Les réceptionnistes sont le visage d’une entreprise. Ils accueillent les visiteurs, répondent au téléphone, planifient les rendez-vous et fournissent généralement un point de contact initial pour tout ce qui concerne leur organisation.

Les réceptionnistes peuvent également être responsables de la gestion des tâches de bureau de base telles que le classement de la paperasse ou la dactylographie des lettres. Cela en fait une partie importante de l’équipe administrative de toute organisation.

Tâches du poste de réceptionniste

Les réceptionnistes ont généralement un large éventail de responsabilités, qui peuvent inclure :

  • Fournir un soutien administratif, tel que le classement et la saisie de données, aux autres services de l’organisation
  • Planifier des réunions, des événements et des conférences pour les clients et les membres du personnel
  • Passer des appels téléphoniques au nom des dirigeants de l’entreprise pour organiser des réunions ou faire des réservations pour le dîner
  • Répondre aux courriels des clients ou des clients qui ont des questions sur les produits ou services offerts par l’entreprise
  • Enregistrement précis des appels entrants et des messages dans le système téléphonique ou le journal des appels d’une entreprise
  • Accueillir les clients et les invités à leur arrivée dans un immeuble de bureaux ou un lieu où ils exercent leurs activités
  • Accepter les paiements pour les produits ou services, traiter les factures et effectuer les remboursements le cas échéant
  • Fournir des informations sur les produits et services offerts par l’entreprise aux clients potentiels
  • Coordonner avec le personnel du bureau pour planifier des réunions, fournir des documents tels que des ordres du jour et des documents à distribuer, et prendre des notes pendant les réunions

Salaire et perspectives de la réceptionniste

Les salaires des réceptionnistes varient en fonction de leur niveau d’éducation, de leurs années d’expérience et du type d’entreprise pour laquelle ils travaillent. Ils peuvent également bénéficier d’avantages, tels qu’une assurance maladie, des cotisations 401k et des jours de congés payés.

  • Salaire annuel médian : 31 500 $ (15,14 $/heure)
  • Salaire annuel des 10 % supérieurs : 54 500 $ (26,2 $/heure)

L’emploi des réceptionnistes devrait croître plus lentement que la moyenne au cours de la prochaine décennie.

La demande de réceptionnistes sera limitée car de nombreuses organisations mettent en place des systèmes automatisés qui permettent aux appelants de naviguer à leur guise dans les menus du téléphone et les systèmes de reconnaissance vocale. Cependant, certaines organisations peuvent continuer à embaucher des réceptionnistes pour traiter les appels des clients ou des clients qui souhaitent parler à une personne réelle.

Exigences du poste de réceptionniste

Un réceptionniste doit généralement avoir les qualifications suivantes :

Éducation: La plupart des employeurs exigent que les réceptionnistes aient au moins un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent. Certains employeurs préfèrent les candidats titulaires d’un diplôme d’associé ou d’un baccalauréat en commerce, en communication ou dans un autre domaine connexe. Les réceptionnistes qui ont un diplôme dans un domaine autre que les affaires peuvent avoir un avantage lorsqu’elles postulent à des postes dans des industries qui nécessitent des connaissances spécialisées.

Formation & Expérience : La plupart des réceptionnistes acquièrent les compétences et les connaissances spécifiques liées à leur rôle au travail. La formation peut durer de quelques semaines à quelques mois, selon l’entreprise et le rôle. La formation comprend souvent l’observation des réceptionnistes actuels et l’exécution de tâches sous supervision jusqu’à ce qu’ils soient suffisamment à l’aise pour accomplir des tâches par eux-mêmes. La formation comprend souvent les éléments suivants :

Apprendre les politiques et procédures de l’entreprise

S’entraîner à répondre au téléphone et à accueillir les invités

Pratiquer des tâches de bureau de base, telles que le classement et la photocopie

Certificats & Licences : Bien que les certifications ne soient généralement pas une exigence pour un poste de réceptionniste, elles peuvent montrer l’engagement d’un candidat envers l’excellence et le désir de se tenir au courant des informations de l’industrie.

Compétences de réceptionniste

Les réceptionnistes ont besoin des compétences suivantes pour réussir :

Communication: La communication est l’acte de transmettre des informations aux autres. En tant que réceptionniste, vous utilisez des compétences en communication pour répondre aux appels téléphoniques, accueillir les clients et répondre aux questions des collègues. Vous utilisez également des compétences en communication pour relayer les messages aux collègues et aux clients.

Organisme: L’organisation est une compétence cruciale pour un réceptionniste. Ils doivent être en mesure de hiérarchiser les tâches et de suivre plusieurs calendriers, horaires et fichiers. Ils doivent également être en mesure de suivre le courrier, les messages et les appels téléphoniques entrants et sortants.

Service Clients: Le service client est la capacité d’interagir avec les clients de manière amicale et serviable. En tant que réceptionniste, vous pouvez être la première personne avec laquelle un client interagit, il est donc important d’être amical et accueillant. Vous devez également être en mesure de répondre aux questions sur l’entreprise et de diriger les clients vers la bonne personne ou le bon service.

Technologie: La capacité à utiliser la technologie est une compétence importante pour un réceptionniste. Vous devriez être capable d’utiliser une variété de logiciels, y compris des logiciels de messagerie, de traitement de texte et de planification. Vous devez également être capable d’utiliser une variété d’appareils, y compris des ordinateurs, des téléphones et des tablettes.

Multitâche : En tant que réceptionniste, vous pouvez être responsable de répondre au téléphone, d’accueillir les clients, de prendre des messages, de classer des documents et d’autres tâches. Être capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois est une compétence importante pour un réceptionniste. Vous pouvez utiliser le multitâche pour effectuer plusieurs tâches à la fois, ce qui peut vous faire gagner du temps et vous aider à terminer votre travail plus efficacement.

Environnement de travail de la réceptionniste

Les réceptionnistes travaillent dans divers contextes, notamment des bureaux d’entreprise, des cabinets médicaux et juridiques, des hôtels et des agences gouvernementales. Ils travaillent généralement pendant les heures normales de bureau, bien qu’ils puissent être tenus de travailler le soir ou le week-end pour remplacer des collègues absents ou pour répondre aux besoins des clients. Les réceptionnistes travaillent généralement dans des zones bien éclairées et ventilées. Ils peuvent être tenus de rester assis pendant de longues périodes et ils peuvent utiliser des ordinateurs et d’autres équipements de bureau.

Tendances des réceptionnistes

Voici trois tendances qui influencent le travail des réceptionnistes. Les réceptionnistes devront se tenir au courant de ces développements pour maintenir la pertinence de leurs compétences et conserver un avantage concurrentiel sur le lieu de travail.

L’essor de la réceptionniste virtuelle

L’essor de la réceptionniste virtuelle est une tendance qui gagne rapidement en popularité auprès des entreprises. Cela est dû aux nombreux avantages qu’il offre, tels que des économies de coûts et une productivité accrue.

Alors que de plus en plus d’entreprises adoptent cette tendance, les réceptionnistes devront apprendre à travailler avec des assistants virtuels afin de fournir le meilleur service client possible. Ils devront également se familiariser avec les nouvelles technologies qui les aident à se connecter avec les clients, comme le chat vidéo et le courrier électronique.

Plus d’accent sur l’expérience client

L’expérience client devient de plus en plus importante pour les entreprises, car elles réalisent que c’est ce qui fait revenir les clients. Par conséquent, les réceptionnistes devront se concentrer sur la fourniture d’un excellent service client qui va au-delà du simple fait de répondre au téléphone.

Cela signifie que les réceptionnistes devront bien connaître tous les aspects du service à la clientèle, de l’accueil des clients à la résolution des problèmes. De plus, ils devront être en mesure de communiquer efficacement avec les autres départements de l’entreprise afin de s’assurer que les besoins du client sont satisfaits.

Utilisation accrue de la technologie

La technologie joue un rôle de plus en plus important sur le lieu de travail, et cela est particulièrement vrai pour les réceptionnistes. Grâce à l’utilisation de la technologie, les réceptionnistes peuvent faire leur travail plus efficacement, tout en améliorant l’expérience client.

Les réceptionnistes peuvent utiliser la technologie en utilisant un logiciel qui automatise les tâches, telles que la planification de rendez-vous ou la prise de messages. Ils peuvent également utiliser les médias sociaux pour se connecter avec les clients et promouvoir les produits et services de l’entreprise.

Comment devenir réceptionniste

Une carrière de réceptionniste peut être un excellent moyen de mettre un pied dans le monde des affaires. En tant que réceptionniste, vous aurez l’occasion d’en apprendre davantage sur différentes industries et de rencontrer de nouvelles personnes. Vous acquerrez également de l’expérience en travaillant avec des clients et en faisant face à des situations difficiles.

Si vous souhaitez gravir les échelons, envisagez de devenir responsable ou superviseur du service client. Ce rôle vous donnera plus de responsabilités et vous permettra de développer vos compétences en leadership. Vous pourriez aussi devenir formatrice en réception, ce qui vous permettrait de partager vos connaissances avec d’autres employés.

Lié: Comment rédiger un CV de réceptionniste

Perspectives d’avancement

La meilleure façon d’avancer dans cette carrière est d’acquérir plus d’expérience et d’éducation. Avec plus d’expérience, vous serez en mesure d’assumer plus de responsabilités et d’être promu à un poste supérieur. Avec plus d’éducation, vous pourrez acquérir de nouvelles compétences qui vous rendront plus précieux pour votre employeur.

Il existe de nombreux types de postes auxquels un réceptionniste peut accéder, comme un assistant administratif, un représentant du service à la clientèle ou même un gestionnaire. Le poste le plus courant auquel un réceptionniste accède est celui d’adjoint administratif. Ce poste nécessite plus de responsabilités et est généralement plus difficile qu’un poste de réceptionniste. Un assistant administratif a généralement plus de contacts avec les clients et est responsable de plus de tâches.

Exemple de description de poste de réceptionniste

À [CompanyX], nous croyons que les premières impressions sont primordiales. C’est pourquoi nous recherchons une réceptionniste professionnelle, courtoise et soucieuse du détail pour se joindre à notre équipe. En tant que premier point de contact pour notre entreprise, vous serez responsable de l’accueil des visiteurs, de la réponse aux appels entrants et du traitement des demandes générales. Le candidat idéal aura d’excellentes compétences en service à la clientèle, un comportement agréable et la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois. Il saura maintenir un haut niveau de professionnalisme en tout temps, même face à des situations difficiles. Si vous avez la passion de fournir un service client exceptionnel et que vous souhaitez faire partie d’une entreprise en pleine croissance, nous voulons avoir de vos nouvelles.

devoirs et responsabilités

  • Répondre à tous les appels entrants de manière professionnelle et courtoise, en utilisant l’étiquette téléphonique appropriée
  • Accueillir tous les visiteurs et les diriger vers la personne ou le service approprié
  • Maintenir la connaissance des allées et venues du personnel et des horaires afin de diriger correctement les demandes des visiteurs
  • Recevoir, trier et distribuer tout le courrier entrant et les livraisons
  • Tenir des registres à jour de l’inventaire du bureau et passer des commandes de nouvelles fournitures au besoin
  • Préparer le courrier et les colis sortants pour l’expédition
  • Effectuer des tâches générales de bureau telles que le classement, la photocopie et la télécopie
  • Participer à des projets spéciaux au besoin
  • Mettre à jour et maintenir les listes de contacts
  • Surveiller et consigner toutes les activités d’entrée et de sortie dans le bureau
  • Adhérer à toutes les politiques et procédures de l’entreprise
  • Offrir un excellent service à la clientèle à tout moment

Compétences et qualifications requises

  • Diplôme d’études secondaires ou équivalent
  • 1 à 2 ans d’expérience en service à la clientèle ou dans un domaine connexe
  • Excellentes compétences en communication, en relations interpersonnelles et en organisation
  • Comportement amical et professionnel
  • Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion
  • Maîtrise de Microsoft Office, avec aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes

Compétences et qualifications souhaitées

  • Certains cours ou diplômes universitaires
  • Bilinguisme
  • Expérience de travail dans un environnement en évolution rapide
  • Expérience du système téléphonique multiligne
  • Familiarité avec l’équipement de bureau, y compris les photocopieurs et les télécopieurs

Emplois similaires

  • adjointe administrative
  • Assistant exécutif
  • Responsable administratif
  • Représentant du service à la clientèle
  • Assistant de bureau
  • Administrateur