Les analystes de processus sont chargés d’améliorer l’efficacité des processus métier. Ils travaillent avec différentes équipes pour identifier et documenter les étapes d’un processus, recommander des solutions pour rendre le processus plus efficace et aider à mettre en œuvre ces solutions.

Si vous recherchez un emploi d’analyste de processus, vous devrez probablement passer un entretien avec un analyste de processus. Ce guide vous aidera à vous préparer en vous montrant quelques questions et réponses courantes pour les entretiens avec les analystes de processus.

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Connaissez-vous Six Sigma ou d’autres systèmes de gestion de la qualité ?

L’intervieweur peut poser cette question pour voir si vous avez de l’expérience avec un système de gestion de la qualité spécifique. Si c’est le cas, envisagez de mentionner votre familiarité et comment cela vous a aidé dans le passé.

Exemple: « Je connais bien Six Sigma parce que je l’ai utilisé lors de mon dernier emploi. Il m’a été utile de comprendre le processus d’identification des problèmes et de création de solutions, car cela m’a permis de mieux analyser les processus et de trouver des moyens de les améliorer. Cela a conduit à plusieurs améliorations au sein de notre département qui ont permis d’économiser du temps et de l’argent.

Quels sont les défis auxquels vous faites face lorsque vous travaillez avec une équipe d’ingénieurs, de scientifiques et d’autres professionnels ?

Cette question peut aider l’intervieweur à avoir une meilleure idée de la façon dont vous travaillez avec les autres et de votre capacité à collaborer. Votre réponse doit mettre en évidence vos compétences en communication, vos capacités de travail d’équipe et vos compétences en résolution de problèmes.

Exemple: « Le plus grand défi auquel je suis confronté lorsque je travaille avec une équipe est de m’assurer que chacun comprend son rôle dans le projet. Il est important que tous les membres soient sur la même page afin que nous travaillions tous vers le même objectif. Un autre défi auquel j’ai été confronté dans le passé était de faire comprendre à mes coéquipiers pourquoi certains processus étaient nécessaires à la réussite du projet. Parfois, ils voulaient sauter des étapes ou prendre des raccourcis, mais je me suis toujours assuré d’expliquer pourquoi ces choses n’étaient pas possibles.

Comment feriez-vous pour identifier et éliminer les sources de déchets dans un processus ?

Les enquêteurs peuvent poser cette question pour évaluer vos compétences analytiques et la façon dont vous les appliquez à un processus. Utilisez des exemples d’expériences passées dans lesquelles vous avez appliqué les outils, techniques ou logiciels nécessaires pour identifier les déchets et les éliminer.

Exemple: « Dans mon dernier rôle en tant qu’analyste de processus, j’ai travaillé avec une équipe d’autres analystes pour aider à rationaliser les processus d’expédition de nos clients. Nous avons utilisé plusieurs méthodes différentes pour analyser l’état actuel de l’entreprise, notamment la cartographie de la chaîne de valeur et l’analyse allégée. Ceux-ci nous ont aidés à déterminer où nous pouvions réduire les déchets et améliorer l’efficacité. Par exemple, nous avons constaté qu’un département produisait plus de produits qu’un autre département n’en avait besoin, nous avons donc réduit la production de 20 %. »

Quelle est votre expérience avec l’utilisation d’un logiciel de cartographie des processus ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre votre expérience avec l’utilisation d’un logiciel de cartographie des processus et comment vous l’utilisez. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence vos compétences dans l’utilisation de ce type de logiciel, y compris les programmes spécifiques que vous avez déjà utilisés.

Exemple: « J’ai une vaste expérience dans l’utilisation de logiciels de cartographie des processus car j’ai travaillé comme analyste de processus pour mon ancien employeur. Dans mon rôle, j’ai aidé à créer des représentations visuelles de processus faciles à lire et à comprendre. J’ai également utilisé différents types de logiciels pour analyser les données de ces cartes, ce qui m’a permis de faire des recommandations sur l’amélioration des opérations commerciales. »

Fournissez un exemple d’un moment où vous avez identifié un problème avec un processus et proposé une solution pour le résoudre.

Les intervieweurs posent cette question pour en savoir plus sur vos compétences en résolution de problèmes et sur la façon dont vous les appliquez sur le lieu de travail. Lorsque vous répondez, essayez de décrire une situation où vous avez utilisé vos compétences analytiques pour identifier un problème avec un processus, puis l’avez résolu en utilisant vos connaissances techniques.

Exemple: « Lors de mon emploi précédent, j’ai remarqué que notre équipe avait du mal à respecter les délais des projets clients car nous manquions constamment de fournitures. Pour résoudre ce problème, j’ai créé un système d’inventaire qui suivait toutes les fournitures entrantes et sortantes afin que nous puissions en commander davantage en cas de besoin. Cette solution nous a aidés à respecter les délais des projets tout en économisant de l’argent à l’entreprise en réduisant les achats inutiles. »

Si vous êtes embauché, quelles seraient vos priorités au cours de vos premières semaines de travail ?

Cette question aide les employeurs à comprendre ce que vous espérez accomplir au cours de vos premières semaines de travail. Cela leur montre également que vous êtes impatient de vous lancer et de faire une différence dans leur organisation. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner certaines des compétences que vous possédez ou des processus que vous aimeriez apprendre.

Exemple: « Au cours de ma première semaine, je voudrais rencontrer autant de personnes que possible pour me présenter et poser des questions sur la façon dont elles font leur travail. Il s’agit d’une partie importante de la compréhension des processus de l’entreprise et de l’identification des domaines où des améliorations pourraient être apportées. Au cours de ma deuxième semaine, je commencerais à analyser les données et à faire des recommandations de changements. À la fin de ma troisième semaine, j’espère présenter mes conclusions à la haute direction. »

Que feriez-vous si vous constatiez que le même problème se reproduisait dans l’un des processus de l’entreprise ?

Les enquêteurs posent cette question pour voir comment vous géreriez une situation difficile. Dans votre réponse, expliquez les mesures que vous prendriez pour résoudre le problème et éviter qu’il ne se reproduise à l’avenir.

Exemple: « Si je remarquais que le même problème se reproduisait dans l’un des processus de l’entreprise, j’essaierais d’abord de comprendre pourquoi le problème se produit. S’il existe des modèles ou des similitudes entre les occurrences, je les utiliserais comme indices pour m’aider à déterminer la cause première du problème. Une fois que j’ai identifié la cause, je travaillerais avec les membres de mon équipe pour créer des solutions pour empêcher que le problème ne se reproduise à l’avenir.

Dans quelle mesure comprenez-vous les processus impliqués dans la production de produits ou la fourniture de services ?

Cette question aide l’intervieweur à évaluer votre connaissance des processus et la façon dont vous appliquez cette connaissance à votre travail. Utilisez des exemples d’expériences antérieures pour montrer à l’intervieweur que vous avez une solide compréhension des processus et que vous pouvez les utiliser pour améliorer l’efficacité des organisations.

Exemple: « Je comprends l’importance de l’analyse de processus car c’est une partie essentielle de mon travail d’analyste de processus. J’ai utilisé cette compétence pour analyser plusieurs types de processus différents, y compris ceux impliqués dans la fabrication de produits et la fourniture de services. Dans mon dernier rôle, j’ai analysé les processus de création de nouveaux logiciels et trouvé des moyens de rationaliser le processus de développement afin que l’entreprise puisse produire des logiciels plus efficaces. »

Avez-vous une expérience de travail avec des agences gouvernementales ou d’autres grandes organisations ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si votre expérience est similaire à ce que vous feriez dans ce rôle. Si vous avez travaillé avec des agences gouvernementales ou de grandes organisations, expliquez comment votre expérience de travail antérieure vous a préparé à ce rôle et mettez en évidence toutes les compétences transférables pertinentes pour ce poste.

Exemple: « J’ai eu plusieurs expériences de travail avec des agences gouvernementales. Dans mon dernier rôle en tant qu’analyste de processus, j’ai aidé une agence gouvernementale locale à créer un flux de travail efficace pour ses employés. Ce projet m’a demandé de comprendre les besoins de chaque département de l’organisation afin de pouvoir développer une solution qui soit bénéfique pour tous. Les compétences que j’ai développées au cours de ce projet m’aideront à réussir dans ce rôle.

Lors de l’examen d’un processus, quel est votre processus d’évaluation des risques ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre vos compétences analytiques et la façon dont vous abordez une tâche. Votre réponse doit montrer que vous avez la capacité d’analyser les risques, de prioriser les tâches et de communiquer efficacement avec les membres de l’équipe.

Exemple: « Lors de l’examen d’un processus pour le risque, je regarde d’abord les objectifs généraux de l’entreprise ou du service. Ensuite, j’évalue chaque étape du processus pour déterminer s’il y a des domaines où des améliorations pourraient être apportées. Par exemple, lors de l’analyse d’un processus de vente, je considérerais si le vendeur suit toutes les politiques et procédures de l’entreprise. Ensuite, je vérifierais s’ils respectent leurs quotas et si les clients sont satisfaits du service qu’ils reçoivent. Si l’une de ces étapes semble risquée, j’en discuterai avec mon superviseur afin que nous puissions décider d’un plan d’action approprié. »

Nous voulons améliorer nos taux de satisfaction client. Quelles idées avez-vous pour améliorer nos processus en fonction du point de vue du client ?

Les enquêteurs peuvent poser cette question pour voir si vous pouvez appliquer vos compétences analytiques à une situation réelle. Dans votre réponse, essayez de montrer que vous êtes prêt à relever des défis et à utiliser vos capacités de résolution de problèmes pour trouver des solutions.

Exemple: « Je pense qu’il est important de prendre en compte le point de vue du client lors de l’amélioration des processus, car ce sont eux qui décident en fin de compte si notre entreprise réussit ou non. Je commencerais par analyser combien de temps les clients doivent attendre le service. S’il y a des domaines où nous pourrions nous améliorer, je chercherais des moyens de réduire les temps d’attente afin que les clients aient l’impression d’être servis plus rapidement. Cela nous aidera à augmenter les taux de satisfaction de la clientèle et à nous assurer que les clients reviennent régulièrement. »

Décrivez votre expérience avec les ceintures noires Six Sigma.

Cette question est un excellent moyen de voir comment votre expérience avec Six Sigma se compare aux attentes de l’entreprise. Si vous n’avez aucune expérience, pensez à demander à quelqu’un qui fait ce qu’il faut pour devenir ceinture noire et ce qu’il fait une fois qu’il a atteint ce statut.

Exemple: « Je n’ai jamais travaillé avec une ceinture noire Six Sigma auparavant, mais je sais qu’atteindre ce niveau demande beaucoup de temps et d’efforts. Mon employeur précédent comptait plusieurs experts Six Sigma parmi son personnel, j’ai donc pu apprendre d’eux au fur et à mesure qu’ils atteignaient leurs niveaux. Ils étaient toujours prêts à m’aider à mieux comprendre le processus.

Qu’est-ce qui fait de vous un bon candidat pour cette entreprise ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre intérêt pour leur entreprise. Ils veulent savoir ce que vous aimez chez eux et comment vous pouvez contribuer à l’équipe. Avant votre entretien, faites des recherches approfondies sur l’entreprise. Consultez leur site Web, leurs comptes de médias sociaux et toute autre présence en ligne dont ils disposent. Tenez compte des valeurs qu’ils promeuvent et du type d’environnement de travail qu’ils offrent aux employés.

En répondant à cette question, essayez de relier vos valeurs personnelles à celles de l’entreprise. Expliquez pourquoi vous pensez que vous seriez un bon candidat pour le rôle et l’organisation dans son ensemble.

Exemple: « Je suis très intéressé à travailler pour cette entreprise car je vois que c’est une entreprise respectueuse de l’environnement. Votre engagement à réduire les déchets et à utiliser des sources d’énergie renouvelables me touche vraiment. Je pense que mes compétences en tant qu’analyste de processus pourraient aider votre entreprise à atteindre ses objectifs encore plus rapidement.

Dans quelles industries avez-vous le plus d’expérience ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si votre expérience correspond au secteur d’activité de son entreprise. Profitez de cette occasion pour mettre en valeur vos compétences uniques qui pourraient être utiles dans ce rôle.

Exemple: « J’ai travaillé principalement dans le secteur de la santé, mais j’ai aussi beaucoup d’expérience dans le secteur financier. Dans mon dernier poste, j’ai aidé à mettre en œuvre de nouveaux processus pour les deux industries et j’ai trouvé intéressant de voir à quel point ils étaient similaires malgré leur différence. Par exemple, les deux industries utilisent des algorithmes complexes pour suivre les données des patients et surveiller les mesures de performance des employés. »

Selon vous, quelle est la compétence la plus importante pour un analyste de processus ?

Cette question peut aider l’intervieweur à vous connaître en tant que professionnel et à déterminer si vos compétences correspondent à ses attentes pour le poste. Profitez de cette occasion pour mettre en évidence les compétences uniques ou pertinentes qui font de vous un candidat idéal pour le poste.

Exemple: « Je pense que l’une des compétences les plus importantes pour un analyste de processus est l’attention aux détails. Ce rôle m’oblige à analyser des données provenant de nombreuses sources différentes, je dois donc être en mesure de remarquer de petits changements dans les nombres et les modèles dans les rapports. Une autre compétence que je trouve utile est la communication. Les analystes de processus travaillent avec de nombreux départements différents au sein d’une entreprise, il est donc important de pouvoir expliquer clairement mes conclusions et mes recommandations. »

À quelle fréquence recommandez-vous des améliorations de processus ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre votre philosophie d’amélioration des processus. Lorsque vous répondez, il peut être utile de mentionner un moment précis où vous avez recommandé une amélioration et les résultats de ce changement.

Exemple: « Je recommande des améliorations lorsque je vois des domaines dans lesquels nous pourrions économiser de l’argent ou accroître l’efficacité. Par exemple, lors de mon dernier emploi, j’ai remarqué que notre équipe passait trop de temps sur la saisie de données. Nous saisissions des informations dans plusieurs systèmes, ce qui ralentissait notre capacité à analyser les données. J’ai donc suggéré que nous utilisions un seul système pour toutes les saisies de données afin que nous puissions passer plus de temps à analyser les données au lieu de les saisir. L’entreprise a mis en œuvre cette idée, et cela nous a permis d’économiser environ 100 000 $ par an. »

Il existe une nouvelle technologie qui pourrait améliorer un processus. Comment détermineriez-vous si cela vaut la peine d’être mis en œuvre ?

Cette question est l’occasion de montrer vos compétences analytiques et comment vous pouvez les utiliser pour prendre des décisions qui profitent à l’entreprise. Lorsque vous répondez, expliquez quelles mesures vous prendriez pour évaluer la technologie et déterminer si cela vaut la peine de la mettre en œuvre.

Exemple: « Je ferais d’abord des recherches sur la nouvelle technologie pour comprendre ses capacités. Ensuite, je le comparerais à d’autres technologies que nous utilisons actuellement pour voir s’il y a des avantages ou des inconvénients. Si la nouvelle technologie présente un net avantage sur nos processus actuels, je recommanderais de la mettre en œuvre. Cependant, s’il n’y a pas beaucoup de différence entre les deux, je suggérerais de poursuivre notre processus actuel.