Les commis au courrier sont responsables de la manutention, du tri et de la livraison du courrier dans les entreprises, les écoles et d’autres organisations. Cet emploi peut être un tremplin vers une carrière dans le service postal, ou il peut s’agir d’une carrière à long terme à part entière.

Avant de pouvoir être embauché comme commis au courrier, vous devrez passer un entretien d’embauche. Cet entretien sera pour vous l’occasion de montrer à l’intervieweur que vous êtes fiable, que vous avez de bonnes capacités d’organisation et que vous êtes capable de rester calme sous la pression. Pour vous aider à vous préparer, nous avons dressé une liste de questions et réponses courantes pour les entretiens avec les commis au courrier.

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Connaissez-vous les différents types de courrier que vous pourriez rencontrer en tant que commis au courrier ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre connaissance des réglementations et procédures postales. Cela peut également leur montrer comment vous pouvez gérer différents types de courrier en temps opportun. Dans votre réponse, essayez d’énumérer autant de types de courrier que vous connaissez que possible.

Exemple: « Cela fait maintenant cinq ans que je travaille dans mon bureau de poste actuel, donc je connais bien tous les différents types de courrier que nous traitons ici. Nous recevons tout, du courrier de première classe au courrier certifié en passant par les colis postaux. Je sais à quoi sert chaque type de courrier et combien de temps cela devrait nous prendre pour le traiter.

Quelles sont certaines des compétences les plus importantes que vous possédez pour trier le courrier ?

Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez les compétences nécessaires pour trier le courrier. Ils veulent quelqu’un qui est organisé, soucieux du détail et capable de travailler rapidement. Lorsque vous répondez à cette question, énumérez certaines de vos compétences les plus importantes liées au travail de commis au courrier.

Exemple: « Je suis très doué pour le multitâche tout en restant concentré sur ma tâche. Je peux trier plusieurs pièces de courrier à la fois tout en m’assurant que chaque pièce est triée correctement. J’ai également une excellente attention aux détails, ce qui m’aide à ne manquer aucune information importante lors du tri du courrier. Enfin, je suis très organisé, donc je sais comment suivre tous les différents types de courrier que je trie.

Comment géreriez-vous une situation où vous enverriez accidentellement du courrier confidentiel de l’entreprise à la mauvaise adresse ?

Cette question peut aider les enquêteurs à évaluer votre souci du détail et votre capacité à corriger les erreurs. Dans votre réponse, insistez sur la façon dont vous corrigeriez rapidement l’erreur et vous assureriez que les informations confidentielles n’atteignent pas les destinataires involontaires.

Exemple: « Dans mon dernier rôle en tant que commis au courrier, j’ai accidentellement envoyé un e-mail contenant les données financières de l’entreprise à un client au lieu de notre directeur financier. Heureusement, le client n’était pas au courant de ce qu’il recevait et me l’a transmis. J’ai immédiatement contacté mon superviseur et nous avons travaillé ensemble pour envoyer un autre e-mail au client expliquant que le premier e-mail était une erreur. Nous nous sommes également assurés que le client avait supprimé l’e-mail d’origine de sa boîte de réception. »

Quel est l’aspect le plus difficile d’être commis au courrier ?

Les employeurs posent cette question pour voir si vous pouvez gérer les aspects les plus difficiles d’un travail. Ils veulent savoir que vous êtes prêt à faire ce qu’il faut pour faire le travail, même lorsque c’est difficile. Dans votre réponse, soyez honnête sur les parties du travail qui sont les plus difficiles pour vous et expliquez comment vous surmonteriez ces défis.

Exemple: « La partie la plus difficile d’être commis au courrier est de devoir trier tous les différents types de courrier. Je travaille comme commis au courrier depuis plusieurs années maintenant, j’ai donc l’habitude de tout trier, des factures aux courriers indésirables. Cependant, il y a encore des jours où je reçois plus de courrier indésirable qu’autre chose. Cela peut parfois être frustrant, mais j’essaie juste de me concentrer sur le tri du courrier important en premier.

Fournissez un exemple de la façon dont vous traiteriez une plainte d’un client.

Les commis au courrier interagissent souvent avec les clients qui ont des questions ou des préoccupations concernant leur courrier. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous savez comment traiter les plaintes des clients et que vous pouvez les résoudre rapidement. Dans votre réponse, expliquez les mesures que vous prendriez pour résoudre le problème pour le client. Montrez que vous êtes empathique et prêt à aider les clients de toutes les manières possibles.

Exemple: « Une fois, un client m’a appelé parce qu’il manquait un courrier important. Je me suis excusé pour la gêne occasionnée et j’ai demandé s’il y avait autre chose que je pouvais faire pour aider. Le client a dit qu’il avait besoin d’une copie de la lettre qu’il attendait. Je leur ai dit que je l’enverrais tout de suite et leur ai proposé de le leur envoyer également par e-mail. Ils m’ont remercié pour mon aide et ont apprécié que je sois allé au-delà pour m’assurer qu’ils obtenaient les informations dont ils avaient besoin.

Si vous voyiez un autre employé se livrer à une activité suspecte, que feriez-vous ?

Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous comprenez l’importance de suivre les politiques et procédures de l’entreprise. Dans votre réponse, expliquez que vous signaleriez immédiatement toute activité suspecte à un responsable ou à un superviseur. Vous pouvez également mentionner que vous ne vous engageriez pas vous-même dans un comportement suspect.

Exemple: « Je signalerais certainement toute activité suspecte que j’aurais vue à mon responsable ou à un autre membre de la direction. Si quelqu’un volait du courrier, par exemple, je voudrais m’assurer qu’il a été attrapé avant de pouvoir voler quoi que ce soit d’important. J’éviterais également de me livrer moi-même à des activités suspectes, car je sais que cela va à l’encontre de la politique de l’entreprise. »

Que feriez-vous si vous remarquiez qu’un livreur avait livré le mauvais colis à votre salle de courrier ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous géreriez une situation difficile. Dans votre réponse, essayez de montrer que vous êtes prêt à assumer vos responsabilités et à résoudre les problèmes lorsqu’ils surviennent.

Exemple: « Si je remarquais que le livreur avait livré le mauvais colis, je lui demandais d’abord s’il pouvait livrer le bon colis. S’ils n’étaient pas en mesure de le faire, j’appelais le client qui avait reçu le mauvais colis et lui disais ce qui s’était passé. Ensuite, je contacterais la société qui a envoyé le colis et lui expliquerais la situation. Je travaillerais également avec mon superviseur pour trouver une solution.

Comment gérez-vous bien le stress?

Travailler comme commis au courrier peut être stressant, surtout lorsque vous devez trier de grandes quantités de courrier entrant. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous êtes capable de bien gérer le stress et de rester concentré sur votre travail. Dans votre réponse, expliquez comment vous gérez le stress dans votre vie et donnez un exemple d’une fois où vous avez dû y faire face au travail.

Exemple: « Je gère bien le stress car j’essaie toujours de rester calme et concentré pendant ma journée de travail. Lorsque je travaillais comme commis au courrier pour le gouvernement de la ville, nous connaissions un arriéré de courrier en raison de compressions budgétaires. Cela nous a fait recevoir plus de deux fois plus de courrier chaque jour que d’habitude. Alors que certains employés étaient stressés à ce sujet, je suis resté calme et concentré sur le tri rapide du courrier afin que nous puissions tout faire.

Avez-vous de l’expérience dans l’utilisation de systèmes d’automatisation du courrier ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau d’expérience avec les systèmes d’automatisation du courrier et comment vous pourriez vous intégrer dans leur organisation. Si vous n’avez aucune expérience préalable, envisagez de décrire un moment où vous avez appris à utiliser un système d’automatisation rapidement ou utilisé une technologie similaire.

Exemple: « Je n’ai jamais occupé un poste qui m’obligeait à utiliser un système d’automatisation du courrier, mais j’ai travaillé pour une entreprise qui disposait d’une importante base de données d’informations sur les clients. Nous avons utilisé cette base de données pour créer des listes de diffusion basées sur les préférences des clients. Cela nous a aidés à envoyer des e-mails ciblés et des publipostages à nos clients. J’ai appris à utiliser cette base de données à son plein potentiel, ce qui m’a permis de rationaliser mes processus et de m’assurer que nous atteignions tous nos clients. »

Quand est-il approprié de contacter directement le facteur d’un client ?

Cette question peut aider l’intervieweur à évaluer vos compétences en service à la clientèle et votre capacité à travailler avec les autres. Décrivez une situation dans laquelle vous avez contacté directement un facteur, quelles informations vous lui avez fournies et comment il a répondu.

Exemple: « Je ne contacterais directement un facteur que si j’avais besoin de confirmer la livraison d’un colis ou d’une lettre importante. Par exemple, lorsque j’occupais mon emploi précédent, j’avais un client qui s’attendait à une grosse livraison de la part de son détaillant en ligne. L’envoi n’est jamais arrivé, j’ai donc appelé le facteur pour voir s’il avait été perdu en transit. Ils m’ont informé que l’envoi avait été livré mais pas signé, alors ils ont laissé une note sur la porte demandant au client de les rappeler une fois qu’ils auront reçu le colis.

Nous voulons améliorer notre temps de réponse aux demandes des clients. Décrivez une stratégie que vous utiliseriez pour vous aider à traiter rapidement le courrier des clients.

Cette question est l’occasion de montrer votre capacité à travailler en équipe et d’améliorer l’efficacité de votre service. Lorsque vous répondez à cette question, réfléchissez à la manière dont vous pouvez appliquer vos compétences pour aider votre employeur actuel ou futur à atteindre ses objectifs.

Exemple: « J’utiliserais ma connaissance des produits et services de notre entreprise pour répondre rapidement aux demandes des clients. J’encourage également mes collègues à faire de même afin que nous puissions répondre aux clients en temps opportun. Si je remarquais qu’un de mes collègues était aux prises avec une demande particulière, je lui proposerais de l’aider en recherchant les informations dont il avait besoin. »

Décrivez votre expérience de travail avec des documents confidentiels.

Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous comprenez l’importance de garder les documents confidentiels. Ils veulent savoir que vous garderez les informations de leur entreprise confidentielles et sûres. Lorsque vous répondez, expliquez comment vous stockeriez et traiteriez les documents confidentiels. Expliquez votre expérience avec le traitement des informations sensibles si vous en avez.

Exemple: « J’ai travaillé dans quelques bureaux où j’avais accès à des documents confidentiels. Dans mon dernier poste, j’étais responsable de la numérisation de tous les courriers entrants. Avant de numériser chaque courrier, je vérifiais toujours l’adresse sur l’enveloppe pour m’assurer qu’elle correspondait à l’adresse e-mail du destinataire. S’il y avait des pièces de courrier qui semblaient contenir des informations confidentielles, je les mettrais de côté jusqu’à ce que mon superviseur puisse les examiner.

Qu’est-ce qui vous distingue des autres candidats à ce poste ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications et sur la manière dont vous pouvez contribuer à leur entreprise. Avant votre entretien, faites une liste de trois choses qui vous distinguent des autres candidats. Il peut s’agir de compétences ou d’expériences pertinentes pour le poste. Partagez-les avec votre interlocuteur afin qu’il sache ce qui vous rend spécial.

Exemple: « J’ai d’excellentes compétences en service à la clientèle, que j’ai développées grâce à mon expérience de travail précédente. J’ai également une connaissance approfondie des programmes de la suite Microsoft Office, notamment Word et Excel. Enfin, je suis très organisé et soucieux du détail, c’est pourquoi j’excellerais à ce poste.

Quels systèmes d’automatisation du courrier avez-vous utilisés dans le passé ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre expérience avec les systèmes d’automatisation du courrier. Si vous n’avez aucune expérience préalable, envisagez de décrire un moment où vous avez appris à utiliser un nouveau système et avez pu appliquer ces connaissances pour accomplir des tâches.

Exemple: « Dans mon dernier poste de commis au courrier, j’utilisais Mailstream pour trier le courrier entrant et sortant. Ce logiciel m’a aidé à trier tous les différents types de courrier que nous recevions quotidiennement, y compris les lettres, les colis et les catalogues. Cela m’a également permis de numériser des documents dans la base de données de l’entreprise afin de pouvoir y accéder ultérieurement.

Que pensez-vous du code vestimentaire de notre entreprise pour les commis au courrier ?

Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous allez vous adapter à leur culture d’entreprise. Ils veulent des commis au courrier prêts à s’habiller de manière professionnelle et à respecter les normes de l’entreprise. Lorsque vous répondez, soyez honnête à propos de vos sentiments sur le code vestimentaire, mais montrez également que vous pouvez le suivre.

Exemple: « Je pense que le code vestimentaire de votre entreprise est très professionnel. J’adorerais travailler ici en raison de l’attention que vous portez à l’apparence des employés. Dans mon dernier emploi, nous n’avions pas du tout de code vestimentaire, donc je comprends pourquoi certaines personnes pourraient trouver notre politique actuelle trop stricte. Cependant, j’ai l’habitude de m’habiller professionnellement pour le travail, donc je ne pense pas que ce sera un problème pour moi.

À quelle fréquence effectuez-vous la maintenance des équipements de tri du courrier ?

L’intervieweur peut poser cette question pour évaluer vos compétences techniques et votre expérience avec l’équipement de tri du courrier. Votre réponse doit inclure une description de l’entretien que vous effectuez, la fréquence à laquelle vous le faites et toute connaissance ou formation spécifique que vous avez dans l’entretien de l’équipement de tri du courrier.

Exemple: « J’ai effectué une maintenance régulière sur tous les types d’équipements de tri du courrier tout au long de ma carrière. Je sais que le maintien de la propreté de l’équipement est une partie importante de sa longévité, donc je m’assure toujours de nettoyer soigneusement chaque pièce d’équipement après chaque quart de travail. De plus, je vérifie également régulièrement les vis desserrées et d’autres problèmes qui pourraient causer des problèmes sur la route. Je suis convaincu que je peux assurer le bon fonctionnement de n’importe quel type d’équipement de tri du courrier.

Il y a un gros volume de courrier à traiter et un délai serré. Comment géreriez-vous la situation ?

Cette question est conçue pour évaluer votre capacité à hiérarchiser et à gérer plusieurs tâches. Il teste également vos compétences en gestion du temps, car vous devrez peut-être respecter des délais serrés lorsque vous travaillez dans une salle de courrier. Dans votre réponse, expliquez comment vous aborderiez la situation et quelles mesures vous prendriez pour vous assurer que toutes vos tâches soient accomplies à temps.

Exemple: « Dans cette situation, je trierais d’abord les courriers les plus urgents et les remettrais à leurs destinataires ou les enverrais au service approprié pour traitement. Ensuite, je me concentrerais sur le tri du courrier restant par destinataire puis par code postal. De cette façon, je peux trouver rapidement tout courrier qui doit être trié dans des bacs spécifiques en fonction de sa destination. »