L’agent d’achat est responsable de l’acquisition de matériaux et de services pour une entreprise. Ce poste est chargé de s’assurer que l’entreprise dispose des fournitures nécessaires pour faire fonctionner ses opérations, ainsi que de négocier les meilleurs prix et conditions pour ces fournitures.

Si vous cherchez à décrocher un emploi en tant qu’agent d’achat, vous devrez être en mesure de répondre à des questions sur votre expérience et vos compétences. Vous devrez également être prêt à négocier les meilleurs prix pour l’entreprise. Dans cet article, nous vous fournirons quelques questions et réponses que vous pourrez utiliser pour vous aider à préparer votre entretien.

Contenus afficher

Connaissez-vous le concept de gestion des fournisseurs ?

La gestion des fournisseurs est une compétence clé pour les acheteurs. Cela implique de gérer les vendeurs et les fournisseurs pour s’assurer qu’ils répondent aux besoins de l’entreprise tout en s’assurant que l’entreprise respecte ses obligations envers eux. Les intervieweurs posent cette question pour voir si vous avez de l’expérience dans la gestion des fournisseurs et comment vous l’appliqueriez dans votre nouveau rôle. Dans votre réponse, expliquez ce qu’est la gestion des fournisseurs et décrivez un exemple de cas où vous avez utilisé cette compétence dans votre emploi précédent.

Exemple: « La gestion des fournisseurs est un processus dans lequel les entreprises travaillent avec leurs fournisseurs et vendeurs pour créer des relations mutuellement bénéfiques. J’ai eu plusieurs expériences avec la gestion des fournisseurs tout au long de ma carrière. Lors de mon dernier emploi, nous avons travaillé avec de nombreux fournisseurs différents pour faire fabriquer nos produits. Nous devions nous assurer de respecter tous nos délais et de payer nos factures à temps afin que nos fournisseurs puissent continuer à fabriquer nos produits.

Quelles sont certaines des qualités les plus importantes pour un agent d’achat performant ?

Les employeurs posent cette question pour voir si vous avez les compétences et les capacités nécessaires pour le poste. Ils veulent quelqu’un qui est organisé, soucieux du détail, efficace et capable de bien travailler avec les autres. Lorsque vous répondez à cette question, réfléchissez à ce qui fait de vous un bon agent d’achat. Essayez de vous concentrer sur vos points forts tout en mentionnant certaines des qualités qui sont importantes dans ce poste.

Exemple: « Je crois que l’organisation est l’une des qualités les plus importantes pour un bon agent d’achat. Je suis toujours sûr de garder une trace de tous mes reçus et factures afin que je puisse rester au top de mon inventaire. Une autre qualité que je trouve importante est l’efficacité. J’aime m’assurer d’accomplir toutes les tâches le plus rapidement possible afin de ne pas retarder les autres employés ou de causer des retards. Enfin, je pense qu’il est important d’être agréable lorsque l’on travaille avec des fournisseurs. J’essaie d’apprendre à les connaître et d’établir des relations positives.

Comment géreriez-vous une situation où un fournisseur propose un produit à un prix inférieur à la normale, mais la qualité est également inférieure ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous prenez des décisions et si vous êtes prêt ou non à compromettre la qualité pour un prix inférieur. Votre réponse doit montrer que vous valorisez la qualité par rapport au coût, mais aussi que vous êtes capable de reconnaître quand il est approprié de le faire.

Exemple: « Je demanderais d’abord au fournisseur pourquoi il baisse ses prix. S’ils disaient que c’était à cause d’une vente temporaire, je profiterais de l’occasion si cela correspondait aux besoins de notre entreprise. Cependant, s’ils disaient que c’était dû à une baisse de qualité, je déclinerais l’offre. Bien qu’il soit important d’économiser de l’argent, je pense que les clients méritent des produits de haute qualité. »

Quel est votre processus de négociation avec un nouveau fournisseur ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre vos compétences en négociation et la façon dont vous abordez un nouveau fournisseur. Utilisez des exemples d’expériences antérieures pour expliquer les étapes que vous suivez lorsque vous négociez avec des fournisseurs, y compris la façon dont vous communiquez efficacement et établissez des relations.

Exemple: « Je commence par faire des recherches sur le site Web et les comptes de médias sociaux de l’entreprise pour en savoir plus sur leurs produits et services. J’ai également lu des critiques de l’entreprise pour voir s’il y avait des plaintes ou des problèmes communs qu’il pourrait être important que je traite lors de notre première réunion. Ensuite, j’appelle l’entreprise pour fixer un rendez-vous pour une rencontre en personne. Lors de cette première rencontre, j’aime faire connaissance avec le vendeur et lui poser des questions sur son activité et les produits qu’il propose. Cela m’aide à déterminer si nous sommes un bon fournisseur en tant que fournisseur.

Fournissez un exemple d’un moment où vous avez dû acheter un nouveau produit pour la première fois.

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous abordez les nouvelles tâches et les nouveaux défis. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence vos compétences en résolution de problèmes, votre capacité à vous adapter au changement et votre volonté d’assumer de nouvelles responsabilités.

Exemple: « Lorsque j’ai commencé ma carrière en tant qu’agent d’achat, j’ai été chargé de trouver un nouveau produit pour le site Web de notre entreprise. Le produit devait être similaire à celui que nous avions déjà vendu, mais aussi suffisamment unique pour attirer les clients qui recherchaient quelque chose de différent. Après avoir recherché plusieurs fournisseurs, j’ai trouvé un fournisseur qui pouvait nous fournir ce dont nous avions besoin à un prix abordable. Nous avons fini par vendre plus de ce produit que tout autre article sur notre site.

Si un fournisseur était constamment en retard dans ses livraisons, comment géreriez-vous cette situation ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous gérez les conflits et les défis sur le lieu de travail. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence vos compétences en résolution de problèmes, votre capacité à communiquer efficacement et votre engagement à respecter les politiques de l’entreprise.

Exemple: « Si un fournisseur était régulièrement en retard avec les livraisons, j’essaierais d’abord de résoudre ce problème en le contactant directement. S’ils ne pouvaient pas ou ne voulaient pas respecter nos délais de livraison, je contacterais mon responsable pour discuter d’autres options. Nous pourrions trouver un autre fournisseur qui pourrait nous fournir les mêmes produits à un rythme plus constant, ou nous pourrions ajuster notre calendrier de production afin que nous n’ayons pas besoin d’autant de fournitures livrées chaque semaine.

Que feriez-vous si vous découvriez que nos fournisseurs actuels pratiquent des prix plus élevés que d’autres entreprises ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous géreriez une situation difficile. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à prendre des décisions qui profitent à l’entreprise.

Exemple: « Si je découvrais que nos fournisseurs actuels pratiquaient des prix plus élevés que d’autres entreprises, j’examinerais d’abord pourquoi cela se produit. Si c’est à cause de problèmes de qualité ou de livraisons tardives, j’essaierais de travailler avec eux pour trouver une solution. Cependant, s’il n’y a pas de raisons valables pour la différence de prix, je commencerais à chercher de nouveaux fournisseurs qui pratiquent des prix plus bas. Cela permettra à l’entreprise d’économiser de l’argent à long terme.

Connaissez-vous bien les différents types d’acier ?

L’intervieweur peut poser cette question pour voir ce que vous savez sur les différents types d’acier et à quoi ils servent. Cela peut les aider à déterminer si vous avez suffisamment d’expérience dans l’achat de matériel pour réussir dans ce rôle. Dans votre réponse, essayez d’énumérer autant de types d’acier que possible et expliquez leurs utilisations.

Exemple: « J’ai travaillé avec une variété de métaux tout au long de ma carrière, y compris l’acier. Je connais bien l’acier au carbone, l’acier inoxydable et l’acier allié. L’acier au carbone est généralement utilisé pour les projets de construction car il est solide et durable. L’acier inoxydable est également solide mais ne rouille pas et ne se corrode pas comme le fait l’acier au carbone. L’acier allié est souvent utilisé pour les machines car il possède des propriétés de haute résistance.

Avez-vous de l’expérience avec des fournisseurs étrangers?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre votre expérience de travail avec des fournisseurs internationaux. Si vous avez une expérience de fournisseur à l’étranger, partagez une histoire sur la façon dont vous avez travaillé avec eux pour réaliser un projet ou un objectif. Si vous n’avez pas d’expérience avec les fournisseurs étrangers, vous pouvez parler des fournisseurs nationaux avec lesquels vous avez travaillé dans le passé.

Exemple: « J’ai une certaine expérience de travail avec des fournisseurs étrangers. Dans mon rôle précédent d’agent d’achat, je devais trouver un fournisseur étranger pour la nouvelle gamme de produits de notre entreprise. J’ai trouvé un fournisseur en Chine qui pouvait fabriquer notre produit à un coût inférieur à celui des autres entreprises que nous recherchions. Le seul problème était qu’il faudrait trois mois pour acheminer l’envoi de Chine vers notre entrepôt. Nous avons décidé d’embaucher des employés temporaires pour travailler pendant cette période afin de ne perdre aucune vente.

Quand est-il approprié d’utiliser un contrat avec un fournisseur ?

Un intervieweur peut poser cette question pour évaluer votre connaissance du processus d’achat et la façon dont vous l’appliquez dans votre travail. Votre réponse doit inclure un exemple précis du moment où vous avez utilisé un contrat avec un fournisseur, ainsi que les informations incluses dans le contrat.

Exemple: « Les contrats sont des documents importants qui décrivent les conditions entre deux parties. J’utilise des contrats lorsqu’il y a une grosse somme d’argent en jeu ou si une partie a plus de pouvoir que l’autre. Par exemple, mon ancien employeur avait un contrat avec nos fournisseurs qui énonçait les normes de qualité que nous attendions d’eux. S’ils ne respectaient pas ces normes, nous pourrions résilier le contrat.

Nous voulons augmenter nos niveaux d’inventaire pour réduire le risque de rupture de stock. Comment feriez-vous cela ?

Cette question est l’occasion de montrer à votre interlocuteur que vous pouvez prendre des décisions et agir. Utilisez des exemples tirés d’expériences antérieures où vous avez formulé une recommandation ou mis en œuvre des modifications pour augmenter les niveaux de stock.

Exemple: « J’analysais d’abord les niveaux de stock actuels, les chiffres de vente et la demande des clients pour les produits. Ensuite, je regardais nos fournisseurs pour voir si nous pouvions négocier de meilleures conditions sur les prix ou les délais de livraison. Si ce n’était pas possible, j’envisagerais de trouver de nouveaux fournisseurs qui pourraient nous offrir des prix plus bas. Enfin, je mettrais en œuvre ces changements afin que nous ayons suffisamment de stock pour répondre à la demande des clients. »

Décrivez votre expérience avec l’utilisation d’un logiciel de gestion des stocks.

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre expérience avec l’utilisation de logiciels pour gérer l’inventaire et d’autres processus d’achat. Utilisez des exemples d’expériences professionnelles antérieures pour mettre en évidence vos compétences dans l’utilisation de ce type de logiciel.

Exemple: « J’ai utilisé différents types de logiciels de gestion des stocks, dont SAP et Oracle. Je trouve que ces systèmes sont utiles pour gérer de grandes quantités de données et suivre ce qui est disponible en stock. Dans mon dernier rôle, j’ai aidé à mettre en place un nouveau système dans notre entreprise pour remplacer un ancien. Ce processus a pris du temps, mais a finalement été bénéfique car il m’a permis d’en savoir plus sur la façon d’utiliser efficacement le logiciel. »

Qu’est-ce qui fait de vous le meilleur candidat pour ce poste d’acheteur?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications et sur la manière dont vous pouvez contribuer à leur entreprise. Avant votre entretien, faites une liste de toutes les compétences et expériences qui font de vous un candidat idéal pour ce poste. Concentrez-vous sur la mise en évidence de vos compétences et capacités les plus pertinentes tout en mentionnant également toutes les compétences transférables qui pourraient être bénéfiques dans ce poste.

Exemple: « Je suis très organisé et soucieux du détail, ce qui fait de moi un candidat idéal pour ce poste d’acheteur. J’ai l’expérience de travailler avec de grandes quantités de données et de les organiser en informations utiles. Cette compétence m’a aidé à réaliser de nombreux projets dans les délais et dans les limites du budget. Mes compétences en communication sont également solides, car je peux clairement communiquer mes idées et mes questions à mes collègues et à mes clients. »

Dans quelles industries avez-vous le plus d’expérience ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si votre expérience correspond au secteur d’activité de son entreprise. Profitez de cette occasion pour mettre en évidence toutes les compétences que vous possédez qui seraient utiles dans ce rôle, telles que les compétences en communication ou en négociation.

Exemple: « J’ai travaillé principalement dans l’industrie des aliments et des boissons pendant toute ma carrière, mais j’ai aussi beaucoup d’expérience de travail avec des entreprises technologiques. Dans mon dernier poste, j’ai aidé à négocier des contrats entre notre entreprise et plusieurs grandes entreprises technologiques. Cette expérience m’a donné des informations précieuses sur le fonctionnement des différentes industries et sur les types de produits dont elles ont besoin. »

Selon vous, quel est l’aspect le plus important des relations avec les fournisseurs ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre compréhension des relations avec les fournisseurs et la façon dont vous priorisez les aspects importants de ce rôle. Utilisez des exemples tirés de votre expérience pour expliquer ce que vous pensez être le plus important dans les relations avec les fournisseurs et envisagez de mentionner une compétence spécifique qui vous aide à atteindre ces objectifs.

Exemple: « Je crois que la communication est l’aspect le plus important des relations avec les fournisseurs, car elle me permet d’établir des relations solides avec les fournisseurs et de m’assurer qu’ils répondent aux besoins de notre entreprise. Je m’assure toujours de communiquer clairement avec mes fournisseurs afin qu’il n’y ait pas de malentendus sur les commandes ou les délais. Cela m’a aidé à développer de bonnes relations de travail avec de nombreux fournisseurs qui ont su répondre à nos besoins même lorsque nous avons eu des changements de dernière minute.

À quelle fréquence les fournisseurs doivent-ils être contactés ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous équilibrez votre temps et hiérarchisez les tâches. Votre réponse doit montrer que vous savez quand contacter les fournisseurs et quand attendre leur réponse. Vous pouvez également inclure un exemple précis d’une période pendant laquelle vous avez attendu ou contacté un fournisseur.

Exemple: « J’essaie généralement de contacter les fournisseurs une fois par semaine, mais je les contacterai plus souvent s’il y a un problème urgent. Par exemple, une fois, notre entreprise était à court de stocks avant la période des Fêtes. J’ai appelé mon fournisseur plusieurs fois jusqu’à ce qu’il réponde avec des informations sur la date à laquelle nous pouvions attendre notre expédition. Ils ont pu livrer le produit à temps pour que nous puissions nous réapprovisionner.

Il y a une nouvelle tendance de l’industrie que les acheteurs n’aiment pas. Comment aborderiez-vous ce problème ?

Cette question est un excellent moyen de voir comment vous géreriez une situation inconfortable. Cela montre également à l’intervieweur que vous êtes au courant des tendances de l’industrie et que vous pouvez adapter vos compétences en conséquence.

Exemple: « J’ai remarqué que de nombreuses entreprises abandonnent les contrats papier, que je connais très bien. Cependant, je pense que cette tendance est plus une question de gain de temps qu’autre chose. Je suggérerais donc que nous mettions en place un logiciel de contrat numérique pour tous nos fournisseurs afin de gagner du temps sur la saisie des données et d’en garantir l’exactitude. »