L’assistant de bureau est l’épine dorsale de toute entreprise. Ils assurent le bon fonctionnement du bureau en s’occupant de diverses tâches, telles que répondre au téléphone, accueillir les clients et gérer l’horaire du bureau. Si vous souhaitez travailler comme assistant de bureau, vous devrez être prêt à répondre à certaines questions d’entretien courantes.

Dans ce guide, vous trouverez des questions et des réponses spécifiquement destinées aux assistants de bureau. Vous apprendrez à quoi vous attendre lors d’un entretien, ce que recherchent les employeurs et comment faire bonne impression.

Comment vos collègues vous décriraient-ils ?

Cette question peut aider l’intervieweur à mieux vous connaître et à comprendre ce que vos collègues pensent de vous. Cela les aide également à déterminer si vous entretenez de bonnes relations avec vos collègues, ce qui est important pour un assistant de bureau. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner quelque chose de spécifique que vos collègues diraient de vous.

Exemple: « Mes collègues me décriraient probablement comme quelqu’un qui est toujours prêt à aider les autres. Je suis très sympathique et j’aime parler aux gens, alors je discute souvent avec mes collègues lorsque nous travaillons tous ensemble. Ils diraient aussi que je suis organisé et efficace dans mon travail.

Quelles sont vos principales forces et comment vous aideraient-elles à performer en tant qu’assistante de bureau ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre personnalité et sur la façon dont vous vous intégreriez dans leur bureau. Ils veulent savoir que vous êtes un travailleur acharné, amical, organisé et fiable. Lorsque vous répondez à cette question, pensez à deux ou trois points forts que vous possédez et qui vous aideront à réussir dans le rôle.

Exemple: « Ma principale force est mon souci du détail. Je suis toujours à l’heure avec les projets et les devoirs, et je m’assure de tout relire avant de le soumettre. Un autre de mes atouts est mon sens de la communication. Je suis très douée pour écouter les autres et communiquer clairement. Cela m’aide à résoudre rapidement les problèmes lorsque quelqu’un a besoin de quelque chose.

Qu’espérez-vous accomplir au cours de votre premier mois de travail ?

Cette question peut aider l’intervieweur à se faire une idée de vos objectifs et de la manière dont vous comptez les atteindre. Cela les aide également à comprendre ce que vous espérez apprendre dans ce rôle, ce qui peut être utile pour déterminer si vous êtes un bon candidat pour le poste. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être avantageux de mentionner des compétences ou des tâches spécifiques que vous aimeriez maîtriser dès que possible.

Exemple: « J’aimerais avoir maîtrisé toutes mes tâches principales d’ici la fin de mon premier mois de travail. Je sais qu’il y aura une certaine courbe d’apprentissage avec tout nouveau poste, mais j’ai hâte de me plonger dans ces responsabilités et de commencer à contribuer tout de suite. J’ai fait pas mal de recherches sur l’entreprise et je suis ravi de commencer à utiliser les systèmes et les processus qu’ils utilisent ici.

Qu’espérez-vous apprendre dans ce rôle ?

Cette question peut aider l’intervieweur à mieux vous connaître et à comprendre quels sont vos objectifs de carrière. Cela les aide également à voir si ce rôle vous conviendra pour vous aider à atteindre ces objectifs. Lorsque vous répondez, il peut être utile de mentionner quelque chose de spécifique que vous espérez apprendre de ce travail.

Exemple: « J’espère acquérir plus d’expérience avec le service à la clientèle. J’ai déjà travaillé dans un environnement de bureau, mais j’ai surtout fait du travail administratif. Ce rôle me donnerait l’opportunité d’interagir régulièrement avec les clients, ce que je veux vraiment faire. Je pense que je pourrais utiliser mes compétences organisationnelles pour aider à rendre leurs interactions avec notre entreprise aussi fluides que possible. »

Accepteriez-vous de travailler les week-ends et jours fériés ?

Les employeurs peuvent poser cette question pour voir si vous êtes prêt à faire des heures supplémentaires. Ils veulent quelqu’un qui est flexible et qui peut s’adapter aux besoins de leur bureau. Dans votre réponse, expliquez que vous seriez prêt à le faire si nécessaire, mais que vous appréciez également le temps passé avec votre famille et vos amis. Expliquez comment vous envisagez d’équilibrer les deux responsabilités.

Exemple: «Je suis heureux de travailler les week-ends et les jours fériés au besoin. Cependant, je comprends qu’il est parfois nécessaire pour moi de prendre soin de ma vie personnelle. Si j’ai des plans ou des engagements pendant ces périodes, je m’assurerai de communiquer avec mon employeur à l’avance. Je m’efforce toujours d’entretenir de bonnes relations avec mes employeurs et mes collègues.

Que savez-vous a propos de notre compagnie?

Cette question est un excellent moyen de tester vos compétences en recherche et de montrer au responsable du recrutement que vous êtes intéressé par son entreprise. Avant votre entretien, assurez-vous de lire sur le site Web de l’entreprise et les comptes de médias sociaux. Recherchez des informations sur son énoncé de mission, ses valeurs et ses actualités récentes. Vous pouvez également consulter les offres d’emploi pour voir quelles compétences ils recherchent chez un assistant de bureau.

Exemple: « Je suis votre entreprise depuis que je suis au lycée. Je me souviens avoir lu comment vous alliez vous développer en Europe et avoir pensé que ce serait tellement cool de travailler ici. Quand j’ai vu ce poste s’ouvrir, j’ai su que je devais postuler. J’adore vos produits et je pense que la culture de votre entreprise semble vraiment amusante. »

Selon vous, quel type d’environnement de travail vous convient le mieux pour accomplir votre travail ?

Cette question est l’occasion de montrer à l’intervieweur que vous êtes conscient de vous-même et que vous savez vous adapter à différents environnements de travail. Il est important d’être honnête dans votre réponse, mais pensez également au type d’environnement qui vous rendrait le plus productif.

Exemple: « Je me sens plus à l’aise de travailler dans un bureau calme où j’ai accès à mon ordinateur et à d’autres ressources. Je peux mieux me concentrer lorsqu’il n’y a pas beaucoup de distractions autour de moi, donc je préfère travailler seul ou avec une autre personne à la fois. Cependant, j’aime collaborer avec d’autres sur des projets et je trouve utile de faire rebondir les idées des autres.

Comment géreriez-vous les conflits inter-services ?

Les assistants de bureau travaillent souvent avec de nombreuses personnes différentes et peuvent parfois avoir des conflits. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous savez comment gérer les conflits en milieu de travail. Dans votre réponse, expliquez que vous essaierez de résoudre le problème le plus rapidement possible. Vous pouvez également mentionner que vous parleriez aux deux parties impliquées pour comprendre leurs points de vue sur la situation.

Exemple: « Une fois, j’ai travaillé avec un collègue qui était toujours en retard pour nos réunions du matin. Cela rendait difficile pour moi de faire mes tâches à temps parce que je devais les attendre avant de pouvoir commencer à travailler. Je leur ai parlé du problème et ils se sont excusés. Ils ont accepté d’être à toutes nos réunions cinq minutes plus tôt pour que je puisse partir à l’heure.

Comment hiérarchisez-vous le travail et gérez-vous plusieurs tâches à la fois ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous abordez votre travail et gérez votre temps. Utilisez des exemples d’expériences antérieures pour montrer que vous êtes organisé, soucieux du détail et capable de respecter les délais.

Exemple: « J’utilise un calendrier pour suivre les dates importantes et les échéances de chaque projet sur lequel je travaille. Cela m’aide à rester organisé et m’assure de ne manquer aucune information importante ou date d’échéance. Dans mon dernier rôle, j’étais responsable de la gestion de plusieurs calendriers pour différents cadres au sein de l’entreprise. Pour hiérarchiser les tâches, j’ai utilisé un code couleur pour différencier les projets en fonction de l’urgence et de l’importance. »

Parlez-moi d’une fois où vous avez dû gérer un client ou un client déraisonnable.

Les enquêteurs posent cette question pour voir comment vous gérez les conflits. Ils veulent savoir que vous pouvez rester calme et professionnel face à une situation difficile. Dans votre réponse, essayez de mettre l’accent sur les mesures que vous avez prises pour résoudre le problème tout en conservant votre professionnalisme.

Exemple: « J’ai eu une fois un client qui était très exigeant. Il m’appelait plusieurs fois par jour pour me demander des mises à jour sur les projets sur lesquels je travaillais. Au début, j’ai essayé de répondre à ses appels le plus rapidement possible, mais il a continué à m’appeler tout au long de la journée. Finalement, j’ai décidé de bloquer son numéro afin de pouvoir me concentrer sur mon travail sans distraction. Après l’avoir bloqué, j’ai quand même répondu à ses e-mails dans les 24 heures. Cela m’a aidé à éviter toute confrontation et m’a permis de mener à bien l’ensemble de mon travail.

Que pensez-vous de la saisie de données ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre vos sentiments à propos d’une tâche spécifique. La saisie de données est une partie importante de nombreux postes d’assistant de bureau, il est donc important d’être honnête sur ce que vous pensez de cette tâche et sur ce que vous feriez pour la rendre plus agréable.

Exemple: « En fait, j’apprécie la saisie de données car je trouve cela très satisfaisant lorsque je suis capable de terminer rapidement un grand projet. Cependant, je sais aussi qu’il existe des moyens de faciliter ce processus, c’est pourquoi je recherche toujours des raccourcis ou de nouveaux logiciels qui peuvent m’aider dans mon travail.

Quelle est votre expérience en matière de traitement d’informations confidentielles et sensibles ?

Cette question est l’occasion de montrer votre capacité à traiter des informations confidentielles et à préserver la confidentialité. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner une situation spécifique dans laquelle vous avez traité des informations sensibles dans le passé et comment vous avez maintenu la confidentialité tout en étant toujours en mesure de fournir une assistance à votre employeur ou superviseur.

Exemple: « Dans mon rôle précédent d’assistante de bureau, j’étais responsable du traitement de nombreux types d’informations confidentielles, y compris les dossiers financiers, les évaluations des performances des employés et d’autres documents qui devaient rester confidentiels. Afin de m’assurer que toutes les informations restent confidentielles, je déchiqueterais tous les documents contenant des informations confidentielles avant de les jeter.

Décrivez une situation où vous avez dû prendre une décision difficile. Quel a été le résultat?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous prenez des décisions et quel est votre processus de réflexion. Cela peut également leur montrer que vous avez de l’expérience pour faire des choix importants dans un environnement de travail. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de décrire une situation où vous avez dû choisir entre deux options et d’expliquer pourquoi vous avez pris la décision que vous avez prise.

Exemple: « Dans mon dernier rôle en tant qu’assistante de bureau, j’étais responsable de la planification des réunions avec les clients. Un jour, j’ai reçu trois demandes de rendez-vous dans la même heure. Je savais que si je planifiais tous ces rendez-vous, nous n’aurions pas assez de temps pour terminer nos autres tâches avant la fin de la journée. J’ai donc décidé de programmer un rendez-vous plus tard dans la semaine et de reporter les autres à un autre moment lorsque nous étions disponibles.

Où te vois-tu dans 5 ans ?

Les employeurs posent cette question pour voir si vous avez des objectifs de carrière et comment ils s’alignent sur l’avenir de l’entreprise. Avant votre entretien, recherchez ce que l’entreprise fait maintenant et dans les prochaines années. S’il y a des offres d’emploi qui vous conviennent, envisagez de postuler pour ces postes. Cela montre à l’employeur que vous vous intéressez à son entreprise et que vous voulez grandir avec lui.

Exemple: « J’espère continuer à travailler comme assistante de bureau dans cinq ans. J’espère gravir les échelons pour devenir secrétaire personnelle ou responsable administrative. J’ai toujours été passionné par le fait d’aider les autres, alors je pense que c’est un excellent cheminement de carrière pour moi.

Quel équipement de bureau êtes-vous à l’aise d’utiliser ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau de confort avec l’équipement et les logiciels de bureau. Cela les aide également à comprendre ce que vous êtes qualifié pour faire dans ce rôle. Lorsque vous répondez, indiquez tous les programmes ou machines spécifiques que vous avez déjà utilisés. Si vous n’avez pas travaillé avec une certaine technologie, expliquez comment vous l’apprendriez si vous étiez embauché.

Exemple: « Je suis à l’aise avec Microsoft Office, Google Docs et Gmail. J’ai de l’expérience avec des feuilles de calcul, des documents de traitement de texte et des présentations. Je connais également les scanners et les photocopieurs. Dans mon dernier poste, j’ai appris à utiliser un programme de calendrier en ligne appelé Calendly. Cela m’a aidé à gérer les horaires de plusieurs personnes.

Quels logiciels et programmes connaissez-vous ?

L’intervieweur peut poser cette question pour voir si vous avez de l’expérience avec les logiciels et les programmes qu’ils utilisent dans leur bureau. Avant votre entretien, faites des recherches sur les types de programmes utilisés par l’entreprise et familiarisez-vous avec eux. Si vous n’avez aucune expérience préalable avec ces programmes, expliquez que vous êtes prêt à en apprendre de nouveaux.

Exemple: « Je suis très à l’aise avec les produits Microsoft Office tels que Word, Excel et PowerPoint. J’ai également une certaine expérience avec Google Docs et Gmail. Dans mon dernier rôle, j’ai appris à utiliser un programme de suivi du temps appelé HubSpot. C’est similaire à FreshBooks, que j’ai déjà utilisé auparavant.

Parlez-moi d’une fois où vous avez dû faire part de vos commentaires à quelqu’un

Cette question peut aider les employeurs à en savoir plus sur vos compétences en communication. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner une fois où vous avez donné à quelqu’un un retour positif et comment la personne a réagi.

Exemple: « Dans mon emploi précédent, je devais faire des critiques constructives à mon responsable sur la façon dont il interagissait avec les autres employés. Au début, ils semblaient bouleversés par ce que je disais, mais après en avoir parlé, ils ont compris où je voulais en venir et ont fait un effort pour changer leur comportement. Après cela, notre bureau est devenu beaucoup plus convivial.

Que feriez-vous si vous faisiez une erreur lors de l’exécution d’une tâche pour un client ?

Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous savez comment assumer la responsabilité de vos actions et apprendre d’eux. Dans votre réponse, expliquez les mesures que vous prendriez pour corriger l’erreur et vous assurer qu’elle ne se reproduise plus.

Exemple: « Si je faisais une erreur en travaillant sur une tâche pour un client, je m’excusais d’abord auprès de mon responsable, puis auprès du client. Ensuite, j’essaierais de corriger l’erreur dès que possible. Si je ne pouvais pas le faire tout de suite, je proposerais de fournir un service ou des informations supplémentaires pour compenser l’erreur. Enfin, j’écrirais toutes ces étapes afin de me souvenir de ce qu’il fallait faire si jamais je faisais une erreur similaire à l’avenir.