Les planificateurs de projet sont les cerveaux qui s’assurent que chaque étape d’un projet est prise en compte et se déroule sans heurts. De l’élaboration des échéanciers et des budgets à la création et au suivi des diagrammes de Gantt, les planificateurs de projet sont l’épine dorsale de toute entreprise réussie. Si vous voulez être un planificateur de projet, vous devrez être en mesure de répondre à une série de questions d’entretien d’embauche de planificateur de projet.

Dans ce guide, vous trouverez une liste de questions et réponses d’entretien d’embauche de planificateur de projet pour vous aider à préparer votre entretien d’embauche. Vous apprendrez à quoi vous attendre et comment répondre aux questions sur votre expérience, votre capacité à gérer le stress et votre connaissance des différents outils de gestion de projet.

Connaissez-vous le guide PMBOK ?

Le Guide PMBOK est une norme de gestion de projet utilisée par de nombreuses organisations. L’intervieweur peut poser cette question pour voir si vous avez de l’expérience avec le guide et comment il peut vous aider dans votre rôle de planificateur de projet. Si vous n’êtes pas familier avec le guide PMBOK, envisagez de le rechercher avant votre entretien afin de pouvoir discuter de ce qu’il est et pourquoi il est important.

Exemple: “Oui, je connais très bien le Guide PMBOK. Dans mon dernier poste, nous avons utilisé le guide pour assurer le succès de nos projets. Nous examinions chaque phase du plan de projet pour nous assurer que tous les éléments nécessaires étaient en place. Cela nous a permis d’éviter tout problème ou retard pendant le projet.

Quelles sont les qualités les plus importantes pour un planificateur de projet ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si vous avez les compétences et les capacités nécessaires pour réussir dans ce rôle. Votre réponse doit inclure une liste de qualités importantes pour les planificateurs de projet, telles que les compétences en communication, en organisation et en gestion du temps.

Exemple: « La qualité la plus importante pour un planificateur de projet est le souci du détail. Cette personne doit être en mesure de remarquer tout changement ou problème avec le plan de projet afin de pouvoir faire des ajustements avant que cela ne devienne un problème. Une autre qualité importante est la communication. Un planificateur de projet doit être capable de communiquer efficacement avec les membres de l’équipe et les autres parties prenantes pour s’assurer que chacun comprend son rôle et ses responsabilités.

Comment gérez-vous plusieurs tâches et projets à la fois ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous priorisez votre travail et gérez votre temps. Votre réponse doit mettre en évidence votre capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à organiser des projets et à respecter les délais.

Exemple: « J’utilise un logiciel de gestion de projet qui me permet de créer plusieurs tâches et sous-tâches pour chaque projet sur lequel je travaille. Cela m’aide à rester organisé et à garder une trace de toutes mes responsabilités. De plus, je me fixe des objectifs quotidiens afin de pouvoir accomplir les tâches importantes dans les délais. Par exemple, si j’ai cinq tâches principales à accomplir d’ici la fin de la semaine, je vais les décomposer en tâches plus petites et fixer des objectifs spécifiques pour quand je veux les accomplir. »

Quelle est votre expérience avec l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet ?

Cette question peut aider l’intervieweur à en savoir plus sur votre expérience d’utilisation de logiciels pour gérer des projets. Utilisez des exemples d’emplois précédents ou décrivez comment vous avez utilisé un logiciel de gestion de projet dans votre rôle actuel.

Exemple: « J’ai travaillé avec différents types de logiciels de gestion de projet, notamment Microsoft Project et Basecamp. Je trouve que chaque type de logiciel a ses propres avantages, donc je les utilise tous en fonction des besoins de mon équipe à ce moment-là. Par exemple, lorsque je travaille sur un projet à grande échelle, je préfère utiliser Microsoft Project car il me permet de créer des chronologies complexes et d’organiser les tâches par catégorie. Cependant, pour les petits projets, j’aime utiliser Basecamp car il est facile de naviguer et m’aide à rester organisé.

Donnez un exemple d’une situation où vous avez dû faire face à une partie prenante difficile.

En tant que planificateur de projet, vous devrez peut-être travailler avec des intervenants avec lesquels il n’est pas toujours facile de composer. Les employeurs posent cette question pour voir comment vous gérez les situations difficiles et si vous pouvez utiliser vos compétences en communication pour diffuser la situation. Dans votre réponse, essayez de montrer que vous pouvez vous affirmer en cas de besoin tout en respectant les autres.

Exemple: « J’ai eu une fois un intervenant qui était très exigeant. Il changeait constamment d’avis sur ce qu’il voulait du projet et me donnait souvent des informations contradictoires. J’ai appris qu’il était préférable de le rencontrer en personne afin que nous puissions discuter plus en profondeur. Ce faisant, j’ai pu obtenir des réponses à toutes mes questions et lui fournir les informations dont il avait besoin.

Si on vous confiait un projet avec un délai serré, comment géreriez-vous le calendrier ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous planifiez des projets et respectez les délais. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence votre capacité à gérer un calendrier, à hiérarchiser les tâches et à atteindre les objectifs du projet à temps.

Exemple: « J’évaluerais d’abord la portée du projet et déterminerais les ressources dont j’ai besoin pour le mener à bien. Ensuite, je créerais un calendrier pour chaque tâche du projet et les attribuerais aux membres de l’équipe en fonction de leur disponibilité. Enfin, je vérifierais régulièrement avec mon équipe pour m’assurer qu’elle progresse et fournir tout le soutien ou les conseils nécessaires pour rester sur la bonne voie.

Que feriez-vous si vous remarquiez un écart dans le budget d’un projet ?

Les enquêteurs peuvent poser cette question pour évaluer votre capacité à remarquer et à signaler les erreurs. Dans votre réponse, expliquez comment vous géreriez la situation et quelles mesures vous prendriez pour la corriger.

Exemple: « Si je remarquais un écart dans le budget d’un projet, j’essayais d’abord de savoir pourquoi il y avait une erreur. Si je ne pouvais pas déterminer la cause du problème, j’en parlerais à mon superviseur. Ensemble, nous déciderions d’ajuster ou non le budget en fonction du coût du projet. Si nous décidions d’ajuster le budget, je travaillerais avec mon équipe pour créer de nouvelles estimations et élaborer un plan révisé. »

Dans quelle mesure communiquez-vous avec les membres de l’équipe et les autres parties prenantes ?

Les planificateurs de projet doivent être capables de communiquer efficacement avec les membres de l’équipe et les autres parties prenantes. Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos compétences en communication. Utilisez votre réponse pour montrer que vous êtes un bon communicateur qui peut bien travailler avec les autres. Expliquez comment vous utilisez différentes méthodes de communication, telles que le courrier électronique, les appels téléphoniques ou les réunions en personne.

Exemple: « Je suis très doué pour communiquer avec les membres de mon équipe et les autres parties prenantes. Je m’assure toujours d’avoir des vérifications régulières avec mon chef de projet afin que nous puissions discuter de tout problème ou préoccupation. J’organise également des réunions d’équipe hebdomadaires où chacun peut partager son avancement sur le projet. Cela m’aide à rester au courant de ce sur quoi tout le monde travaille et me donne l’occasion de répondre aux questions qu’ils pourraient avoir. »

Avez-vous de l’expérience avec des équipes à distance?

Les planificateurs de projet travaillent souvent avec des équipes distantes, de sorte que l’intervieweur peut vous poser cette question pour voir si vous avez de l’expérience de travail dans un environnement virtuel. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence les compétences ou techniques qui vous aident à collaborer avec des personnes qui ne sont pas dans le même bureau que vous.

Exemple: « J’ai travaillé sur plusieurs projets où j’étais la seule personne de mon équipe qui était localisée localement alors que tout le monde travaillait à distance. Cela signifiait que je devais être très organisé et détaillé lorsqu’il s’agissait de communiquer les mises à jour et les modifications du projet. Pour m’assurer que tout le monde comprenait ce que je disais, j’ai utilisé des outils comme Slack et Trello pour communiquer avec eux. Ces outils m’ont aidé à rester organisé et ont permis à chacun de savoir ce qu’il devait faire. »

À quel moment avez-vous dû adapter votre plan de projet initial ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre votre adaptabilité et votre flexibilité en tant que planificateur de projet. Utilisez des exemples tirés d’expériences professionnelles antérieures pour mettre en évidence la façon dont vous avez utilisé des compétences de pensée critique pour modifier votre plan afin de répondre aux attentes des clients ou d’atteindre les objectifs du projet.

Exemple: « Dans mon dernier rôle, j’ai dû ajuster mon plan de projet initial lorsque notre équipe s’est rendu compte que nous ne serions pas en mesure de terminer toutes nos tâches dans les délais impartis. Nous avons décidé de donner la priorité à certains aspects du projet afin de pouvoir atteindre les objectifs clés dans les délais. Cela nous a aidés à maintenir de bonnes relations avec nos clients tout en réalisant des projets conformément à leurs spécifications. »

Nous voulons attirer des clients d’un groupe démographique spécifique. Comment feriez-vous pour cibler ce groupe ?

Un intervieweur peut poser cette question pour évaluer vos compétences en marketing. Ils veulent savoir comment vous utiliseriez les informations démographiques pour attirer des clients et augmenter vos ventes. Dans votre réponse, expliquez les étapes que vous prendriez pour rechercher un public cible et mettre en œuvre des stratégies qui les intéressent.

Exemple: « Je commencerais par faire des recherches sur la clientèle actuelle de l’entreprise. J’analyserais leur tranche d’âge, leur sexe, leur emplacement et d’autres facteurs qui influencent les décisions d’achat. Ensuite, j’examinerais des entreprises similaires avec des données démographiques similaires pour savoir ce qu’elles font pour attirer ces groupes. J’appliquerais ensuite ces stratégies à ma propre entreprise.

Décrivez votre processus de création d’une charte de projet.

L’intervieweur peut vous demander de décrire votre processus de création d’une charte de projet. Il s’agit d’un document important qui décrit les objectifs d’un projet, son calendrier et son budget. Votre réponse doit montrer que vous pouvez créer un plan clair pour les projets.

Exemple: « Je commence par rencontrer le client pour discuter de ses objectifs et de ses attentes pour le projet. Je fais ensuite des recherches sur des projets similaires pour comprendre ce qui a bien fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Ensuite, je développe un calendrier pour le projet en fonction de mes recherches et des besoins du client. Enfin, je présente la charte du projet au client pour approbation.

Qu’est-ce qui vous distingue des autres candidats ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications et sur la manière dont vous pouvez contribuer à leur entreprise. Lorsque vous répondez, il est important de mettre en évidence une compétence ou une expérience qui vous distingue des autres candidats. Vous pouvez également mentionner quelque chose qui se rapporte à la description de poste.

Exemple: « J’ai cinq ans d’expérience en planification de projets, mais je suis toujours passionné par l’apprentissage de nouvelles choses. Dans mon dernier rôle, j’ai assumé une responsabilité supplémentaire en tant que chef d’équipe car mon manager était absent pendant plusieurs semaines. Cette opportunité m’a aidé à développer des compétences en leadership et m’a inspiré à poursuivre une maîtrise en administration des affaires. J’espère utiliser ces compétences pour aider votre entreprise à réussir.

Quelle méthodologie de gestion de projet préférez-vous ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre votre expérience avec différentes méthodologies de gestion de projet. Cela peut également leur montrer comment vous planifiez des projets et quel est votre style préféré. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner quelle méthodologie vous préférez et pourquoi.

Exemple: « J’ai utilisé à la fois Agile et Waterfall dans mes rôles précédents en tant que planificateur de projet. Je trouve que je suis plus à l’aise avec Agile en raison de sa flexibilité. J’aime pouvoir ajuster les plans en cas de besoin et avoir des contrôles plus fréquents avec les membres de l’équipe. Cependant, je pense que Waterfall a sa place. Par exemple, s’il y a des livrables ou des jalons spécifiques qui doivent être atteints à temps, alors Waterfall peut être mieux adapté à ces situations.

Selon vous, quelle est la chose la plus importante que les planificateurs de projet puissent faire pour assurer le succès d’un projet ?

Cette question est l’occasion pour vous de montrer à l’intervieweur que vous savez ce qu’il faut pour réussir dans ce rôle. Utilisez des exemples tirés de votre expérience pour expliquer comment les planificateurs de projet peuvent assurer le succès d’un projet et mettre en valeur vos compétences en tant que planificateur.

Exemple: « Je pense que l’une des choses les plus importantes que les planificateurs de projet puissent faire pour assurer le succès d’un projet est de communiquer avec toutes les parties prenantes impliquées. Je m’assure toujours de rencontrer les clients, les membres de l’équipe et les autres professionnels qui font partie du projet afin que nous soyons tous sur la même longueur d’onde concernant nos objectifs et nos attentes pour le projet. Cela m’aide à comprendre leurs inquiétudes éventuelles et à y répondre avant qu’elles ne deviennent des problèmes.

À quelle fréquence mettez-vous à jour votre plan de projet ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre à quelle fréquence vous mettez à jour votre plan de projet et quels facteurs influencent ces mises à jour. Votre réponse doit montrer que vous êtes en mesure de faire des mises à jour régulières au besoin, mais également mettre en évidence les stratégies spécifiques que vous utilisez pour vous assurer que des informations précises sont incluses dans votre plan.

Exemple: « Je mets généralement à jour mon plan de projet au moins une fois par semaine, même si parfois c’est plus fréquemment que cela en fonction des besoins du projet. Je trouve que les mises à jour hebdomadaires me permettent de rester organisé et de suivre les détails importants du projet, ce qui m’aide à éviter de manquer des échéances ou des objectifs clés. J’aime aussi faire un examen global de l’ensemble du plan de projet tous les mois afin de voir où nous progressons et d’identifier les domaines où nous devons nous améliorer. »

Il y a un membre de votre équipe qui ne fait pas son poids. Que fais-tu?

Cette question est un excellent moyen de voir comment vous gérez les conflits et le travail d’équipe. Il est important que les employeurs sachent que vous pouvez bien travailler avec les autres, il est donc crucial de donner une réponse qui montre votre capacité à collaborer avec les autres.

Exemple: « J’essaierais d’abord de leur parler de la question en privé. S’ils sont conscients de leur comportement mais continuent de ne pas peser leur poids, j’organiserais une réunion d’équipe où nous discuterions de nos objectifs en tant que groupe et de la manière dont chaque personne peut contribuer à ces objectifs. Cela aide à rappeler à chacun pourquoi nous travaillons ensemble et donne à l’employé sous-performant une autre chance de s’améliorer.