Un commis au dossier est un membre important de toute organisation. Ils gardent une trace de tous les documents et dossiers importants pour l’entreprise. Ce poste est responsable de l’organisation et de la sécurité des dossiers du bureau. Ils travaillent avec une variété de logiciels et d’outils pour garder une trace des fichiers et s’assurer qu’ils sont accessibles en cas de besoin.

Répondre aux questions d’entretien d’embauche pour un poste de commis au dossier peut être difficile. Vous devrez avoir une bonne compréhension des logiciels et des outils utilisés dans le poste. Vous devrez également être en mesure d’organiser et de sécuriser les fichiers. Pour vous aider à préparer votre entretien, nous avons dressé une liste de questions et réponses d’entretien.

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Connaissez-vous l’utilisation de logiciels spécialisés pour l’organisation de fichiers ?

Les commis aux dossiers utilisent souvent des logiciels spécialisés pour organiser les fichiers et les dossiers. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez de l’expérience dans l’utilisation d’un logiciel d’organisation de fichiers. Avant votre entretien, recherchez sur le site Web de l’entreprise pour voir s’il mentionne un logiciel spécifique utilisé par les employés. Si c’est le cas, soyez prêt à discuter de votre degré de familiarité avec celui-ci. Si ce n’est pas le cas, envisagez de mentionner un autre type de logiciel d’organisation de fichiers que vous êtes à l’aise d’utiliser.

Exemple: « Je connais très bien la suite Microsoft Office. Je l’ai utilisé pendant des années dans mes postes précédents en tant qu’adjoint administratif et commis au dossier. J’ai également une certaine expérience de l’utilisation de FileWave, qui est un autre système de classement populaire. »

Quelles sont certaines des qualités les plus importantes pour un archiviste qui réussit ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre personnalité et sur la façon dont vous vous intégreriez à leur équipe. Ils veulent quelqu’un qui est organisé, soucieux du détail et fiable. Lorsque vous répondez à cette question, pensez à un moment où vous avez affiché ces qualités.

Exemple: « Je crois que la qualité la plus importante pour un commis au dossier est le souci du détail. Vous êtes responsable de l’organisation des documents qui peuvent être confidentiels ou contenir des informations sensibles. Je suis très minutieux et je n’ai jamais fait d’erreur lors du classement. Une autre qualité importante est l’organisation. Les commis aux dossiers doivent suivre de nombreux dossiers différents à la fois. Je suis toujours en mesure de trouver rapidement ce que je cherche parce que je peux bien organiser mes pensées.

Comment décririez-vous la relation entre un archiviste et un bibliothécaire ?

Les commis au classement et les bibliothécaires travaillent souvent ensemble pour organiser les dossiers, cataloguer les livres et tenir des registres. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous comprenez la relation entre ces deux postes et comment ils peuvent être mutuellement bénéfiques. Dans votre réponse, expliquez que les commis aux dossiers sont chargés d’organiser les documents et de les maintenir en ordre, tandis que les bibliothécaires sont responsables de l’organisation des livres et de la gestion des bases de données d’informations. Montrez que vous comprenez l’importance des deux rôles en expliquant comment travailler avec un bibliothécaire peut vous aider à faire votre travail plus efficacement.

Exemple: « Les bibliothécaires et les archivistes ont des responsabilités très différentes mais travaillent aussi assez souvent ensemble. En tant que commis au dossier, je suis responsable de l’organisation de toute la paperasserie au sein de mon service. Les bibliothécaires sont responsables de la création et du maintien d’un système de bibliothèque organisé. En travaillant en étroite collaboration avec notre bibliothécaire, je peux découvrir de nouvelles façons d’améliorer mes méthodes de classement et de m’assurer que tout est facile à trouver.

A quoi sert un bureau de référence dans une bibliothèque ?

Cette question est l’occasion de montrer votre connaissance des services de la bibliothèque et comment vous pouvez aider les usagers. Vous pouvez répondre à cette question en décrivant ce que fait un bureau de référence, comme aider les gens à trouver des livres ou aider à la recherche.

Exemple: « Un bureau de référence dans une bibliothèque fournit une assistance aux usagers qui en ont besoin. Les bibliothécaires de référence connaissent les ressources disponibles à la bibliothèque, y compris les bases de données, les revues et d’autres documents qui peuvent être utiles pour les projets de recherche de leurs clients. Ils savent également où trouver ces ressources au sein de la bibliothèque afin de pouvoir y diriger les usagers. »

Donnez un exemple d’un moment où vous avez dû fournir des informations à quelqu’un qui en avait besoin de toute urgence.

Les commis aux dossiers doivent souvent travailler sous pression, et les employeurs posent cette question pour voir si vous pouvez y faire face. Lorsque vous répondez à cette question, assurez-vous de mettre en évidence votre capacité à prioriser les tâches et à respecter les délais.

Exemple: « Dans mon emploi précédent, j’avais un gestionnaire qui était très occupé par d’autres projets. Un jour, il m’a demandé des informations dont il avait besoin de toute urgence. Je lui ai dit que je lui ferais parvenir l’information dès que possible. Il m’a remercié de le lui avoir fait parvenir si rapidement, mais je l’ai en fait terminé avant la fin de nos heures normales de travail. Cela l’a aidé à terminer son projet à temps.

Si vous aviez l’opportunité d’apprendre à numériser des fichiers, la prendriez-vous ? Pourquoi ou pourquoi pas?

Cette question est un excellent moyen de déterminer à quel point vous appréciez les avancées technologiques sur le lieu de travail. Cela montre également que les employeurs sont prêts à investir dans l’apprentissage et le perfectionnement de leurs employés. En répondant à cette question, il peut être utile de mentionner toute expérience pertinente avec la technologie ou les logiciels.

Exemple: « J’en profiterais certainement pour apprendre à numériser des fichiers. J’ai quelques connaissances de base de la suite Microsoft Office, donc je pense que je pourrais reprendre le processus assez rapidement. Dans mon rôle précédent, j’étais responsable de l’organisation de tous les documents papier, mais j’ai toujours pensé qu’il serait plus efficace d’avoir un système électronique.

Que feriez-vous si vous remarquiez une erreur dans un dossier que vous aviez déjà déposé ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous gérez les fautes et les erreurs dans votre travail. Il est important d’être honnête sur ce que vous feriez, mais il est également utile de montrer que vous avez la capacité d’apprendre de vos erreurs et d’apporter des améliorations.

Exemple: « Si je remarquais une erreur dans un dossier que j’avais déjà déposé, j’essayais d’abord de trouver les bonnes informations dans le même dossier. Si je ne pouvais pas y trouver les informations correctes, je chercherais les informations correctes dans d’autres dossiers jusqu’à ce que je les trouve. Ensuite, je mettrais à jour le fichier d’origine avec les nouvelles informations. Cela montre mon souci du détail et m’aide à me rappeler où j’ai mis les choses pour ne pas refaire la même erreur.

À quel point faites-vous attention aux détails ?

Le souci du détail est une compétence importante pour les commis aux dossiers. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez la capacité de remarquer de petits détails et d’assurer l’exactitude de votre travail. Lorsque vous répondez, expliquez que vous faites attention aux détails en vous assurant que tous vos fichiers sont correctement organisés. Vous pouvez également mentionner que vous revérifiez toutes les informations que vous entrez dans une base de données ou une feuille de calcul pour vous assurer qu’elles sont exactes.

Exemple: « Je suis très douée pour prêter attention aux détails car j’aime que mon travail soit aussi précis que possible. Dans les postes précédents, j’ai remarqué que des données manquantes ou incorrectes peuvent entraîner des erreurs plus tard. Pour éviter cela, je vérifie toujours soigneusement mon travail avant de le soumettre.

Préférez-vous travailler de manière indépendante ou en équipe ?

Cette question peut aider un intervieweur à déterminer comment vous pourriez vous intégrer à son organisation. Il est important de tenir compte de la description du rôle et de ce qu’elle dit sur le travail d’équipe avant de répondre à cette question. S’il n’y a aucune mention du travail d’équipe, vous pouvez répondre que vous préférez travailler de manière indépendante. Cependant, si l’offre d’emploi mentionne le travail d’équipe ou la collaboration, vous devez mettre l’accent sur votre capacité à bien travailler avec les autres.

Exemple: « J’ai de l’expérience à la fois en tant qu’indépendant et en équipe. J’aime collaborer avec mes collègues sur des projets car cela me permet d’apprendre d’eux et de développer de nouvelles compétences. Cependant, j’aime aussi avoir la liberté de faire ce que je veux quand j’ai besoin de me concentrer sur une tâche.

Lorsque vous travaillez avec une équipe, comment vous assurez-vous que les responsabilités de chacun sont remplies à temps ?

Les commis au dossier travaillent souvent avec d’autres employés, comme des spécialistes de la saisie de données et des adjoints administratifs. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous pouvez bien collaborer avec les autres. Dans votre réponse, expliquez que vous êtes un joueur d’équipe qui est prêt à aider en cas de besoin. Expliquez comment vous communiqueriez avec vos collègues au sujet des délais et des attentes.

Exemple: « Je suis toujours heureux de donner un coup de main si quelqu’un a besoin de mon aide. J’ai travaillé dans plusieurs environnements où nous nous sommes tous investis pour faire le travail. Par exemple, si une personne était submergée de tâches, un autre employé pourrait prendre en charge certaines de ses responsabilités afin qu’il puisse se concentrer sur les plus importantes. Cela nous aide tous à rester productifs tout en atteignant nos objectifs. »

Nous voulons améliorer notre système de classement. Quels changements apporteriez-vous à la façon dont nous organisons actuellement nos fichiers ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer vos compétences organisationnelles et la façon dont vous mettriez en œuvre des changements pour améliorer le système de classement d’une entreprise. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de décrire les étapes spécifiques que vous prendriez pour organiser les fichiers d’une manière efficace qui les rend faciles à trouver en cas de besoin.

Exemple: « Je pense que l’une des premières choses que je ferais serait de créer un nouveau dossier pour chaque client ou projet afin que tous les documents liés à ce client ou projet soient réunis. Cela faciliterait la recherche de tous les documents dont j’ai besoin, car ils seraient tous au même endroit. Une autre chose que je ferais serait d’utiliser des dossiers à code couleur pour séparer différents types de documents dans chaque dossier client. Par exemple, j’aurais des chemises bleues pour les factures, des chemises rouges pour les reçus et des chemises jaunes pour les contrats.

Décrivez votre expérience de travail avec des usagers de bibliothèque d’âges et d’horizons différents.

Les commis aux dossiers interagissent souvent avec les usagers de la bibliothèque, alors les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez de l’expérience dans l’interaction avec une variété de personnes. Lorsque vous répondez à cette question, essayez de décrire vos expériences passées de travail avec différents types de personnes et comment vous avez géré ces interactions.

Exemple: « J’ai travaillé dans des bibliothèques au cours des cinq dernières années, et j’ai interagi avec de nombreux types de personnes différentes au cours de cette période. Dans mon poste précédent, j’aidais les clients à trouver les livres et autres ressources qu’ils recherchaient. Je m’assurais toujours de saluer tous ceux qui venaient à la bibliothèque, peu importe leur âge ou leur origine. Si quelqu’un avait besoin d’aide pour trouver quelque chose de spécifique, je prenais le temps d’expliquer où il se trouvait et comment utiliser le système de catalogue. »

Qu’est-ce qui fait de vous un candidat idéal pour un poste de commis aux dossiers?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications pour le poste. Ils veulent savoir ce qui fait de vous un bon candidat pour leur entreprise et comment vous pouvez contribuer à son succès. Avant votre entretien, faites une liste des raisons pour lesquelles vous êtes qualifié pour ce rôle. Pensez à votre formation, votre expérience et vos compétences qui correspondent à la description du poste.

Exemple: « Je suis un candidat idéal pour ce poste car j’ai une excellente attention aux détails. Tout au long de ma carrière en tant que commis aux dossiers, j’ai appris à quel point il est important d’organiser les dossiers d’une manière facile à retrouver plus tard. Je comprends également l’importance de la confidentialité lors du traitement d’informations sensibles. Dans mon dernier rôle, j’étais responsable de l’organisation des documents confidentiels, ce qui m’a aidé à développer ces compétences.

Dans quelles industries avez-vous travaillé auparavant et comment pensez-vous que cette expérience s’appliquera à un environnement de bibliothèque ?

Les commis aux dossiers travaillent souvent dans une variété d’industries, donc les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre parcours et son lien avec leur bibliothèque. Lorsque vous répondez à cette question, assurez-vous de mettre en évidence toutes les compétences transférables que vous possédez et qui vous aideront à réussir dans le rôle.

Exemple: « J’ai travaillé comme commis au dossier pendant plus de 10 ans maintenant, d’abord dans un cabinet comptable avant de passer dans un cabinet médical. Je pense que mon expérience de travail dans ces deux environnements m’a bien préparé pour un environnement de bibliothèque parce que je comprends l’importance de l’organisation et de la confidentialité. Dans ces trois contextes, j’étais responsable de l’organisation des documents et du maintien de la confidentialité, c’est pourquoi je suis convaincu que je peux faire la même chose ici. »

Selon vous, quelles sont les qualités les plus importantes pour un bibliothécaire ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre vos valeurs et comment elles s’alignent sur la mission de la bibliothèque. Vous pouvez répondre à cette question en décrivant quelques qualités que vous jugez importantes pour les bibliothécaires, telles que les compétences en communication, l’organisation ou le service à la clientèle.

Exemple: « Je crois que l’empathie est l’une des qualités les plus importantes pour un bibliothécaire, car elle les aide à se connecter avec leurs clients et à fournir un excellent service client. Les clients viennent souvent dans les bibliothèques à la recherche de conseils, donc je pense qu’il est important que les bibliothécaires soient en mesure d’écouter leurs préoccupations et de proposer des solutions. Une autre qualité qui me semble importante est la flexibilité, car les bibliothèques doivent souvent modifier leurs horaires ou leurs services en fonction de la demande des usagers. »

À quelle fréquence effectuez-vous la maintenance des fichiers pour garantir leur exactitude ?

Les commis aux dossiers sont responsables du maintien de l’exactitude des dossiers et des dossiers. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous comprenez à quel point il est important de conserver des informations exactes dans leurs dossiers. Utilisez votre réponse pour montrer que vous savez comment organiser et mettre à jour vos fichiers. Expliquez les mesures que vous prenez pour vous assurer que toutes les informations sont correctes.

Exemple: « Je suis très conscient de l’importance de garder les dossiers organisés et à jour. J’effectue la maintenance des fichiers au moins une fois par mois, voire plus souvent selon la taille du fichier. Je vérifie toujours l’exactitude de chaque élément d’information avant de le classer. En cas de divergence, je rechercherai le problème jusqu’à ce que je trouve une solution appropriée.

Il existe un écart entre le nombre d’éléments dans un fichier et le nombre d’éléments qui devraient s’y trouver. Quelle est votre procédure pour enquêter sur ce problème ?

Les commis aux dossiers sont responsables du maintien de l’exactitude des dossiers et des dossiers. Cette question aide les employeurs à comprendre comment vous vous assurerez que votre travail est exact et complet. Dans votre réponse, expliquez les mesures que vous prendriez pour enquêter sur une anomalie dans un dossier.

Exemple: « Cela m’est déjà arrivé dans mon travail précédent. Lorsque j’ai remarqué qu’il y avait moins d’éléments qu’il ne devrait y en avoir dans un dossier, j’ai immédiatement contacté mon superviseur afin qu’il puisse m’aider à comprendre ce qui s’était passé. Nous avons parcouru tous nos documents ensemble pour voir si nous n’avions rien oublié. Après avoir tout regardé, nous nous sommes rendu compte qu’il manquait un élément dans le dossier. Nous sommes ensuite retournés dans le système pour le corriger.