Le chef de bureau est la cheville ouvrière de toute entreprise. Ce poste est responsable du bon fonctionnement d’un bureau, de s’assurer que les fournitures de bureau sont stockées, de tenir à jour les dossiers des employés, de gérer la facturation et la tenue de livres.

Si vous passez un entretien pour un poste de directeur de bureau, vous pouvez vous attendre à ce qu’on vous pose une série de questions sur vos compétences administratives et organisationnelles. Dans ce guide, nous vous fournirons des exemples de questions et de réponses que vous pourrez utiliser pour vous aider à préparer votre entretien.

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Selon vous, quelles sont les compétences les plus importantes pour un office manager ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si vous avez les compétences qu’il recherche chez un chef de bureau. Les gestionnaires de bureau doivent être organisés, minutieux et capables d’effectuer plusieurs tâches. Ils ont également besoin de solides compétences en communication et de capacités de résolution de problèmes. Lorsque vous répondez à cette question, réfléchissez aux compétences que vous jugez les plus importantes pour un gestionnaire de bureau et expliquez pourquoi ces compétences sont importantes.

Exemple: « Je crois que l’organisation et le souci du détail sont deux des compétences les plus importantes pour un gestionnaire de bureau. Un chef de bureau doit s’assurer que tous les employés terminent leur travail à temps et suivent les procédures de l’entreprise. L’attention portée aux détails est particulièrement importante car elle permet de s’assurer que tout est fait correctement. Je suis très organisé et soucieux du détail, ce qui m’a aidé à devenir un chef de bureau prospère. »

Qu’est-ce qui vous motive à faire de votre mieux?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre éthique de travail. Ils veulent savoir ce qui vous inspire et comment ils peuvent vous aider à réussir dans le rôle. Lorsque vous répondez à cette question, pensez à quelques éléments qui vous motivent au travail. Vous pouvez également mentionner les prix ou la reconnaissance que vous avez reçus pour votre bon travail.

Exemple: « Je suis motivé par mon désir de bien faire. J’essaie toujours de dépasser les attentes car je veux montrer aux employeurs que je suis capable d’être un office manager. Je trouve aussi de la motivation à recevoir les éloges de mes supérieurs. Dans mon dernier poste, j’ai été nommé Employé du mois trois fois en un an. Cela m’a donné l’impression de faire quelque chose de bien.

Quels défis avez-vous rencontrés dans vos rôles précédents et comment les avez-vous surmontés ?

Cette question peut aider l’intervieweur à mieux comprendre vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à vous adapter au changement. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mettre en évidence un défi auquel vous avez été confronté dans votre rôle précédent et comment vous l’avez surmonté.

Exemple: « Dans mon dernier poste de gestionnaire de bureau pour une petite entreprise, nous connaissions un taux de roulement élevé parmi nos employés. J’ai réalisé que l’une des principales raisons à cela était que beaucoup de nos employés ne recevaient pas de feedback régulier de leurs managers. Pour résoudre ce problème, j’ai mis en place un nouveau système où tous les employés recevraient des commentaires hebdomadaires de leurs managers. Cela a contribué à améliorer le moral des employés et à réduire le roulement du personnel. »

Comment gérez-vous les conflits au travail ?

Les chefs de bureau doivent souvent résoudre des conflits entre employés. Les employeurs posent cette question pour voir si vous pouvez gérer les conflits de manière productive. Dans votre réponse, expliquez comment vous aborderiez la situation et quelles mesures vous prendriez pour la résoudre.

Exemple: « Je pense qu’il est important de régler les problèmes dès qu’ils surviennent. J’essaierais d’abord de parler avec les deux parties séparément pour obtenir leurs points de vue sur la question. Si cela ne fonctionne pas, je tiendrais une réunion avec toutes les personnes concernées pour discuter du problème. Je trouve que ces rencontres sont utiles car elles permettent à chacun de s’exprimer sans interruption. Après la réunion, je rédigeais un plan d’action que chaque personne devait suivre. »

Donnez-moi un exemple d’un moment où vous avez dû faire preuve de créativité pour résoudre un problème.

Les gestionnaires de bureau doivent souvent résoudre des problèmes qui surviennent sur le lieu de travail. Les employeurs posent cette question pour voir si vous pouvez penser à un moment où vous avez utilisé vos compétences en résolution de problèmes pour aider votre entreprise. Lorsque vous répondez, essayez de choisir un exemple qui montre comment vous avez pu utiliser votre créativité et votre esprit critique pour trouver une solution.

Exemple: « Lors de mon dernier emploi, nous avions beaucoup d’employés qui travaillaient à distance. Nous avons également eu des employés qui appelaient malades assez fréquemment. Cela nous a rendu difficile de faire tout notre travail à temps. J’ai décidé de tenir des réunions hebdomadaires avec chaque département afin que chacun puisse discuter des problèmes qu’il rencontrait. Cela m’a aidé à en savoir plus sur ce qui se passait dans chaque département et m’a permis de mieux comprendre pourquoi les gens appelaient.

J’ai ensuite créé une politique selon laquelle les employés devaient donner un préavis de deux semaines avant de prendre un jour personnel. Cela a permis de réduire le nombre de jours de maladie pris par les employés et nous a permis de terminer tous nos projets à temps. »

Parlez-moi d’un moment où vous êtes allé au-delà de vos tâches professionnelles.

Cette question peut aider l’intervieweur à vous connaître en tant que personne et à comprendre comment vous pourriez vous intégrer à la culture de son entreprise. Cela les aide également à comprendre quelles sont vos attentes pour vous-même, ce qui peut être utile s’ils recherchent quelqu’un qui prendra l’initiative de projets ou de tâches.

Exemple: « Lorsque je travaillais à mon emploi précédent, nous avions un client important qui avait besoin de notre attention. Ils avaient des problèmes avec leur site Web, j’ai donc passé plusieurs heures après le travail à rechercher différentes solutions à leur problème. En fin de compte, j’ai trouvé une solution qui leur permettrait d’économiser de l’argent à long terme, et cela nous a aidés à développer nos compétences en équipe. »

Décrivez une interaction difficile avec un client ou un client que vous avez eue et comment vous l’avez gérée.

Un intervieweur peut poser cette question pour en savoir plus sur vos compétences en service à la clientèle. Ils veulent savoir comment vous gérez les conflits et si vous avez ou non la capacité de les résoudre rapidement. Dans votre réponse, essayez de vous concentrer sur une situation spécifique que vous avez résolue avec succès.

Exemple: « J’ai eu une fois un client qui était très exigeant sur ses projets. Il m’appelait souvent plusieurs fois par jour avec des questions et des demandes de changement. J’ai fait de mon mieux pour être aussi réactif que possible, mais parfois il s’énervait si je ne répondais pas tout de suite. Finalement, j’ai appris qu’il voulait juste être rassuré que nous travaillions dur sur son projet. J’ai donc commencé à lui envoyer des mises à jour hebdomadaires sur nos progrès. Cela l’a aidé à sentir qu’il savait ce qui se passait et l’a rendu moins susceptible de m’appeler.

Selon vous, quelles sont les qualités les plus importantes pour un leader efficace ?

Un chef de bureau doit être un leader dans son organisation. Les employeurs posent cette question pour voir si vous avez les qualités qu’ils jugent importantes pour un leader efficace. Avant votre entretien, lisez la description de poste et mettez en évidence les qualités de leadership mentionnées par l’employeur. Utilisez ces qualités comme exemples pour répondre à cette question.

Exemple: « Je crois que la qualité la plus importante pour un leader efficace est l’empathie. Les dirigeants doivent comprendre ce que vivent les membres de leur équipe afin de pouvoir les soutenir. Ils doivent également être capables de se mettre à la place des autres pour prendre de bonnes décisions. Je suis empathique par nature, ce qui m’aide à établir des liens avec les autres et à résoudre des problèmes.

Décrivez un moment où vous avez dû donner des commentaires critiques à un employé ou à un collègue.

Un intervieweur peut poser cette question pour en savoir plus sur vos compétences en communication et sur la façon dont vous gérez les conflits. Lorsque vous répondez, il peut être utile de décrire une situation où la rétroaction a été constructive et a contribué à améliorer la performance ou le comportement d’un employé.

Exemple: « Lorsque j’ai commencé comme office manager, un de mes employés avait du mal à respecter les délais sur plusieurs projets. Au lieu de simplement leur dire qu’ils étaient en retard, j’ai prévu un moment pour les rencontrer en privé et leur expliquer que leur travail était important pour moi et pour l’entreprise. J’ai également expliqué que je voulais les aider à réussir dans leur rôle et leur ai proposé de leur fournir une formation ou des ressources supplémentaires si nécessaire. Après notre rencontre, ils m’ont remercié d’avoir été si compréhensif et engagé à améliorer leurs performances.

Parlez-moi d’une fois où vous avez eu du mal à terminer un projet dans les délais.

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous gérez le stress et l’adversité. Il est important de montrer que vous êtes prêt à relever des défis, à apprendre de vos erreurs et à les utiliser comme opportunités de croissance.

Exemple: « Dans mon rôle précédent, j’étais responsable de la gestion des comptes de médias sociaux de l’entreprise. Un jour, j’ai remarqué qu’un message avait été mis en ligne sans mon approbation. J’ai immédiatement contacté l’employé qui l’avait posté pour savoir pourquoi il l’avait fait. Ils m’ont dit qu’ils essayaient de prendre de l’avance sur leur travail car ils étaient en retard. J’ai expliqué que ce n’était pas une raison acceptable pour publier du contenu sans ma permission et leur ai demandé de supprimer le message. J’ai également prévu du temps plus tard dans la semaine pour examiner leurs progrès et discuter des mesures qu’ils pourraient prendre pour éviter des situations similaires à l’avenir.

Comment restez-vous organisé et gérez-vous efficacement votre temps ?

La gestion du temps est une compétence importante pour tout chef de bureau. Les employeurs posent cette question pour voir si vous avez la capacité de rester organisé et de bien gérer votre temps. Dans votre réponse, expliquez comment vous planifiez votre journée et hiérarchisez vos tâches. Montrez que vous êtes une personne motivée et capable de travailler de manière autonome.

Exemple: «Je suis très bon pour gérer mon temps et rester au courant des choses. J’utilise plusieurs outils d’organisation pour m’aider à garder une trace de tous mes projets et de mes échéances. Je m’assure également de réserver du temps chaque semaine pour planifier mon emploi du temps à venir. Cela m’aide à éviter le stress de dernière minute et m’assure d’être toujours prêt pour les réunions et autres événements.

Avec quels programmes informatiques et logiciels êtes-vous le plus à l’aise ?

L’intervieweur peut poser cette question pour voir si vous avez de l’expérience dans l’utilisation du logiciel qu’il utilise dans son bureau. Si vous n’avez pas d’expérience avec les mêmes programmes, pensez à demander quels programmes ils utilisent et à quel point vous êtes à l’aise pour en apprendre de nouveaux.

Exemple: « Je suis plus à l’aise avec la suite Microsoft Office, y compris Word, Excel et PowerPoint. J’ai également une certaine expérience de l’utilisation de Google Drive et de Gmail pour mes comptes de messagerie personnels. Dans mon dernier rôle, nous avons utilisé une suite de programmes différente, mais j’ai pu les apprendre rapidement. Je suis toujours ouvert à apprendre de nouvelles choses, donc je serais heureux de suivre une formation supplémentaire si nécessaire.

Parlez-moi de toute expérience que vous avez dans la gestion des finances ou des budgets dans des rôles précédents

Les directeurs de bureau sont responsables de la gestion des finances de leur entreprise, il est donc important de montrer que vous avez de l’expérience dans ce domaine. Vous pouvez répondre à cette question en décrivant vos responsabilités antérieures et comment elles vous ont aidé à développer vos compétences dans ce domaine.

Exemple: « Dans mon dernier rôle en tant que chef de bureau, j’étais responsable de la création d’un budget chaque mois en fonction de nos prévisions de revenus. J’ai également dû surveiller nos dépenses tout au long du mois pour m’assurer que nous respections notre budget. Cette responsabilité m’a appris à gérer efficacement l’argent tout en atteignant nos objectifs. »

Comment élaborez-vous et mettez-vous en œuvre des politiques et des procédures sur le lieu de travail ?

Un chef de bureau doit être en mesure de créer et de mettre en œuvre des politiques qui aident les employés à travailler plus efficacement. Cette question aide l’intervieweur à évaluer votre capacité à développer et à appliquer les normes de l’entreprise. Dans votre réponse, expliquez comment vous utiliseriez vos capacités de réflexion critique pour créer des politiques et des procédures efficaces pour une organisation.

Exemple: « Je pense qu’il est important de bien comprendre toutes les politiques et procédures de l’entreprise avant de commencer à les créer. Lorsque j’ai commencé à travailler comme gestionnaire de bureau, j’ai lu toutes les politiques et procédures du manuel de mon employeur précédent. Ensuite, j’ai créé une liste de choses qui, selon moi, pourraient être améliorées ou clarifiées. Après avoir discuté de ces idées avec mon équipe, nous avons décidé des modifications à apporter. Nous avons mis en œuvre ces nouvelles politiques et procédures au cours des prochains mois.

Comment créez-vous un environnement de travail positif pour les employés?

Un chef de bureau est chargé de créer un environnement de travail positif qui encourage la productivité et la collaboration. Les employeurs posent cette question pour voir si vous avez les compétences nécessaires pour créer un tel environnement. Dans votre réponse, expliquez deux ou trois façons dont vous envisagez de faire de votre nouveau lieu de travail un endroit où il fait bon vivre.

Exemple: « Je crois qu’il est important d’encourager la positivité au travail, car des employés heureux sont des employés productifs. Je commencerais par m’assurer que chacun a tout ce dont il a besoin pour bien faire son travail. Par exemple, je veillerais à ce que nous disposions de suffisamment de fournitures pour que personne n’ait jamais à s’inquiéter de manquer de quelque chose. J’essaierais également de programmer des activités de consolidation d’équipe au moins une fois par mois. Ces activités peuvent nous aider à mieux nous connaître et à nouer des relations.

Selon vous, quelles sont les meilleures façons de promouvoir la diversité et l’inclusion en milieu de travail ?

L’intervieweur peut poser cette question pour voir comment vous pouvez appliquer vos connaissances sur la diversité et l’inclusion sur le lieu de travail. Votre réponse doit inclure quelques façons de promouvoir la diversité et l’inclusion, ainsi que les raisons pour lesquelles ces pratiques sont importantes.

Exemple: « Je pense qu’il est important pour un directeur de bureau de créer un espace sûr où les employés se sentent à l’aise pour s’exprimer. Je pense également que les managers doivent être conscients de leurs propres préjugés et travailler activement à les réduire. Par exemple, si je remarque qu’une personne est traitée différemment en raison de sa race ou de son sexe, je lui parlerai en privé de mes préoccupations et lui offrirai mon soutien. De plus, je veillerais à ce qu’ils aient un accès égal aux ressources telles que les possibilités de formation. »

Décrivez un moment où vous avez dû faire une présentation ou un argumentaire à la haute direction ou à des clients.

Un chef de bureau peut avoir besoin de faire des présentations ou des présentations aux clients et à la haute direction. Cette question peut aider un intervieweur à comprendre comment vous pourriez gérer une situation similaire dans son entreprise. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence vos compétences de présentation, vos capacités de communication et votre confiance.

Exemple: « Une fois, j’ai dû présenter une nouvelle campagne de marketing au PDG de mon ancien employeur. J’étais nerveux à l’idée de présenter quelque chose qui n’avait pas encore été approuvé par notre équipe, mais je savais que cela serait bénéfique pour l’entreprise. J’ai passé plus de temps à rechercher et à développer l’idée afin de pouvoir la présenter en toute confiance. Le PDG a adoré l’idée et nous avons pu la mettre en œuvre dans notre stratégie marketing. »

Parlez-moi de toute expérience que vous avez dans la coordination de programmes de formation pour les nouveaux employés ou les membres du personnel existants.

Un intervieweur peut poser cette question pour en savoir plus sur votre expérience en matière de formation et d’intégration de nouveaux employés. Utilisez des exemples d’expériences passées pour mettre en évidence votre capacité à planifier, organiser et communiquer efficacement.

Exemple: « Dans mon rôle précédent de chef de bureau pour une petite entreprise, j’étais responsable de la planification et de la coordination de tous les processus d’intégration de l’entreprise. Cela comprenait la planification de réunions d’orientation, la création de manuels pour les employés et l’élaboration de programmes de formation pour chaque service. J’ai également travaillé en étroite collaboration avec les ressources humaines pour m’assurer que nous respections toutes les exigences de l’État en matière d’intégration de nouvelles recrues. »

Parlez-moi de toute expérience de travail avec des employés à distance ou de gestion d’une main-d’œuvre à distance

Un chef de bureau peut avoir besoin de gérer des employés qui travaillent à domicile ou dans différents endroits. Cette question aide l’intervieweur à comprendre votre expérience avec cela et comment vous l’avez gérée. Utilisez des exemples de la façon dont vous avez géré la communication, la gestion du temps et d’autres défis liés à la gestion d’une main-d’œuvre distante.

Exemple: « J’ai travaillé avec plusieurs employés à distance tout au long de ma carrière. Je trouve qu’avoir des réunions régulières par vidéoconférence est utile pour garder tout le monde sur la même longueur d’onde. Il est également important de s’assurer que tous les employés utilisent les mêmes méthodes de communication afin qu’ils puissent se joindre en cas de besoin. Par exemple, si un employé utilise Slack tandis qu’un autre utilise le courrier électronique, il peut être difficile de communiquer efficacement. »