Les secrétaires juridiques sont l’épine dorsale de tout cabinet d’avocats. Ils assurent le fonctionnement du bureau en organisant et en gérant les dossiers, en fixant les rendez-vous et en aidant les avocats à se préparer aux audiences et aux procès. Ils doivent aussi souvent communiquer avec les clients et le conseil adverse.

Les secrétaires juridiques doivent avoir de solides compétences organisationnelles, être capables de rester calmes sous la pression et avoir d’excellentes compétences en communication. Parce qu’ils sont le premier point de contact pour de nombreuses personnes au sein du bureau, les secrétaires juridiques doivent également avoir une attitude agréable et professionnelle.

Si vous recherchez un emploi de secrétaire juridique, il est important de savoir à quoi vous attendre lors de l’entretien. Dans ce guide, nous passerons en revue les questions et réponses les plus courantes des entretiens avec les secrétaires juridiques. Nous vous donnerons également des conseils pour vous préparer à l’entretien.

Connaissez-vous la terminologie juridique?

Les intervieweurs peuvent poser cette question pour voir si vous avez de l’expérience avec la terminologie juridique. C’est parce qu’ils veulent savoir que vous pouvez terminer votre travail avec précision et efficacité. Dans votre réponse, essayez d’expliquer comment vous avez appris les termes et quelles ressources vous avez utilisées pour les apprendre.

Exemple: « Je connais certaines des terminologies juridiques les plus courantes. Lorsque j’ai commencé à occuper mon poste de secrétaire juridique, je n’étais pas sûr de bon nombre des termes. Mon superviseur m’a donné une liste de termes à rechercher en ligne et m’a fourni un glossaire des termes que nous utilisons le plus souvent. Comme je travaillais sur des projets, je me référais à la liste lorsque je n’étais pas sûr d’un terme.

Quelles sont certaines des compétences les plus importantes pour un secrétaire juridique?

Cette question est l’occasion de montrer à l’intervieweur que vous avez une bonne compréhension de ce qu’il faut pour réussir dans ce rôle. Lorsque vous répondez, pensez à mettre en évidence les compétences qui sont directement liées à votre expérience antérieure en tant que secrétaire juridique.

Exemple: « La compétence la plus importante pour une secrétaire juridique est la communication. Vous devez être en mesure de communiquer clairement avec les avocats et les autres membres du personnel, mais aussi avec les clients qui ne comprennent peut-être pas le langage utilisé dans la loi. Une autre compétence importante est l’organisation. Je suis toujours organisé lorsque je travaille sur des projets, je m’assurerais donc de conserver tous les documents classés de manière appropriée. Enfin, la patience est une autre compétence essentielle car il y a souvent plusieurs tâches à accomplir en même temps.

Comment gérez-vous les informations confidentielles ?

En tant que secrétaire juridique, vous pouvez avoir accès à des informations sensibles sur les clients et leurs dossiers. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous comprenez l’importance de garder les renseignements sur les clients confidentiels. Dans votre réponse, expliquez que vous prenez la confidentialité au sérieux et que vous avez de l’expérience dans ce domaine. Partagez un exemple de la façon dont vous avez traité des informations confidentielles dans le passé.

Exemple: « Je suis très conscient de l’importance de préserver la confidentialité des clients. Je garde toujours l’écran de mon ordinateur privé lorsque je travaille sur des documents confidentiels. Lorsque je parle avec des avocats ou d’autres professionnels, je ne partage que ce qu’ils veulent que je sache. Par exemple, si un avocat me dit de ne pas mentionner quelque chose, je ne le fais pas. Lors de mon dernier emploi, j’étais responsable de l’organisation de tous les dossiers. J’ai gardé chaque fichier dans son propre dossier et les ai étiquetés de manière appropriée. Cela m’a aidé à rester organisé et à m’assurer que personne n’accède à des documents auxquels il ne devrait pas accéder.

Quelle est votre expérience avec les logiciels juridiques ?

Les secrétaires juridiques utilisent souvent des logiciels pour organiser leur travail et garder une trace des documents. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez de l’expérience dans l’utilisation de logiciels juridiques tels que la gestion de cas, la gestion de documents et les systèmes de chronométrage. Dans votre réponse, expliquez quel logiciel vous avez utilisé dans le passé et ce que vous avez aimé. Expliquez que vous êtes prêt à apprendre de nouveaux logiciels si nécessaire.

Exemple: « J’ai travaillé avec plusieurs types de logiciels juridiques tout au long de ma carrière. Je suis plus à l’aise avec un programme appelé CasePro car il est facile à naviguer et possède toutes les fonctionnalités dont j’ai besoin pour bien faire mon travail. Cependant, je suis toujours ouvert à l’apprentissage de nouveaux logiciels tant que cela ne prend pas trop de temps sur d’autres tâches.

Fournissez un exemple de cas où vous avez fait preuve de travail d’équipe et de collaboration.

Le travail d’équipe et la collaboration sont des compétences importantes pour les secrétaires juridiques. Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre capacité à travailler avec les autres. Lorsque vous répondez, essayez de décrire une situation spécifique où vous avez bien travaillé avec les autres. Essayez de mettre en évidence les étapes que vous avez suivies pour collaborer avec les membres de votre équipe.

Exemple: « Dans mon rôle précédent de secrétaire juridique, j’ai dû travailler en étroite collaboration avec de nombreux avocats différents. Un jour, l’un des avocats m’a demandé de trouver des informations sur une affaire sur laquelle ils travaillaient. En parcourant les dossiers, j’ai remarqué qu’un autre avocat travaillait également sur la même affaire. J’ai immédiatement contacté les deux avocats et leur ai fait savoir ce que j’avais trouvé. Ils ont décidé de combiner leurs recherches et de les présenter ensemble devant le tribunal.

Si vous deviez décrire la profession d’avocat en une seule phrase, que diriez-vous ?

Cette question est un excellent moyen de voir dans quelle mesure vous comprenez le rôle d’un secrétaire juridique. Cela aide également les employeurs à déterminer si vous avez des idées fausses sur ce que c’est que de travailler dans ce domaine. Lorsque vous répondez, assurez-vous de décrire la profession avec précision et de souligner pourquoi vous êtes ravi d’en faire partie.

Exemple: « La profession juridique est une profession qui valorise l’exactitude et le souci du détail. J’aime travailler avec des gens passionnés par leur travail et qui aiment aider les autres. Dans mon dernier poste, j’ai travaillé aux côtés d’avocats qui étaient toujours prêts à m’aider à en apprendre davantage sur le droit. Ils m’ont tellement appris pendant mon séjour là-bas, et je suis impatient de continuer à apprendre d’eux.

Que feriez-vous si vous remarquiez une erreur dans un document juridique que vous avez déjà envoyé ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous réagissez aux erreurs et aux défis sur le lieu de travail. Votre réponse doit montrer que vous êtes prêt à assumer la responsabilité de vos actions, à vous excuser si nécessaire et à apprendre de votre erreur.

Exemple: « Si je remarquais une erreur dans un document que j’avais déjà envoyé, je contactais immédiatement mon superviseur ou mon avocat pour leur faire savoir ce qui s’était passé. Selon la gravité de l’erreur, je devrai peut-être envoyer un autre document avec une version mise à jour de l’original. S’il s’agit de quelque chose de mineur comme une faute de frappe, je pourrais peut-être modifier le document moi-même avant de le renvoyer. »

Comment gérez-vous le stress et la pression ?

Les enquêteurs peuvent poser cette question pour évaluer votre capacité à gérer le stress de travailler dans un cabinet d’avocats. Ils veulent savoir que vous pouvez bien travailler sous pression tout en respectant les délais. Dans votre réponse, expliquez comment vous gérez le stress et donnez un exemple d’un moment où vous l’avez fait avec succès.

Exemple: « J’ai d’excellentes compétences en gestion du temps, ce qui m’aide à rester organisé et sur la bonne voie même lorsque je me sens stressé ou dépassé. Lors de mon dernier emploi, j’étais responsable de la gestion de tous les calendriers des avocats et de la planification des réunions avec les clients. Un jour, j’ai eu trois avocats différents demandant des réunions en même temps. Je savais que si je ne les planifiais pas ensemble, il faudrait beaucoup plus de temps pour traiter les demandes de réunion de chacun. J’ai donc programmé les trois réunions consécutives et j’ai réussi à tout faire à la fin de la journée.

Avez-vous des questions à nous poser sur le poste?

C’est l’occasion pour vous de montrer à l’intervieweur que vous avez fait vos recherches et que vous êtes vraiment intéressé par le poste. C’est aussi une chance pour vous d’en savoir plus sur l’entreprise, alors assurez-vous de poser des questions qui vous aideront à comprendre ce que c’est que d’y travailler.

Exemple: « J’ai remarqué que ce poste exige une excellente attention aux détails. Je suis convaincu que je peux répondre à ces attentes, mais je me demandais s’il y avait d’autres compétences ou qualités que vous recherchez chez les secrétaires juridiques de ce cabinet. »

À quand remonte la dernière fois que vous avez mis à jour vos compétences et vos connaissances ?

Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous êtes engagé dans votre carrière et que vous souhaitez continuer à apprendre. Ils veulent également savoir que vous serez en mesure de suivre les dernières technologies dans le domaine juridique. Lorsque vous répondez, pensez à un moment où vous avez pris l’initiative d’apprendre quelque chose de nouveau ou d’améliorer une compétence existante.

Exemple: « J’ai suivi plusieurs cours en ligne au cours de la dernière année pour m’aider à devenir plus compétent dans l’utilisation de Microsoft Office. Je suis toujours à la recherche de moyens d’améliorer mes compétences, alors je me suis inscrit à un cours sur l’utilisation de la dernière version de Word. L’instructeur était très serviable et a répondu à toutes nos questions. J’ai beaucoup appris de la classe et je me sens maintenant en confiance pour utiliser le programme. »

Nous voulons améliorer notre communication avec les avocats et les clients. Parlez-moi d’une stratégie que vous utiliseriez pour y parvenir.

Cette question est l’occasion de montrer vos compétences en communication et comment vous pouvez contribuer à améliorer l’expérience globale des clients. Lorsque vous répondez à cette question, pensez à un moment où vous avez aidé à améliorer la communication entre les parties ou les individus.

Exemple: « Je commencerais par m’assurer que chacun a accès à toutes les informations dont il a besoin. Je veillerais également à ce que chaque partie sache à quoi s’attendre de l’autre côté. Par exemple, s’il y a un retard dans la réponse aux e-mails, je leur ferais savoir afin qu’ils ne s’inquiètent pas. Si possible, j’essaierais de programmer des appels téléphoniques réguliers avec les avocats et leurs clients pour discuter des mises à jour.

Décrivez votre processus d’organisation et de priorisation de votre charge de travail.

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous abordez votre travail et les étapes que vous suivez pour le terminer. Votre réponse doit inclure un processus spécifique pour organiser votre charge de travail, ainsi que les outils que vous utilisez pour suivre les délais et autres informations importantes.

Exemple: « Je commence par consulter mon calendrier pour voir quels rendez-vous j’ai programmés avec des avocats ou des clients ce jour-là. Ensuite, je vérifie ma boîte de réception pour voir s’il y a des messages urgents d’avocats ou de membres du personnel qui nécessitent une attention immédiate. Après cela, je trie tous les e-mails restants dans ma boîte de réception et je les classe par ordre de priorité en fonction de leur origine, de leur urgence et s’ils nécessitent une action de ma part. »

Qu’est-ce qui vous distingue des autres candidats à ce poste ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications et sur la manière dont vous pouvez contribuer à leur équipe. Avant votre entretien, faites une liste de toutes les compétences et expériences qui vous qualifient pour ce rôle. Concentrez-vous sur la mise en évidence de vos compétences et capacités les plus pertinentes.

Exemple: « J’ai cinq ans d’expérience en tant que secrétaire juridique, ce qui me rend hautement qualifiée pour ce poste. J’ai également d’excellentes compétences en communication, y compris de solides compétences en dactylographie et en informatique. Dans mon rôle précédent, j’étais responsable de la gestion des horaires des avocats et de l’organisation des documents importants. Ces responsabilités m’ont aidé à développer mes compétences en gestion du temps et en organisation.

Dans quels domaines juridiques avez-vous le plus d’expérience ?

Cette question est un excellent moyen pour les employeurs d’en savoir plus sur vos antécédents et votre expérience. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile d’énumérer les domaines juridiques avec lesquels vous avez travaillé dans le passé. Cela peut inclure tous les cas ou clients spécifiques avec lesquels vous avez travaillé.

Exemple: « J’ai une vaste expérience de travail dans des affaires de droit pénal. J’ai aidé des avocats à se préparer à des procès et les ai assistés lors de procédures judiciaires. J’ai également une certaine expérience dans les affaires de droit civil, bien que je me concentre principalement sur les affaires pénales. »

Selon vous, quel est l’aspect le plus important du service client ?

Le service client est une partie importante de tout travail, mais il est particulièrement vital pour une secrétaire juridique. Votre capacité à fournir un excellent service client peut vous aider à gagner des clients et à vous assurer qu’ils reviennent au cabinet d’avocats. Lorsque vous répondez à cette question, assurez-vous de mettre l’accent sur vos compétences interpersonnelles et sur la façon dont vous les utilisez pour créer des expériences positives pour les autres.

Exemple: « Je pense que l’empathie est l’un des aspects les plus importants d’un bon service client. J’essaie de me mettre à la place de mes clients lorsque je les aide dans leur dossier afin de comprendre ce qu’ils vivent. Cela m’aide à trouver des solutions à leurs problèmes plus rapidement et plus efficacement.

À quelle fréquence examinez-vous et mettez-vous à jour les dossiers de cas ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous organisez et hiérarchisez votre travail. Votre réponse doit montrer que vous avez la capacité de gérer plusieurs tâches à la fois, tout en garantissant la précision de votre travail.

Exemple: « J’examine les dossiers chaque fois que je reçois de nouvelles informations ou de nouveaux documents de mon avocat. Cela m’aide à m’assurer que toutes les informations du client sont à jour et exactes. S’il y a des changements aux coordonnées d’un client ou à d’autres détails importants, je m’assure de mettre à jour son dossier dans les plus brefs délais. De plus, je vérifie les fautes d’orthographe et les fautes de frappe avant d’envoyer la correspondance. »

Il y a un terme juridique que vous ne connaissez pas à la lecture du dossier d’un client. Que fais-tu?

Cette question est un excellent moyen de voir dans quelle mesure vous comprenez la terminologie juridique utilisée dans votre rôle. Cela montre également que vous êtes prêt à demander de l’aide en cas de besoin, ce qui peut être une qualité importante dans n’importe quel travail. Lorsque vous répondez à cette question, assurez-vous d’expliquer quelles mesures vous prendriez pour en savoir plus sur le terme et assurez-vous de bien le comprendre avant de l’utiliser à nouveau.

Exemple: « Je travaille comme secrétaire juridique depuis cinq ans maintenant, donc je connais très bien la plupart des termes que nous utilisons. Cependant, s’il y en avait un que je ne connaissais pas, je chercherais d’abord la définition sur mon téléphone ou mon ordinateur. Si je n’étais toujours pas sûr de ce que cela signifiait, je demanderais à mon superviseur ou à un autre collègue qui travaille depuis plus longtemps que moi. Je veux toujours m’assurer que j’utilise la bonne terminologie lorsque je communique avec les clients. »