Les directeurs de cabinet médical sont responsables du bon fonctionnement d’un cabinet médical. Cela comprend la gestion du budget, l’embauche et la formation du personnel, la commande de fournitures et la planification des rendez-vous. Ils accueillent également les patients, vérifient l’assurance et déposent les réclamations d’assurance.

Si vous passez un entretien pour un poste de directeur de cabinet médical, vous pouvez vous attendre à ce qu’on vous pose diverses questions sur votre expérience, vos compétences et vos connaissances. Dans ce guide, nous vous fournirons des conseils sur la façon de répondre aux questions d’entretien d’embauche avec le directeur du cabinet médical, ainsi que des exemples de questions et de réponses.

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Connaissez-vous les logiciels médicaux couramment utilisés dans ce domaine ?

L’intervieweur peut poser cette question pour voir si vous avez de l’expérience dans l’utilisation du logiciel qu’il utilise dans son bureau. Si vous n’êtes pas familier avec les programmes spécifiques, envisagez de les rechercher avant votre entretien afin de pouvoir discuter de la manière dont vous apprendrez à les utiliser.

Exemple: « Je connais plusieurs logiciels médicaux et j’en ai utilisé plusieurs tout au long de ma carrière. Dans mon dernier poste de directeur de cabinet médical, nous avons utilisé un système de dossier de santé électronique pour les dossiers des patients et la planification des rendez-vous. Nous avons également utilisé un programme appelé Medisoft à des fins de facturation. J’ai trouvé les deux systèmes faciles à naviguer et j’ai appris à les utiliser rapidement. »

Quelles sont certaines des qualités les plus importantes pour un directeur de cabinet médical qui réussit ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si vous avez les compétences et les capacités nécessaires pour réussir dans ce rôle. Lorsque vous répondez, il peut être utile de mentionner quelques-unes de vos principales qualités qui vous aideront à réussir en tant que directeur de cabinet médical.

Exemple: « Je crois que certaines des qualités les plus importantes pour un directeur de cabinet médical qui réussit sont l’organisation, les compétences en communication et les compétences en résolution de problèmes. En tant que responsable de cabinet médical, je devrais suivre de nombreuses tâches différentes à la fois tout en communiquant avec les membres de mon équipe au sujet de leurs responsabilités. De plus, il peut y avoir des moments où des problèmes surviennent qui nécessitent que je résolve des problèmes ou que je trouve des solutions. Ces trois qualités sont essentielles pour réussir à ce poste.

Que feriez-vous avec un patient insatisfait des soins qu’il a reçus ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous gérez les conflits et traitez les plaintes. Il est important d’être empathique, mais aussi direct dans votre réponse. Vous devez expliquer quelles mesures vous prendriez pour résoudre le problème le plus rapidement possible.

Exemple: « Une fois, j’ai eu un patient qui n’était pas satisfait de son traitement parce qu’il avait l’impression que nous le précipitions pour son rendez-vous. Je me suis excusé pour tout inconvénient et j’ai expliqué que notre bureau avait un horaire strict à respecter. Cependant, j’ai proposé de reporter leur prochain rendez-vous afin qu’ils puissent avoir plus de temps avec leur médecin. Le patient a apprécié ce geste et a dit qu’il avait aidé à apaiser certaines de ses inquiétudes.

Quelle est votre expérience de la gestion des budgets et des dossiers financiers dans un cabinet médical ?

L’intervieweur peut vous poser cette question pour en savoir plus sur votre expérience de la gestion financière et sur la façon dont vous l’utilisez sur le lieu de travail. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence les compétences ou techniques spécifiques que vous possédez pour gérer les budgets, suivre les dépenses et surveiller les dépenses.

Exemple: « Dans mon rôle précédent de responsable du cabinet médical, j’étais responsable de la création de rapports budgétaires mensuels décrivant nos prévisions de revenus et de dépenses. Cela m’a aidé à rester au top de nos finances et à m’assurer que nous atteignions nos objectifs chaque mois. J’ai également utilisé divers logiciels de comptabilité pour nous aider à gérer nos comptes et à suivre notre inventaire. »

Donnez un exemple d’une situation où vous avez dû résoudre un conflit entre deux employés.

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous résolvez les conflits et votre capacité à travailler avec les autres. Utilisez des exemples de rôles précédents où vous avez aidé deux employés à trouver une solution ou un compromis.

Exemple: « Dans mon dernier rôle, j’avais un employé qui était constamment en retard au travail. Cela a obligé les autres employés du bureau à les remplacer, ce qui a provoqué des tensions au sein de l’équipe. Après avoir parlé avec l’employé de son retard, il m’a dit qu’il avait du mal à préparer son enfant pour l’école tous les matins. J’ai trouvé une solution avec eux pour qu’ils arrivent 15 minutes plus tôt les lundis, mercredis et vendredis afin qu’ils puissent préparer leur enfant pour l’école avant d’entrer au travail.

Si un patient avait besoin de voir un médecin pour une condition spécifique, mais que le médecin n’était pas disponible, comment géreriez-vous la situation ?

Cette question peut aider un intervieweur à comprendre comment vous géreriez une situation difficile au bureau. Il est important de montrer que vous avez les compétences et l’expérience nécessaires pour prendre des décisions par vous-même, mais aussi que vous êtes prêt à demander de l’aide en cas de besoin.

Exemple: « Si un patient avait besoin de voir un médecin pour une condition spécifique, mais que le médecin n’était pas disponible, j’essayais d’abord de trouver un autre médecin qui pourrait le voir. Si aucun autre médecin n’était disponible, je rappelais le patient et lui expliquais la situation. Je proposerais de reporter leur rendez-vous ou de leur donner un remboursement s’ils voulaient annuler.

Que feriez-vous si vous remarquiez une erreur récurrente dans le travail d’un de vos employés ?

Cette question peut aider l’intervieweur à évaluer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à travailler avec les autres. Votre réponse doit montrer que vous êtes prêt à aborder un employé au sujet de ses erreurs de manière constructive, plutôt que de simplement signaler l’erreur et en rester là.

Exemple: « Je m’assurerais d’abord d’avoir la preuve de l’erreur afin de pouvoir en discuter avec eux sans les mettre sur la défensive. Ensuite, je leur parlerais de la façon dont ils peuvent éviter de refaire la même erreur. Si l’employé est nouveau ou est encore en train d’apprendre les ficelles du métier, je pourrais lui donner une formation supplémentaire sur la tâche avant de poursuivre toute mesure disciplinaire. »

Comment gérez-vous bien le stress au travail ?

Travailler dans un environnement de bureau peut être stressant, surtout lorsque vous gérez une équipe d’employés. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez la capacité de gérer le stress et de rester calme dans des situations difficiles. Dans votre réponse, partagez deux ou trois stratégies qui vous aident à gérer le stress. Expliquez comment ces stratégies vous ont aidé à surmonter les défis de votre emploi précédent.

Exemple: « Je trouve que prendre de courtes pauses tout au long de la journée m’aide à rester concentré sur mon travail. J’utilise également des exercices de respiration profonde pour réduire mon niveau de stress. Lorsque j’ai commencé à travailler comme chef de bureau, notre service informatique avait des problèmes avec ses serveurs. Cela nous a causé beaucoup de problèmes car nous ne pouvions pas accéder aux dossiers des patients. J’ai utilisé mes techniques de respiration profonde pour rester calme en attendant les mises à jour du service informatique. »

Avez-vous de l’expérience dans la formation de nouveaux employés sur les meilleures pratiques et procédures ?

L’intervieweur peut poser cette question pour évaluer votre capacité à former et à encadrer de nouveaux employés. Utilisez des exemples d’expériences de formation antérieures pour mettre en valeur vos compétences en communication, en leadership et en relations interpersonnelles.

Exemple: « Dans mon dernier poste de responsable de cabinet médical, j’ai embauché une nouvelle réceptionniste qui n’avait aucune expérience dans le domaine. Elle était impatiente d’apprendre mais aussi nerveuse à propos de son premier jour de travail. J’ai prévu du temps avec elle avant qu’elle ne commence à travailler pour passer en revue les procédures et répondre à toutes ses questions. Lors de notre rencontre, je l’ai également présentée aux autres membres de l’équipe afin qu’ils puissent l’aider si elle avait besoin de quoi que ce soit. Après cette première rencontre, j’ai vérifié avec elle tout au long de sa première semaine pour m’assurer qu’elle se sentait à l’aise et confiante dans sa position.

Quel est le meilleur moment pour planifier un rendez-vous de suivi avec un patient ?

L’intervieweur peut vous poser cette question pour évaluer votre capacité à gérer l’horaire du cabinet et à s’assurer que les patients reçoivent des soins en temps opportun. Dans votre réponse, expliquez comment vous aborderiez la planification des rendez-vous de suivi pour les patients et pourquoi vous pensez qu’il est important de le faire en temps opportun.

Exemple: « Je crois que le meilleur moment pour planifier un rendez-vous de suivi avec un patient est lorsqu’il est encore au bureau après son premier rendez-vous. Cela me permet de revoir leurs antécédents médicaux et toutes les notes de leur visite précédente avant de faire ma recommandation sur le moment où ils devraient revenir. Cela me donne également l’occasion de répondre à toutes les questions ou préoccupations qu’ils ont au sujet de leur prochain rendez-vous. »

Nous voulons améliorer nos taux de satisfaction des patients. Quelles stratégies utiliseriez-vous pour atteindre cet objectif ?

Un intervieweur peut poser cette question pour en savoir plus sur vos compétences en service à la clientèle et sur la façon dont vous les appliqueriez dans son bureau. Pour répondre à cette question, pensez à un moment où vous avez aidé à améliorer les taux de satisfaction des patients dans votre emploi précédent.

Exemple: « Je crois que la meilleure façon d’augmenter la satisfaction de nos patients est de s’assurer qu’ils se sentent les bienvenus et à l’aise lors de leur visite. Je m’assure toujours que mon personnel accueille les patients avec le sourire et demande s’il y a quelque chose que nous pouvons faire pour les aider avant même qu’ils aient à le demander. Par exemple, si je vois un patient qui a l’air confus ou mal à l’aise, j’irai vers lui et lui expliquerai ce qu’il doit savoir ensuite pour qu’il n’ait pas à attendre aussi longtemps. Cette stratégie m’a aidé à atteindre 100 % de satisfaction des patients dans tous mes postes précédents. »

Décrivez votre processus de gestion des appels entrants et de prise de rendez-vous.

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous gérez une journée de travail intense et les mesures que vous prenez pour vous assurer que votre équipe est productive. Utilisez des exemples d’expériences antérieures pour décrire votre processus de gestion des appels entrants, de planification des rendez-vous et de communication avec les patients.

Exemple: « J’ai trouvé qu’il est important d’être organisé lors de la gestion des appels entrants et de la planification des rendez-vous. J’utilise un système de calendrier en ligne pour planifier les rendez-vous des patients et communiquer avec les patients au sujet de leurs prochaines visites. Lorsque je prends des appels entrants, je demande d’abord à l’appelant à quelle heure de la journée il serait préférable de le rappeler. Ensuite, j’ajoute le rendez-vous à mon calendrier afin de pouvoir faire le suivi au moment opportun.

Qu’est-ce qui fait de vous le meilleur candidat pour ce poste ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications et pourquoi vous êtes la meilleure personne pour le poste. Avant votre entretien, faites une liste de toutes vos compétences et expériences en rapport avec le poste. Pensez à ce qui vous rend unique par rapport aux autres candidats.

Exemple: « Je suis le candidat le plus qualifié car j’ai cinq ans d’expérience en tant que gestionnaire de bureau dans un milieu médical. Dans mon rôle précédent, je gérais une équipe de six employés tout en supervisant la planification et la facturation des patients. Mes compétences organisationnelles et ma capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois m’ont aidé à gérer ces responsabilités avec succès. Je crois que je peux utiliser ces mêmes compétences pour aider votre bureau à fonctionner correctement. »

Quels logiciels de gestion de cabinet médical avez-vous déjà utilisés ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau d’expérience avec les logiciels de gestion de cabinet médical. Il peut également leur montrer quels programmes vous préférez utiliser et pourquoi. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner quelques fonctionnalités spécifiques que vous aimez dans chaque programme.

Exemple: « J’ai utilisé plusieurs logiciels de gestion de cabinet médical différents dans mes postes précédents. Je trouve que Practice Fusion est l’un des systèmes les plus conviviaux pour la gestion des dossiers des patients et la planification des rendez-vous. Le système me permet de créer facilement de nouveaux comptes de patients et d’attribuer des patients à des médecins ou à d’autres professionnels de la santé. Il est également facile d’utiliser le portail en ligne du système pour envoyer des messages sécurisés à d’autres membres du personnel.

Selon vous, quel est l’aspect le plus important du service client ?

Le service client est une partie importante de tout travail, mais il est particulièrement vital dans le domaine médical. Les enquêteurs posent cette question pour s’assurer que vous comprenez l’importance du service client et que vous avez vous-même de l’expérience dans la fourniture d’un excellent service client. Dans votre réponse, expliquez ce qui, selon vous, fait un bon service client et donnez des exemples d’emplois précédents où vous avez fourni un excellent service client.

Exemple: « Je crois que l’aspect le plus important du service à la clientèle est de s’assurer que les patients se sentent à l’aise et pris en charge. J’essaie toujours d’accueillir les patients avec le sourire et de leur offrir de l’eau ou du café pendant qu’ils attendent. Si quelqu’un semble nerveux ou anxieux, j’essaie de le rassurer et de lui faire savoir que nous sommes là pour l’aider. Lors de mon dernier emploi, j’avais un patient qui était très nerveux à l’idée de faire une analyse de sang. Je lui ai parlé pendant quelques minutes et lui ai expliqué tout ce que je ferais. Elle a fini par se sentir beaucoup mieux au moment où elle est partie.

À quelle fréquence les employés doivent-ils recevoir des évaluations de performance ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau d’expérience dans la gestion d’une équipe. Cela les aide également à comprendre à quelle fréquence vous évaluez vos propres performances et à fixer des objectifs d’amélioration. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner que vous avez effectué des évaluations d’employés dans le passé et de décrire ce que vous avez inclus dans ces évaluations.

Exemple: « Je pense que les employés devraient recevoir des évaluations de performance régulières. Dans mon dernier poste de chef de bureau, j’ai donné des évaluations trimestrielles aux membres de mon personnel. Au cours de ces réunions, nous avons discuté de leurs forces et de leurs faiblesses et créé des plans d’action pour améliorer les domaines dans lesquels ils se débattaient. Cela m’a aidé à en savoir plus sur chaque membre de mon équipe et nous a permis de travailler ensemble pour améliorer notre productivité globale.

Il y a un grand nombre de patients qui attendent de voir le médecin, mais la réceptionniste est malade et il n’y a pas de renfort. Que fais-tu?

Cette question est un excellent moyen de tester vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à réfléchir rapidement. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de décrire les mesures que vous prendriez pour vous assurer que les patients sont vus en temps opportun tout en maintenant des normes élevées de service à la clientèle.

Exemple: « J’appellerais d’abord d’autres cabinets médicaux de la région pour voir s’ils ont des réceptionnistes qui pourraient venir quelques heures. Sinon, je demanderais à tous nos médecins s’ils pouvaient voir un ou deux patients supplémentaires afin que nous puissions passer le reste de la journée sans avoir à reprogrammer qui que ce soit. Si aucune de ces options ne fonctionnait, je contacterais chaque patient et lui ferais savoir ce qui se passait et quand il pouvait s’attendre à être vu.