Le travail d’un commis aux dossiers médicaux consiste à gérer et à organiser les dossiers médicaux. Ils sont responsables de l’exactitude et de l’exhaustivité des dossiers et de s’assurer que les dossiers sont disponibles lorsqu’ils sont nécessaires.

Pour réussir dans ce rôle, vous devrez être capable de gérer et de conserver des informations confidentielles, avoir de solides compétences en informatique et être capable de travailler de manière autonome. Il se peut également que l’on vous pose des questions sur votre expérience des dossiers médicaux et sur votre connaissance de la terminologie médicale.

Pour vous aider à préparer votre entretien, nous avons dressé une liste de questions et réponses courantes pour les entretiens avec les commis aux dossiers médicaux.

Connaissez-vous la Health Insurance Portability and Accountability Act, ou HIPAA ?

HIPAA est une loi fédérale qui protège la confidentialité des dossiers médicaux d’un individu. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous comprenez HIPAA et comment il s’applique à votre travail en tant que commis aux dossiers médicaux. Avant votre entretien, lisez le manuel de l’employé ou les politiques de l’entreprise concernant la conformité HIPAA. S’ils n’ont pas de tels documents disponibles, passez en revue les bases de HIPAA par vous-même.

Exemple: « Oui, je connais HIPAA. Dans mon poste précédent, nous devions suivre des directives strictes lors du traitement des informations sur les patients. Par exemple, nous ne pouvions accéder aux dossiers médicaux des patients que dans nos zones de travail désignées. Nous devions également nous assurer que tous les ordinateurs étaient protégés par un mot de passe en tout temps. Ces règles nous ont aidés à préserver la confidentialité des dossiers de nos patients.

Quelles sont certaines des qualités les plus importantes pour un commis aux archives médicales qui réussit ?

Cette question peut aider un intervieweur à déterminer si vous avez les compétences et les capacités nécessaires pour réussir dans ce rôle. Lorsque vous répondez, il peut être utile de mentionner quelques-unes de vos principales qualités liées à ce poste.

Exemple: « Je pense que l’une des qualités les plus importantes pour un commis aux dossiers médicaux est l’attention portée aux détails. Ce travail m’oblige à saisir avec précision les informations sur les patients dans l’ordinateur, je suis donc toujours sûr de revérifier mon travail avant de le soumettre. Une autre qualité que je trouve essentielle est la communication. Dans ce rôle, je communique souvent avec les patients et leurs familles au sujet de leurs antécédents médicaux, ce qui signifie que je dois être en mesure d’expliquer clairement les choses aux autres. »

Comment gardez-vous les informations des patients confidentielles ?

Les commis aux dossiers médicaux traitent souvent des informations sensibles, les employeurs posent donc cette question pour s’assurer que vous comprenez l’importance de garder les données des patients privées. Dans votre réponse, expliquez que vous ne partagerez jamais d’informations confidentielles avec qui que ce soit en dehors de l’établissement médical et que vous n’accéderez aux dossiers des patients qu’en cas d’absolue nécessité.

Exemple: « Je suis conscient que je traite des informations hautement sensibles, donc je prends mon travail très au sérieux. Je sais que si jamais les informations d’un patient devaient être compromises, cela pourrait avoir de graves conséquences sur sa santé. Pour assurer la confidentialité, je garde toujours mon écran d’ordinateur à l’écart des autres et je ne laisse jamais mon bureau sans surveillance. Quand j’ai besoin d’accéder à un dossier, je le fais dans une pièce vide où personne d’autre ne peut voir ce que je fais.

Quelle est votre expérience avec l’utilisation de logiciels médicaux ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau de confort avec l’utilisation d’un logiciel médical et comment vous pourriez vous intégrer dans son organisation. Si vous avez de l’expérience dans l’utilisation d’un logiciel spécifique, partagez ce que vous aimez à ce sujet et si vous n’avez aucune expérience, parlez de votre volonté d’apprendre de nouveaux logiciels.

Exemple: « J’ai utilisé différents types de logiciels médicaux dans mes postes précédents, notamment EpicCare, Meditech et Cerner. Je trouve que chaque système a ses propres avantages, mais je préfère EpicCare car il est très convivial et facile à naviguer. Cela me permet également de travailler plus efficacement en me permettant de saisir les informations une seule fois, puis de les utiliser pour plusieurs patients. »

Donnez un exemple d’un moment où vous avez fourni un service client exceptionnel.

Le service à la clientèle est une compétence importante pour les commis aux dossiers médicaux. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez de l’expérience dans la fourniture d’un excellent service client et que vous pouvez le faire dans un cadre médical. Lorsque vous répondez, pensez à un moment où vous avez aidé un patient ou sa famille à se sentir plus à l’aise lors d’une visite.

Exemple: «Lorsque j’occupais mon emploi précédent en tant que réceptionniste, j’avais une patiente qui était nerveuse à propos de sa chirurgie à venir. Elle m’a posé beaucoup de questions sur la procédure et le processus de récupération. J’ai pris le temps de répondre à toutes ses questions et je me suis assuré qu’elle se sentait en confiance avant de partir. Quelques jours plus tard, elle est revenue avec son mari et m’a remercié de l’avoir aidée à se sentir mieux face à la situation.

Si vous êtes embauché, quels domaines du service des archives médicales aimeriez-vous développer ?

Cette question est l’occasion de montrer votre intérêt pour le poste et comment vous envisagez de contribuer à l’entreprise. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner une compétence ou un processus spécifique que vous aimeriez développer au sein du service.

Exemple: « J’ai de l’expérience avec les systèmes de dossiers médicaux électroniques, alors je pense que je pourrais aider à améliorer l’efficacité du système de classement. Je pense également qu’il existe des moyens de rendre le portail des patients plus convivial pour les patients. Si je suis embauché, j’aimerais travailler sur le développement de ces deux domaines.

Que feriez-vous si vous remarquiez une erreur dans le dossier d’un patient ?

Cette question peut aider un intervieweur à déterminer comment vous gérez les erreurs et les fautes sur le lieu de travail. Cela peut également leur montrer comment vous appliquez votre souci du détail à votre travail. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de donner un exemple précis du moment où vous avez remarqué une erreur et des mesures que vous avez prises pour la corriger.

Exemple: « Lorsque je travaillais comme commis aux dossiers médicaux à mon emploi précédent, j’ai remarqué que le dossier d’un patient comportait deux dates différentes pour sa dernière visite chez le médecin. Cela aurait pu être déroutant pour le médecin qui a lu le dossier plus tard, alors j’ai immédiatement contacté mon superviseur pour lui faire part de l’erreur. Elle m’a ensuite dit de corriger l’erreur en changeant la date de la visite la plus récente et en ajoutant une note expliquant pourquoi il y avait deux dates différentes.

Comment performez-vous sous pression?

Travailler dans un établissement médical peut être stressant, surtout lorsque vous êtes responsable du maintien de l’exactitude des dossiers des patients. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez la capacité de travailler sous pression et de terminer votre travail à temps. Dans votre réponse, partagez deux ou trois façons de rester calme et concentré dans des situations de haute pression.

Exemple: « Je trouve que je suis plus productif lorsque je respecte les délais. Quand je sais que je n’ai qu’un certain temps pour accomplir mes tâches, je suis capable de me concentrer plus intensément et de tout faire rapidement. Je pense aussi qu’il est important de prendre des pauses régulières tout au long de la journée pour ne pas être submergé par le travail. Cela m’aide à me sentir rafraîchi et prêt à affronter tout ce qui se présente à moi.

Avez-vous de l’expérience avec les informations confidentielles des patients ?

Les commis aux dossiers médicaux travaillent souvent avec des informations sensibles, telles que les antécédents médicaux et les résultats des tests. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous comprenez l’importance de garder les informations sur les patients confidentielles. Dans votre réponse, expliquez que vous avez de l’expérience avec des informations confidentielles et expliquez comment vous les sécurisez. Partagez un exemple spécifique de votre travail précédent si possible.

Exemple: « Je travaille dans le domaine de la santé depuis cinq ans maintenant, je suis donc très à l’aise avec le traitement des informations confidentielles. Lorsque j’ai commencé ma carrière, j’ai suivi un cours en ligne sur la conformité HIPAA. Cela m’a aidé à découvrir les différentes manières dont je peux protéger les informations des patients. Dans mon travail actuel, j’utilise des mots de passe pour accéder aux dossiers des patients et les stocker dans des armoires verrouillées lorsque je ne les utilise pas. Si quelqu’un me demande de fournir des informations, je vérifie toujours ses informations d’identification avant de divulguer des données. »

À quand remonte la dernière fois que vous avez mis à jour votre formation dans le domaine médical ?

Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous êtes engagé dans votre carrière et que vous restez au courant des dernières procédures médicales, traitements et technologies. Ils veulent savoir que vous serez en mesure d’accomplir toutes vos tâches avec compétence et efficacité. Dans votre réponse, expliquez quelle formation vous avez suivie récemment et comment elle vous a aidé dans votre poste actuel ou précédent.

Exemple: « J’ai assisté à un séminaire de deux jours l’année dernière où nous avons découvert de nouveaux logiciels pour stocker les informations sur les patients. J’ai implémenté ces nouveaux systèmes dans mon travail dès qu’ils étaient disponibles. Cela m’a permis de devenir plus efficace dans mon travail et d’apprendre de nouvelles façons d’aider les patients.

Nous voulons améliorer notre service client. Décrivez une stratégie que vous utiliseriez pour améliorer notre taux de satisfaction client.

Le service à la clientèle est un aspect important de tout travail, en particulier dans le domaine médical. Les employeurs posent cette question pour voir si vous avez de l’expérience dans l’amélioration des taux de satisfaction client et comment vous le feriez. Dans votre réponse, expliquez les mesures que vous prendriez pour améliorer le service client de leur entreprise.

Exemple: « Je pense qu’une façon d’améliorer notre service à la clientèle est d’avoir un système plus efficace de suivi des dossiers des patients. Je sais que lorsque les patients attendent leurs dossiers, ils peuvent se sentir stressés à l’idée de les obtenir avant leur prochain rendez-vous. Le fait d’avoir un meilleur système de suivi de ces dossiers nous permettra de les sortir plus rapidement afin que les patients n’aient pas à attendre aussi longtemps.

Décrivez votre expérience avec le traitement des réclamations médicales.

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre expérience avec les réclamations médicales et la façon dont vous les traitez. Utilisez des exemples de travaux antérieurs pour décrire ce que vous avez fait, comment vous l’avez fait et pourquoi vous avez utilisé cette méthode.

Exemple: « Lors de mon dernier emploi, je traitais toutes les réclamations médicales entrantes et sortantes pour les patients qui visitaient notre cabinet. J’examinerais d’abord chaque réclamation pour m’assurer qu’elle était exacte avant de la saisir dans notre système. Si un patient avait plusieurs visites au cours d’un mois, je les saisirais comme une seule visite afin que nous puissions facturer sa compagnie d’assurance de manière appropriée. Cela nous a permis d’éviter toute pénalité de la part des compagnies d’assurance.

Qu’est-ce qui vous distingue des autres candidats à ce poste ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications et sur la manière dont vous pouvez contribuer à leur équipe. Lorsque vous répondez, il est important de mettre en évidence une compétence ou une expérience qui vous distingue des autres candidats. Vous pouvez également mentionner quelque chose qui est pertinent pour la description de poste.

Exemple: « J’ai cinq ans d’expérience en tant que commis aux dossiers médicaux, ce qui m’a permis d’acquérir de précieuses connaissances sur la façon d’organiser les dossiers et les documents. Je connais également de nombreux logiciels différents pour la gestion des informations sur les patients, ce qui me permettrait de m’adapter facilement à tout nouveau système en place dans cet établissement. De plus, mon expérience en service à la clientèle m’a préparé à travailler dans un environnement en évolution rapide. »

Quels programmes informatiques liés au domaine médical avez-vous utilisés dans le passé ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau d’expérience avec les dossiers médicaux et les programmes informatiques. Vous pouvez répertorier tous les logiciels ou applications pertinents que vous avez utilisés dans le passé, y compris ceux qui sont spécifiques à un secteur particulier.

Exemple: « Dans mon dernier poste de commis aux dossiers médicaux, j’ai principalement utilisé EpicCare, qui est un système de dossier de santé électronique. Ce programme m’a aidé à organiser les informations et les documents des patients, tels que les résultats de laboratoire et les notes du médecin, afin qu’ils soient facilement accessibles aux médecins en cas de besoin. En plus d’EpicCare, j’ai également utilisé Microsoft Office et Google Drive. »

Selon vous, quel est l’aspect le plus important d’un service des archives médicales ?

Cette question est un excellent moyen pour un intervieweur d’en savoir plus sur vos connaissances du service des dossiers médicaux et sur la façon dont vous vous y intégreriez. En répondant à cette question, il peut être utile de mentionner des compétences ou des qualités spécifiques que vous possédez et qui vous aideront à réussir. dans le rôle.

Exemple: « Je pense que l’aspect le plus important d’un service des archives médicales est l’exactitude. Je suis très soucieux des détails et je m’assure toujours de revérifier mon travail avant de soumettre des documents. Une autre qualité importante est la communication. Dans mon dernier poste, j’étais responsable de communiquer avec les patients lorsque leurs informations n’étaient pas disponibles dans notre système. Je me suis toujours assuré d’expliquer les étapes que j’avais suivies pour trouver l’information et de leur faire savoir quand je ne pouvais pas la localiser.

À quelle fréquence mettez-vous à jour le dossier d’un patient ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre à quelle fréquence vous mettez à jour les fichiers et quel est votre processus pour le faire. Cela peut également leur montrer à quel point vous êtes responsable de la tenue de registres exacts. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner les étapes ou processus spécifiques que vous utilisez lors de la mise à jour des informations patient.

Exemple: « Je m’assure de mettre à jour le dossier d’un patient chaque fois que je reçois de nouvelles informations d’un médecin ou d’une infirmière. Cela m’aide à m’assurer que toutes les informations les plus récentes sur un patient sont enregistrées dans son dossier. S’il y a des changements dans l’état d’un patient, je mettrai à jour son dossier dès que possible après avoir reçu l’information.

Il y a une divergence dans les antécédents médicaux d’un patient. Comment gérez-vous cela?

Cette question est l’occasion de montrer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à travailler avec des patients. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de donner un exemple précis de la façon dont vous avez géré une situation similaire dans le passé.

Exemple: « Une fois, j’ai eu un patient qui visitait notre cabinet pour la première fois. Ils cherchaient leurs dossiers médicaux depuis qu’ils avaient visité un autre établissement lorsqu’ils étaient enfants. J’ai parcouru tous nos dossiers, mais je n’ai trouvé aucune trace d’eux ayant déjà été vus dans notre cabinet. Après avoir parlé avec le patient, j’ai appris qu’il avait été vu par un de nos médecins pendant ses vacances. Le médecin leur a donné une note à rapporter à la maison pour qu’ils puissent y être soignés. J’ai contacté l’autre établissement et j’ai trouvé le fichier manquant.