Les assistants immobiliers sont les héros méconnus de l’industrie immobilière. Ils assurent le bon fonctionnement du bureau et aident les agents à gérer les besoins de leurs clients. Ils gardent également une trace de la paperasse et gèrent les horaires des agents. Si vous souhaitez travailler en tant qu’assistant immobilier, vous devrez être en mesure de répondre à certaines questions d’entretien courantes.

Dans ce guide, vous trouverez plusieurs questions et réponses d’entretien d’assistant immobilier, y compris des questions sur votre expérience, vos compétences et vos connaissances du secteur immobilier. Vous apprendrez également à mettre en valeur vos compétences organisationnelles et à rester calme sous la pression.

Connaissez-vous les logiciels de gestion immobilière ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau d’expérience avec les logiciels immobiliers. Si vous avez utilisé un logiciel de gestion immobilière dans un rôle précédent, partagez ce que vous avez aimé et comment il vous a aidé à accomplir vos tâches professionnelles. Si vous n’avez jamais travaillé avec ce type de logiciel auparavant, expliquez que vous êtes ouvert à l’apprentissage de nouveaux programmes et technologies.

Exemple: « Je n’ai jamais eu l’occasion de travailler avec un logiciel de gestion immobilière, mais j’ai hâte d’en savoir plus. Dans mon dernier poste, nous utilisions un logiciel CRM pour notre base de données clients, ce qui était utile pour suivre toutes les informations de nos clients. Cela a également facilité l’envoi de supports marketing et le suivi des prospects. »

Quelles sont certaines des qualités les plus importantes pour un assistant immobilier ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si vous avez les compétences et les capacités qu’il recherche chez un assistant. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner quelques qualités qui sont importantes pour vous ainsi que ce que vous pensez être le plus important pour l’entreprise.

Exemple: « Je crois que certaines des qualités les plus importantes pour un assistant immobilier incluent l’organisation, les compétences en communication et l’attention aux détails. Ces compétences me permettent de garder une trace de toutes mes tâches et de m’assurer que je respecte les délais et que je fournis des informations précises aux membres de mon équipe. Une autre qualité que je trouve importante est la flexibilité. Travailler comme assistant immobilier, c’est s’adapter à différentes situations et travailler avec de nombreuses personnes. Être flexible me permet de relever ces défis.

Comment décririez-vous votre souci du détail ?

Le souci du détail est une compétence importante pour les assistants immobiliers. Ils doivent être en mesure de remarquer de petits détails sur une propriété, tels que le nombre de chambres et de salles de bains ou s’il y a des taches sur le tapis. Un employeur peut poser cette question pour s’assurer que vous portez une attention particulière aux détails. Dans votre réponse, essayez de montrer que vous pouvez porter une attention particulière aux petits détails tout en travaillant efficacement.

Exemple: « Je crois que mon souci du détail est l’une de mes compétences les plus fortes. Je prends toujours soin de vérifier soigneusement toutes les informations contenues dans les listes avant de les envoyer. Par exemple, lorsque je travaillais à mon emploi précédent, j’ai remarqué que certaines des photos que nous utilisions avaient des descriptions incorrectes. J’ai prévenu mon manager pour qu’elle puisse le réparer.

Quelle est votre expérience avec l’utilisation des feuilles de calcul ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre expérience avec l’utilisation des feuilles de calcul et la façon dont vous les utilisez. Vous pouvez répondre à cette question en décrivant une occasion où vous avez utilisé des feuilles de calcul pour organiser des données, calculer des nombres ou effectuer d’autres tâches qui vous ont aidé à mener à bien un projet important.

Exemple: « Dans mon rôle précédent d’assistant immobilier, j’utilisais régulièrement des feuilles de calcul pour suivre toutes les informations de nos clients. Par exemple, je saisissais les coordonnées des clients dans une feuille de calcul afin de pouvoir y accéder facilement chaque fois que j’en avais besoin. J’ai également utilisé des feuilles de calcul pour calculer les montants des commissions pour chaque agent en fonction de leur volume de ventes. »

Donnez un exemple d’une situation où vous avez dû gérer un client difficile.

Les enquêteurs peuvent poser cette question pour évaluer vos compétences interpersonnelles. Ils veulent savoir comment vous pouvez gérer un client difficile tout en conservant votre professionnalisme. Dans votre réponse, essayez de vous concentrer sur les mesures que vous avez prises pour résoudre la situation.

Exemple: « Dans mon précédent poste d’assistante, j’avais un client très exigeant. Elle m’appelait plusieurs fois par jour avec des questions sur sa recherche de maison. Parfois, elle était frustrée quand je ne pouvais pas lui donner de réponses tout de suite. Pour aider à gérer cette situation, j’ai commencé à prendre des notes détaillées de toutes nos conversations afin de pouvoir m’y référer plus tard si nécessaire. Cela m’a aidé à fournir des réponses plus approfondies à ses questions. Cela m’a également donné le temps de rechercher toute information supplémentaire qu’elle demandait.

Si un client appelle pour demander l’agent, que diriez-vous ?

Cette question est un excellent moyen de tester vos compétences en matière de service client. Cela montre également à l’intervieweur comment vous géreriez une situation qui pourrait être difficile pour certaines personnes. Votre réponse doit montrer à l’intervieweur que vous pouvez rester calme et serviable même face à une situation inconfortable.

Exemple: « Si un client appelle pour demander l’agent, je m’excuserai d’abord pour la gêne occasionnée et expliquerai qu’il n’est actuellement pas disponible. Ensuite, je proposerais de les aider de toutes les manières possibles ou de planifier un autre moment pour que l’agent les rappelle.

Que feriez-vous si vous faisiez une erreur lors du traitement des informations d’un client ?

Cette question est l’occasion de montrer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à apprendre de vos erreurs. Votre réponse doit inclure un exemple précis du moment où vous avez commis une erreur, comment vous l’avez corrigée et ce que vous avez appris de l’expérience.

Exemple: « Lorsque je travaillais comme assistant immobilier dans mon ancienne entreprise, j’ai accidentellement envoyé par e-mail les informations confidentielles d’un client à un autre client. Lorsque j’ai réalisé mon erreur, j’ai immédiatement appelé le client pour m’excuser et lui expliquer que je lui enverrais à nouveau ses informations dans un format sécurisé. Le client a compris et apprécié mon honnêteté. Grâce à cette expérience, j’ai appris à toujours vérifier tous les e-mails avant de les envoyer pour m’assurer qu’ils sont adressés à la bonne personne. »

Comment gérez-vous le stress ?

Les assistants immobiliers travaillent souvent dans des délais serrés et dans des situations de haute pression. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous pouvez gérer le stress du travail. Dans votre réponse, partagez un moment où vous avez travaillé sous pression et comment vous l’avez géré. Expliquez que vous êtes prêt à entreprendre des tâches difficiles afin de respecter les délais.

Exemple: « J’ai de l’expérience dans des conditions de travail stressantes. Lorsque j’étais assistante administrative dans mon emploi précédent, nous avions beaucoup de projets à réaliser en même temps. Nous étions tous stressés par le respect de nos délais, mais j’ai aidé tout le monde à rester calme en décomposant chaque tâche en étapes plus petites. Cela nous a permis de nous concentrer sur une chose à la fois et de tout faire avant la date limite.

Avez-vous déjà travaillé avec des clients qui parlent une autre langue ?

Si l’agence immobilière pour laquelle vous interviewez a une clientèle diversifiée, les responsables du recrutement peuvent poser cette question pour s’assurer que vous pouvez communiquer avec des clients qui ne parlent pas anglais. Dans votre réponse, expliquez comment vous géreriez le travail avec des clients non anglophones et quelles mesures vous prendriez pour vous assurer qu’ils comprennent toutes leurs options.

Exemple: « J’ai travaillé avec de nombreux clients internationaux dans mon rôle précédent d’assistante administrative dans un cabinet d’avocats. J’ai appris qu’il est important de toujours les accueillir dans leur langue maternelle et de leur fournir tous les documents ou informations dont ils ont besoin dans les deux langues. Cela garantit qu’ils se sentent à l’aise et savent que nous nous soucions de leur expérience.

Quand recommanderiez-vous une procédure pas à pas pour un nouveau client ?

L’intervieweur peut vous poser cette question pour évaluer votre connaissance du processus immobilier et son lien avec les besoins d’un client. Une visite guidée est une inspection d’une propriété qui a lieu avant une vente, de sorte que l’intervieweur veut savoir si vous comprenez quand une visite serait nécessaire pour un client. Dans votre réponse, expliquez pourquoi vous recommanderiez une procédure pas à pas dans cette situation et ce que vous pourriez faire pendant la procédure elle-même.

Exemple: « Je recommanderais une procédure pas à pas pour les nouveaux clients car je veux m’assurer qu’ils sont au courant de tout problème avec la propriété avant de l’acheter. Pendant la procédure pas à pas, je prenais des notes sur tout ce qui semblait pouvoir devenir un problème plus tard. Ensuite, je partagerais mes découvertes avec le vendeur afin qu’il puisse résoudre ces problèmes avant la vente. »

Nous voulons améliorer notre service client. Décrivez un changement que vous apporteriez à notre processus actuel.

Cette question est l’occasion de montrer vos compétences en résolution de problèmes et votre créativité. Cela vous permet également de démontrer comment vous pouvez améliorer le service client de l’entreprise. Lorsque vous répondez à cette question, pensez à ce que vous changeriez dans le processus actuel qui pourrait le rendre plus efficient ou plus efficace.

Exemple: « J’ai remarqué que lorsqu’un client appelle avec des questions, il est souvent mis en attente pendant de longues périodes avant de parler à quelqu’un. Je suggérerais d’embaucher un autre assistant afin qu’il y ait deux personnes disponibles pour répondre au téléphone à tout moment. De cette façon, les clients pourront toujours parler avec quelqu’un tout de suite.

Décrivez votre expérience de travail avec des bases de données immobilières.

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau de confort avec l’utilisation de la technologie et des bases de données pour accomplir des tâches. Utilisez des exemples d’expériences professionnelles antérieures pour mettre en évidence vos compétences en informatique, votre souci du détail et votre capacité à apprendre rapidement de nouveaux programmes.

Exemple: « Dans mon dernier poste d’assistant immobilier, j’ai travaillé en étroite collaboration avec le programme de base de données de notre entreprise pour créer des listes de maisons sur le marché. J’ai appris à utiliser le système pour mettre à jour les informations sur chaque propriété, y compris les photos, les descriptions et les détails des prix. J’ai également utilisé la base de données pour suivre les prospects et assurer le suivi des clients après les visites. »

Qu’est-ce qui vous distingue des autres candidats ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications et sur la manière dont vous pouvez contribuer à leur équipe. Lorsque vous répondez, il est important de mettre en évidence une compétence ou une expérience qui vous distingue des autres candidats. Vous pouvez également mentionner quelque chose qui se rapporte à la description de poste.

Exemple: « J’ai d’excellentes compétences en communication, c’est pourquoi je suis si passionné par l’immobilier. J’aime aider les clients à trouver les maisons qu’ils aiment et leur expliquer le processus d’achat d’une maison. Dans mon rôle précédent d’adjointe administrative, j’ai aidé mon patron dans bon nombre de ses allocutions. Cela m’a donné une précieuse expérience de prise de parole en public et m’a appris à me préparer pour des présentations.

Quels programmes informatiques utilisez-vous le plus fréquemment ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer vos compétences en informatique. Vous devez répertorier les programmes que vous connaissez et que vous avez utilisés dans des emplois précédents. Si vous n’avez jamais travaillé comme assistant immobilier auparavant, vous pouvez mentionner tout autre programme informatique pertinent que vous êtes à l’aise d’utiliser.

Exemple: « Je suis très à l’aise avec Microsoft Office, y compris Word, Excel et PowerPoint. J’utilise également Gmail pour mon compte de messagerie personnel et Google Drive pour stocker des documents en ligne. Dans mon dernier emploi, j’étais responsable du téléchargement des listes sur notre site Web, j’ai donc appris à utiliser WordPress.

Selon vous, quelle est la partie la plus importante de ce travail ?

Cette question est un excellent moyen de voir si vous comprenez le rôle d’un assistant. Votre réponse doit montrer que vous savez ce qu’on attend de vous et comment vous comptez bien le faire. Lorsque vous répondez à cette question, réfléchissez aux tâches les plus importantes pour votre travail. Réfléchissez à ceux que vous aimez le plus faire ou dans lesquels vous vous sentez bon.

Exemple: « Je pense que la partie la plus importante de ce travail consiste à aider mon courtier avec la paperasse. Je suis très organisé et j’ai toujours aimé travailler sur des projets où je peux rester concentré et tout faire. J’aime aussi beaucoup rencontrer de nouvelles personnes et leur montrer des maisons. Je pense que ces deux choses font de moi un bon candidat pour ce poste.

Selon vous, à quelle fréquence un agent devrait-il mettre à jour ses annonces ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous priorisez votre travail et à déterminer quand mettre à jour les listes. Votre réponse doit montrer que vous savez à quelle fréquence les agents doivent mettre à jour leurs listes, mais aussi que vous êtes prêt à le faire plus fréquemment si nécessaire.

Exemple: « Je pense qu’un agent devrait mettre à jour ses listes au moins une fois par semaine. Cependant, je suis toujours disponible pour les mettre à jour plus tôt s’il y a de nouvelles informations ou des photos à ajouter. Par exemple, si une propriété est sur le marché depuis un certain temps et ne s’est pas vendue, je serais heureux de la mettre à jour quotidiennement jusqu’à ce qu’elle se vende.

Il y a une faute de frappe sur les papiers d’un client. Comment gérez-vous cela?

Cette question est un excellent moyen d’évaluer votre souci du détail et la manière dont vous géreriez une erreur sur le lieu de travail. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de fournir des étapes spécifiques sur ce que vous feriez pour corriger la faute de frappe et vous assurer que les documents du client sont exacts.

Exemple: « Je m’assurerais d’abord d’avoir les bonnes informations avant d’envoyer des documents. Ensuite, j’appelais ou j’envoyais un e-mail à mon responsable pour l’informer de l’erreur afin qu’il puisse informer le client. Après cela, je renverrais les documents corrigés avec une note d’excuse pour la gêne occasionnée.