Une secrétaire est un professionnel qui soutient une organisation en effectuant des tâches de bureau et administratives. Ils sont souvent le ciment qui maintient tout ensemble, garantissant que les réunions se déroulent sans heurts, que les documents sont signés à temps et que tout le monde au bureau a ce dont il a besoin pour bien faire son travail.

Les secrétaires ont généralement beaucoup de contacts avec tous les niveaux d’employés de leur entreprise ou organisation. Ils peuvent également interagir avec des clients ou des clients de temps à autre. Dans les deux cas, ils sont responsables de s’assurer que tout le monde se sent valorisé et entendu.

Tâches du poste de secrétaire de direction

Les secrétaires exécutifs ont généralement un large éventail de responsabilités, qui peuvent inclure :

  • Rédiger des rapports et de la correspondance en fonction de la direction de l’exécutif
  • Planifier des réunions, des conférences, des conventions et d’autres événements avec des membres du personnel ou des contacts extérieurs
  • Coordonner les préparatifs de voyage de l’exécutif, y compris la réservation de vols, la réservation d’hôtels et la location de voitures ou le service de limousine
  • Accueillir les visiteurs au bureau, répondre au téléphone et acheminer les appels de manière appropriée
  • Gestion des calendriers et planification des réunions et des rendez-vous
  • Coordonner les projets avec les autres membres du personnel et les départements pour s’assurer que les délais sont respectés
  • Maintenir les systèmes de classement en créant de nouveaux dossiers, en mettant à jour les informations dans des feuilles de calcul ou des bases de données et en classant des documents dans des armoires ou sur des étagères
  • Dépôt de documents auprès d’organismes gouvernementaux tels que l’IRS ou le DOL au nom de l’exécutif ou de l’entreprise
  • Préparer les ordres du jour des réunions avec le personnel ou les clients, y compris décrire les sujets à discuter, organiser les conférenciers et envoyer des invitations aux participants

Secrétaire de direction Salaire et perspectives

Les salaires des secrétaires exécutifs sont affectés par les années d’expérience, le niveau d’éducation et la taille de l’entreprise.

  • Salaire annuel médian : 56 500 $ (27,16 $/heure)
  • Salaire annuel des 10 % supérieurs : 87 500 $ (42,07 $/heure)

L’emploi de secrétaires de direction devrait diminuer au cours de la prochaine décennie.

L’emploi de secrétaires de direction devrait diminuer car moins de travailleurs seront nécessaires à mesure que la bureautique augmentera la productivité et l’efficacité. À mesure que les bureaux deviennent plus efficaces, moins de secrétaires sont nécessaires pour effectuer la même quantité de travail.

Exigences du poste de secrétaire de direction

Les qualifications pour un poste de secrétaire de direction peuvent inclure :

Éducation: Les secrétaires de direction débutants doivent généralement avoir au moins un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent. Certaines entreprises peuvent préférer un diplôme d’associé ou un certificat en administration des affaires ou en gestion de bureau.

De nombreux secrétaires de direction choisissent de poursuivre un baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe. Les cours de ces programmes comprennent les communications d’entreprise, le droit des affaires, les mathématiques commerciales, l’administration des affaires et la comptabilité.

Formation & Expérience : Les secrétaires de direction reçoivent souvent une formation en cours d’emploi de leur nouvel employeur. Cette formation peut inclure l’apprentissage des politiques et procédures de l’entreprise, des programmes informatiques et des systèmes de classement. La formation peut également inclure l’observation d’une secrétaire de direction expérimentée pour apprendre les tâches et procédures quotidiennes.

Certificats & Licences : Il peut être utile pour les secrétaires de direction d’obtenir des certifications pour améliorer leurs qualifications et augmenter leur potentiel de gain.

Compétences du secrétaire de direction

Les secrétaires de direction ont besoin des compétences suivantes pour réussir :

Communication: Les secrétaires de direction communiquent avec de nombreuses personnes tout au long de la journée, y compris leurs superviseurs, d’autres employés, des clients et des clients. Ils doivent également être capables de communiquer de manière claire et concise par écrit. Des compétences de communication efficaces peuvent vous aider à transmettre clairement les messages et à comprendre les messages des autres.

Organisme: Les secrétaires de direction ont souvent d’excellentes compétences organisationnelles, car ils sont responsables du maintien de l’horaire, des dossiers et d’autres documents importants de leur exécutif. Ils organisent aussi souvent des réunions, des événements et d’autres activités pour leur exécutif.

Attention au détail: L’attention portée aux détails est la capacité de remarquer de petits changements et de faire des ajustements en conséquence. Les secrétaires exécutifs doivent souvent s’assurer que tous les détails d’un projet sont corrects, y compris l’orthographe des noms, des dates et d’autres informations. L’attention portée aux détails peut également vous aider à remarquer quand un projet est terminé et prêt à être soumis.

Gestion du temps: Les secrétaires de direction doivent souvent gérer leurs propres horaires et les horaires de leurs superviseurs. Cela nécessite d’excellentes compétences en gestion du temps, car vous devrez peut-être jongler avec plusieurs tâches à la fois et vous assurer de terminer chaque tâche en temps opportun. Vous devrez peut-être aussi gérer les horaires d’autres employés, ce qui vous oblige à être ponctuel et conscient de l’importance de chaque rencontre.

Compétences informatiques: Les secrétaires de direction peuvent utiliser des programmes informatiques pour créer des présentations, envoyer des courriels, créer des feuilles de calcul et plus encore. Avoir des compétences en informatique peut vous aider à être plus efficace dans votre travail et à accomplir les tâches plus rapidement.

Secrétaire de direction Environnement de travail

Les secrétaires de direction travaillent dans divers contextes, notamment des bureaux d’entreprise, des agences gouvernementales et des organisations à but non lucratif. Ils travaillent généralement une semaine standard de 40 heures, bien qu’ils puissent parfois faire des heures supplémentaires pour terminer des projets spéciaux ou pour respecter les délais. Les secrétaires de direction travaillent généralement dans des bureaux bien éclairés et confortables. Ils utilisent quotidiennement des ordinateurs, des télécopieurs et d’autres équipements de bureau et ont des contacts réguliers avec des collègues, des clients et des clients. Parce qu’ils travaillent souvent en étroite collaboration avec des cadres supérieurs, ils doivent être capables de traiter des informations confidentielles avec discrétion et tact.

Secrétaire de direction Tendances

Voici trois tendances qui influencent le fonctionnement des secrétaires de direction. Les secrétaires de direction devront se tenir au courant de ces développements pour maintenir la pertinence de leurs compétences et conserver un avantage concurrentiel sur le lieu de travail.

La croissance du travail à distance

La croissance du travail à distance est une tendance qui modifie rapidement le fonctionnement des entreprises. Avec l’essor de la technologie, les employés peuvent désormais travailler de n’importe où dans le monde, ce qui a entraîné une augmentation du nombre de personnes travaillant à distance.

Cette tendance a un impact majeur sur le rôle du secrétaire de direction, puisqu’il est désormais chargé d’accompagner les collaborateurs qui travaillent à distance. Cela inclut des tâches telles que répondre au téléphone, planifier des réunions et gérer des calendriers.

Plus d’accent sur le développement personnel

Alors que les entreprises se concentrent davantage sur le développement personnel, les secrétaires de direction devront développer de nouvelles compétences pour rester compétitifs.

Un domaine dans lequel les secrétaires exécutifs peuvent concentrer leurs efforts est de devenir de meilleurs communicateurs. Cela signifie apprendre à écrire efficacement, à parler en public et à comprendre les besoins des autres. En outre, les secrétaires de direction devraient également se concentrer sur le développement de leurs compétences en leadership afin qu’ils puissent être des gestionnaires efficaces.

Utilisation accrue de la technologie

La technologie joue un rôle de plus en plus important sur le lieu de travail, et cela est particulièrement vrai pour les secrétaires de direction. À mesure que la technologie devient plus répandue, les secrétaires de direction devront apprendre à l’utiliser à leur avantage.

Cela comprend l’apprentissage de l’utilisation de logiciels comme Microsoft Office, ainsi que des plateformes de médias sociaux comme Facebook et Twitter. Les secrétaires de direction peuvent également utiliser la technologie pour être plus efficaces en utilisant des outils tels que Google Docs et Dropbox.

Comment devenir secrétaire de direction

Au début de votre carrière de secrétaire de direction, il est important de tenir compte de la culture de l’entreprise et de la façon dont elle s’intégrera à votre personnalité. Vous devriez également penser au type de travail que vous voulez faire. Préférez-vous travailler avec des gens ou aimez-vous travailler seul: rôle et responsabilités, salaire, étude Êtes-vous plus intéressé par les tâches administratives ou cherchez-vous une chance d’acquérir de nouvelles compétences: rôle et responsabilités, salaire, étude

Une fois que vous avez pris en compte ces facteurs, commencez à réseauter avec d’autres professionnels de l’industrie. Assistez à des événements de l’industrie et rejoignez des forums en ligne où vous pouvez vous connecter avec d’autres secrétaires. C’est un excellent moyen de se renseigner sur différentes entreprises et de découvrir ce qu’elles recherchent chez une secrétaire de direction.

Lié: Comment rédiger un CV de secrétaire de direction

Perspectives d’avancement

La meilleure façon d’avancer dans cette carrière est d’obtenir plus d’éducation et de formation. De nombreux secrétaires de direction ont au moins un diplôme d’associé, et certains ont un baccalauréat. Plus vous avez d’éducation, plus vous avez de chances d’être promu à un poste supérieur. Vous pouvez également progresser en devenant certifié en tant que secrétaire professionnel.

Au fur et à mesure que vous acquerrez de l’expérience, vous pourrez être promu à un poste tel qu’assistant administratif, assistant de direction ou chef de bureau. Dans les grandes organisations, vous pouvez être promu à un poste dans un autre département, tel que les ressources humaines ou le marketing. Avec de l’expérience et une formation complémentaire, vous pourrez être promu à un poste de direction, tel que chef de bureau ou chef de service.

Exemple de description de poste de secrétaire de direction

À [CompanyX], nous recherchons une secrétaire de direction pour apporter un soutien administratif de haut niveau à notre équipe de direction. Le candidat idéal aura de l’expérience dans la gestion et la coordination d’horaires complexes, la préparation de correspondance et le traitement d’informations sensibles avec discrétion. Il ou elle sera un résolveur de problèmes proactif avec d’excellentes compétences en communication et en organisation. Le secrétaire exécutif sera responsable de la gestion des opérations quotidiennes du bureau exécutif et sera le premier point de contact pour les parties prenantes internes et externes.

devoirs et responsabilités

  • Répondre et diriger les appels téléphoniques, prendre les messages et répondre aux demandes de renseignements de manière professionnelle
  • Accueillir les visiteurs et les diriger vers la personne ou le service approprié
  • Traiter le courrier entrant et sortant, y compris les services de messagerie
  • Préparer la correspondance, les rapports, les présentations et autres documents à l’aide de la suite Microsoft Office et d’autres logiciels
  • Planifier et coordonner les rendez-vous, les réunions et les déplacements des cadres et des autres membres du personnel
  • Maintenir la confidentialité des informations sensibles
  • Effectuer des tâches générales de bureau telles que la commande de fournitures, la maintenance des systèmes de gestion des dossiers et le classement
  • Fournir un soutien aux autres départements au besoin
  • Assister à des sessions de formation et des ateliers pour améliorer les compétences professionnelles
  • Adhérer aux politiques et procédures de l’entreprise
  • Participer à des projets spéciaux au besoin
  • Servir de remplaçant aux autres membres du personnel administratif

Compétences et qualifications requises

  • Expérience avérée en tant que secrétaire de direction ou rôle administratif similaire
  • Compétences exceptionnelles en matière d’organisation et de gestion du temps
  • Excellentes compétences de communication verbale et écrite
  • Discrétion et confidentialité
  • Maîtrise de Microsoft Office et des logiciels de planification
  • Diplôme d’études secondaires ou équivalent; diplôme universitaire préféré

Compétences et qualifications souhaitées

  • Expérience antérieure chez un cadre supérieur
  • Compétences créatives en résolution de problèmes
  • Capable de travailler de façon autonome avec peu de supervision
  • Flexible et adaptable aux priorités changeantes
  • Compétences exceptionnelles en gestion de projet

Emplois similaires

  • adjointe administrative
  • Assistant exécutif
  • Responsable administratif
  • Coordinateur de projet
  • Administrateur de bureau
  • Chef de bureau