Un responsable des achats est responsable de l’acquisition de matériaux et de services pour son organisation. Ils travaillent avec les fournisseurs pour s’assurer que l’organisation obtient les meilleurs prix possibles pour les articles dont ils ont besoin tout en respectant les normes de qualité de l’entreprise.

Afin de réussir un entretien avec un responsable des achats, vous devez être familiarisé avec les types de questions qui vous seront posées. Passez en revue les questions et réponses ci-dessous pour vous aider à vous préparer.

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Quelle expérience avez-vous dans la négociation des prix avec les fournisseurs ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre vos compétences en négociation et comment vous pourriez les utiliser au profit de leur entreprise. Utilisez des exemples tirés d’expériences passées où vous avez réussi à négocier des prix avec des fournisseurs pour montrer que vous possédez ces compétences.

Exemple: « Dans mon poste précédent, je devais négocier les prix d’une grosse commande de fournitures de bureau. Le fournisseur nous a initialement proposé un prix bien supérieur à ce que nous étions prêts à payer. Cependant, après quelques allers-retours, j’ai pu amener le fournisseur à baisser le prix de 10 %. Cela a aidé notre organisation à économiser de l’argent tout en obtenant les fournitures dont nous avions besoin. »

Quelles méthodes utilisez-vous pour examiner et comparer les nouvelles technologies et processus ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous utilisez vos compétences de pensée critique pour évaluer les nouvelles technologies et les nouveaux processus qui peuvent être bénéfiques pour leur entreprise. Utilisez des exemples d’expériences passées où vous avez utilisé vos compétences en résolution de problèmes pour analyser différentes options et prendre des décisions en fonction de ce qui était le mieux pour l’organisation.

Exemple: « J’utilise quelques méthodes pour examiner et comparer les nouvelles technologies et les nouveaux processus. Tout d’abord, j’aime rassembler autant d’informations que possible sur chaque option en recherchant des ressources en ligne et en discutant avec des fournisseurs ou d’autres professionnels qui connaissent la technologie ou le processus. Ensuite, je crée une liste des avantages et des inconvénients pour chaque option afin de pouvoir déterminer celle qui est la plus avantageuse pour mon organisation. Enfin, je présente mes conclusions à la haute direction afin qu’elle puisse fournir des commentaires avant de prendre une décision finale. »

Comment élaborez-vous les budgets pour les futurs besoins d’achat ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre vos compétences en matière de budgétisation et comment vous les utilisez pour planifier vos futurs achats. Utilisez des exemples tirés de l’expérience passée pour expliquer les étapes à suivre lors de la création d’un budget d’achat et comment cela vous aide à gérer efficacement les ressources de l’entreprise.

Exemple: « Je commence par rechercher les prix actuels du marché pour les articles que je dois acheter, ce qui me permet de déterminer quelle fourchette de prix est la plus rentable pour mon organisation. Ensuite, je considère toutes les remises ou offres spéciales qui peuvent être disponibles pour aider à réduire encore plus les coûts. Enfin, je compare ces chiffres avec nos prévisions de revenus pour m’assurer que nous avons suffisamment de fonds pour couvrir toutes nos dépenses. »

Quelles stratégies utilisez-vous pour gérer efficacement les niveaux de stock ?

Les responsables des achats doivent être en mesure de gérer efficacement les niveaux de stocks. Cette question permet à l’intervieweur d’évaluer votre capacité à utiliser différentes stratégies et techniques pour vous assurer que vous achetez suffisamment de stock pour les besoins de votre entreprise tout en vous assurant que vous ne dépensez pas trop en stock. Dans votre réponse, expliquez deux ou trois méthodes que vous avez utilisées dans le passé pour gérer les niveaux de stock.

Exemple: « J’ai quelques stratégies que j’utilise pour gérer efficacement les niveaux de stock. Tout d’abord, je m’assure toujours que nous avons un approvisionnement suffisant en produits afin que les clients puissent les acheter sans avoir à attendre trop longtemps. Deuxièmement, j’essaie d’éviter de transporter des stocks excédentaires car cela coûte de l’argent pour les stocker. Enfin, je mets en place un système où les membres de mon équipe peuvent communiquer entre eux sur ce dont ils ont besoin pour commander davantage. »

Comment vous assurez-vous que tous les biens achetés répondent aux normes de qualité ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre votre processus de contrôle qualité et comment vous vous assurez que les produits de l’entreprise répondent aux attentes des clients. Utilisez des exemples d’expériences passées pour expliquer comment vous mettez en œuvre un système de contrôle de la qualité dans votre organisation.

Exemple: « J’utilise plusieurs méthodes pour m’assurer que tous les biens achetés répondent aux normes de qualité. Tout d’abord, je m’assure que mon équipe comprend ce que signifie la qualité pour notre organisation. Ensuite, nous élaborons une liste de contrôle des critères auxquels chaque produit doit répondre avant d’être expédié aux clients. Cela m’aide à évaluer les produits pendant le processus d’achat et après leur arrivée à l’entrepôt. Si des produits ne respectent pas ces normes, je les renvoie aux fournisseurs ou je travaille avec les fournisseurs pour trouver des solutions. »

Quels sont certains des défis que vous avez rencontrés dans le passé en matière d’approvisionnement et comment les avez-vous surmontés ?

Cette question peut aider l’intervieweur à mieux comprendre vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à surmonter les défis. Utilisez des exemples d’expériences professionnelles antérieures où vous avez relevé un défi, l’avez surmonté et ce que vous avez appris de cette expérience.

Exemple: « L’un de mes plus grands défis en tant que directeur des achats était de trouver des fournisseurs qualifiés pour les produits de notre entreprise. Je devais trouver des fournisseurs capables de fournir des biens de qualité à des prix compétitifs tout en respectant nos délais de livraison. Pour surmonter ce défi, j’ai fait des recherches auprès de divers fournisseurs de notre industrie et j’ai trouvé plusieurs nouveaux fournisseurs qui répondaient à nos besoins. Cela nous a permis de réduire les coûts et d’améliorer la satisfaction de nos clients.

Comment établissez-vous et entretenez-vous des relations avec les fournisseurs ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous interagissez avec les autres dans votre rôle. Présentez vos compétences interpersonnelles et votre capacité à collaborer avec les fournisseurs en décrivant une situation spécifique où vous avez travaillé avec un fournisseur pour trouver des solutions ou résoudre des problèmes.

Exemple: « J’ai découvert que l’établissement de relations avec les fournisseurs est une partie importante de mon travail en tant que responsable des achats. Je communique régulièrement avec mes fournisseurs par le biais d’appels téléphoniques, d’e-mails et de réunions en face à face. Ces interactions me permettent d’en savoir plus sur leur entreprise et les produits qu’ils proposent. Cela leur donne également un aperçu des buts et objectifs de notre organisation afin que nous puissions travailler ensemble pour créer des accords commerciaux mutuellement avantageux.

Selon vous, quelle est la qualité la plus importante d’un directeur des achats qui réussit ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre votre style de leadership et votre vision du rôle d’un responsable des achats. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de discuter d’une compétence ou d’une qualité importante qui vous a aidé à réussir dans des rôles précédents.

Exemple: « Je pense que l’un des attributs les plus importants d’un responsable des achats qui réussit est sa capacité à communiquer efficacement avec les autres. Dans mon dernier poste en tant qu’acheteur senior, j’ai dû travailler en étroite collaboration avec de nombreux départements différents au sein de notre entreprise pour m’assurer que nous obtenions les meilleures offres sur les produits et services. Être capable d’expliquer clairement ce dont j’avais besoin des autres équipes était essentiel pour que chacun comprenne mes demandes et mes attentes.

Qu’est-ce qui vous motive à faire de votre mieux?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre éthique de travail et sur la façon dont vous restez motivé. Ils veulent savoir que vous êtes prêt à faire des efforts pour réussir dans leur entreprise. Lorsque vous répondez à cette question, pensez à ce qui vous motive à faire de votre mieux. Pensez à ce qui vous inspire ou vous passionne pour votre travail.

Exemple: « Je suis très motivé par les résultats. J’aime mener à bien un projet du début à la fin et savoir que mon travail acharné a porté ses fruits. Je trouve aussi de la motivation à aider les autres. J’aime pouvoir apporter des solutions aux problèmes et aider les gens à surmonter les défis. Ces deux choses me motivent à faire de mon mieux.

Quels sont certains de vos objectifs pour votre carrière en tant que responsable des achats ?

Cette question peut aider l’intervieweur à mieux vous connaître et à comprendre ce qui vous motive. Cela les aide également à voir si vos objectifs correspondent aux objectifs de leur entreprise. En répondant à cette question, il peut être utile de mentionner quelques objectifs spécifiques qui sont pertinents pour la description de poste ou l’entreprise elle-même.

Exemple: « Je veux continuer à grandir en tant que responsable des achats. J’aimerais en savoir plus sur le fonctionnement des chaînes d’approvisionnement et leur impact sur mon équipe. J’aimerais également améliorer mes compétences en négociation afin d’obtenir les meilleures offres pour notre entreprise. Un autre de mes objectifs est d’augmenter les ventes de 10 % au cours de la prochaine année. »

Étant donné que la durabilité devient de plus en plus importante pour les entreprises, comment intégrez-vous la durabilité dans vos décisions d’achat ?

L’intervieweur peut poser cette question pour évaluer votre connaissance de la durabilité et la façon dont vous l’appliquez dans votre travail. Utilisez des exemples de projets ou d’expériences antérieurs qui démontrent votre engagement envers des pratiques durables et l’impact qu’elles ont sur vos décisions d’achat.

Exemple: « Je pense que les entreprises doivent être aussi respectueuses de l’environnement que possible. Je m’assure donc de prendre en compte tous les aspects du cycle de vie d’un produit lorsque je prends des décisions d’achat. Par exemple, si nous recherchons de nouveaux meubles de bureau, je regarderais les matériaux utilisés pour créer les meubles, où ils ont été fabriqués et comment ils seront éliminés après utilisation. En tenant compte de ces facteurs, je peux m’assurer que notre entreprise utilise des produits durables tout en économisant de l’argent. »

Comment pensez-vous que le rôle du directeur des achats va évoluer à l’avenir ?

Cette question peut aider un intervieweur à comprendre comment vous pensez de votre rôle dans l’entreprise et comment il pourrait changer au fil du temps. Cela peut également leur montrer comment vous planifiez l’avenir de votre département. Lorsque vous répondez à cette question, réfléchissez aux changements que vous avez constatés dans votre secteur ou dans d’autres départements et qui pourraient également s’appliquer aux responsables des achats.

Exemple: « Je pense que le rôle d’un responsable des achats continuera de croître avec l’entreprise. À mesure que les entreprises grandissent, elles ont besoin de plus de personnes pour superviser leurs achats. J’ai travaillé dans plusieurs grandes entreprises où nous avions plusieurs niveaux de gestion supervisant différents aspects de notre processus d’achat. Cela nous a aidés à rationaliser nos processus et à nous assurer que toutes les commandes étaient passées à temps.

Comment décririez-vous votre style de négociation ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous abordez les négociations et si votre style correspond à la culture de son entreprise. Lorsque vous répondez, il peut être utile de décrire une négociation spécifique qui a réussi ou un exemple de cas où vous avez utilisé une stratégie particulière pour négocier.

Exemple: « Je dirais que mon style de négociation est collaboratif. Je préfère travailler avec d’autres parties impliquées dans une négociation pour trouver un terrain d’entente et des solutions mutuellement bénéfiques. Dans mon rôle précédent de responsable des achats, cela m’a aidé à négocier des contrats avec des fournisseurs qui hésitaient sur les conditions de notre entreprise. J’ai travaillé avec eux pour créer un contrat qui répondait à nos deux besoins.

Parlez-moi d’une situation où vous avez dû gérer une chaîne d’approvisionnement complexe.

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre votre expérience de la gestion d’une équipe et de la supervision de grands projets. Utilisez des exemples de votre travail précédent pour mettre en évidence vos compétences en matière de planification, d’organisation et de communication avec les autres.

Exemple: « Dans ma dernière entreprise, nous étions chargés de trouver des fournisseurs pour notre nouvelle gamme de produits. J’ai créé un plan qui comprenait la recherche de différents fournisseurs, la création d’une liste d’entreprises potentielles et les contacter au sujet de leurs services. Mon équipe et moi avons ensuite évalué chaque fournisseur en fonction du prix, de la qualité et du délai de livraison. Nous avons finalement choisi trois fournisseurs qui pouvaient répondre à tous nos besoins. Après avoir choisi nos fournisseurs, j’ai travaillé avec mon équipe pour créer des contrats et établir des délais pour l’arrivée des produits. »

Quelles sont certaines de vos idées pour rationaliser les chaînes d’approvisionnement et les rendre plus efficaces ?

Les responsables des achats doivent souvent rationaliser les chaînes d’approvisionnement et les rendre plus efficaces. Cette question vous permet de montrer vos connaissances sur la façon de procéder, ainsi que votre créativité dans le processus.

Exemple: « Je pense qu’une façon de rationaliser une chaîne d’approvisionnement consiste à utiliser la technologie. J’ai vu des entreprises utiliser un logiciel qui les aide à trouver des fournisseurs pour les produits dont elles ont besoin, ce qui peut les aider à économiser du temps et de l’argent pour trouver de nouveaux fournisseurs. Une autre idée que j’ai est de créer des partenariats avec d’autres entreprises. Par exemple, si l’entreprise A a besoin de quelque chose de l’entreprise B, nous pourrions peut-être conclure un accord où les deux entreprises obtiennent ce dont elles ont besoin. »

Comment géreriez-vous une situation dans laquelle un fournisseur serait constamment en retard dans ses livraisons ?

Cette question peut aider les enquêteurs à évaluer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à gérer des situations difficiles. Dans votre réponse, essayez de mettre en évidence la manière dont vous utiliseriez vos capacités de réflexion critique pour trouver une solution qui fonctionne à la fois pour l’entreprise et le fournisseur.

Exemple: « Cette situation s’est déjà produite dans mon rôle précédent de responsable des achats, je sais donc qu’il est important de la gérer rapidement et efficacement. Lorsque j’ai reçu des envois en retard de fournisseurs, je les ai appelés immédiatement pour discuter du problème. Le fournisseur s’est excusé et a expliqué qu’il rencontrait des problèmes avec son calendrier de production. Nous avons travaillé ensemble pour créer un plan pour garantir que les futures livraisons arrivent à temps. Cela m’a aidé à maintenir une bonne relation avec le fournisseur tout en garantissant que notre entreprise était en mesure de respecter ses délais.

Quel est le projet d’approvisionnement le plus difficile auquel vous ayez eu à faire face ?

Cette question peut aider l’intervieweur à avoir une meilleure idée de la façon dont vous gérez les défis et les obstacles. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence vos compétences en résolution de problèmes, votre capacité à vous adapter au changement et votre engagement envers l’excellence dans votre travail.

Exemple: « Le projet d’approvisionnement le plus difficile auquel j’ai eu à faire face a été lorsque mon entreprise a dû trouver un nouveau fournisseur pour l’un de nos produits que nous utilisions déjà. Le produit était un élément essentiel de notre activité, il serait donc difficile de trouver un remplaçant approprié. Cependant, je savais qu’il était important de trouver une solution le plus tôt possible. Après avoir recherché plusieurs fournisseurs, j’en ai trouvé un qui pouvait nous fournir le même produit de qualité à un prix inférieur. Nous avons fini par économiser de l’argent sur ce projet.

Pouvez-vous détailler une négociation récente dans laquelle vous avez été impliqué ?

Cette question peut aider l’intervieweur à mieux comprendre vos compétences en négociation et la manière dont vous les appliquez à un environnement de travail. Lorsque vous répondez, il peut être avantageux de décrire une situation dans laquelle vous avez réussi à négocier avec une autre partie ou un fournisseur pour obtenir un meilleur prix sur des biens ou des services.

Exemple: « Dans mon rôle précédent de directeur des achats, j’étais responsable de la négociation des prix avec les fournisseurs pour les produits de notre entreprise. Une fois, j’ai remarqué qu’un de nos fournisseurs avait augmenté ses prix sans nous prévenir. J’ai contacté le fournisseur à propos de ce changement et ils m’ont informé qu’ils devraient augmenter tous les prix de leurs clients de 10 %. Je leur ai expliqué que nous ne pouvions pas nous permettre une telle augmentation pour le moment, alors ils ont accepté de n’augmenter nos prix que de 5 % à la place.

Quelle est votre expérience de travail avec des fournisseurs dans d’autres pays ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre votre expérience de travail avec des fournisseurs dans différents pays et comment vous avez géré ces situations. Utilisez des exemples d’expériences professionnelles antérieures pour mettre en évidence vos compétences, telles que vos capacités de communication et de résolution de problèmes.

Exemple: « Dans mon dernier rôle, j’ai travaillé avec un fournisseur en Chine qui était chargé de nous fournir nos fournitures de bureau. L’entreprise offrait des prix intéressants sur ses produits, mais elle les livrait souvent en retard. J’ai contacté le fournisseur plusieurs fois à propos du problème, et nous avons finalement trouvé une solution pour qu’il livre les fournitures deux semaines avant le début de chaque trimestre afin que nous puissions les stocker jusqu’à ce que nous en ayons besoin. Cela a aidé à résoudre le problème des retards de livraison.