Les assistants aux opérations sont la colonne vertébrale de toute entreprise. Ils assurent le bon déroulement des opérations quotidiennes en s’occupant d’un large éventail de tâches, de la planification et de la coordination des rendez-vous au traitement des demandes et des plaintes des clients.

Si vous recherchez un emploi d’assistant aux opérations, vous serez probablement confronté à des questions d’entretien courantes. Pour vous aider, nous avons dressé une liste d’exemples de questions et de réponses que vous pouvez utiliser pour élaborer vos propres réponses.

Êtes-vous soucieux du détail ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si vous êtes un bon candidat pour ce rôle. Les personnes soucieuses du détail sont souvent d’excellents candidats pour les postes d’assistant aux opérations, car elles peuvent s’assurer que toutes leurs tâches sont effectuées avec précision et dans les délais. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner un exemple de la façon dont votre souci du détail vous a aidé à mener à bien une tâche ou un projet dans le passé.

Exemple: « Oui, je suis très minutieux. Dans mon dernier poste d’adjointe aux opérations, j’étais responsable de l’organisation de l’inventaire de notre entreprise. Un jour, j’ai remarqué que nous étions à court d’un de nos produits les plus populaires. J’ai immédiatement contacté le responsable de l’entrepôt pour l’informer de la pénurie afin qu’il puisse commander plus de stock avant que les ventes ne commencent à baisser. Grâce à mon souci du détail, nous n’avons eu aucun problème avec la vente de produits.

Quelles sont vos plus grandes forces en tant qu’assistant aux opérations ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre personnalité et sur la façon dont vous vous intégreriez à leur équipe. Ils veulent savoir quelles compétences vous avez qui vous aideront à réussir dans le rôle, alors prenez un peu de temps avant votre entretien pour réfléchir à quelques points forts liés à la description de poste.

Exemple: « Je suis très organisé et soucieux du détail, ce qui m’aide à garder une trace de toutes les opérations dont je suis responsable au quotidien. Je travaille aussi bien sous pression, car il y a souvent de nombreuses tâches que je dois accomplir en même temps. Une autre force est ma capacité à communiquer efficacement avec les autres, ce qui me permet de collaborer avec mes collègues lorsque cela est nécessaire.

Comment décririez-vous votre éthique de travail ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre éthique de travail et sur la façon dont vous abordez votre travail. Ils veulent savoir que vous êtes un travailleur acharné qui est prêt à faire tout ce qu’il faut pour faire le travail. Lorsque vous répondez, pensez à un exemple de votre passé où vous avez travaillé particulièrement dur sur un projet ou une tâche.

Exemple: « J’ai toujours été quelqu’un qui aborde mon travail avec une attitude positive. Je suis quelqu’un qui veut être utile et productif à tout moment. Dans mon dernier poste d’assistante aux opérations, je travaillais sur un grand projet lorsqu’un de mes collègues est tombé malade. J’ai pris en charge ses tâches de la journée afin qu’elle puisse se concentrer sur son amélioration. Elle est revenue le lendemain en se sentant beaucoup mieux, mais j’ai continué à accomplir des tâches supplémentaires jusqu’à ce que nous soyons rattrapés.

Quelle est votre expérience avec l’utilisation d’équipements de bureau ?

L’intervieweur peut poser cette question pour en savoir plus sur votre expérience d’utilisation du matériel de bureau et sur votre degré d’aisance avec les ordinateurs, les scanners, les imprimantes et autres appareils. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence vos compétences ou certifications spécifiques qui montrent votre expertise dans l’utilisation du matériel de bureau.

Exemple: « Je travaille comme assistante aux opérations depuis trois ans, donc je connais très bien tout l’équipement de bureau que nous utilisons dans mon travail actuel. En fait, j’ai récemment obtenu ma certification Microsoft Office Specialist, ce qui signifie que je peux aider les autres à résoudre les problèmes qu’ils rencontrent avec leur ordinateur et leurs logiciels. Je numérise également régulièrement des documents au format PDF et les envoie par voie électronique. »

Donnez un exemple d’une situation où vous avez dû gérer plusieurs tâches simultanément.

Les assistants aux opérations doivent souvent effectuer plusieurs tâches à la fois. Les enquêteurs peuvent donc poser cette question pour en savoir plus sur votre capacité à gérer plusieurs responsabilités à la fois. Lorsque vous répondez à cette question, essayez de décrire une situation dans laquelle vous avez pu accomplir plusieurs tâches simultanément tout en conservant des résultats de qualité.

Exemple: « Dans mon rôle précédent d’assistant aux opérations pour une petite entreprise, j’ai dû gérer de nombreux projets et missions différents en même temps. Un jour, je travaillais sur un projet qui me demandait d’organiser des fichiers par couleur, type de document et date. Pendant ce temps, j’ai également reçu un appel d’un de nos représentants commerciaux qui avait besoin d’aide pour la commande d’un client. J’ai pu changer rapidement de vitesse et me concentrer sur l’aide au représentant commercial sans aucun délai. »

Si vous êtes embauché, quelles seraient vos principales responsabilités ?

Cette question est l’occasion de montrer à l’intervieweur que vous avez une compréhension claire de ce que serait votre rôle si vous étiez embauché. Il est important de mettre en évidence toutes les compétences ou expériences que vous possédez qui vous qualifient pour ce poste, et il peut également être utile d’inclure des exemples spécifiques de la façon dont vous avez utilisé ces compétences dans des rôles précédents.

Exemple: « Mes principales responsabilités en tant qu’assistante aux opérations seraient de soutenir le directeur des opérations en gérant les horaires, en organisant les dossiers et en conservant les dossiers. Je l’ai déjà fait dans mon travail actuel où je gère tous les horaires des employés, y compris la création de nouveaux horaires chaque semaine en fonction des heures disponibles et des absences. Je tiens également à jour tous les dossiers de l’entreprise, y compris le suivi des congés, des demandes de vacances et d’autres tâches liées aux RH. »

Que feriez-vous si vous receviez des instructions contradictoires ?

Cette question peut aider les enquêteurs à évaluer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à travailler avec les autres. Votre réponse doit montrer que vous êtes prêt à communiquer avec la personne qui vous a donné les instructions initiales et expliquer pourquoi ses instructions étaient incorrectes.

Exemple: « Si on me donnait des instructions contradictoires, j’essaierais d’abord de clarifier quelle instruction est correcte. Si les deux instructions semblent valides, je demanderais plus de temps pour rechercher le problème ou trouver une solution. Dans cette situation, je contacterais mon superviseur pour voir s’il a des conseils sur la façon de procéder. Si aucune de ces options ne fonctionnait, je parlerais avec la personne qui m’a donné les instructions d’origine et lui ferais part des autres instructions afin que nous puissions résoudre le conflit.

Comment gérez-vous le stress ?

Les assistants aux opérations travaillent souvent dans des environnements à haute pression. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous pouvez gérer le stress du travail et bien performer sous pression. Avant votre entretien, pensez à un moment où vous travailliez sur un projet ou une tâche importante. Décrivez comment vous avez géré la situation et ce qui vous a aidé à rester calme et concentré.

Exemple: « Je trouve que je fais de mon mieux quand je me sens calme et détendu. Lorsque je suis stressé, il m’est difficile de me concentrer et de me souvenir des détails. Dans mon dernier rôle en tant qu’assistante aux opérations, j’étais responsable de l’organisation de toutes les factures de notre entreprise. Un jour, j’ai réalisé que j’avais égaré une des factures. J’ai pris quelques respirations profondes, puis j’ai revu mes dossiers. Après quelques minutes, j’ai trouvé la facture et je me suis remis au travail.

Avez-vous des questions pour moi?

C’est votre chance de montrer à l’intervieweur que vous êtes intéressé par le poste et que vous souhaitez en savoir plus à son sujet. C’est aussi un moyen pour vous de recueillir des informations sur ce que serait de travailler dans cette entreprise. Lorsque vous posez des questions, essayez de choisir celles qui vous aideront à mieux comprendre le rôle ou l’entreprise elle-même.

Exemple: « J’ai deux questions pour vous. Tout d’abord, j’ai remarqué qu’il y a plusieurs départements au sein des opérations. Que fait un assistant d’exploitation au quotidien ? Et deuxièmement, à combien de vacances ai-je droit ? »

À quand remonte la dernière fois que vous avez reçu une formation dans votre domaine?

Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous êtes engagé dans votre carrière et que vous souhaitez continuer à apprendre. Ils veulent également savoir si vous avez reçu une formation dans le passé qui peut les aider dans les opérations de leur entreprise. Lorsque vous répondez à cette question, pensez au type de formation que vous avez suivi récemment ou sur ce que vous aimeriez en savoir plus.

Exemple: « J’ai suivi un cours sur la gestion de projet l’année dernière parce que je voulais apprendre à mieux gérer mon temps au travail. Il m’a été utile de comprendre comment hiérarchiser les tâches et planifier ma journée. Je suis également intéressé à suivre un autre cours sur les compétences en communication, car je sens que je pourrais m’améliorer dans ce domaine. »

Nous voulons améliorer notre efficacité – quelles idées avez-vous pour nous aider à y parvenir ?

Les assistants aux opérations sont souvent chargés d’améliorer l’efficacité des opérations de leur entreprise. Cette question vous permet de montrer à votre interlocuteur que vous avez des idées pour améliorer les processus et procédures de l’entreprise. Dans votre réponse, expliquez une ou deux idées spécifiques que vous avez pour apporter des améliorations dans ce domaine.

Exemple: « Je pense que l’un des moyens d’améliorer notre efficacité consiste à utiliser un logiciel de gestion de projet. J’ai travaillé dans mon emploi précédent où nous utilisions ce type de logiciel, et cela nous a aidés à rester organisés et à suivre nos projets. Cela nous a également permis de communiquer plus efficacement car nous avons pu utiliser la messagerie au sein de la plateforme.

Décrivez votre expérience d’utilisation des bases de données.

Une base de données est une collection d’informations organisées en tables. Il peut être utilisé pour stocker des données, telles que des informations sur les clients ou des enregistrements d’inventaire. Un assistant aux opérations peut avoir besoin d’utiliser des bases de données pour organiser et suivre des informations importantes pour son équipe. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner le logiciel spécifique que vous avez utilisé pour créer et gérer des bases de données.

Exemple: « J’ai de l’expérience dans l’utilisation de plusieurs types de bases de données. Dans mon dernier rôle, j’ai travaillé avec Microsoft Access pour créer de nouvelles bases de données et ajouter de nouvelles tables à celles existantes. J’ai également utilisé SQL pour interroger les données de plusieurs tables au sein d’une base de données. Cela m’a aidé à trouver des informations précieuses sur les stratégies de vente et de marketing de notre entreprise. »

Qu’est-ce qui fait de vous le meilleur candidat pour ce poste ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications et sur la manière dont vous pouvez contribuer à leur entreprise. Avant votre entretien, faites une liste de toutes les compétences et expériences qui font de vous un candidat idéal pour ce poste. Concentrez-vous sur la mise en évidence de vos compétences et capacités les plus pertinentes tout en étant honnête sur ce qui vous manque.

Exemple: « Je suis très organisé et soucieux du détail, ce qui fait de moi un candidat idéal pour ce poste d’assistant aux opérations. J’ai de l’expérience avec plusieurs projets à la fois et je respecte toujours mes délais. Mon souci du détail est l’une de mes compétences les plus fortes, je serais donc en mesure de m’assurer que chaque tâche a été effectuée avec précision. Je suis également très à l’aise avec la technologie, y compris les programmes Microsoft Office, ce qui m’aidera à réussir dans ce rôle.

Quels secteurs d’activité connaissez-vous ?

Cette question est un excellent moyen pour les employeurs d’en savoir plus sur vos antécédents et votre expérience. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner les industries dans lesquelles vous avez travaillé auparavant ou toute compétence transférable d’emplois précédents.

Exemple: « Je connais bien le secteur de la construction car j’ai travaillé pendant trois ans comme assistant d’exploitation dans une entreprise de construction. Là, j’ai appris à gérer plusieurs projets à la fois et à bien travailler sous pression. J’ai également acquis de précieuses compétences en gestion du temps qui m’aident à rester organisé et sur la bonne voie.

Selon vous, quel est le trait le plus important pour un assistant opérationnel ?

Cette question peut aider l’intervieweur à vous connaître en tant que personne et à comprendre comment votre personnalité pourrait s’intégrer à la culture de son entreprise. Les assistants aux opérations doivent être organisés, minutieux et capables de travailler de manière autonome. Envisagez de mentionner les traits que vous jugez importants pour ce rôle et associez-les à vos propres expériences personnelles.

Exemple: « Je pense qu’un assistant opérationnel doit avoir de solides compétences organisationnelles. Je suis naturellement très organisé, ce qui m’a aidé à garder une trace de toutes mes tâches lors d’emplois précédents. Je trouve également utile d’être flexible car il y a souvent des changements de dernière minute ou des urgences qui nécessitent une attention immédiate. Être adaptable est quelque chose dont je suis fier.

À quelle fréquence effectuez-vous des contrôles d’inventaire ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre votre expérience de la gestion des stocks. Ils peuvent également vouloir savoir à quelle fréquence vous effectuez d’autres tâches opérationnelles, telles que la saisie de données et le classement. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner un moment précis où vous avez effectué une vérification de l’inventaire ou une autre tâche qui a aidé l’entreprise à économiser de l’argent ou à améliorer ses processus.

Exemple: « Dans mon travail actuel, j’effectue des contrôles d’inventaire toutes les deux semaines. Cela m’aide à rester au courant de toute anomalie dans nos niveaux de stock afin que nous puissions commander plus de fournitures avant de manquer. Dans les postes précédents, j’ai effectué des vérifications d’inventaire mensuelles et trimestrielles. »

Il y a une faute de frappe sur un document que vous venez de terminer de taper – que faites-vous ?

Les erreurs de frappe sont courantes dans n’importe quel environnement de bureau, et un assistant aux opérations est souvent la première personne à les remarquer. Un intervieweur peut poser cette question pour voir comment vous gérez des erreurs comme celles-ci. Dans votre réponse, essayez de montrer que vous pouvez être minutieux tout en étant suffisamment flexible pour apporter des modifications si nécessaire.

Exemple: « J’arrêtais immédiatement ce que je faisais et j’informais mon superviseur de la faute de frappe. Selon l’urgence du document, ils pourraient décider de le réparer eux-mêmes ou de me renvoyer pour retaper le tout. S’il reste du temps avant la date limite, je reviendrais et corrigerais l’erreur pour que cela ne se reproduise plus.