Un administrateur de bureau est responsable du bon fonctionnement d’un bureau. Ce poste est responsable d’une variété de tâches administratives telles que le classement, l’organisation et la planification. Ils peuvent également être responsables de la gestion des finances et de la comptabilité de l’entreprise.

Si vous recherchez un emploi d’administrateur de bureau, on vous posera probablement des questions d’entretien d’embauche sur votre expérience, vos compétences et votre capacité à gérer diverses tâches. Dans ce guide, nous vous fournirons des exemples de questions et de réponses que vous pourrez utiliser pour vous aider à préparer votre entretien.

Selon vous, quelles sont les qualités essentielles pour un bon administrateur de bureau ?

Cette question est l’occasion de montrer à l’intervieweur que vous possédez les compétences et les capacités nécessaires pour ce rôle. Vous pouvez répondre en énumérant plusieurs qualités, comme la communication, l’organisation et la gestion du temps.

Exemple: « Je pense qu’un administrateur de bureau performant doit être très organisé, soucieux du détail et capable d’effectuer plusieurs tâches efficacement. Ils ont également besoin de solides compétences en communication et en relations interpersonnelles pour pouvoir bien travailler avec les autres membres de leur équipe et communiquer clairement avec les autres départements de l’entreprise. Enfin, je pense qu’il est important d’avoir de bonnes compétences en gestion du temps pour pouvoir gérer efficacement ses tâches.

Qu’est-ce qui vous motive à faire de votre mieux?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre personnalité et sur la façon dont vous pourriez vous intégrer à la culture de leur entreprise. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner un exemple spécifique de quelque chose qui vous motive ou qui vous fait vous sentir bien dans votre peau.

Exemple: « Je suis motivé par le sentiment que j’ai quand je termine un projet à temps. C’est un tel sentiment de savoir que mon travail aide les autres et a un impact. Dans mon dernier rôle, je travaillais sur un gros projet pour l’un de nos clients. La date limite approchait et j’avais quelques questions sur ce qu’il fallait faire. Mon responsable m’a aidé à déterminer ce que je devais faire et m’a donné les ressources dont j’avais besoin pour terminer le projet. J’ai fini par terminer le projet plus tôt, ce qui m’a rendu vraiment fier de moi.

Comment gérez-vous le stress et la pression au travail ?

Les administrateurs de bureau doivent souvent gérer beaucoup de stress et de pression. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous pouvez bien gérer votre temps, hiérarchiser les tâches et rester organisé sous pression. Dans votre réponse, expliquez comment vous utilisez vos compétences et vos capacités pour rester calme et concentré dans des situations stressantes.

Exemple: « Je trouve que la meilleure façon de gérer le stress est de rester organisé et au top de mon travail. J’essaie toujours de planifier à l’avance afin de savoir quelles tâches je dois accomplir chaque jour. Cela m’aide à éviter les urgences de dernière minute et m’assure de ne pas oublier d’échéances ou de réunions importantes. Quand je me sens dépassé, je prends quelques respirations profondes et je me rappelle que tout ira bien.

Pouvez-vous me donner un exemple d’une fois où vous avez dû traiter avec un client ou un client difficile ?

Cette question peut aider l’intervieweur à avoir une meilleure idée de la façon dont vous gérez les conflits et le stress au travail. Utilisez des exemples de votre expérience précédente pour mettre en évidence vos compétences en résolution de problèmes, vos compétences en communication et votre capacité à rester calme sous pression.

Exemple: « Dans mon dernier rôle en tant qu’administrateur de bureau, j’avais un client qui était très exigeant. Il m’appelait souvent plusieurs fois par jour avec des questions ou des préoccupations concernant son compte. Un jour, il m’a appelé cinq fois en deux heures. J’ai calmement expliqué que je serais heureux de répondre à toutes ses questions, mais je lui ai demandé si nous pouvions fixer un moment pour qu’il appelle afin que je puisse m’assurer que je répondais à toutes ses questions de manière approfondie. Il a accepté et a respecté notre accord. Après cela, il n’a appelé qu’une fois par semaine.

Selon vous, quelle est la clé pour maintenir une bonne communication dans un environnement de bureau ?

Cette question peut aider l’intervieweur à évaluer vos compétences en communication et la façon dont vous les utilisez pour soutenir un environnement de bureau. Votre réponse doit démontrer que vous comprenez l’importance de la communication dans un environnement de travail, ainsi que la manière dont vous la promouvez activement.

Exemple: « Je pense que des réunions régulières sont l’un des meilleurs moyens de maintenir une bonne communication dans un environnement de bureau. Je planifie des réunions hebdomadaires avec les membres de mon équipe afin que nous puissions discuter de tout changement ou mise à jour de nos projets, partager des informations sur ce qui se passe dans d’autres départements et répondre à toute question ou préoccupation qu’ils pourraient avoir. Cela m’aide à m’assurer que chacun est au courant de ses responsabilités et nous donne à tous l’occasion de poser des questions et d’exprimer nos préoccupations.

Pouvez-vous me donner un exemple d’un moment où vous avez dû désamorcer une situation tendue ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous gérez les conflits et le stress au travail. Utilisez des exemples tirés de votre expérience antérieure pour mettre en évidence vos compétences en résolution de problèmes, vos compétences en communication et votre capacité à travailler sous pression.

Exemple: « Dans mon dernier rôle en tant qu’administrateur de bureau, j’avais un collègue qui était toujours en retard au travail. Cela rendait difficile pour moi de tout faire à temps car je devais les remplacer lorsqu’ils étaient absents. Après plusieurs semaines de ce comportement, je me suis assis avec eux pour discuter de leur retard. Ils se sont excusés et ont promis d’être plus ponctuels à l’avenir. Cela a pris du temps, mais finalement ils sont devenus suffisamment fiables pour que je n’aie plus besoin de les couvrir.

Pouvez-vous décrire un moment où vous avez dû gérer un projet difficile ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous gérez les situations stressantes et votre capacité à prioriser les tâches. Utilisez des exemples d’expériences professionnelles antérieures qui mettent en évidence vos compétences organisationnelles, vos capacités de communication et vos compétences en résolution de problèmes.

Exemple: « À mon dernier emploi, j’avais un projet à remettre à minuit un vendredi soir. L’équipe y travaillait toute la journée mais nous n’avancions pas beaucoup. Nous avons décidé de faire une pause pour le dîner et de nous regrouper après. De retour à nos bureaux, nous avons réalisé qu’il nous manquait des informations importantes. J’ai appelé la personne qui a créé le document original et lui ai demandé si elle pouvait nous envoyer les informations manquantes. Ils ont dit qu’ils allaient s’y mettre.

J’ai dit à mon équipe que nous devions nous concentrer sur d’autres projets jusqu’à ce que les informations manquantes arrivent. Il a fallu environ une heure pour que les informations arrivent, nous avons donc travaillé sur d’autres projets en attendant. Une fois l’information arrivée, nous nous sommes remis au travail sur le projet et avons terminé à minuit.

Selon vous, quel est le facteur le plus important pour maintenir un environnement de travail positif et productif ?

Un intervieweur peut poser cette question pour en savoir plus sur vos compétences interpersonnelles et sur la façon dont vous contribuez à une équipe. Votre réponse doit inclure un exemple de la façon dont vous avez aidé à créer ou à maintenir un environnement de travail positif dans le passé.

Exemple: « Je pense que le maintien d’un environnement de travail positif et productif est une question de communication. Lorsque je travaillais comme administrateur de bureau pour une petite entreprise de marketing, nous avions beaucoup d’employés qui travaillaient à distance. Pour aider tout le monde à rester connecté, j’ai créé des réunions vidéo hebdomadaires où chacun pouvait partager ses progrès sur les projets et poser des questions. Cette stratégie nous a aidés à éviter les malentendus et à garder les membres de notre équipe motivés. »

Pouvez-vous me donner un exemple d’une fois où vous avez utilisé la technologie pour accomplir une tâche ou un projet ?

Cette question est l’occasion de présenter vos compétences technologiques et la façon dont vous les utilisez en milieu de travail. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner un moment précis où vous avez utilisé la technologie pour accomplir une tâche ou un projet qui a aidé votre entreprise à atteindre ses objectifs.

Exemple: « Dans mon rôle précédent d’administrateur de bureau pour une petite entreprise, j’étais responsable de la gestion de nos comptes de médias sociaux. Un jour, nous avons reçu plusieurs plaintes sur une de nos publications Instagram concernant la qualité de nos produits. J’ai immédiatement répondu à ces commentaires en expliquant que nous étions conscients du problème avec le produit et que nous enverrions des remplacements gratuitement. Cela nous a permis de résoudre le problème rapidement et de conserver une réputation positive.

Pouvez-vous me parler d’une situation où vous avez dû résoudre un problème au bureau ?

Cette question peut aider l’intervieweur à se faire une idée de la façon dont vous abordez les problèmes et les défis dans votre travail. Utilisez des exemples d’emplois précédents pour mettre en évidence vos compétences en résolution de problèmes, votre capacité à communiquer efficacement avec les autres et votre souci du détail.

Exemple: « Lors de mon dernier travail, j’ai remarqué que notre imprimante n’avait plus de papier pendant quelques jours. Il était donc difficile pour les employés d’imprimer des documents ou d’accéder à des fichiers importants. J’ai parlé avec le service informatique du problème et j’ai appris qu’ils étaient au courant de la situation mais qu’ils n’avaient pas de papier supplémentaire sous la main. J’ai demandé si nous avions d’autres imprimantes disponibles pour que les employés puissent au moins imprimer des documents plus petits jusqu’à ce que le problème soit résolu. L’équipe informatique a dit qu’il restait une imprimante dans un autre bureau, alors je suis allé la récupérer et je l’ai ramenée à notre bureau. Il a fallu quelques jours de plus avant que le problème ne soit résolu.

Selon vous, quelle est la meilleure façon de rester organisé et au top de votre travail ?

Cette question peut aider l’intervieweur à se faire une idée de vos compétences organisationnelles et de la façon dont vous prévoyez de rester au top de votre travail en tant qu’administrateur de bureau. Votre réponse doit inclure les stratégies que vous utilisez dans votre rôle actuel, mais vous pouvez également partager toutes les méthodes supplémentaires que vous avez utilisées dans des postes précédents si elles sont pertinentes.

Exemple: « Je pense que la meilleure façon de rester organisé est d’utiliser un logiciel de gestion de projet. J’ai trouvé utile de créer différents projets pour chaque client ou service de mon organisation afin de pouvoir suivre toutes mes tâches et mes échéances. Je trouve également utile de me fixer des rappels tout au long de la journée pour ne pas oublier des choses importantes. »

Pouvez-vous décrire une situation où vous avez dû gérer plusieurs tâches simultanément ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre votre capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à hiérarchiser les tâches. Utilisez des exemples d’expériences de travail précédentes où vous avez dû gérer plusieurs projets ou affectations à la fois, et soulignez comment vous avez pu les terminer tous à temps.

Exemple: « Dans mon dernier rôle en tant qu’administrateur de bureau, j’étais responsable de la gestion d’une grande équipe d’adjoints administratifs qui travaillaient dans différents départements de l’entreprise. Un jour, j’ai reçu plusieurs appels d’employés me posant des questions sur leurs avantages sociaux et d’autres demandes liées aux RH. Lors de la gestion de ces appels téléphoniques, je devais également répondre aux courriels des gestionnaires demandant des informations sur les réunions à venir et les délais. J’ai utilisé mes capacités d’organisation pour m’assurer de pouvoir traiter toutes ces demandes simultanément.

Selon vous, quelle est la meilleure façon de gérer les conflits au travail ?

Les administrateurs de bureau doivent souvent gérer des conflits entre employés. Les employeurs posent cette question pour voir si vous savez comment résoudre les conflits en milieu de travail de manière productive. Dans votre réponse, expliquez quelles mesures vous prendriez pour aider deux personnes qui ont un désaccord. Expliquez que vous essaierez d’être aussi impartial que possible et encouragez les parties concernées à trouver leurs propres solutions.

Exemple: « Je pense qu’il est important de rester neutre dans le traitement des conflits avec les employés. J’écouterais attentivement les deux côtés de l’histoire et m’assurerais qu’ils comprennent que je ne prends le parti de personne. Ensuite, je les encouragerais à trouver une solution par eux-mêmes. S’ils ne parviennent pas à s’entendre sur quelque chose, je proposerais mes suggestions de compromis.