Les gestionnaires de bureau sont chargés de superviser les opérations quotidiennes du bureau de leur entreprise. Ils jouent généralement un rôle pratique dans la gestion de leur personnel, s’assurant qu’ils ont tout ce dont ils ont besoin pour bien faire leur travail.

Les gestionnaires de bureau peuvent également être chargés d’élaborer et de mettre en œuvre des politiques et des procédures liées au fonctionnement de leur bureau. Cela peut inclure des éléments tels que la création d’horaires, l’attribution de tâches aux employés ou la gestion d’autres tâches administratives.

Fonctions du poste de gestionnaire de bureau

Un chef de bureau a généralement un large éventail de responsabilités, qui peuvent inclure :

  • Superviser les opérations du bureau telles que l’achat de fournitures, l’embauche de personnel et la planification d’événements sociaux
  • Planifier des réunions, des appels téléphoniques, des entretiens et d’autres rendez-vous pour les responsables ou d’autres employés
  • Traiter le courrier entrant, répondre au téléphone et accueillir les clients en personne ou au téléphone
  • Coordonner l’utilisation du matériel de bureau, des fournitures et des ordinateurs
  • Gérer les finances de l’entreprise en tenant des registres des dépenses et des revenus, en préparant des budgets et en surveillant les flux de trésorerie
  • Tenir à jour les dossiers des employés tels que les dossiers du personnel et les informations sur la rémunération
  • Examiner et approuver les factures pour paiement ou les rejeter si elles ne répondent pas aux normes de l’entreprise
  • Coordonner les programmes de formation pour les nouveaux employés ou les membres du personnel existants sur les nouveaux programmes informatiques ou les procédures de bureau
  • Coordonner avec les départements de l’entreprise pour s’assurer que tous les besoins du bureau sont satisfaits

Salaire et perspectives du directeur de bureau

Les salaires des directeurs de bureau varient en fonction de leur niveau d’éducation, de leurs années d’expérience, de la taille et du secteur d’activité de l’entreprise. Ils peuvent également gagner une rémunération supplémentaire sous forme de bonus ou de commissions.

  • Salaire annuel médian : 52 500 $ (25,24 $/heure)
  • Salaire annuel des 10 % supérieurs : 84 500 $ (40,63 $/heure)

L’emploi des directeurs de bureau devrait diminuer au cours de la prochaine décennie.

La croissance de l’emploi sera limitée par l’automatisation croissante des tâches de bureau, telles que le traitement de texte et la comptabilité. À mesure que ces technologies s’améliorent, moins de gestionnaires de bureau seront nécessaires pour superviser leur utilisation. De plus, certains gestionnaires de bureau seront déplacés lorsque les organisations externaliseront le travail pour économiser de l’argent.

Exigences du poste de gestionnaire de bureau

Voici quelques-unes des qualifications qui sont souvent requises pour devenir chef de bureau :

Éducation: La plupart des employeurs exigent un minimum d’un baccalauréat pour une carrière en tant que gestionnaire de cabinet médical. Certaines des majeures les plus courantes pour ce poste sont l’administration des affaires, l’administration de la santé et la gestion de l’information sur la santé. Les cours de ces programmes comprennent des sujets tels que la politique des soins de santé, l’éthique, la terminologie médicale, la gestion des affaires et le droit des soins de santé.

Formation & Expérience : La plupart de la formation d’un gestionnaire de bureau aura lieu sur le tas. La formation pour ce rôle comprendra généralement l’apprentissage des politiques et procédures de l’entreprise, l’utilisation des logiciels et de la technologie de l’entreprise et la gestion des finances du bureau. Les gestionnaires de bureau peuvent également recevoir une formation en administration et gestion de bureau.

Certificats & Licences : Bien qu’elle ne soit pas une exigence pour le poste, la certification peut aider un candidat à démontrer ses solides compétences en leadership ou en administration.

Compétences du gestionnaire de bureau

Les gestionnaires de bureau ont besoin des compétences suivantes pour réussir :

Communication: La communication est une autre compétence importante pour un gestionnaire de bureau. Vous pouvez être responsable de relayer les messages vers et depuis les employés, les clients et les autres membres de l’entreprise. Vous devez être capable de communiquer de manière claire et concise par écrit et verbalement. Vous devez également être capable d’écouter les autres et de répondre de manière appropriée.

Leadership: En tant que chef de bureau, vous pouvez être responsable de la supervision d’autres employés. Les compétences en leadership peuvent vous aider à être un gestionnaire efficace et un mentor pour votre équipe. Vous pouvez utiliser vos compétences en leadership pour motiver votre équipe, encourager le développement professionnel et créer un environnement de travail positif.

Organisme: L’organisation est une autre compétence importante pour un gestionnaire de bureau. Vous pouvez être responsable de la planification des réunions, de la tenue des dossiers et des dossiers et du suivi des fournitures de bureau. Être organisé peut vous aider à accomplir vos tâches de manière efficace et efficiente.

Résolution de problème: En tant que chef de bureau, vous pouvez être chargé de résoudre les problèmes qui surviennent sur le lieu de travail. Vos compétences en résolution de problèmes peuvent vous aider à trouver des solutions aux problèmes en milieu de travail et à maintenir un environnement de travail positif. Vous pouvez également être responsable de résoudre les problèmes qui surviennent entre les employés.

Technologie: En tant que chef de bureau, vous pouvez être responsable de la gestion du système informatique, des comptes de messagerie et d’autres technologies de l’entreprise. Avoir une connaissance pratique de la technologie et savoir comment l’utiliser est une compétence importante pour un gestionnaire de bureau.

Environnement de travail du gestionnaire de bureau

Les gestionnaires de bureau travaillent dans divers contextes, notamment des bureaux d’entreprise, des agences gouvernementales, des cabinets médicaux et dentaires et des écoles. Ils travaillent habituellement pendant les heures normales de bureau, bien qu’ils aient parfois besoin de travailler le soir ou la fin de semaine pour réaliser des projets spéciaux. Les gestionnaires de bureau travaillent généralement une semaine de 40 heures, bien que certains puissent travailler 50 heures ou plus par semaine. Ils peuvent également être tenus de se déplacer pour assister à des conférences ou pour rencontrer des clients ou d’autres gestionnaires. Le travail d’un chef de bureau peut être stressant, surtout lorsque les délais sont serrés ou lorsqu’il y a des changements de dernière minute. Cependant, la plupart des chefs de bureau trouvent leur travail stimulant et gratifiant, et ils estiment qu’ils ont un impact direct et positif sur l’efficacité de leur bureau.

Tendances Office Manager

Voici trois tendances qui influencent la façon dont les gestionnaires de bureau travaillent. Les gestionnaires de bureau devront se tenir au courant de ces développements pour maintenir la pertinence de leurs compétences et conserver un avantage concurrentiel sur le lieu de travail.

L’essor de la main-d’œuvre à distance

L’augmentation de la main-d’œuvre à distance est une tendance qui gagne rapidement en popularité parmi les entreprises. Cela est dû aux nombreux avantages qu’il offre, tels que la réduction des coûts et l’augmentation de la productivité.

Les gestionnaires de bureau capables de gérer une main-d’œuvre à distance seront très demandés, car ils pourront aider les entreprises à économiser de l’argent et à améliorer leur efficacité. Pour réussir dans ce rôle, les gestionnaires de bureau devront être à l’aise avec la technologie et avoir de solides compétences en communication.

Plus d’accent sur l’engagement des employés

L’engagement des employés devient un objectif de plus en plus important pour les entreprises. En effet, la recherche a montré que les employés engagés sont plus productifs et loyaux, ce qui conduit à de meilleurs résultats commerciaux.

À mesure que l’engagement des employés devient plus important, les gestionnaires de bureau devront trouver des moyens de créer un environnement de travail positif où les employés se sentent valorisés et appréciés. Cela peut inclure des choses comme des activités de consolidation d’équipe, des programmes de reconnaissance et des horaires de travail flexibles.

Un plus grand accent sur la diversité et l’inclusion

La diversité et l’inclusion deviennent un sujet de plus en plus important dans le monde des affaires. Alors que les entreprises s’efforcent de devenir plus diversifiées et inclusives, elles recherchent des gestionnaires de bureau qui peuvent les aider à atteindre cet objectif.

Les gestionnaires de bureau peuvent jouer un rôle clé en aidant leur entreprise à devenir plus diversifiée et inclusive en promouvant la diversité au sein du bureau et en créant un environnement accueillant pour tous les employés. Ils peuvent également aider à créer des politiques et des procédures qui favorisent la diversité et l’inclusion.

Comment devenir un gestionnaire de bureau

Une carrière de chef de bureau peut être enrichissante à bien des égards. Il offre la possibilité de travailler avec une variété de personnes, d’acquérir de nouvelles compétences et d’aider votre entreprise à réussir. Les chefs de bureau sont souvent responsables de la gestion des opérations quotidiennes de leur entreprise, ce qui peut inclure la supervision du personnel, l’organisation de la paperasse et le bon fonctionnement des systèmes.

Pour devenir chef de bureau, vous devrez avoir de solides compétences organisationnelles, être capable de bien gérer le stress et être capable de travailler sous pression. Vous devrez également être capable de communiquer efficacement avec les employés et les clients.

Lié: Comment rédiger un CV de gestionnaire de bureau

Perspectives d’avancement

Les gestionnaires de bureau commencent généralement dans des postes de niveau d’entrée et accèdent à des postes de niveau supérieur à mesure qu’ils acquièrent de l’expérience. Certains directeurs de bureau finissent par accéder à des postes de direction, tels que directeur de l’exploitation (COO) ou président d’une entreprise. D’autres gestionnaires de bureau peuvent créer leur propre entreprise ou devenir consultants.

Exemple de description de poste de gestionnaire de bureau

À [CompanyX], nous recherchons un Office Manager pour organiser et coordonner les opérations et les procédures du bureau, afin d’assurer l’efficacité et l’efficience de l’organisation. Le gestionnaire de bureau sera responsable d’une variété de tâches, y compris, mais sans s’y limiter : la gestion des fournitures de bureau, la commande et le stockage des fournitures, la coordination des activités du bureau, la supervision de l’entretien du bureau et l’aide aux ressources humaines et à la paie. L’Office Manager relèvera directement du PDG et travaillera en étroite collaboration avec tous les membres de l’équipe. Le candidat idéal sera très organisé, soucieux du détail et possédera d’excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.

devoirs et responsabilités

  • Maintenir un environnement de bureau propre, organisé et professionnel en tout temps
  • Accueillir et assister les visiteurs de manière amicale et courtoise
  • Répondre et diriger tous les appels entrants de manière professionnelle
  • Traiter tous les courriers et livraisons sortants de manière rapide et efficace
  • Maintenir un inventaire précis et à jour de toutes les fournitures de bureau et passer des commandes au besoin
  • Coordonner avec la direction de l’immeuble tout besoin d’entretien ou de réparation pour le bureau
  • Servir de point de contact pour tous les équipements de bureau, y compris les copieurs, les imprimantes et les ordinateurs
  • Gérer et mettre à jour tous les dossiers et dossiers du bureau de manière organisée et accessible
  • Préparer et distribuer les procès-verbaux des réunions et autres correspondances au besoin
  • Participer à des projets spéciaux et à des événements au besoin
  • Effectuer des tâches légères de tenue de livres et de comptabilité au besoin
  • Adhérer à toutes les politiques et procédures de l’entreprise

Compétences et qualifications requises

  • Expérience avérée en tant que chef de bureau ou rôle similaire
  • Excellentes capacités de communication et interpersonnelles
  • Excellentes compétences organisationnelles et de leadership
  • Attitude de résolution de problèmes
  • Diplôme d’études secondaires ou équivalent; diplôme universitaire préféré
  • Maîtrise de Microsoft Office, Google Docs et d’autres logiciels de bureau courants

Compétences et qualifications souhaitées

  • Expérience avec les logiciels de gestion de bureau, tels que le système de gestion des installations (FMS)
  • Expérience pratique avec des équipements de bureau, tels que des imprimantes et des scanners
  • Connaissance pratique des politiques et procédures du bureau
  • Capacité à développer et à mettre en œuvre des améliorations de processus
  • Bilinguisme

Emplois similaires

  • adjointe administrative
  • directeur des opérations
  • Assistant exécutif
  • Administrateur de bureau
  • Gestionnaire des installations
  • Commis de bureau