Les adjoints de direction sont le personnel de soutien administratif des cadres de tous les types d’organisations. Ils s’occupent d’un large éventail de tâches, allant de la planification de réunions et de la prise de notes à l’organisation de voyages et à la commande de fournitures.

Les assistants de direction ont souvent de nombreuses responsabilités sur leurs épaules. On attend d’eux qu’ils soient très organisés, minutieux et efficaces. Ils peuvent également être appelés à assumer des responsabilités supplémentaires telles que la gestion des comptes de médias sociaux ou la gestion des problèmes de relations publiques.

Tâches du poste d’assistante de direction

Les assistants de direction ont un large éventail de responsabilités, qui peuvent inclure :

  • Organiser des réunions, rédiger des procès-verbaux lors des réunions et assurer un suivi pour s’assurer que les points d’action sont terminés
  • Tenir à jour des bases de données de noms, adresses, numéros de téléphone et autres coordonnées pertinentes à l’usage des employés
  • Envoi de correspondance au nom des dirigeants par courrier électronique ou postal, y compris des notes de service, des lettres ou des avis de réunion ou d’échéance
  • Filtrage des appels et prise de rendez-vous pour le cadre en question
  • Préparer et déposer des documents juridiques tels que des actes immobiliers ou des documents de constitution en société
  • Coordonner des événements tels que des réunions, des conférences, des séminaires et des salons professionnels
  • Aider aux tâches administratives telles que la tenue des calendriers, la mise à jour des listes de contacts et des bases de données, la commande de fournitures et l’organisation de voyages
  • Entretenir les bureaux exécutifs en commandant des fournitures, en organisant des services de maintenance et en s’occupant d’autres tâches de gestion de bureau
  • Gérer les comptes de messagerie des cadres, y compris répondre aux messages et initier des conversations par e-mail avec des collègues

Salaire et perspectives de l’assistante de direction

Les salaires des adjoints de direction sont affectés par les années d’expérience administrative et la durée dans un poste particulier. Les salaires peuvent également varier en fonction de l’emplacement géographique de l’emploi, de la taille de l’entreprise et de l’industrie de l’entreprise.

  • Salaire annuel médian : 62 500 $ (30,05 $/heure)
  • Salaire annuel des 10 % supérieurs : 85 000 $ (40,87 $/heure)

L’emploi des adjoints de direction devrait diminuer au cours de la prochaine décennie.

La croissance de l’emploi pour les assistants de direction a ralenti parce que de nombreuses entreprises ont centralisé leurs fonctions administratives, réduisant ainsi le besoin de ces travailleurs dans des départements individuels. De plus, certaines entreprises automatisent les tâches administratives, telles que la saisie de données et le traitement de texte, ce qui réduira le nombre d’adjoints de direction nécessaires.

Exigences du poste d’adjoint exécutif

Les assistants de direction doivent généralement avoir les qualifications suivantes :

Éducation: La plupart des assistants de direction ont au moins un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent, mais beaucoup ont un baccalauréat. Certaines des majeures les plus courantes pour les assistants de direction sont les affaires, les communications et l’anglais. Certains assistants de direction choisissent d’obtenir un certificat ou un diplôme d’associé en administration des affaires.

Formation & Expérience : Les assistants de direction reçoivent généralement une formation en cours d’emploi de leur nouvel employeur. Cette formation peut inclure l’apprentissage des politiques et procédures de l’entreprise, des logiciels et des programmes informatiques, ainsi que du flux de travail du bureau. La formation peut également inclure l’observation d’un autre assistant exécutif ou chef de bureau jusqu’à ce qu’il soit suffisamment à l’aise pour accomplir des tâches par lui-même.

Certificats & Licences : Il peut être utile pour les assistants de direction d’obtenir des certifications pour améliorer leurs compétences et augmenter leur potentiel de gain.

Compétences de l’assistante de direction

Les assistants de direction ont besoin des compétences suivantes pour réussir :

Gestion du temps: Les assistants de direction gèrent souvent plusieurs calendriers et horaires, la gestion du temps est donc une compétence essentielle pour cette profession. Ils gèrent également souvent plusieurs projets et tâches, de sorte que la gestion du temps est une compétence qui peut les aider à réussir dans leur travail.

Organisme: Les assistants de direction peuvent être responsables de la gestion des calendriers, de la planification des réunions, de l’organisation des voyages et d’autres tâches nécessitant un haut niveau d’organisation. Votre capacité à maintenir un environnement de travail professionnel et efficace est une compétence importante à posséder en tant qu’assistante de direction.

Communication: Les assistants de direction communiquent avec de nombreuses personnes tout au long de la journée, y compris leur responsable, d’autres assistants, des clients et d’autres employés. Des compétences de communication efficaces peuvent vous aider à être un assistant efficace, car vous devrez peut-être communiquer avec les autres en personne, par téléphone ou par courrier électronique.

Résolution de problème: Les assistants de direction résolvent quotidiennement les problèmes de leurs managers et d’autres cadres. Ils peuvent avoir besoin de trouver des solutions à des conflits d’horaire, à des problèmes d’employés ou à d’autres problèmes qui surviennent sur le lieu de travail. Votre capacité à résoudre les problèmes rapidement et efficacement peut vous aider à progresser dans votre carrière.

Compétences informatiques: Les adjoints de direction peuvent utiliser divers programmes informatiques, y compris des programmes de traitement de texte, des tableurs et des calendriers. Ils peuvent également utiliser des logiciels pour la planification, la gestion des e-mails et d’autres tâches. Les assistants de direction doivent avoir des compétences informatiques de base, y compris la dactylographie et la navigation sur Internet.

Adjointe exécutive Environnement de travail

Les assistants de direction travaillent dans divers contextes, notamment des bureaux d’entreprise, des agences gouvernementales et des organisations à but non lucratif. Ils travaillent généralement dans des bureaux bien éclairés et confortables et ont généralement accès à un ordinateur, une imprimante et d’autres équipements de bureau. La plupart des adjoints de direction travaillent à temps plein et certains travaillent plus de 40 heures par semaine. Ils peuvent travailler tôt le matin, le soir ou le week-end pour accomplir des tâches, assister à des réunions ou s’occuper d’affaires personnelles pour leur employeur. Les adjoints de direction peuvent également voyager avec leur employeur pour assister à des conférences ou à des réunions d’affaires.

Tendances des assistants de direction

Voici trois tendances qui influencent le fonctionnement des assistants de direction. Les assistants de direction devront se tenir au courant de ces développements pour maintenir la pertinence de leurs compétences et conserver un avantage concurrentiel sur le lieu de travail.

Le besoin de compétences plus techniques

À mesure que les entreprises deviennent plus techniques, le besoin d’assistants de direction dotés de compétences plus techniques augmentera. Les assistants de direction sont souvent chargés de gérer les opérations quotidiennes d’une entreprise, ce qui comprend des tâches telles que le support informatique, la saisie de données et le service client.

Pour réussir dans ce rôle, ils devront être capables de comprendre et d’utiliser les produits et services technologiques. Ils devront également être capables de communiquer efficacement avec les clients et les collègues.

L’importance de l’adéquation culturelle

L’adéquation culturelle devient de plus en plus importante sur le lieu de travail, car les employeurs recherchent des candidats qui s’intégreront à leur équipe et à la culture de leur entreprise. Cela signifie que les adjoints de direction qui veulent réussir à l’avenir doivent être conscients des valeurs et des objectifs de leur employeur et être en mesure de s’aligner sur eux.

En comprenant ce qui est important pour leur employeur, les adjoints de direction peuvent mieux se positionner pour réussir sur le marché du travail. De plus, ils peuvent développer des compétences qui les rendront plus précieux pour leur employeur, comme la communication ou la gestion de projet.

Plus d’attention sur l’image de marque personnelle

Au fur et à mesure que les assistants de direction s’impliquent davantage dans l’aspect commercial des choses, ils devront se concentrer sur le développement de leurs marques personnelles. Cela signifie qu’ils devront apprendre à se promouvoir et à promouvoir leurs réalisations d’une manière à la fois professionnelle et précise.

En développant une marque personnelle forte, les assistants de direction peuvent établir un climat de confiance avec leurs collègues et employeurs potentiels. De plus, ils peuvent utiliser leur marque personnelle pour créer des liens et trouver de nouvelles opportunités.

Comment devenir assistant de direction

Les assistants de direction ont beaucoup d’options en matière de cheminement de carrière. Ils peuvent gravir les échelons et devenir assistant exécutif du PDG, ou ils peuvent se spécialiser dans un domaine particulier, comme les ressources humaines ou le marketing. Ils peuvent également choisir de créer leur propre entreprise en tant qu’assistant de direction.

Quelle que soit la direction qu’ils choisissent, les assistants de direction doivent toujours chercher des moyens d’améliorer leurs compétences et leurs connaissances. Ils peuvent le faire en suivant des cours en ligne, en assistant à des ateliers et à des conférences et en lisant des publications de l’industrie.

Lié: Comment rédiger un CV d’assistant de direction

Perspectives d’avancement

La meilleure façon d’avancer dans cette carrière est d’obtenir plus d’éducation et de formation. De nombreux adjoints de direction commencent avec un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent, mais certains employeurs préfèrent les candidats qui ont suivi des cours postsecondaires en administration de bureau ou qui ont un diplôme d’associé dans un domaine connexe. Les adjoints de direction titulaires d’un baccalauréat peuvent être admissibles à des postes dans d’autres secteurs de l’entreprise, comme les ressources humaines ou le marketing.

Au fur et à mesure que les assistants de direction acquièrent de l’expérience, ils peuvent être promus à des postes à plus grande responsabilité, tels que responsable administratif ou chef de bureau. Les adjoints de direction qui sont bilingues ou qui ont une expérience de travail dans un environnement mondial peuvent avoir de meilleures perspectives d’emploi.

Exemple de description de poste d’assistant de direction

En tant qu’assistante de direction chez [CompanyX], vous serez responsable de fournir un soutien administratif de haut niveau au PDG et aux autres membres de l’équipe de direction. Vos tâches comprendront la gestion des horaires, la préparation de la correspondance, la gestion des préparatifs de voyage et l’assistance aux projets spéciaux au besoin. Le candidat idéal aura d’excellentes compétences en communication écrite et verbale, de superbes capacités d’organisation et un comportement professionnel. Il pourra également travailler de manière autonome et traiter les informations confidentielles avec discrétion.

devoirs et responsabilités

  • Servir de point de contact principal pour toutes les communications internes et externes
  • Gérer un large éventail de tâches administratives et de soutien à la direction, y compris, mais sans s’y limiter : la planification, la correspondance, les préparatifs de voyage, les notes de frais, la planification d’événements et la préparation de présentations
  • Gérer des projets complexes du début à la fin, en veillant à ce qu’ils soient achevés dans les délais et dans le respect des contraintes budgétaires
  • Servir de liaison entre l’exécutif et les autres membres de l’organisation
  • Mener des recherches, compiler des données et préparer des rapports
  • Maintenir la confidentialité en ce qui concerne tous les aspects du travail
  • Anticiper les besoins de l’exécutif et prendre des mesures proactives pour y répondre
  • Faire preuve de discernement dans la prise de décision et la résolution de problèmes
  • Être ingénieux et proactif dans le traitement des demandes de renseignements et des demandes
  • Démontrer d’excellentes compétences en communication verbale et écrite
  • Posséder de solides compétences organisationnelles et une attention aux détails
  • Faire preuve de discrétion, de tact et de diplomatie en tout temps

Compétences et qualifications requises

  • Baccalauréat ou expérience équivalente
  • 5 ans et plus d’expérience administrative professionnelle, y compris une expérience de soutien au personnel de direction
  • Compétences organisationnelles exceptionnelles et souci du détail
  • Capacité éprouvée à hiérarchiser et à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement en évolution rapide
  • Solides compétences en communication écrite et verbale
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office, de Google Docs et d’autres applications logicielles d’entreprise

Compétences et qualifications souhaitées

  • Expérience de travail dans une agence de création ou un environnement similaire
  • Connaissance des logiciels de gestion de projet, tels que Basecamp ou Asana
  • Compétences en conception graphique ou en développement Web
  • Expérience de la gestion de comptes de médias sociaux
  • Expérience en relecture et édition

Emplois similaires

  • Chef de projet
  • adjointe administrative
  • Réceptionniste
  • directeur des opérations
  • Responsable administratif
  • Assistant personnel