Les adjoints administratifs sont le ciment qui maintient les organisations ensemble. Ils fournissent un soutien essentiel à la direction de leur entreprise, en veillant à ce que tout se déroule sans heurts, des opérations quotidiennes à la planification à long terme. Les assistants administratifs peuvent travailler avec un large éventail de départements au sein d’une organisation, y compris les ressources humaines, la comptabilité, le marketing, les ventes et le développement de produits.

Les adjoints administratifs effectuent généralement une variété de tâches différentes à l’appui des objectifs de leur organisation. Celles-ci peuvent inclure la planification de réunions et de rendez-vous, la création de présentations et de documents, la réponse au téléphone, la prise de dictée, la gestion des communications par e-mail, etc. Ils peuvent également être responsables du maintien des dossiers et des bases de données liés aux activités de leur organisation.

Tâches du poste d’assistant administratif

Les assistants administratifs ont un large éventail de responsabilités, qui peuvent inclure :

  • Fournir un soutien administratif tel que taper des lettres ou transcrire la dictée
  • Traiter les paiements de factures ou d’autres transactions telles que les retenues sur salaire pour les primes d’assurance ou les taxes gouvernementales
  • Accueillir les visiteurs et répondre au téléphone pour diriger les appels de manière appropriée
  • Enregistrer les informations de manière organisée afin qu’elles puissent être facilement récupérées par d’autres à l’avenir
  • Organisation de fichiers sur ordinateur à l’aide d’un logiciel de base de données tel que Microsoft Outlook ou Lotus Notes
  • Recherche d’informations dans les bases de données de l’entreprise ou sur Internet pour répondre à des questions ou résoudre des problèmes
  • Rédaction de rapports sur les résultats de recherche ou d’autres sujets basés sur des informations recueillies lors d’entretiens, d’enquêtes et d’autres sources
  • Préparer les ordres du jour et le matériel pour les réunions et les conférences, y compris organiser les déplacements et tenir à jour les registres des participants
  • Coordonner les activités de bureau telles que la commande de fournitures, l’organisation de services de restauration lors d’événements ou la mise en place de salles de conférence
  • Interagir avec les clients pour résoudre les problèmes ou répondre aux questions concernant les services rendus par l’entreprise

Salaire et perspectives de l’assistant administratif

Les salaires des assistants administratifs sont affectés par les années d’expérience administrative et la durée dans un poste particulier. Les salaires peuvent également varier en fonction de l’emplacement géographique de l’emploi, de la taille de l’entreprise et du secteur d’activité de l’entreprise.

  • Salaire annuel médian : 39 500 $ (18,99 $/heure)
  • Salaire annuel des 10 % supérieurs : 60 500 $ (29,09 $/heure)

L’emploi d’adjoints administratifs devrait diminuer au cours de la prochaine décennie.

La croissance de l’emploi des adjoints administratifs a ralenti parce que de nombreuses entreprises ont centralisé leurs services de soutien, comme les ressources humaines et la paie, ce qui réduit le besoin de ces travailleurs dans des bureaux individuels. De plus, certaines entreprises automatisent les tâches administratives, comme le traitement des factures ou des demandes d’avantages sociaux, ce qui limite également la croissance de l’emploi.

Exigences du poste d’adjoint administratif

Les assistants administratifs doivent généralement avoir les qualifications suivantes :

Éducation: De nombreuses organisations spécifient l’exigence minimale en matière d’études pour un assistant administratif en tant que diplôme d’études secondaires ou GED. Certaines organisations préfèrent embaucher des candidats qui ont également un diplôme d’associé ou un baccalauréat en commerce ou dans un domaine connexe. Certaines des majeures les plus courantes pour ce rôle comprennent l’administration des affaires, l’administration de bureau et la gestion organisationnelle. Un assistant administratif en herbe peut également bénéficier de cours en informatique, tels que le traitement de texte, les tableurs et la gestion de bases de données.

Formation & Expérience : La plupart des assistants administratifs acquièrent les compétences et technologies spécifiques liées à leur rôle au travail. La formation peut durer de quelques semaines à un mois, selon l’entreprise et le rôle. La formation comprend souvent l’observation d’assistants administratifs ou de gestionnaires de bureau actuels, l’apprentissage des processus et procédures spécifiques liés au rôle et la pratique de ces compétences sous supervision jusqu’à ce qu’ils soient suffisamment à l’aise pour accomplir des tâches par eux-mêmes.

Certificats & Licences : Bien que les certifications ne soient pas requises pour un poste d’assistant administratif, elles peuvent vous aider à impressionner les employeurs potentiels et à développer votre carrière.

Compétences d’assistant administratif

Les assistants administratifs ont besoin des compétences suivantes pour réussir :

Contrôle de la circulation: Les assistants administratifs peuvent être chargés de gérer le flux de personnes dans un bureau. Cela peut inclure l’accueil des personnes à la porte, l’orientation des visiteurs vers la bonne personne ou la bonne pièce et le dégagement des couloirs. Les assistants administratifs peuvent également être responsables de la gestion des salles de conférence et peuvent avoir besoin de diriger les gens vers la bonne salle et de fermer la salle lorsqu’elle n’est pas utilisée.

Informatique: Les adjoints administratifs peuvent être responsables de la gestion des calendriers, de l’envoi de courriels et de la création de présentations. Savoir utiliser divers logiciels est une compétence importante pour un assistant.

Gestion du temps: La gestion du temps est la capacité de gérer votre emploi du temps et les horaires des autres. Les adjoints administratifs gèrent souvent les horaires de leurs gestionnaires et autres employés, il est donc important de pouvoir créer et respecter des horaires efficaces et efficients. Vous pouvez également être responsable de l’organisation de réunions, de conférences téléphoniques et d’autres événements, il est donc important de pouvoir gérer votre temps efficacement.

Saisie des données: La saisie de données est la capacité de taper rapidement et avec précision. Les adjoints administratifs peuvent être tenus de saisir des données dans une feuille de calcul ou une base de données, il est donc important de pouvoir taper rapidement et avec précision.

Communication: La communication est l’acte de transmettre des informations par la parole ou par l’écrit. Les adjoints administratifs communiquent avec de nombreuses personnes, y compris leurs superviseurs, d’autres adjoints, des clients et le grand public. Une communication efficace est une compétence essentielle pour un assistant administratif.

Environnement de travail de l’adjointe administrative

Les assistants administratifs travaillent dans divers contextes, notamment des bureaux d’entreprise, des agences gouvernementales, des cabinets médicaux et juridiques, des écoles et d’autres organisations. Ils travaillent généralement pendant les heures normales de bureau, bien qu’ils puissent parfois avoir besoin de travailler le soir ou le week-end pour réaliser des projets spéciaux. Les assistants administratifs travaillent généralement dans des zones bien éclairées et ventilées. Ils peuvent rester assis pendant de longues périodes et utilisent souvent des ordinateurs et d’autres équipements de bureau. Bien que la plupart des assistants administratifs travaillent de manière indépendante, ils peuvent parfois avoir besoin d’interagir avec des collègues, des clients ou des clients.

Tendances des assistants administratifs

Voici trois tendances qui influencent le fonctionnement des adjoints administratifs. Les adjoints administratifs devront se tenir au courant de ces développements pour maintenir la pertinence de leurs compétences et conserver un avantage concurrentiel sur le lieu de travail.

Les professionnels de l’administration seront confrontés à une concurrence accrue pour leurs rôles

Le rôle d’assistant administratif devient de plus en plus compétitif à mesure que de plus en plus d’entreprises se tournent vers une main-d’œuvre distante.

À mesure que de plus en plus d’entreprises adopteront le télétravail et d’autres politiques de travail à distance, le besoin d’assistants administratifs diminuera. En effet, ces rôles peuvent souvent être remplis par des employés situés dans d’autres parties du pays ou du monde.

Les assistants administratifs qui veulent réussir à l’avenir devront développer des compétences leur permettant de travailler à distance. Cela peut inclure l’apprentissage de l’utilisation d’outils en ligne tels que les logiciels de vidéoconférence et de collaboration.

L’IA et l’automatisation affecteront les emplois administratifs

Le domaine administratif évolue rapidement en raison de l’utilisation croissante de l’IA et de l’automatisation. À mesure que ces technologies se généraliseront, les assistants administratifs devront acquérir de nouvelles compétences pour rester compétitifs.

L’une des compétences les plus importantes que les assistants administratifs devront acquérir est de savoir comment utiliser l’IA et l’automatisation pour rationaliser leur travail. Cela comprend l’apprentissage de l’utilisation de logiciels capables d’automatiser des tâches, telles que la gestion des e-mails et la planification du calendrier. De plus, les assistants administratifs devront être à l’aise avec les assistants IA, tels que Google Home et Amazon Echo.

Plus d’accent sur l’adéquation culturelle

À mesure que les entreprises se mondialisent, le besoin d’employés culturellement adaptés devient de plus en plus important. En effet, un manque d’adéquation culturelle peut entraîner des malentendus et des problèmes de communication sur le lieu de travail.

Les adjoints administratifs sont dans une position unique pour tirer parti de cette tendance, car ils sont souvent le premier point de contact pour les nouveaux employés. En développant des compétences adaptées à la culture, les assistants administratifs peuvent aider les entreprises à trouver les bons employés pour le poste et à créer un lieu de travail plus harmonieux.

Comment devenir assistant administratif

Un cheminement de carrière d’adjoint administratif peut prendre de nombreuses directions passionnantes, avec de nombreux rebondissements en cours de route. Ce cheminement de carrière variable existe en partie à cause de la longue liste de responsabilités d’un adjoint administratif, qui peut inclure tout et n’importe quoi.

Lors de la préparation de cette carrière, il est important de renforcer vos compétences car elles sont une forme de monnaie dans le monde du travail. Les entreprises recherchent du personnel ressource qui a un impact sur la productivité de l’entreprise. Une personne qualifiée a plus de chances de trouver un emploi qu’une personne non qualifiée. Quiconque s’adapte au paysage commercial en constante évolution aura un bel avenir.

Une fois que vous avez pris pied dans le cheminement de carrière administratif, vous pouvez commencer à instaurer la confiance en assumant plus de responsabilités, en exécutant bien chaque tâche administrative et en gagnant la confiance de vos superviseurs immédiats.

Lié: Comment rédiger un CV d’assistant administratif

Perspectives d’avancement

Un adjoint administratif peut être promu à divers postes au sein d’une organisation. Certains de ces postes peuvent inclure un directeur de bureau, un assistant de direction ou même un poste dans les ressources humaines. Le poste le plus courant auquel un adjoint administratif est promu est celui de coordonnateur administratif. Afin d’être promu à l’un de ces postes, un assistant administratif doit avoir une solide éthique de travail, être très organisé et avoir d’excellentes compétences en communication.

Exemple de description de poste d’assistant administratif

À [CompanyX], nous recherchons une assistante administrative organisée, soucieuse du détail et capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois. L’adjoint administratif sera responsable d’une variété de tâches, y compris, mais sans s’y limiter : répondre aux appels téléphoniques, planifier des rendez-vous, préparer la correspondance, traiter les demandes des clients et fournir un soutien administratif général au bureau. Le candidat idéal aura d’excellentes compétences en communication et en service à la clientèle, ainsi que la capacité de travailler de manière autonome avec peu de supervision.

devoirs et responsabilités

  • Répondre et diriger les appels téléphoniques, prendre les messages et fournir des informations générales aux appelants de manière professionnelle et courtoise
  • Accueillir et aider les visiteurs, les clients et les fournisseurs de manière professionnelle et accueillante
  • Traiter tout le courrier entrant et sortant, y compris les services de messagerie et les livraisons
  • Maintenir le système de classement du bureau, à la fois électronique et papier, et s’assurer que tous les dossiers sont à jour et facilement accessibles
  • Préparer et modifier des documents tels que de la correspondance, des rapports, des brouillons, des mémos et des courriels à l’aide de la suite Microsoft Office
  • Planifier et coordonner les rendez-vous, les réunions et les déplacements des gestionnaires et du personnel
  • Traiter et suivre les factures et les bons de commande de manière précise et en temps opportun
  • Générer des rapports mensuels, des présentations et des feuilles de calcul comme demandé
  • Fournir un soutien administratif pour des projets spéciaux au besoin
  • Effectuer des tâches de comptabilité légères et tenir des registres financiers
  • Adhérer à toutes les politiques et procédures de l’entreprise
  • Gardez la zone de travail propre, organisée et approvisionnée en fournitures nécessaires

Compétences et qualifications requises

  • Diplôme d’études secondaires ou équivalent
  • Expérience administrative avérée
  • Compétences exceptionnelles en communication écrite et verbale
  • Solides compétences en gestion du temps et capacité multitâche
  • Maîtrise de Microsoft Office, avec aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes
  • Solides compétences interpersonnelles

Compétences et qualifications souhaitées

  • Diplôme universitaire
  • Succès antérieurs en gestion de bureau
  • Expérience de la gestion des budgets et des dépenses
  • Expérience en développement de processus internes et de systèmes de classement
  • Aisance à gérer des informations confidentielles
  • Capacité à s’adapter à des situations changeantes de manière calme et professionnelle

Emplois similaires

  • Réceptionniste
  • Assistant exécutif
  • directeur des opérations
  • Responsable administratif
  • Assistant de bureau
  • Administrateur de bureau