Un assistant aux achats est responsable de l’acquisition de biens et de services pour son organisation. Ils travaillent avec les acheteurs et les fournisseurs pour trouver les meilleures offres et obtenir les meilleurs prix pour les produits et services dont leur entreprise a besoin.

Si vous recherchez un emploi en tant qu’assistant aux achats, vous devrez probablement passer un entretien d’embauche. Pour vous aider à vous préparer, nous avons rassemblé certaines des questions les plus fréquemment posées lors des entretiens d’embauche d’assistant aux achats, ainsi que des suggestions de réponses.

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Connaissez-vous le concept de gestion des fournisseurs ?

La gestion des fournisseurs est un processus qui consiste à gérer les vendeurs et les fournisseurs pour garantir les meilleurs prix possibles pour les biens et services. Les employeurs posent cette question pour voir si vous avez de l’expérience dans la gestion des fournisseurs, car c’est une partie importante du travail dans les achats. Si vous avez une expérience antérieure de la gestion des fournisseurs, partagez vos connaissances sur le concept. Si vous n’avez aucune expérience, expliquez ce qu’est la gestion des fournisseurs et comment vous l’aborderiez si vous étiez embauché.

Exemple: « Je connais le concept de gestion des fournisseurs. Dans mon dernier emploi, j’étais responsable de la création de bons de commande et de la communication avec les fournisseurs concernant les délais de livraison et d’autres détails. La gestion des fournisseurs est une partie essentielle de mon rôle car elle m’aide à trouver les meilleures offres pour notre entreprise. »

Quelles sont certaines des qualités les plus importantes pour un assistant d’achat performant ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre éthique de travail et sur la façon dont vous percevez le rôle d’un assistant aux achats. Lorsque vous répondez, il peut être utile de mentionner les qualités qui sont importantes pour n’importe quel travail, comme être organisé, fiable et soucieux du détail.

Exemple: « Un assistant d’achat performant doit avoir d’excellentes compétences organisationnelles. Vous devez également être en mesure de hiérarchiser les tâches et de bien gérer le temps. Je pense que ces deux qualités sont particulièrement importantes car elles permettent de s’assurer que toutes les commandes sont passées à temps et avec précision. Une autre qualité est la communication. En tant qu’assistant aux achats, vous communiquez souvent avec les vendeurs et les fournisseurs. Il est important d’être clair dans ce que vous demandez et de respecter les autres.

Comment géreriez-vous une situation où un fournisseur propose un produit à un prix supérieur à celui que vous aviez prévu ?

Cette question peut aider l’intervieweur à évaluer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à prendre des décisions. Votre réponse doit montrer que vous êtes capable d’évaluer tous les aspects d’une situation, d’envisager différentes options et de choisir un plan d’action approprié.

Exemple: « Si on me présentait ce scénario, j’essaierais d’abord de négocier avec le fournisseur pour un prix inférieur. S’ils refusaient, je regarderais d’autres fournisseurs qui proposent des produits similaires à un prix inférieur. Si aucun ne pouvait être trouvé, je déciderais alors s’il était plus important d’acheter le produit ou d’économiser de l’argent dessus. Dans certains cas, cela peut valoir la peine de dépenser de l’argent supplémentaire pour s’assurer que nous avons suffisamment d’inventaire.

Quelle est votre expérience dans la négociation des prix avec les fournisseurs ?

Cette question peut aider l’intervieweur à évaluer vos compétences en négociation et la façon dont vous gérez les situations difficiles. Utilisez des exemples d’expériences professionnelles antérieures pour mettre en évidence votre capacité à négocier les prix, à respecter les délais et à gérer les relations avec les fournisseurs.

Exemple: « Dans mon dernier poste d’assistante achats, j’ai dû négocier avec les fournisseurs des réductions de prix sur des produits que nous commandions régulièrement. L’un de nos fournisseurs augmentait ses prix tous les trimestres, ce qui rendait difficile la planification efficace des budgets. J’ai appelé le fournisseur pour discuter du problème et il a accepté de réduire ses prix de 5 % si nous passions une commande de 10 000 $ d’inventaire chaque mois. Cela nous a permis d’économiser de l’argent tout en répondant aux besoins de notre entreprise.

Fournissez un exemple d’un moment où vous avez dû vous procurer un produit ou un service que l’entreprise n’utilisait pas auparavant.

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous vous adaptez aux nouvelles situations et aux nouveaux défis. Utilisez des exemples tirés de votre expérience antérieure qui mettent en évidence vos compétences en résolution de problèmes, votre capacité à collaborer avec les autres et votre souci du détail.

Exemple: « Dans mon dernier poste d’assistante aux achats, j’ai dû trouver un nouveau fournisseur pour les fournitures de bureau de notre entreprise lorsque notre fournisseur actuel a augmenté ses prix de 20 %. J’ai fait des recherches sur plusieurs fournisseurs différents et j’en ai trouvé un qui pourrait nous fournir des produits similaires à un prix inférieur. Cependant, ce nouveau fournisseur n’avait pas de contrat existant avec notre société, j’ai donc travaillé avec mon responsable pour créer une proposition décrivant les avantages de l’utilisation de ce nouveau fournisseur. Après avoir soumis la proposition, nous avons pu négocier avec succès un meilleur accord avec notre fournisseur d’origine. »

Si vous êtes embauché, quelles seraient vos priorités au cours de vos premières semaines de travail ?

Cette question aide les employeurs à déterminer comment vous envisagez de vous intégrer à la culture de leur entreprise et quels sont vos objectifs pour le poste. Votre réponse devrait inclure certaines choses que vous voudriez accomplir au cours de vos premières semaines de travail, comme en apprendre davantage sur les processus d’achat de l’entreprise ou rencontrer des fournisseurs.

Exemple: « Je sais que j’ai beaucoup à apprendre en commençant ce poste, donc ma priorité absolue au cours de mes premières semaines serait de me familiariser avec les procédures et les politiques d’achat de l’entreprise. Je souhaite également rencontrer nos fournisseurs actuels pour me présenter et voir s’il y a quelque chose que nous pouvons faire pour améliorer notre relation. Rencontrer ces fournisseurs m’aidera également à comprendre ce qu’ils attendent de nous.

Que feriez-vous si un fournisseur était en retard pour livrer une commande importante ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous géreriez une situation difficile. Dans votre réponse, expliquez les mesures que vous prendriez pour vous assurer que le fournisseur livre à temps et que l’entreprise reçoit ses produits ou services comme prévu.

Exemple: « Si un fournisseur était en retard dans la livraison d’une commande importante, je le contactais d’abord pour savoir pourquoi il était en retard. Si cela était dû à un problème avec leur chaîne de production, par exemple, je travaillais avec mon responsable pour trouver un autre fournisseur qui pourrait livrer les biens ou les services dont nous avions besoin dans les délais. S’il n’y avait pas d’autres fournisseurs disponibles, je ferais appel à des membres du personnel supplémentaires pour aider à terminer la livraison.

Comment performez-vous sous pression?

Les employeurs posent cette question pour voir comment vous réagissez dans une situation de haute pression. Ils veulent savoir que vous pouvez bien performer lorsque les enjeux sont plus élevés que d’habitude. Dans votre réponse, expliquez ce qui vous motive et vous aide à rester calme sous la pression.

Exemple: « Je m’épanouis sous la pression parce que j’aime faire mes preuves. Quand il y a beaucoup en jeu, je me sens motivé pour faire de mon mieux. Je trouve aussi qu’il est utile d’avoir un plan pour gérer les situations stressantes. Je m’assure d’avoir toutes les informations dont j’ai besoin avant de rencontrer un fournisseur ou un client afin de ne pas être submergé. Cette stratégie m’a aidé à réussir dans les rôles précédents.

Vous avez des questions à nous poser sur le rôle d’assistant achat ?

Les employeurs posent cette question pour voir si vous avez fait vos recherches sur l’entreprise et le rôle. Ils veulent savoir que vous êtes vraiment intéressé par le poste, il est donc important de se préparer avec quelques questions sur le poste ou sur l’entreprise elle-même.

Exemple: « Je suis très enthousiaste à l’idée de cette opportunité et j’ai fait mes recherches sur l’entreprise avant de postuler. Cependant, j’ai quelques questions à vous poser. Tout d’abord, quel est le cheminement de carrière type d’une personne occupant ce poste ? Deuxièmement, à quelle fréquence l’assistant aux achats interagit-il avec d’autres services ? Enfin, quelles sont les opportunités de formation disponibles ? »

Lorsque vous négociez avec un fournisseur, quelles méthodes utilisez-vous pour évaluer sa crédibilité ?

Les intervieweurs peuvent poser cette question pour évaluer vos compétences en négociation et la façon dont vous les appliquez sur le lieu de travail. Lorsque vous répondez, envisagez de décrire une situation spécifique où vous avez utilisé ces méthodes pour évaluer la crédibilité et déterminer si cela valait la peine ou non de négocier avec un fournisseur.

Exemple: « Lorsque j’évalue la crédibilité d’un fournisseur, je regarde d’abord sa réputation au sein de l’industrie. S’ils ont une bonne réputation pour des produits de qualité, je sais qu’ils sont susceptibles d’être fiables. Une autre méthode que j’utilise consiste à vérifier s’ils ont des certifications ou des accréditations. Cela me montre qu’ils sont déterminés à fournir des biens et des services de haute qualité. Enfin, je vérifie toujours les références avant de conclure un contrat.

Nous voulons augmenter notre utilisation des sources d’énergie renouvelables. Y a-t-il des sources d’énergie renouvelables que vous seriez ravi de vous procurer pour notre entreprise ?

Cette question peut aider l’intervieweur à se faire une idée de votre passion pour le développement durable et de la manière dont vous pourriez contribuer aux efforts de son entreprise. Utilisez des exemples tirés de votre expérience passée ou expliquez avec quelles sources d’énergie renouvelables vous aimeriez travailler à l’avenir.

Exemple: « Je suis passionné par l’énergie solaire depuis que je suis jeune, donc je suis ravi d’apprendre que votre entreprise l’utilise déjà. Dans mon dernier rôle, nous avons également pu mettre en œuvre des éoliennes dans nos opérations. Je pense que ces deux formes d’énergie renouvelable sont d’excellentes options car elles sont à la fois rentables et respectueuses de l’environnement.

Décrivez votre expérience avec l’utilisation de feuilles de calcul et d’autres logiciels d’entreprise.

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau de confort avec l’utilisation de la technologie dans un cadre professionnel. Utilisez des exemples d’expériences professionnelles antérieures pour montrer que vous connaissez les logiciels d’entreprise courants et comment ils sont utilisés.

Exemple: « J’utilise des feuilles de calcul pour mon travail depuis que j’ai commencé à travailler comme assistante dans une entreprise de marketing. Ma principale responsabilité était la gestion des factures clients, je devais donc utiliser Excel quotidiennement. J’ai également aidé à former d’autres employés sur la façon d’utiliser Excel pour gérer leurs propres projets. Dans mon rôle actuel, je suis responsable de la création de nouvelles feuilles de calcul en cas de besoin et de la mise à jour de celles qui existent déjà. »

Qu’est-ce qui fait de vous un candidat idéal pour ce poste d’assistant aux achats ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications pour le poste. Ils veulent quelqu’un qui est organisé, soucieux du détail et capable de bien travailler avec les autres. Lorsque vous répondez à cette question, assurez-vous de mettre en évidence vos compétences et capacités pertinentes qui correspondent à ce qu’ils recherchent chez un candidat.

Exemple: « Je suis un candidat idéal pour ce poste d’assistante aux achats car j’ai une expérience de travail en tant qu’assistante aux achats dans mon emploi précédent. Dans ce rôle, j’ai appris à gérer les contrats fournisseurs et à négocier les prix pour le compte de mon entreprise. J’ai également acquis de précieuses compétences en communication lors d’interactions avec des fournisseurs par téléphone et par courrier électronique. Ces compétences me rendent confiant que je peux réussir dans ce rôle.

Dans quelles industries avez-vous le plus d’expérience ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si votre expérience correspond au secteur d’activité de son entreprise. Profitez de cette occasion pour mettre en évidence toutes les compétences que vous possédez qui seraient utiles dans ce rôle, telles que la communication ou l’attention aux détails.

Exemple: « J’ai travaillé principalement dans l’industrie des aliments et des boissons pendant toute ma carrière, mais j’ai aussi beaucoup d’expérience de travail avec d’autres types de produits comme les fournitures de bureau et l’électronique. Cela m’a aidé à développer un œil sur la qualité et à comprendre comment différentes industries travaillent ensemble. Par exemple, je sais que de nombreux restaurants utilisent des fournitures de bureau comme du papier et de l’encre d’imprimante, donc je m’assure toujours que nous en avons assez sous la main.

Selon vous, quelle est la chose la plus importante qu’un assistant aux achats puisse faire pour maintenir une relation positive avec les fournisseurs ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre vos compétences interpersonnelles et la façon dont vous pourriez interagir avec les fournisseurs. Votre réponse doit montrer que vous accordez de l’importance aux relations avec les fournisseurs et que vous savez comment les entretenir.

Exemple: « Je pense qu’il est important que les assistants aux achats soient honnêtes avec leurs fournisseurs, en particulier lorsqu’il y a des problèmes ou des préoccupations concernant un produit. J’ai travaillé avec plusieurs fournisseurs dans mes postes précédents, j’ai donc de l’expérience avec ce processus. Lorsque j’ai eu un problème avec l’un de nos fournisseurs, je l’ai appelé directement et lui ai expliqué la situation. Ils ont été en mesure de résoudre le problème rapidement, ce qui nous a aidés à nous remettre sur la bonne voie.

À quelle fréquence effectuez-vous des contrôles de qualité sur les produits ou services que vous avez commandés ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer le degré de responsabilité que vous assumez pour votre travail. Cela peut également leur montrer si vous êtes prêt ou non à vérifier et revérifier les commandes avant leur expédition. Votre réponse doit inclure un exemple précis du moment où vous avez effectué des contrôles de qualité sur les produits ou services que vous avez commandés.

Exemple: « J’effectue des contrôles de qualité sur chaque commande que je passe, surtout s’il s’agit d’un client important qui a besoin que son produit soit livré rapidement. Dans mon dernier rôle en tant qu’assistante aux achats, j’ai passé une commande auprès d’un fournisseur pour 500 stylos. L’entreprise en avait besoin d’ici la fin de la semaine. J’ai vérifié l’envoi deux fois avant qu’il n’arrive à notre bureau afin que nous puissions donner au client ce dont il avait besoin à temps. »

Il y a une mauvaise communication courante entre vous et un fournisseur, mais vous avez déjà payé la commande. Comment gérez-vous cette situation ?

Cette question est l’occasion de montrer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à communiquer efficacement.

Exemple: « Je contacterais d’abord le fournisseur, expliquerais la situation et demanderais un remboursement. S’ils refusent, je parlerais alors avec mon manager de ce qui s’est passé. Mon responsable appelait le fournisseur et demandait qu’il émette un remboursement. Si le fournisseur refuse toujours, nous n’aurons pas d’autre choix que de conserver la commande.