Les secrétaires médicales sont l’épine dorsale de tout cabinet médical. Ils assurent le suivi des rendez-vous des patients, gèrent les dossiers médicaux et gèrent la facturation et les réclamations d’assurance. Ils peuvent également transcrire des notes médicales, remplir des ordonnances et commander des fournitures médicales. Parce que le travail est si varié et important, les secrétaires médicaux doivent être en mesure de répondre à un large éventail de questions lors de leurs entretiens d’embauche.

Pour vous aider à préparer votre entretien, nous avons rassemblé quelques-unes des questions d’entretien de secrétaire médicale les plus courantes. Vous trouverez également des exemples de réponses pour vous aider à développer vos propres réponses.

Connaissez-vous la terminologie médicale?

Les secrétaires médicaux ont souvent besoin de comprendre la terminologie médicale. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez les compétences nécessaires pour le poste. Avant votre entretien, lisez certaines des tâches du poste et familiarisez-vous avec les termes utilisés dans ce rôle. Lorsque vous répondez à cette question, essayez d’utiliser autant de termes médicaux que possible afin que l’employeur sache que vous êtes prêt pour le poste.

Exemple: « Je connais très bien la terminologie médicale. Dans mon dernier rôle, j’étais responsable de l’organisation des dossiers des patients et de la communication avec les patients au sujet de leurs rendez-vous. Pour faire ces tâches, j’ai dû chercher beaucoup de termes médicaux. J’ai trouvé utile d’écrire des mots inconnus pour pouvoir m’y référer plus tard. Cela m’a aidé à apprendre un nouveau vocabulaire et à mieux communiquer avec les patients.

Quelles sont certaines des compétences les plus importantes pour une secrétaire médicale ?

Cette question est l’occasion de montrer à l’intervieweur que vous avez les compétences nécessaires pour ce rôle. Vous pouvez répondre en énumérant certaines de vos compétences les plus importantes et en expliquant comment elles vous aident à réussir dans ce poste.

Exemple: « Je pense que l’une des compétences les plus importantes qu’une secrétaire médicale puisse avoir est d’excellentes compétences en communication. Je suis capable de communiquer avec de nombreuses personnes différentes, y compris des patients, des médecins, des infirmières et d’autres membres du personnel. Cette compétence m’a aidé à résoudre des problèmes et à répondre aux questions des autres en cas de besoin. Une autre compétence importante est l’organisation. Je garde une trace de nombreux détails tout au long de ma journée de travail, donc avoir de solides compétences organisationnelles m’aide à rester au courant des choses.

Comment décririez-vous le rôle d’une secrétaire médicale?

Cette question est l’occasion de montrer votre compréhension du rôle et des responsabilités d’une secrétaire médicale. C’est aussi l’occasion de démontrer que vous avez de l’expérience dans ce rôle. Lorsque vous répondez, il peut être utile de décrire ce que vous aimez dans le fait d’être secrétaire médicale.

Exemple: « Le rôle d’une secrétaire médicale est d’accompagner son médecin dans la gestion des informations patient et la prise de rendez-vous. Je trouve ce rôle très gratifiant car je peux aider les patients tout en soutenant mon équipe. En tant que secrétaire médicale, je suis responsable de m’assurer que tous les documents sont organisés et accessibles aux médecins. Cela comprend la tenue de dossiers électroniques et le dépôt de copies papier.

Quelle est votre expérience en tant que secrétaire médicale ?

Cette question est l’occasion de mettre en avant votre expérience et vos compétences en tant que secrétaire médicale. Si vous avez une expérience antérieure, décrivez ce que vous avez fait dans ce rôle. Si vous n’avez aucune expérience préalable, expliquez comment vous exerceriez les fonctions de secrétaire médicale.

Exemple: « J’ai travaillé comme secrétaire médicale pendant cinq ans dans un cabinet de médecine familiale où j’ai assisté deux médecins. Ma principale responsabilité était de répondre au téléphone et de planifier les rendez-vous. J’ai également géré les dossiers des patients et communiqué avec les compagnies d’assurance au nom de mes médecins. En plus de ces responsabilités, j’assistais mes médecins en classant les documents et en gérant l’inventaire. »

Donnez un exemple d’une situation où vous avez dû gérer un patient difficile.

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous gérez les situations difficiles. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner une situation spécifique et les mesures que vous avez prises pour gérer le comportement ou l’attitude du patient.

Exemple: « Une fois, j’ai eu un patient qui était très contrarié par son diagnostic. Il n’arrêtait pas de me demander des informations que je ne pouvais pas lui donner car il n’était pas encore chez le médecin. J’ai fait de mon mieux pour le calmer en lui expliquant pourquoi je ne pouvais pas lui donner plus d’informations et en lui offrant de l’eau. Finalement, il s’est suffisamment calmé pour voir le médecin.

Si un patient avait besoin de planifier un rendez-vous de suivi, quelles informations incluriez-vous dans la note de rendez-vous ?

Les enquêteurs posent cette question pour évaluer vos compétences organisationnelles et votre souci du détail. Dans votre réponse, décrivez les mesures que vous prendriez pour vous assurer que toutes les informations importantes sont incluses dans la note afin que le médecin puisse facilement y accéder lors de la prise de futurs rendez-vous.

Exemple: « J’inclurais le nom du patient, sa date de naissance, la raison de la visite, le diagnostic, le plan de traitement et tout autre détail pertinent concernant son rendez-vous. Je m’assurerais également d’inclure les notes du médecin du rendez-vous précédent afin qu’il puisse les consulter avant de prendre un nouveau rendez-vous.

Que feriez-vous si vous aviez besoin de joindre un médecin mais qu’il n’était pas disponible ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous géreriez une situation difficile. Dans votre réponse, essayez de montrer que vous avez la capacité de penser de manière critique et de résoudre les problèmes par vous-même.

Exemple: « Si j’avais besoin de joindre un médecin mais qu’il n’était pas disponible, je vérifierais d’abord son emploi du temps pour voir s’il y avait un autre moment où je pourrais lui parler. Sinon, j’appellerais d’autres médecins du cabinet pour voir si l’un d’eux pourrait remplacer le médecin traitant. Si aucun des médecins n’était disponible, je contactais le médecin de famille ou l’hôpital du patient pour voir s’il avait des recommandations.

Comment pouvez-vous taper ?

La vitesse de frappe est une compétence importante pour une secrétaire médicale. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous pouvez taper assez vite pour répondre aux exigences de leur bureau. Avant votre entretien, essayez de taper autant de mots par minute que possible. Essayez de battre votre record personnel et utilisez ce nombre dans votre réponse.

Exemple: « Je pratique mes compétences en dactylographie depuis que je suis au lycée. En fait, je suis fier de dire que je peux taper à 100 mots par minute. Cela signifie que je peux saisir avec précision toutes les informations dont les médecins ont besoin dans l’ordinateur sans faire d’erreur. Cela me permet également de gagner du temps en n’ayant rien à retaper.

Avez-vous de l’expérience dans l’utilisation de logiciels médicaux?

L’intervieweur peut poser cette question pour en savoir plus sur votre expérience avec des logiciels spécifiques couramment utilisés dans l’industrie médicale. Si vous avez de l’expérience dans l’utilisation d’un programme, partagez ce que c’est et comment vous l’utilisez. Si vous n’avez aucune expérience dans l’utilisation d’un logiciel en particulier, expliquez les programmes que vous connaissez et pourquoi vous pourriez les apprendre rapidement si vous êtes embauché.

Exemple: « Je travaille comme secrétaire médicale depuis maintenant cinq ans et j’utilise le logiciel MediTouch depuis mon premier jour de travail. Le système me permet de saisir des informations sur les patients dans leur dossier de santé électronique, de planifier des rendez-vous et de communiquer avec d’autres membres du personnel par courrier électronique. C’est une partie essentielle de mon travail quotidien.

Lorsque vous communiquez avec les patients, comment vous assurez-vous d’être clair et concis ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous communiquez avec les patients et les autres professionnels de la santé. Lorsque vous répondez, il peut être utile de mentionner un moment précis où vous avez dû expliquer quelque chose d’une manière facile à comprendre pour le patient.

Exemple: « Lorsque je communique avec les patients, je m’assure toujours d’utiliser un langage simple et d’éviter autant que possible le jargon médical. S’il y a une terminologie qu’ils ne comprennent pas, je prendrai le temps de la leur expliquer jusqu’à ce qu’ils soient à l’aise avec. Dans mon dernier rôle, j’ai travaillé avec un patient qui ne parlait pas très bien anglais. Je me suis assuré d’écrire tout ce que j’ai dit afin qu’ils puissent s’y référer plus tard.

Nous voulons améliorer notre processus de prise de rendez-vous. Décrivez les mesures que vous prendriez pour améliorer notre système actuel.

Les intervieweurs peuvent poser cette question pour voir comment vous appliqueriez vos compétences administratives pour améliorer les processus de leur organisation. Dans votre réponse, expliquez les étapes que vous prendriez pour analyser les systèmes actuels et en mettre en place de nouveaux plus efficaces.

Exemple: « Je commencerais par analyser notre processus de prise de rendez-vous pour comprendre où nous pouvons apporter des améliorations. Je rencontrerais ensuite mon superviseur pour discuter des changements qu’il souhaite voir dans notre système. Après avoir recherché différentes options logicielles, je recommanderais un programme compatible avec notre technologie existante. Enfin, je formerais tous les membres du personnel sur le nouveau système afin que chacun comprenne comment cela fonctionne. »

Décrivez votre expérience de travail avec un logiciel de facturation médicale.

Le logiciel de facturation médicale est un outil couramment utilisé par les secrétaires médicales. Cette question aide les employeurs à déterminer si vous avez de l’expérience dans l’utilisation de ce type de logiciel et dans quelle mesure vous êtes à l’aise avec celui-ci. Dans votre réponse, décrivez les types de logiciels avec lesquels vous avez travaillé dans le passé et ce que vous aimez à leur sujet. Si vous n’avez pas beaucoup d’expérience avec un logiciel de facturation médicale, expliquez que vous êtes prêt à apprendre de nouveaux systèmes.

Exemple: « Dans mon rôle précédent de secrétaire médicale, j’étais responsable de la saisie des informations sur les patients dans le logiciel de facturation de notre cabinet. Je connais très bien le système que nous utilisons et je trouve qu’il est facile de s’y retrouver. Il comporte de nombreuses fonctionnalités utiles, telles que la saisie électronique des réclamations d’assurance. J’aime aussi pouvoir suivre en ligne le solde des patients.

Qu’est-ce qui vous distingue des autres candidats ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications et sur la manière dont vous pouvez contribuer à leur équipe. Lorsque vous répondez, il est important de mettre en évidence une compétence ou une expérience qui vous distingue des autres candidats. Vous pouvez également mentionner quelque chose qui se rapporte à la description de poste.

Exemple: « J’ai cinq ans d’expérience en secrétariat médical, mais je suis également certifiée en RCR et en secourisme. Cela signifie qu’en cas d’urgence, je peux aider à prodiguer des soins jusqu’à l’arrivée du médecin. Dans mon rôle précédent, j’ai pu utiliser ces compétences lorsqu’un patient a eu une crise lors de son rendez-vous. Je les ai aidés à se calmer pendant que notre médecin appelait des renforts.

Quels programmes informatiques avez-vous utilisés dans le passé et comment vous ont-ils aidé dans votre travail ?

L’intervieweur peut poser cette question pour en savoir plus sur vos compétences en informatique et sur la façon dont vous les appliquez sur le lieu de travail. Vous pouvez répondre à cette question en mentionnant quelques programmes que vous avez déjà utilisés, tels que Microsoft Office ou un logiciel de gestion des dossiers médicaux. Expliquez comment ces programmes vous ont aidé à accomplir des tâches efficacement.

Exemple: « J’ai travaillé avec différents types de programmes informatiques tout au long de ma carrière, notamment Microsoft Word, Excel et Access. Ces programmes m’aident à organiser rapidement les données et les informations afin que je puisse fournir des informations précises aux médecins et autres professionnels de la santé. Par exemple, lorsque je travaillais au bureau du Dr Smith, je devais saisir des informations sur les patients dans notre système de dossiers médicaux électroniques chaque fois qu’ils voyaient le médecin. L’utilisation de ces programmes m’a permis de trouver facilement des informations spécifiques rapidement.

Selon vous, quel est l’aspect le plus important pour être un bon membre d’équipe ?

Cette question est un excellent moyen d’évaluer dans quelle mesure vous travaillez avec les autres. Le travail d’équipe est une compétence essentielle pour les secrétaires médicales, il est donc important qu’elles puissent collaborer efficacement avec leurs collègues. Lorsque vous répondez à cette question, réfléchissez à ce qui vous donne l’impression de faire partie d’une équipe et mettez en évidence ces qualités.

Exemple: « Je crois que l’aspect le plus important d’être un bon membre d’équipe est la communication. Je m’assure toujours de communiquer tout changement ou mise à jour à mes collègues afin que nous ayons tous les mêmes informations. Cela nous aide à éviter toute confusion et garantit que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Une autre qualité importante est la flexibilité. Être flexible signifie que je suis prêt à m’adapter aux circonstances changeantes et à aider là où c’est nécessaire.

À quelle fréquence mettez-vous à jour les coordonnées d’un patient ?

Cette question peut aider un enquêteur à comprendre à quelle fréquence vous mettez à jour les informations d’un patient dans la base de données du cabinet médical. Ceci est important car cela permet de s’assurer que les patients reçoivent des informations précises et opportunes sur leurs rendez-vous, les résultats des tests et d’autres documents importants.

Exemple: « Je mets à jour les coordonnées d’un patient chaque fois qu’il change d’adresse ou de numéro de téléphone. Je mets également à jour leurs informations lorsqu’ils changent de médecin au sein de notre cabinet. S’ils n’ont pas été vus par l’un de nos médecins depuis plus de six mois, je leur enverrai une lettre de rappel pour m’assurer que nous avons toujours leurs coordonnées correctes.

Il y a une mauvaise communication entre vous et un patient. Comment gérez-vous cela?

Cette question est l’occasion de montrer vos compétences en communication et vos capacités de résolution de problèmes. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de décrire une situation spécifique où vous avez dû résoudre un problème de communication avec un patient ou un collègue.

Exemple: « Dans mon dernier poste de secrétaire médicale, j’ai eu une fois un patient qui était confus quant à l’heure de son rendez-vous. Ils ont appelé le bureau pour demander s’ils pouvaient arriver tôt pour leur rendez-vous, mais malheureusement, nous étions complets ce jour-là. Je leur ai expliqué que notre emploi du temps ne nous permettait pas de les accueillir plus tôt, mais leur ai proposé de les voir plus tôt un autre jour. Le patient a accepté et a reporté son rendez-vous.