Les coordonnateurs d’admission sont chargés de gérer le premier contact que les patients potentiels ont avec un établissement de santé. Ils trient les appels, planifient les rendez-vous et recueillent les renseignements sur les patients. Le travail exige d’excellentes compétences en service à la clientèle, car le coordonnateur doit faire en sorte que le patient se sente à l’aise et important.

Avez-vous ce qu’il faut pour être un coordonnateur d’admission? Avant de pouvoir le découvrir, vous devrez passer par le processus d’entretien. Cela comprend répondre à des questions sur vos compétences en service à la clientèle, votre expérience avec les ordinateurs et les logiciels de planification, et votre connaissance du secteur de la santé.

Pour vous aider à vous préparer, nous avons dressé une liste d’exemples de questions et de réponses que vous pouvez utiliser pour vous entraîner à votre entretien.

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Connaissez-vous les conditions d’admissibilité aux différents programmes de services sociaux?

L’intervieweur peut vous poser des questions comme celle-ci pour évaluer votre connaissance des critères d’admissibilité aux différents programmes de services sociaux. Cela peut les aider à déterminer si vous avez de l’expérience avec des clients éligibles à ces programmes et si vous savez comment en faire la demande. Dans votre réponse, essayez d’énumérer autant de critères d’éligibilité que possible que vous connaissez.

Exemple: « Je connais très bien les conditions d’admissibilité à plusieurs programmes de services sociaux. Par exemple, je sais que pour avoir droit aux coupons alimentaires, une famille de quatre personnes doit gagner moins de 3 000 $ par mois. De plus, ils ne doivent pas posséder de biens immobiliers ou de véhicules. Pour être admissible à Medicaid, une personne doit avoir moins de 65 ans et gagner moins de 1 245 $ par mois.

Quelles sont certaines des qualités les plus importantes pour un coordonnateur d’admission ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si vous possédez les qualités qu’il recherche chez un coordinateur d’admission. En répondant à cette question, il peut être utile de mentionner quelques-unes des qualités les plus importantes et comment vous les avez vous-même.

Exemple: « La qualité la plus importante pour un coordinateur d’admission est l’empathie. Ce rôle implique de travailler avec de nombreuses personnes différentes qui traversent des situations difficiles. Avoir de l’empathie me permet de comprendre ce que ces personnes peuvent ressentir et m’aide à leur fournir les meilleurs soins possibles. Une autre qualité importante est l’organisation. Je suis responsable de l’organisation de toutes les informations qui arrivent au bureau, ce qui demande beaucoup d’attention aux détails. Enfin, la patience est une autre qualité importante car il y a souvent de longues files d’attente à la réception.

Comment géreriez-vous une situation où un client ne coopère pas lors de son admission ?

Les enquêteurs posent cette question pour voir comment vous gérez les situations difficiles. Ils veulent savoir que vous pouvez rester calme et professionnel lorsqu’un client est peu coopératif ou irrespectueux. Dans votre réponse, expliquez que vous essaierez de comprendre la situation de leur point de vue. Vous devez également mentionner que vous utiliseriez l’empathie et la compassion pour les aider à se sentir à l’aise pendant leur processus d’admission.

Exemple: « J’ai eu des clients qui étaient contrariés ou frustrés contre moi lors de leur admission. J’essaie toujours de me rappeler qu’ils se trouvent dans un endroit inconnu et qu’ils peuvent être nerveux ou effrayés. Si un client était peu coopératif ou impoli, je prenais une profonde inspiration et je me rappelais que ce n’était pas personnel. Ensuite, je leur demanderais calmement s’il y a quelque chose que je pourrais faire pour améliorer leur expérience. Je trouve que l’utilisation de l’empathie et de la compassion aide à mettre les gens à l’aise et les rend plus disposés à coopérer. »

Quel est votre processus de collecte d’informations sensibles auprès des clients ?

L’intervieweur peut poser cette question pour évaluer votre capacité à traiter des informations confidentielles. Utilisez des exemples d’expériences passées où vous avez traité des informations sensibles avec soin et professionnalisme.

Exemple: « Je m’assure toujours d’être dans un espace privé lorsque je prends des informations personnelles, telles que des numéros de sécurité sociale ou des détails financiers. Dans mon dernier rôle, j’avais un client qui était très anxieux de fournir son SSN parce qu’il craignait que quelqu’un ne le vole. Je leur ai expliqué que nous prenons de multiples précautions pour assurer la confidentialité des informations de nos clients. Après avoir expliqué comment nous stockons et protégeons les données, ils se sont sentis plus à l’aise de me donner leur SSN. »

Donnez un exemple d’un moment où vous avez dû défendre un client et ses besoins.

Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de fournir des détails précis sur la situation et sur la façon dont vous avez aidé votre client. Cela peut montrer à l’intervieweur que vous êtes prêt à aider les autres et à vous assurer qu’ils reçoivent les soins dont ils ont besoin.

Exemple: « Dans mon rôle précédent de coordonnatrice à l’accueil, j’avais un client qui avait des problèmes de santé mentale. Ils étaient également sans abri, ce qui rendait difficile pour eux d’obtenir le traitement dont ils avaient besoin. J’ai travaillé avec notre travailleur social pour trouver des ressources dans leur communauté afin que nous puissions les mettre en contact avec des banques alimentaires et des refuges où ils pourraient prendre des repas et des douches en attendant leurs rendez-vous. Nous avons également trouvé des options de transport pour qu’ils puissent se rendre à ces endroits.

Si un client a une maladie mentale, comment aborderiez-vous le sujet lors de son accueil ?

L’intervieweur peut poser cette question pour évaluer votre connaissance de la santé mentale et la façon dont vous traiteriez un client atteint d’une maladie mentale. Votre réponse doit montrer que vous êtes empathique, compatissant et disposé à aider le client à recevoir les soins dont il a besoin.

Exemple: « J’ai de l’expérience auprès de clients atteints de maladies mentales, alors je sais qu’il peut être difficile pour eux d’obtenir le traitement dont ils ont besoin. Si un client souffre d’une maladie mentale lors de son admission, je m’assurerai qu’il se sente à l’aise de parler de son état. Je leur expliquerai également ce que nous pouvons faire pour les aider à surmonter leur maladie mentale et m’assurer qu’ils comprennent les politiques de notre établissement en matière de santé mentale.

Que feriez-vous si vous remarquiez un schéma récurrent de clients ayant les mêmes problèmes après avoir reçu des services ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer comment vous utilisez vos compétences en résolution de problèmes pour améliorer les résultats pour les clients. Utilisez des exemples tirés de votre expérience qui montrent comment vous identifiez des modèles et mettez en œuvre des solutions pour éviter des problèmes similaires à l’avenir.

Exemple: « Dans mon dernier rôle, j’ai remarqué une tendance chez les clients qui éprouvaient des difficultés financières après avoir reçu des services d’aide financière. Après avoir discuté avec certains de ces clients, j’ai appris qu’ils n’utilisaient pas les outils de budgétisation que nous leur avions fournis. J’ai créé un cours en ligne sur les principes de base de la gestion de l’argent et l’ai inclus dans nos offres de services standard. Depuis la mise en œuvre de ce changement, j’ai constaté une diminution significative du nombre de clients ayant des difficultés financières. »

Travaillez-vous bien sous pression ?

Lorsque vous travaillez en tant que coordinateur d’admission, vous devrez peut-être travailler sous pression. Les employeurs posent cette question pour voir si vous pouvez bien gérer le stress tout en accomplissant efficacement vos tâches professionnelles. Dans votre réponse, expliquez comment vous gérez le stress d’une manière qui vous permet de rester concentré sur la tâche à accomplir.

Exemple: « Je trouve que je fais de mon mieux quand je suis sous une certaine pression. Lorsqu’il y a un délai serré ou d’autres facteurs qui me font sentir que je dois me dépêcher, je peux me concentrer plus intensément sur ce que je fais. Cela m’aide à éviter de faire des erreurs et à accomplir toutes mes tâches rapidement et efficacement. Bien sûr, je comprends aussi qu’il est important de faire des pauses tout au long de la journée pour ne pas s’épuiser.

Avez-vous de l’expérience avec un logiciel de gestion de cas?

Le logiciel de gestion de cas est un outil couramment utilisé par les coordonnateurs de l’admission. Il leur permet de garder une trace des informations sur les clients, des rendez-vous et d’autres détails importants. L’intervieweur peut vous poser cette question pour en savoir plus sur votre expérience avec un logiciel de gestion de cas et comment cela peut bénéficier à son organisation. Si vous avez de l’expérience dans l’utilisation d’un logiciel de gestion de cas, partagez le type de logiciel que vous utilisez et décrivez certaines des façons dont vous en avez bénéficié. Si vous n’avez pas d’expérience dans l’utilisation d’un logiciel de gestion de cas, vous pouvez parler de votre capacité à apprendre rapidement de nouvelles technologies.

Exemple: « J’occupe mon poste actuel depuis deux ans maintenant, et nous sommes récemment passés à un nouveau logiciel de gestion de cas auquel je commence encore à m’habituer. Cependant, je suis toujours désireux d’apprendre de nouvelles choses, donc je me retrouve à rechercher le logiciel plus que d’autres membres de notre équipe. J’aime aussi prendre des notes pendant les sessions de formation pour m’aider à me souvenir des fonctionnalités clés.

Lorsque vous travaillez avec des travailleurs sociaux, des thérapeutes et d’autres professionnels, comment vous assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d’onde ?

L’intervieweur peut poser cette question pour évaluer votre capacité à collaborer avec d’autres professionnels. Présentez vos compétences interpersonnelles et comment vous pouvez bien travailler avec les autres en décrivant un moment où vous avez collaboré avec un autre professionnel ou membre de l’équipe.

Exemple: « Je trouve important de rencontrer régulièrement mes collègues, travailleurs sociaux et thérapeutes pour discuter de l’évolution du dossier de chaque client. Cela me permet de comprendre leurs évaluations et leurs recommandations afin de m’assurer que toutes les parties sont sur la même longueur d’onde concernant les besoins de chaque client. Cela m’aide également à identifier les conflits potentiels entre les différents professionnels et comment nous pouvons les résoudre.

Nous souhaitons améliorer le taux de satisfaction de nos clients. Que feriez-vous pour y parvenir ?

Les enquêteurs posent cette question pour voir si vous avez des idées pour améliorer les processus de leur entreprise. Lorsque vous répondez, pensez à ce que vous avez vu travailler dans d’autres organisations et comment cela pourrait s’appliquer au poste pour lequel vous passez l’entretien.

Exemple: « Je commencerais par m’assurer que tous nos coordonnateurs d’accueil sont formés sur le même processus. De cette façon, ils peuvent répondre aux questions des clients qui appellent ou visitent avec les mêmes informations. Je m’assurerais également que nous disposions de suffisamment d’employés pour gérer le volume d’appels et de visites que nous recevons chaque jour. Enfin, je veillerais à ce que nos coordonnateurs de l’admission puissent passer plus de temps avec les clients au cours du processus d’admission initial. »

Décrivez votre expérience de travail avec des personnes d’horizons divers.

Lorsque vous travaillez avec une population diversifiée, il est important de pouvoir communiquer efficacement et de comprendre différentes perspectives. Un intervieweur peut poser cette question pour voir si vous avez une expérience de travail avec des personnes d’horizons et de cultures différents. Dans votre réponse, essayez de décrire comment vous avez aidé les autres à se sentir à l’aise dans le passé.

Exemple: « Dans mon rôle précédent de coordonnatrice de l’admission, j’ai travaillé avec de nombreux patients qui avaient des besoins uniques. Par exemple, j’ai travaillé une fois avec un patient qui était sourd et qui communiquait principalement par le langage des signes. J’ai appris quelques bases de la langue des signes américaine afin que nous puissions communiquer plus facilement. Cela m’a permis de mieux comprendre leurs préoccupations et de m’assurer qu’ils recevaient les soins dont ils avaient besoin.

Qu’est-ce qui vous distingue des autres candidats à ce poste ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications et sur la manière dont vous pouvez contribuer à leur équipe. Lorsque vous répondez, il est important de mettre en évidence les compétences qui font de vous un bon candidat pour le poste. Vous pouvez également mentionner toute compétence ou expérience transférable qui vous rend qualifié pour d’autres rôles au sein de l’entreprise.

Exemple: « J’ai plusieurs années d’expérience en tant que coordonnatrice des admissions dans mon poste actuel. Je connais les responsabilités de ce rôle et je sais ce qu’il faut pour réussir. Dans mon emploi précédent, j’ai aidé à développer de nouveaux processus pour les coordonnateurs d’admission afin de rationaliser notre processus d’admission. Cela a conduit à une efficacité accrue et à un meilleur service client.

Dans quelles industries avez-vous de l’expérience de travail ?

Cette question est un excellent moyen pour les employeurs d’en savoir plus sur vos antécédents et votre expérience. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner les industries dans lesquelles vous avez travaillé et les compétences que vous avez acquises dans chacune d’elles.

Exemple: « J’ai travaillé dans le domaine de la santé et de l’éducation. Dans mon rôle précédent d’assistante pédagogique, j’ai appris à travailler avec des élèves de tous âges et capacités. Cela m’a aidé à développer de solides compétences en communication et en résolution de problèmes. Travailler dans le domaine de la santé m’a appris à bien travailler sous pression et à gérer plusieurs tâches à la fois.

Selon vous, quel est l’aspect le plus important d’un apport ?

L’intervieweur peut poser cette question pour évaluer votre connaissance du processus d’admission et la façon dont vous priorisez les tâches. Votre réponse doit inclure un exemple spécifique de votre expérience qui montre votre capacité à gérer plusieurs tâches à la fois.

Exemple: « Je pense que l’aspect le plus important d’une prise en charge est de rassembler toutes les informations nécessaires sur les besoins du client, y compris ses antécédents médicaux, les détails de son assurance et toute autre information pertinente. Je m’assure toujours de recueillir autant d’informations que possible lors de l’admission initiale afin de pouvoir les saisir avec précision dans notre système et de m’assurer que nous avons tout ce dont nous avons besoin avant de poursuivre le traitement.

À quelle fréquence les clients doivent-ils se rendre à l’agence pour des rendez-vous de suivi ?

Les intervieweurs peuvent poser cette question pour évaluer votre capacité à gérer les horaires des clients et à s’assurer qu’ils reçoivent les soins dont ils ont besoin. Dans votre réponse, expliquez comment vous créeriez un horaire qui fonctionne pour les clients tout en garantissant que les membres du personnel de l’agence peuvent s’acquitter de leurs responsabilités.

Exemple: « Je crois qu’il est important de maintenir un contact régulier avec les clients afin que nous puissions suivre leurs progrès et nous assurer qu’ils reçoivent les services dont ils ont besoin. Je recommanderais de planifier des rendez-vous de suivi toutes les deux semaines ou au besoin en fonction des besoins individuels de chaque client. De cette façon, nous pouvons nous assurer que nos clients reçoivent les soins dont ils ont besoin sans surcharger le personnel de l’agence.

Il y a un volume élevé de nouveaux clients qui ont besoin de services. Que feriez-vous pour vous assurer que tout le monde soit vu à temps ?

L’intervieweur peut vous poser une question comme celle-ci pour voir comment vous gérez les situations stressantes. Montrez votre capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à hiérarchiser les tâches en donnant des exemples de la façon dont vous géreriez efficacement le volume élevé de clients.

Exemple: « Je m’assurerais que tous mes collègues soient au courant du nombre de nouveaux clients que nous avons chaque jour afin qu’ils puissent s’y préparer. Je veillerais également à ce que chacun soit préparé avec tous les documents ou informations nécessaires pour compléter son processus d’admission, ce qui nous aidera à traiter plus rapidement les documents du client. De cette façon, nous pouvons nous concentrer sur le fait que nos clients soient vus le plus rapidement possible tout en leur offrant un service de qualité. »