Un gestionnaire de processus est responsable de la planification, de l’organisation et du suivi du travail qui doit être effectué pour fabriquer un produit ou fournir un service. De l’idée initiale au produit final, les gestionnaires de processus maintiennent le travail sur la bonne voie et s’assurent qu’il respecte les normes requises.

Si vous cherchez à décrocher un emploi en tant que gestionnaire de processus, vous devrez être en mesure de répondre aux questions d’entretien d’embauche du gestionnaire de processus qui testent vos compétences dans ce domaine. Dans ce guide, nous vous fournirons une liste de questions et réponses d’entretien de responsable de processus que vous pouvez utiliser pour vous aider à préparer votre entretien.

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Connaissez-vous le corpus de connaissances en gestion de projet (PMBOK) du Project Management Institute (PMI) ?

Le PMI est une organisation professionnelle qui offre une certification en gestion de projet. Le PMBOK est le guide standard pour la gestion de projets et il est utilisé par de nombreuses organisations pour former leurs gestionnaires de processus. Si vous passez un entretien avec une organisation qui utilise le PMBOK, il est important de montrer votre connaissance de cette ressource.

Exemple: « Oui, je connais le PMBOK. En fait, j’ai obtenu ma certification Project Management Professional (PMP) par le biais du PMI. Ce diplôme m’oblige à comprendre le PMBOK et comment il peut être appliqué à des situations réelles. Par conséquent, j’utilise le PMBOK comme référence lorsque je travaille sur des projets.

Quels sont les éléments clés d’un processus solide ?

Les intervieweurs peuvent poser cette question pour évaluer votre compréhension des principes fondamentaux de la gestion des processus. Ils veulent savoir que vous pouvez appliquer vos connaissances et vos compétences à une nouvelle organisation. Ils peuvent donc poser des questions comme celle-ci pour voir si vous avez déjà utilisé des processus similaires dans le passé. Dans votre réponse, essayez d’expliquer ce qui fait un processus solide tout en donnant des exemples de la façon dont vous avez aidé à créer des processus efficaces dans le passé.

Exemple: « Un processus solide a des buts clairs, des objectifs mesurables et un calendrier d’achèvement. Il devrait également inclure des rôles et des responsabilités clairement définis, ainsi que des canaux de communication pour le partage d’informations. Enfin, il doit être régulièrement évalué pour s’assurer qu’il atteint toujours ses objectifs.

Comment amélioreriez-vous un processus qui est actuellement inefficace ou inefficace ?

Cette question peut aider l’intervieweur à évaluer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à apporter des améliorations. Utilisez des exemples d’expériences antérieures ou expliquez comment vous aborderiez cette situation si vous n’aviez aucune expérience préalable avec des processus similaires.

Exemple: « J’identifierais d’abord ce qui cause l’inefficacité ou l’inefficacité du processus, puis j’analyserais la cause profonde du problème. Une fois que j’ai identifié la cause première, je mettrais en œuvre une solution qui améliore l’efficacité ou l’efficience du processus en éliminant la cause première. Dans mon dernier rôle en tant que gestionnaire de processus, nous avions des problèmes avec notre service client car ils n’étaient pas en mesure de répondre aux appels dans un délai raisonnable. Après avoir analysé le problème, j’ai constaté qu’il y avait une augmentation du volume d’appels en raison du lancement d’un nouveau produit. Nous avons embauché plus d’employés pour gérer l’augmentation du volume d’appels jusqu’à ce qu’il revienne à des niveaux normaux. »

Quel est votre processus d’identification et de priorisation des améliorations potentielles ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous abordez votre travail et à déterminer sur quelles améliorations se concentrer. Utilisez des exemples de projets ou d’expériences antérieurs pour expliquer comment vous identifiez les améliorations potentielles, évaluez leur impact et décidez lesquelles mettre en œuvre.

Exemple: « Je commence par identifier les domaines où nous n’atteignons pas nos buts ou nos objectifs. Ensuite, j’évalue le rapport coût-bénéfice de chaque amélioration pour voir si elle a du sens à mettre en œuvre. Si c’est le cas, je crée un calendrier pour la mise en œuvre et j’attribue les ressources nécessaires. Enfin, je surveille les progrès tout au long du projet pour m’assurer que tous les problèmes sont résolus rapidement.

Fournissez un exemple d’un processus que vous avez mis en œuvre et qui a amélioré la qualité ou l’efficacité.

Les enquêteurs posent cette question pour en savoir plus sur votre expérience en tant que gestionnaire de processus. Ils veulent savoir comment vous pouvez appliquer vos compétences et votre expertise à leur organisation. Lorsque vous répondez à cette question, essayez de fournir un exemple d’un processus spécifique que vous avez mis en œuvre ou amélioré. Expliquez les étapes que vous avez suivies pour mettre en œuvre le processus et mettez en évidence les résultats obtenus.

Exemple: « Dans mon emploi précédent, j’étais responsable de la gestion du service à la clientèle de l’entreprise. Un jour, j’ai remarqué que les clients avaient du mal à trouver des informations sur notre site Web. Pour résoudre ce problème, j’ai travaillé avec l’équipe informatique pour créer une nouvelle fonction de recherche sur le site Web. Cela a permis aux clients de trouver les informations dont ils avaient besoin beaucoup plus rapidement qu’auparavant. En conséquence, nous avons constaté une augmentation de 10 % des ventes en six mois. »

Si vous disposiez d’une équipe d’employés aux compétences variées, comment les utiliseriez-vous pour mener à bien un processus ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous utiliseriez vos compétences en leadership pour créer une équipe productive. Utilisez des exemples tirés d’expériences passées où vous avez dû gérer une équipe d’employés aux compétences variées tout en réussissant à mener à bien des projets.

Exemple: « Dans mon dernier rôle, on m’a confié une équipe de cinq employés qui avaient tous des compétences différentes mais qui étaient nécessaires pour le même projet. J’ai d’abord rencontré chaque employé individuellement pour en savoir plus sur leurs forces et leurs faiblesses. Ensuite, j’ai créé un plan qui permettait à chaque employé de contribuer de la manière qu’il jugeait la plus confortable. Cette stratégie m’a aidé à mener mon équipe vers le succès en permettant à chacun de se sentir valorisé et important.

Que feriez-vous si on vous donnait un délai serré pour terminer un processus ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous priorisez votre travail et respectez les délais. Utilisez des exemples d’expériences antérieures pour montrer que vous êtes capable de gérer plusieurs projets à la fois tout en respectant des délais importants.

Exemple: « Dans mon dernier rôle, j’ai été chargé de créer un nouveau processus pour notre service client en deux semaines. Au début, cela semblait être une tâche écrasante car il y avait tellement de départements différents impliqués dans le processus. Cependant, j’ai décomposé le projet en tâches plus petites et délégué des responsabilités à chaque membre de l’équipe. Nous avons respecté le délai en mettant en œuvre le nouveau processus dans tous les départements. »

Dans quelle mesure communiquez-vous avec les autres services pour vous assurer qu’ils comprennent votre processus ?

En tant que gestionnaire de processus, vous devrez peut-être communiquer avec d’autres services ou équipes au sujet de vos processus. Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos compétences en communication et sur votre capacité à collaborer avec les autres. Dans votre réponse, expliquez les mesures que vous prenez pour vous assurer que tout le monde comprend les processus que vous créez.

Exemple: « Je m’assure toujours de rencontrer toutes les parties prenantes concernées avant de créer de nouveaux processus. Cela me permet de comprendre leurs besoins et leurs préoccupations tout en découvrant leurs processus actuels. J’utilise ensuite ces informations pour créer mes propres processus qui traitent ces problèmes tout en répondant aux objectifs de l’entreprise. Tout au long du processus, je reste en contact avec ces parties prenantes afin qu’elles sachent quand s’attendre à des changements. »

Avez-vous de l’expérience de travail avec des professionnels de l’informatique pour intégrer des systèmes de gestion de processus ?

Les professionnels de l’informatique sont souvent impliqués dans la mise en œuvre de systèmes de gestion de processus. L’intervieweur peut vous poser cette question pour comprendre dans quelle mesure vous travaillez avec des équipes informatiques et si vous avez de l’expérience dans ce domaine. Dans votre réponse, essayez de mettre en évidence votre capacité à collaborer avec d’autres services et individus.

Exemple: « J’ai travaillé avec des professionnels de l’informatique à plusieurs reprises lors de la mise en œuvre de nouveaux logiciels ou matériels pour mon organisation. Je trouve qu’il est important de travailler en étroite collaboration avec des professionnels de l’informatique au cours de ces processus, car ils peuvent m’aider à déterminer quels outils seront les plus bénéfiques pour notre équipe. Ils savent également comment intégrer ces outils dans l’infrastructure technologique existante. Cela permet de s’assurer que nous tirons le meilleur parti de nos investissements.

Quand est-il approprié de demander une aide extérieure pour améliorer un processus ?

Les enquêteurs peuvent poser cette question pour évaluer vos compétences en matière de prise de décision et votre capacité à collaborer avec les autres. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence vos capacités de résolution de problèmes, vos compétences en communication et votre volonté de travailler en équipe.

Exemple: « Je demanderais une aide extérieure lorsque j’aurais besoin d’une expertise ou de ressources supplémentaires pour améliorer un processus. Par exemple, lors de mon dernier emploi, nous avions un client qui n’était pas satisfait de la qualité de notre produit. Nous avions besoin d’un expert en service client pour nous aider à résoudre le problème. Dans un autre cas, nous avions de la difficulté à respecter les délais d’un de nos projets. Mon responsable m’a demandé de trouver quelqu’un qui pourrait nous aider à respecter ces délais. »

Nous voulons devenir plus efficaces en adoptant les meilleures pratiques de l’industrie. Quelles sont les meilleures pratiques de l’industrie que vous connaissez et qui pourraient améliorer nos processus ?

Cette question est un excellent moyen de montrer votre connaissance des meilleures pratiques de l’industrie et de la manière dont elles peuvent améliorer les processus. Lorsque vous répondez à cette question, il est important d’être précis sur le processus dont vous parlez et sur la meilleure pratique qui a permis d’apporter des améliorations.

Exemple: « J’ai remarqué que de nombreuses entreprises s’orientent vers l’utilisation des méthodologies Agiles pour leur gestion de projet. Cette méthodologie permet aux équipes de travailler ensemble plus efficacement en décomposant les grands projets en tâches plus petites. Je pense que cela serait bénéfique pour votre entreprise car cela pourrait aider à réduire les goulots d’étranglement dans la communication entre les départements. »

Décrivez votre expérience avec un logiciel de modélisation de processus.

Le logiciel de modélisation de processus est un outil couramment utilisé par les gestionnaires de processus. Cette question vous permet de montrer à l’intervieweur que vous avez de l’expérience avec ce type de logiciel et que vous pouvez appliquer vos connaissances à son organisation. Si vous n’avez aucune expérience préalable avec les logiciels de modélisation de processus, envisagez de décrire d’autres types de logiciels que vous avez utilisés dans le passé et qui sont similaires.

Exemple: « Dans mon rôle précédent en tant que gestionnaire de processus, j’ai utilisé Microsoft Visio pour tous mes besoins de modélisation de processus. Je l’ai trouvé facile à utiliser et à comprendre, ce qui m’a permis de créer rapidement des modèles détaillés de processus. J’ai également trouvé que la capacité de Visio à partager des fichiers en ligne était utile lors de la collaboration avec les membres de l’équipe.

Qu’est-ce qui vous distingue des autres candidats à ce poste ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications et sur la manière dont vous pouvez contribuer à leur entreprise. Avant votre entretien, faites une liste des compétences et des expériences qui vous qualifient pour ce rôle. Concentrez-vous sur ce qui vous distingue des autres candidats et mettez en évidence vos compétences ou certifications transférables.

Exemple: « Je suis passionné par la gestion des processus et je pense que je serais un excellent candidat pour ce poste en raison de mon souci du détail et de ma capacité à bien travailler avec les autres. Tout au long de ma carrière, j’ai développé de solides compétences en communication et en résolution de problèmes qui me permettent de prendre des initiatives et de résoudre les problèmes rapidement. Mon expérience précédente en tant que gestionnaire de processus m’a donné des informations précieuses sur les meilleures façons de gérer des projets et des équipes. »

Dans quelles industries avez-vous le plus d’expérience de travail ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre votre niveau d’expérience et son lien avec son entreprise. Si vous avez une expérience pertinente, partagez cette information avec eux. Si vous n’avez aucune expérience spécifique à l’industrie, envisagez de partager une histoire sur la façon dont vous avez utilisé vos compétences dans une situation unique.

Exemple: « J’ai travaillé principalement dans le secteur de la santé pendant toute ma carrière. Je trouve ce domaine intéressant car il y a tellement de processus différents impliqués dans la prestation de soins aux patients. Dans mon dernier rôle en tant que gestionnaire de processus, j’ai aidé à mettre en place de nouvelles façons de travailler au sein de la salle d’urgence de l’hôpital. Cela comprenait la création de procédures d’enregistrement des patients plus efficaces et l’amélioration de la communication entre les membres du personnel. »

Selon vous, quel est l’aspect le plus important de la gestion des processus ?

Cette question est l’occasion de montrer votre connaissance du domaine et comment vous pouvez l’appliquer. Lorsque vous répondez, réfléchissez aux compétences les plus importantes pour un gestionnaire de processus et à celles que vous possédez.

Exemple: « Je pense que l’aspect le plus important de la gestion des processus est la communication. Un gestionnaire de processus doit pouvoir communiquer avec tous les membres de son équipe afin qu’ils puissent comprendre le rôle de chacun dans le projet. Je crois aussi que la gestion du temps est essentielle car elle me permet de respecter les délais tout en restant flexible lorsque nécessaire. Enfin, je pense que l’organisation est essentielle car elle permet de garder tout le monde sur la bonne voie et garantit que nous suivons les meilleures pratiques. »

À quelle fréquence mettez-vous à jour vos processus pour suivre les changements de l’industrie ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous vous adaptez aux nouvelles informations et technologies. Utilisez des exemples tirés de votre expérience de mise à jour de processus ou de procédures dans votre rôle précédent, y compris ce qui vous a amené à les mettre à jour et comment ils ont contribué à améliorer les performances de votre équipe.

Exemple: « Je trouve important de suivre l’évolution de l’industrie, car je crois que cela m’aide à offrir un meilleur service à mes clients. Dans mon dernier poste, j’ai remarqué que notre clientèle augmentait à un rythme rapide, ce qui signifiait que nous devions embaucher plus d’employés. Cependant, je ne voulais embaucher personne jusqu’à ce que j’aie mis à jour notre processus d’embauche pour m’assurer que nous ne recrutions que des candidats qualifiés. Après avoir recherché d’autres processus d’embauche, j’en ai mis en place un qui a simplifié notre processus d’embauche et nous a permis d’embaucher de nouveaux employés en deux semaines.

Il y a un conflit entre deux membres de l’équipe sur la façon de terminer un processus. Comment gérez-vous cela?

Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de donner un exemple d’un moment où vous avez dû résoudre un conflit entre les membres de l’équipe. Cela peut montrer à l’intervieweur que vous avez de l’expérience dans la résolution de conflits et que vous êtes capable d’utiliser vos compétences en communication pour aider les autres à faire de même.

Exemple: « Dans mon rôle précédent en tant que gestionnaire de processus, j’ai eu une fois deux membres de l’équipe qui n’étaient pas d’accord sur la façon d’accomplir une tâche. Un membre de l’équipe souhaitait créer un nouveau système pour effectuer les tâches tandis que l’autre préférait utiliser le système actuel. J’ai rencontré les deux membres de l’équipe séparément pour discuter de leurs préoccupations et découvrir pourquoi ils tenaient tant à leurs opinions. Après avoir entendu leur raisonnement, j’ai décidé de mettre en place un système hybride où nous utilisions l’ancienne méthode pour certaines tâches et la nouvelle méthode pour d’autres.