j’aimerais être un gestionnaire et aider mon équipe à réussir. Je pense aussi que j’aimerais pouvoir travailler sur des projets plus stimulants et me permettre d’utiliser mes compétences en résolution de problèmes. »

Que pourriez-vous faire pour améliorer vos compétences en tant que réceptionniste ?

Les employeurs pourraient poser cette question pour voir si vous êtes prêt à en savoir plus sur votre travail et comment vous pouvez améliorer vos compétences. Ils voudront peut-être aussi savoir si vous recherchez des opportunités d’avancement dans votre carrière. Dans votre réponse, essayez de montrer que vous souhaitez en savoir plus sur votre travail et que vous êtes motivé pour faire avancer votre carrière.

Exemple: « Je suis toujours à la recherche de moyens d’améliorer mes compétences en tant que réceptionniste. Je commencerais par rechercher les derniers logiciels qui peuvent m’aider à faire mon travail plus efficacement. Je voudrais également demander à mes collègues des conseils sur la façon dont je peux améliorer mes compétences de réceptionniste. Je cherche toujours des moyens d’améliorer mes compétences en communication et de devenir un meilleur résolveur de problèmes. »

Avez-vous des questions pour moi?

C’est votre chance de montrer à l’employeur que vous êtes intéressé par le poste et que vous voulez en savoir plus à ce sujet. Il vous donne également la possibilité de poser des questions sur la culture d’entreprise, la description du poste de réceptionniste ou les attentes de l’entreprise à votre égard.

Exemple: « J’ai quelques questions. Tout d’abord, j’ai remarqué que votre entreprise a un code vestimentaire unique. Je me demande ce que vous attendez des réceptionnistes en termes d’habillement et de maquillage. De plus, j’ai remarqué que vous avez beaucoup de clients qui viennent pour des rendez-vous. Je me demande comment vous vous assurez que les clients sont pris en charge en temps opportun. Enfin, je me demande si vous avez des conseils à me donner pour améliorer mes compétences de réceptionniste. »