Les analystes de projet sont responsables de la planification, de l’exécution et du suivi des projets. Ils travaillent avec des équipes pour s’assurer que les projets sont terminés dans les délais et dans les limites du budget. Les analystes de projet suivent également l’avancement des projets et génèrent des rapports.

Si vous cherchez un emploi en tant qu’analyste de projet, vous devrez être en mesure de répondre à des questions sur votre expérience, vos compétences et votre formation. Vous devrez également être en mesure de démontrer que vous avez la capacité de penser de manière critique et de résoudre des problèmes.

Dans ce guide, vous trouverez des questions et réponses d’entretien avec un analyste de projet qui vous aideront à préparer votre prochain entretien.

Êtes-vous à l’aise avec les données ?

Cette question peut aider les enquêteurs à déterminer si vous avez les compétences nécessaires pour accomplir vos tâches. Utilisez des exemples d’expériences antérieures qui montrent à quel point vous êtes à l’aise avec les données et l’analyse des informations.

Exemple: « Je suis très à l’aise de travailler avec des données, en particulier lorsqu’il s’agit d’organiser de grandes quantités d’informations dans un format plus gérable. Dans mon dernier rôle en tant qu’analyste de projet, j’étais responsable de la création de rapports basés sur les demandes des clients. Ces rapports comprenaient des mesures importantes telles que la budgétisation, les délais et l’allocation des ressources. J’utilisais les données de nos bases de données internes pour créer ces rapports, ce qui m’aidait à m’assurer qu’ils étaient exacts. »

Quelles sont certaines des compétences les plus importantes que vous possédez pour un poste d’analyste de projet ?

Cette question vous permet de montrer à l’intervieweur que vous avez une bonne compréhension de ce qu’il faut pour réussir dans ce rôle. Lorsque vous répondez, réfléchissez aux compétences les plus importantes pour votre réussite et à leur lien avec la description du poste.

Exemple: « Je pense que la communication est l’une des compétences les plus importantes pour un analyste de projet, car je dois m’assurer que tous les membres de mon équipe comprennent leurs responsabilités et se tiennent au courant de tout changement ou mise à jour. Une autre compétence essentielle pour moi est l’organisation, car j’ai besoin de garder une trace de toutes les informations pertinentes tout au long du projet. Enfin, je trouve que les compétences en résolution de problèmes sont cruciales pour ce poste car il y a souvent des défis inattendus qui surviennent au cours des projets. »

Comment gardez-vous une trace de toutes les informations que vous devez analyser ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous organisez votre travail et les informations dont vous avez besoin pour mener à bien les projets. Utilisez des exemples d’expériences passées pour expliquer comment vous gardez une trace de tous les détails, y compris les délais, les budgets et d’autres informations importantes.

Exemple: « J’utilise un logiciel de gestion de projet qui me permet de créer des dossiers différents pour chaque client avec qui je travaille. Dans ces dossiers, j’ai des documents séparés où je stocke toutes mes notes sur les projets sur lesquels je travaille. Cela m’aide à rester organisé et à trouver rapidement toutes les informations dont j’ai besoin. De plus, j’utilise également un calendrier en ligne pour programmer des réunions avec les clients et définir des rappels afin de ne pas oublier les dates importantes. »

Quel est votre processus d’évaluation de la réussite d’un projet ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre vos compétences analytiques et la façon dont vous les appliquez à un projet. Votre réponse doit inclure des étapes pour évaluer le succès, y compris les mesures que vous utilisez pour le mesurer.

Exemple: « J’évalue le succès d’un projet en examinant les objectifs que j’ai fixés avec mon client et en les comparant aux résultats réels. Par exemple, si nous travaillions sur une campagne marketing et que notre objectif était d’augmenter les ventes de 10 % par rapport au trimestre précédent, je regarderais les chiffres après la fin de la campagne pour voir si nous avons atteint ou dépassé cet objectif. Si nous l’avons fait, alors le projet a réussi.

Fournissez un exemple de projet que vous avez réalisé avec succès.

Les enquêteurs posent cette question pour en savoir plus sur votre expérience et vos compétences. Ils veulent savoir ce que vous avez accompli dans le passé, afin qu’ils puissent voir comment vous pourriez contribuer à leur entreprise. Lorsque vous répondez à cette question, il est important de mettre en évidence un projet qui a réussi et un projet sur lequel vous avez aimé travailler.

Exemple: « Dans mon dernier poste d’analyste de projet, j’ai travaillé avec une équipe de cinq autres analystes pour réaliser un projet de construction à grande échelle pour un hôpital local. Ce projet nous a obligés à travailler en étroite collaboration avec de nombreux départements différents au sein de l’hôpital, notamment les finances, les ressources humaines et le marketing. Nous avons dû coordonner nos efforts avec ces départements tout en respectant les délais et les contraintes budgétaires.

J’ai vraiment apprécié ce projet car il m’a permis d’utiliser mes compétences en communication et en organisation. Cela m’a également donné l’opportunité de travailler avec un groupe diversifié de personnes.

Si vous étiez en charge d’un projet défaillant, que feriez-vous pour le redresser ?

Cette question est un excellent moyen d’évaluer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à diriger. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de décrire les étapes que vous prendriez pour résoudre les problèmes du projet et comment vous communiqueriez avec les membres de l’équipe au sujet des changements.

Exemple: « Si j’étais en charge d’un projet défaillant, je rencontrerais d’abord mon équipe pour discuter de ce qui n’allait pas et pourquoi. Ensuite, je créerais un plan pour fixer le projet en fixant de nouveaux objectifs et délais. Enfin, je m’assurerais que tous les membres de l’équipe comprenaient les nouvelles attentes et m’assurais qu’ils avaient tout ce dont ils avaient besoin pour mener à bien leur travail.

Que feriez-vous si vous aviez besoin d’informations d’un membre de l’équipe, mais qu’il n’était pas en mesure de vous les fournir ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous gérez les conflits et votre capacité à travailler avec les autres. Votre réponse doit montrer que vous êtes prêt à collaborer avec les membres de l’équipe, même s’ils ne sont pas aussi expérimentés ou compétents que vous.

Exemple: « J’essayais d’abord d’obtenir les informations d’eux d’une manière qui leur convenait. Si j’avais encore besoin d’informations après cela, je demanderais à mon responsable ou à un autre membre plus expérimenté de l’équipe d’en parler avec eux. Cela garantit que tout le monde est traité équitablement et avec respect tout en obtenant les informations dont j’ai besoin.

Travaillez-vous bien avec les autres ?

Les analystes de projet travaillent souvent avec une variété de personnes, y compris des chefs de projet, des membres d’équipe et des clients. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous pouvez bien collaborer avec les autres au travail. Lorsque vous répondez, essayez de mettre en avant vos qualités relationnelles. Expliquez que vous aimez travailler avec les autres et que vous êtes prêt à faire des compromis si nécessaire.

Exemple: « Je suis très doué pour collaborer avec les autres. J’ai toujours été quelqu’un qui est capable de communiquer efficacement avec les autres. Tout au long de ma carrière, j’ai travaillé avec différents types de personnes. Je sens que je suis capable de comprendre les points de vue des autres et de trouver des compromis si nécessaire. Je pense aussi que je suis assez amical et facile à vivre, ce qui me permet de travailler plus facilement avec les autres.

Avez-vous de l’expérience avec des logiciels particuliers ?

L’intervieweur peut poser cette question pour voir si vous avez de l’expérience avec le logiciel qu’il utilise dans son entreprise. Avant votre entretien, recherchez le site Web de l’entreprise et la description de poste pour savoir quels programmes ils utilisent. Si vous n’avez aucune expérience avec ces programmes, envisagez de vous entraîner avant votre entretien afin de pouvoir discuter de la facilité d’apprentissage de nouveaux logiciels.

Exemple: « J’utilise Microsoft Project depuis plus de cinq ans maintenant, ce qui m’a également aidé à me familiariser avec d’autres logiciels de gestion de projet. J’ai aussi une certaine expérience avec Asana, Trello et Basecamp.

Lors de l’analyse d’un projet, préférez-vous vous focaliser sur le présent, le passé ou le futur ?

Cette question peut aider un intervieweur à comprendre vos compétences en gestion du temps et la façon dont vous priorisez les projets. Votre réponse doit montrer que vous êtes organisé, minutieux et capable de respecter les délais.

Exemple: « Je préfère me concentrer sur le présent lors de l’analyse d’un projet car cela me permet de prendre des décisions immédiates sur ce qui doit être fait ensuite. Je trouve que cette approche m’aide à rester concentré sur mon travail et à accomplir les tâches en temps opportun. Cependant, j’aime aussi prendre du temps à la fin de chaque journée pour réfléchir à mes progrès jusqu’à présent. Cela m’aide à planifier mes tâches à venir plus efficacement.

Nous voulons améliorer notre taux de réussite. Que feriez-vous pour augmenter notre taux de réussite ?

Cette question est un excellent moyen de montrer vos compétences en résolution de problèmes et comment vous pouvez les utiliser pour aider l’entreprise. Lorsque vous répondez à cette question, il est important de réfléchir aux mesures que vous prendriez pour augmenter le taux d’achèvement des projets. Vous devriez également envisager de demander l’avis d’autres membres de l’organisation qui pourraient avoir des idées sur la façon d’améliorer le taux de réussite.

Exemple: « Je demanderais d’abord à mon responsable ou à d’autres parties prenantes ce qu’ils pensent pouvoir faire pour améliorer notre taux de réussite. Je créerais alors une liste de toutes les solutions possibles que nous pourrions mettre en œuvre pour augmenter notre taux de réussite. Après avoir créé la liste, je hiérarchiserais les solutions en fonction de leur rentabilité et de leur facilité de mise en œuvre. Ensuite, je commencerais à mettre en œuvre les solutions une par une jusqu’à ce que nous constations une amélioration de notre taux de réussite. »

Décrivez votre processus de délégation de tâches.

La délégation de tâches est une partie importante du métier d’analyste de projet. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez la capacité de déléguer des tâches de manière efficace et efficiente. Dans votre réponse, expliquez comment vous décidez quels membres de l’équipe sont les mieux adaptés pour chaque tâche. Essayez de mettre en valeur vos compétences en communication et votre souci du détail lorsque vous déléguez des tâches.

Exemple: « Je commence par examiner les compétences et le niveau d’expérience de chacun. Je réfléchis ensuite au type de travail qu’ils préfèrent. Par exemple, certaines personnes peuvent être meilleures dans la saisie de données tandis que d’autres excellent dans l’analyse de l’information. Après avoir déterminé qui doit faire quoi, je leur fournis toutes les instructions et tous les détails nécessaires concernant leurs tâches spécifiques. Cela permet de s’assurer que tout le monde reste sur la bonne voie et termine ses missions en temps opportun. »

Qu’est-ce qui vous distingue des autres analystes ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos compétences et talents uniques. Ils veulent savoir ce qui fait de vous un atout précieux pour leur entreprise. Lorsque vous répondez à cette question, pensez aux qualités les plus importantes qui font de vous un analyste de projet efficace. Vous pouvez également mentionner les certifications ou les programmes de formation que vous avez suivis.

Exemple: « Je suis passionné par mon travail et je m’efforce toujours de faire de mon mieux. Je suis très organisé et soucieux du détail, ce qui m’aide à rester au top de tous les projets. De plus, je suis engagé dans l’apprentissage et le développement continus. Je me suis récemment inscrit à un programme de certification en gestion de projet à mon collège communautaire local. Ce programme m’aidera à développer encore plus de compétences en tant qu’analyste de projet.

Dans quelles industries avez-vous le plus d’expérience ?

Cette question est un excellent moyen pour l’intervieweur d’en savoir plus sur votre parcours et votre expérience. Il est important de montrer que vous avez une expérience pertinente dans le secteur de l’entreprise avec laquelle vous interviewez. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être avantageux de mentionner une industrie qui a des processus ou des procédures similaires à celle pour laquelle vous postulez.

Exemple: « J’ai travaillé principalement dans les secteurs de la construction et de l’ingénierie. Je trouve que ces deux industries ont de nombreuses similitudes en matière de gestion de projet. Par exemple, les deux industries exigent une communication efficace entre les membres de l’équipe et les parties prenantes. Dans mon poste précédent, j’ai été en mesure de mettre en œuvre des stratégies qui ont contribué à améliorer la communication entre toutes les parties concernées. »

Selon vous, quel est l’aspect le plus important du métier d’analyste de projet ?

Cette question est un excellent moyen pour l’intervieweur d’en savoir plus sur vos valeurs en tant qu’analyste de projet. Il est important de montrer que vous valorisez la collaboration, la communication et l’organisation dans votre réponse.

Exemple: « Je pense que l’aspect le plus important d’être un analyste de projet est d’avoir de solides compétences organisationnelles. Je crois qu’il est essentiel de pouvoir garder une trace de toutes les informations liées à un projet afin que toutes les personnes impliquées puissent y accéder quand elles en ont besoin. Une autre compétence importante est la communication car elle me permet de collaborer avec les membres de mon équipe et de partager avec eux toute information pertinente.

À quelle fréquence mettez-vous à jour les plans de projet ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre à quelle fréquence vous mettez à jour les plans et le niveau de détail que vous incluez dans vos mises à jour. Vous pouvez répondre à cette question en décrivant un moment précis où vous avez mis à jour les plans de projet pour montrer que vous avez de l’expérience avec ce processus.

Exemple: « Je mets généralement à jour les plans de projet au moins une fois par semaine, mais j’apporte également de petites modifications au besoin tout au long de la semaine. Par exemple, si je remarque que quelque chose ne va pas ou ne correspond pas au plan, j’apporterai un changement immédiat au plan afin que nous puissions éviter tout problème plus tard. Dans mon dernier rôle, j’ai remarqué que l’un des membres de notre équipe prenait du retard sur ses tâches, alors j’ai ajusté les délais de chacun pour leur donner plus de temps.

Il y a un conflit entre deux membres de l’équipe. Comment gérez-vous cela?

Cette question peut aider l’intervieweur à évaluer vos compétences en résolution de conflits. Utilisez des exemples d’expériences passées pour montrer comment vous résolvez les conflits et maintenez un environnement d’équipe positif.

Exemple: « Dans mon dernier rôle, j’avais deux chefs de projet qui n’étaient pas d’accord sur certaines stratégies clés pour nos projets. Un gestionnaire souhaitait utiliser des méthodes plus traditionnelles tandis que l’autre préférait une technologie plus récente. Ils m’ont tous les deux présenté leur cas et j’ai décidé de les rencontrer séparément pour discuter plus en détail de leurs idées. Après avoir entendu les deux parties, j’ai déterminé que la meilleure approche serait une combinaison des deux approches. Les deux managers ont pu se mettre d’accord après en avoir discuté ensemble.