Une secrétaire est un professionnel qui soutient une organisation en effectuant des tâches de bureau et administratives. Ils sont souvent le ciment qui maintient un bureau ensemble, garantissant que les réunions se déroulent sans heurts, que les documents sont correctement formatés et que les délais sont respectés à temps.

Les secrétaires ont généralement un large éventail de responsabilités, mais elles sont généralement chargées de prendre des notes pendant les réunions, de taper des mémos ou des rapports de leur patron, de classer des documents, de planifier des rendez-vous, de répondre au téléphone, etc.

Tâches du poste de secrétaire

Les secrétaires ont un large éventail de responsabilités, qui peuvent inclure :

  • Fournir un soutien administratif aux cadres en répondant au téléphone, en planifiant des rendez-vous et en accueillant les visiteurs
  • Préparer, réviser et classer des rapports tels que des notes de frais ou des feuilles de temps
  • Coordonner les activités avec d’autres départements ou le personnel de l’organisation
  • Maintenir des systèmes de classement pour les dossiers tels que les dossiers médicaux ou les dossiers financiers
  • Gestion des agendas et organisation des réunions pour la haute direction
  • Prendre des notes pendant les réunions et mettre à jour les ordres du jour des réunions pour refléter les points d’action et les prochaines étapes
  • Planification des déplacements des cadres et des membres du personnel
  • Organiser et tenir à jour les horaires et le calendrier des événements de la direction
  • Effectuer des tâches de bureau telles que taper des lettres, faire des copies, classer des documents et répondre au téléphone

Salaire et perspectives de la secrétaire

Les salaires des secrétaires varient en fonction de leur niveau d’éducation et d’expérience, de la taille de l’entreprise et de l’emplacement géographique.

  • Salaire annuel médian : 41 500 $ (19,95 $/heure)
  • Salaire annuel des 10 % supérieurs : 70 500 $ (33,89 $/heure)

L’emploi des secrétaires devrait diminuer au cours de la prochaine décennie.

L’emploi des secrétaires devrait diminuer car moins de secrétaires devraient être nécessaires dans leur rôle traditionnel de gardien de l’information et de l’accès aux employés de niveau supérieur. À mesure que la technologie s’améliore, davantage de tâches traditionnellement effectuées par les secrétaires seront automatisées, telles que la collecte de données et le traitement de texte.

Exigences du poste de secrétaire

Un poste de secrétaire peut exiger ce qui suit :

Éducation: Bien qu’il n’y ait pas d’exigences spécifiques en matière de formation pour un poste de secrétaire débutant, de nombreux employeurs préfèrent embaucher des candidats qui ont au moins un diplôme d’études secondaires ou une formation générale. Certains employeurs peuvent préférer embaucher des candidats qui ont obtenu un diplôme d’associé ou un baccalauréat. Ceux qui ont obtenu un diplôme en commerce, en communication ou dans un autre domaine connexe peuvent avoir un avantage lorsqu’ils postulent à des postes de secrétaire.

Formation & Expérience : Les secrétaires reçoivent généralement une formation en cours d’emploi de leurs superviseurs ou d’autres membres du personnel de bureau expérimentés. Cette formation peut inclure l’apprentissage des logiciels de bureau, des procédures de bureau et de l’étiquette de bureau.

Certificats & Licences : Tous les employeurs n’exigent pas que leurs secrétaires soient certifiées, mais l’obtention de l’un de ces titres pourrait vous aider à en savoir plus sur le rôle et faire de vous un candidat plus attrayant.

Compétences de secrétaire

Les secrétaires ont besoin des compétences suivantes pour réussir :

Organisme: L’organisation est une autre compétence qui peut vous aider à réussir dans un rôle de leadership. En tant qu’assistante de direction, vous pouvez être responsable de la gestion de l’agenda de votre manager, ce qui nécessite que vous soyez organisé. Vous pouvez également être responsable de la gestion des dossiers et des documents, ce qui nécessite que vous puissiez trouver ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.

Communication: La communication est l’acte de transmettre des informations aux autres. En tant que secrétaire, vous pouvez être le premier point de contact pour de nombreuses personnes, y compris le PDG. Vous pouvez également être responsable de relayer les messages aux autres départements. Une communication efficace est une compétence importante pour une secrétaire. Vous pouvez également être responsable de la rédaction de notes de service, de courriels et d’autres correspondances.

Compétences informatiques: De nombreuses entreprises utilisent des programmes informatiques pour gérer leurs opérations quotidiennes. En tant que secrétaire, vous pouvez être responsable de la saisie de données dans un système informatique, de la création de feuilles de calcul ou d’autres documents et de la tenue de dossiers. Avoir de solides compétences en informatique peut vous aider à accomplir efficacement vos tâches professionnelles.

Attention au détail: L’attention portée aux détails est la capacité de remarquer les petits changements et les erreurs. En tant qu’assistant de direction, vous remarquerez peut-être de petits détails qui affectent la qualité d’un projet ou d’une présentation. Cette compétence peut vous aider à remarquer les erreurs et à apporter des corrections avant qu’elles n’affectent la réputation de l’entreprise. Cela peut également vous aider à remarquer de petits changements dans un projet qui peuvent nécessiter des ressources supplémentaires.

Travail en équipe: Le travail d’équipe est la capacité de travailler avec d’autres pour atteindre un objectif commun. En tant que secrétaire, vous pouvez travailler avec une variété de personnes, y compris d’autres secrétaires, des gestionnaires, des cadres et d’autres membres du personnel de soutien. Votre capacité à travailler avec les autres peut vous aider à développer des relations positives et à encourager la collaboration.

Secrétaire Environnement de travail

L’environnement de travail des secrétaires est généralement agréable et professionnel. La plupart des secrétaires travaillent dans des bureaux bien éclairés et propres et ont accès aux derniers équipements de bureau. De nombreuses secrétaires travaillent dans de grandes organisations au sein desquelles elles sont en contact avec des personnes de tous les niveaux de l’organisation. Dans les petites organisations, les secrétaires peuvent avoir des contacts plus personnels avec les personnes pour lesquelles elles travaillent et avec celles qui font affaire avec l’organisation. Dans tous les cas, les secrétaires doivent être capables de bien travailler avec les autres et de maintenir un haut niveau de confidentialité. Ils doivent également être capables de travailler sous pression et de respecter les délais. La plupart des secrétaires travaillent une semaine standard de 40 heures, bien qu’ils puissent être tenus de faire des heures supplémentaires pour terminer des projets spéciaux ou pour remplacer des collègues absents.

Tendances Secrétaire

Voici trois tendances qui influencent le travail des secrétaires. Les secrétaires devront se tenir au courant de ces développements pour maintenir la pertinence de leurs compétences et conserver un avantage concurrentiel sur le lieu de travail.

L’essor de l’assistant virtuel

L’essor de l’assistant virtuel est une tendance qui change rapidement le fonctionnement des entreprises. À mesure que la technologie progresse, de plus en plus de tâches peuvent être effectuées à distance, ce qui permet aux entreprises d’économiser de l’argent sur l’espace de bureau et les coûts des employés.

Les assistants virtuels sont des professionnels qui fournissent une variété de services, tels que le support administratif, le service client et la gestion de projet. Ils sont souvent embauchés par des entreprises pour aider aux opérations quotidiennes, libérant ainsi les employés de l’entreprise pour se concentrer sur d’autres tâches.

Les professionnels du secrétariat peuvent profiter de cette tendance en devenant eux-mêmes des assistants virtuels. Cela leur permettra de travailler pour plusieurs clients à la fois, augmentant ainsi leurs chances de réussite. De plus, les secrétaires peuvent apprendre à utiliser la technologie pour rationaliser leur travail, comme l’utilisation d’outils en ligne pour gérer les horaires et communiquer avec les clients.

Plus d’accent sur le service client

À mesure que les entreprises se concentrent davantage sur le service à la clientèle, les secrétaires devront s’adapter pour rester compétitives.

Les secrétaires professionnelles devront développer de solides compétences en service à la clientèle afin de répondre aux besoins de leurs clients. Cela inclut d’être capable de gérer des situations difficiles, telles que des plaintes, et d’être capable de communiquer efficacement avec les clients. De plus, les secrétaires devront se familiariser avec une variété de logiciels qui peuvent les aider à gérer les données de leurs clients.

Utilisation accrue de la technologie

La technologie joue un rôle de plus en plus important sur le lieu de travail, ce qui a un impact significatif sur le rôle de la secrétaire.

À mesure que la technologie devient plus répandue, on demande aux secrétaires de faire plus que simplement répondre au téléphone et taper des documents. Ils sont désormais responsables de la gestion des calendriers, de l’organisation des fichiers et du service client. Pour réussir à l’avenir, les secrétaires devront être à l’aise avec la technologie et être capables de trouver des moyens de l’utiliser dans leur travail.

Comment devenir secrétaire

Le cheminement de carrière d’une secrétaire peut être très enrichissant. Au fur et à mesure que vous progressez dans votre carrière, vous voudrez peut-être envisager de devenir secrétaire de direction ou même directeur administratif (CAO). Ces deux postes exigent des compétences et une expérience avancées.

Vous pouvez également évoluer vers d’autres domaines de l’administration des affaires, tels que les ressources humaines ou les technologies de l’information. Ces domaines offrent de nombreuses opportunités de croissance et d’avancement.

Lié: Comment rédiger un CV de secrétaire

Perspectives d’avancement

La meilleure façon d’avancer en tant que secrétaire est d’obtenir plus d’éducation et de formation. Avec plus d’éducation, vous pourrez postuler à des postes de niveau supérieur, tels que secrétaire de direction, assistant administratif ou même chef de bureau. Vous pouvez également obtenir plus d’éducation afin de vous spécialiser dans un certain domaine, comme le travail de secrétariat médical ou juridique. De plus, de nombreuses entreprises proposent des programmes de formation pour les secrétaires qui souhaitent évoluer au sein de l’entreprise. Ces programmes peuvent vous donner les compétences et les connaissances dont vous avez besoin pour être promu à un poste de niveau supérieur.

Exemple de description de poste de secrétaire

À [CompanyX], nous sommes une équipe de professionnels qui travaillent ensemble pour fournir des services de haute qualité à nos clients. Nous recherchons actuellement une secrétaire pour se joindre à notre équipe et fournir un soutien administratif à notre personnel. Le candidat idéal pour ce poste est une personne hautement organisée et efficace, capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de gérer une variété de tâches simultanément. Il doit être capable de travailler de manière autonome et être proactif dans la prise en charge de nouvelles missions. Le secrétaire sera responsable d’une variété de tâches, y compris répondre au téléphone, prendre des messages, planifier des rendez-vous, préparer la correspondance et tenir à jour les dossiers.

devoirs et responsabilités

  • Répondre et acheminer les appels téléphoniques de manière professionnelle
  • Accueillir et assister les visiteurs de manière hospitalière
  • Traiter le courrier entrant et sortant
  • Maintenir les systèmes de classement
  • Préparer la correspondance, les rapports et autres documents
  • Planifier des rendez-vous et tenir à jour des calendriers
  • Organisez votre voyage
  • Traiter les notes de frais
  • Gérer les projets assignés
  • Effectuer la saisie de données et le traitement de texte
  • Fournir un soutien administratif général au bureau
  • Photocopier et rassembler les documents au besoin

Compétences et qualifications requises

  • Diplôme d’études secondaires ou équivalent
  • Expérience confirmée en secrétariat
  • Solides compétences en communication écrite et verbale
  • Maîtrise de Microsoft Office, avec aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes
  • Excellent sens de l’organisation et souci du détail
  • Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme

Compétences et qualifications souhaitées

  • Diplôme d’associé ou supérieur
  • Bilingue (maîtrise de l’anglais et d’une autre langue)
  • Expérience antérieure de travail dans un cabinet d’avocats ou dans un autre environnement de bureau professionnel
  • Attestation de secrétaire juridique
  • Certification notariale

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