Les greffiers municipaux sont responsables d’un large éventail de tâches administratives liées au gouvernement local. Ils sont souvent le principal point de contact des citoyens qui souhaitent accéder aux services ou aux informations de la ville. Les greffiers municipaux peuvent également être chargés de tenir des registres publics, de gérer les élections et d’autres tâches liées à la gestion d’une municipalité.

Les greffiers municipaux travaillent généralement sous la supervision d’un maire ou d’un autre élu. Leur travail consiste à veiller au bon déroulement des opérations quotidiennes de leur ville. Cela comprend la supervision de la prestation de services tels que la collecte des ordures, le traitement de l’eau et les interventions d’urgence.

Fonctions du poste de greffier municipal

Un greffier municipal a généralement un large éventail de responsabilités, qui peuvent inclure:

  • Compiler et tenir à jour les comptes rendus des réunions du conseil municipal, y compris les procès-verbaux et les votes
  • Maintenir et mettre à jour les registres de la ville tels que les certificats de naissance, les licences de mariage et les certificats de décès
  • Coordonner les élections municipales, y compris l’élaboration d’un processus électoral permettant aux citoyens de voter
  • Planifier et organiser des cérémonies civiques, telles que des défilés de vacances, des reconnaissances d’anciens combattants et des travaux d’inauguration de nouvelles entreprises
  • Superviser les opérations du bureau du greffier de la ville, y compris l’embauche de personnel, la gestion des budgets et la fourniture d’un soutien aux autres départements au sein du gouvernement de la ville
  • Fournir des services d’information publique aux citoyens par le biais d’une assistance téléphonique ou en répondant aux questions par courrier électronique ou par correspondance écrite
  • Coordonner les réunions du conseil municipal, y compris enregistrer les présences et prendre des notes pendant les réunions
  • Informer les résidents des audiences publiques et autres réunions gouvernementales
  • Maintenir des classeurs avec des dossiers tels que des cartes plates des limites de propriété de la ville et des cartes des changements de zonage proposés

Salaire et perspectives du greffier municipal

Les salaires des greffiers municipaux varient en fonction de leur niveau d’éducation et d’expérience, de la taille de la municipalité et de l’emplacement géographique de l’emploi.

  • Salaire annuel médian : 63 500 $ (30,53 $/heure)
  • Salaire annuel des 10 % supérieurs : 106 000 $ (50,96 $/heure)

L’emploi des greffiers municipaux devrait croître à un rythme moyen au cours de la prochaine décennie.

Les gouvernements municipaux devront embaucher plus de commis alors qu’ils continuent de fournir des services à leurs résidents et entreprises de nouvelles façons, comme en ligne. Cependant, l’utilisation de la technologie, comme les e-citations (citations électroniques) pour les contraventions, devrait permettre à certains commis de faire plus de travail avec moins d’employés.

Exigences du poste de greffier municipal

Les qualifications pour devenir greffier municipal varient d’une ville à l’autre. Cependant, de nombreux greffiers municipaux sont tenus d’avoir:

Éducation: La plupart des greffiers municipaux ont au moins un baccalauréat. Certains greffiers municipaux choisissent d’obtenir une maîtrise en administration publique ou dans un autre domaine connexe. Les cours de ces programmes comprennent la politique publique, la gestion, l’économie, les statistiques et la comptabilité.

Formation & Expérience : Les greffiers municipaux reçoivent généralement une formation en cours d’emploi de leurs superviseurs ou d’autres greffiers municipaux expérimentés. Cette formation peut inclure l’apprentissage de l’utilisation des systèmes informatiques de la ville, la façon de classer les documents et la façon d’effectuer d’autres tâches.

Certificats & Licences : Les greffiers municipaux ne sont pas tenus d’avoir des certifications pour acquérir leur poste. Cependant, il existe des certifications disponibles pour les greffiers municipaux qui souhaitent augmenter leur capacité de gain ou se rendre plus compétitifs lorsqu’ils tentent de progresser dans leur carrière.

Compétences du greffier municipal

Les greffiers municipaux ont besoin des compétences suivantes pour réussir :

Organisme: Les greffiers municipaux sont responsables de la gestion d’une variété de dossiers et d’informations. Avoir de solides compétences organisationnelles peut les aider à garder une trace de toutes les informations dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches. Les greffiers municipaux doivent également être organisés lors du classement des documents et de la gestion des dossiers.

Attention au détail: Les greffiers municipaux sont chargés de tenir les dossiers et de s’assurer que tous les documents sont exacts et à jour. Le souci du détail est important pour les greffiers municipaux afin de s’assurer qu’ils entrent les informations correctes dans les bases de données et les fichiers. Il est également important que les greffiers municipaux s’assurent que tous les documents sont classés correctement et qu’ils sont stockés au bon endroit.

Communication: Les greffiers municipaux communiquent souvent avec diverses personnes, y compris d’autres employés municipaux, des membres du public et des élus. Ils peuvent également avoir besoin de communiquer des informations complexes d’une manière facile à comprendre. Les greffiers municipaux peuvent également avoir besoin de communiquer avec d’autres services pour répondre à des questions ou recueillir des informations.

Compétences informatiques: Les greffiers municipaux peuvent être tenus d’utiliser divers programmes informatiques, y compris des programmes de traitement de texte, des tableurs et des bases de données. Avoir de solides compétences en informatique peut aider les greffiers municipaux à naviguer dans leurs fonctions et responsabilités. Les greffiers municipaux peuvent également être tenus d’utiliser un logiciel pour créer et tenir à jour des dossiers et des documents.

Leadership: Les greffiers municipaux peuvent être responsables de la gestion d’une équipe d’employés, de sorte que les compétences en leadership peuvent être importantes pour ce travail. Les greffiers municipaux peuvent également être responsables de la formation de nouveaux greffiers municipaux, il peut donc être utile d’avoir des compétences en leadership pour encadrer les autres.

Milieu de travail du greffier municipal

Les greffiers municipaux travaillent dans divers contextes, y compris les petits hôtels de ville, les grands hôtels de ville et les palais de justice. Ils peuvent travailler pour le gouvernement local ou pour l’État ou le gouvernement fédéral. Les greffiers municipaux travaillent généralement une semaine standard de 40 heures, bien qu’ils puissent être tenus de travailler le soir ou le week-end pour assister à des réunions ou pour effectuer d’autres tâches. Les greffiers municipaux peuvent être exposés à des situations stressantes, comme traiter avec le public, traiter des informations sensibles ou travailler dans un environnement en évolution rapide. Ils peuvent également être tenus de se rendre dans d’autres bureaux gouvernementaux ou d’assister à des conférences.

Tendances du greffier municipal

Voici trois tendances qui influencent le travail des greffiers municipaux. Les greffiers municipaux devront se tenir au courant de ces développements pour maintenir la pertinence de leurs compétences et conserver un avantage concurrentiel sur le lieu de travail.

Plus d’accent sur les services numériques

À mesure que les villes deviennent plus numériques, le besoin de greffiers municipaux se déplacera vers la fourniture de services numériques. Cela signifie que les greffiers municipaux devront bien connaître l’utilisation de la technologie pour fournir des services aux citoyens.

Les greffiers municipaux peuvent utiliser cette tendance en développant des compétences dans des domaines tels que la gestion des données et le service à la clientèle. Ils peuvent également contribuer à améliorer la présence en ligne de la ville en créant un site Web facile à utiliser et fournissant des informations utiles.

Plus de collaboration entre les autorités municipales

Les responsables municipaux travaillent de plus en plus ensemble pour résoudre les problèmes qui affectent leurs communautés. Cette tendance entraîne une collaboration accrue entre les services et les bureaux, ce qui oblige les greffiers municipaux à pouvoir travailler avec les autres.

En collaborant avec d’autres élus municipaux, les greffiers municipaux peuvent créer des solutions mieux adaptées aux besoins de leur communauté. Ils peuvent également partager des ressources et des idées, ce qui peut contribuer à rendre leur ville plus efficace.

Utilisation accrue de la technologie

L’utilisation de la technologie au travail devient de plus en plus courante chaque année. Cela est particulièrement vrai pour les greffiers municipaux, qui sont souvent chargés de gérer les dossiers et les données sous forme électronique.

À mesure que la technologie devient plus répandue, les greffiers municipaux devront apprendre à l’utiliser efficacement afin de répondre aux exigences de leur travail. Cela comprend l’apprentissage de l’utilisation de logiciels, la gestion de bases de données et la communication par e-mail et sur les réseaux sociaux.

Comment devenir greffier municipal

Une carrière de greffier municipal peut être enrichissante à bien des égards. Il offre la possibilité de travailler avec des personnes de tous horizons, de faciliter leur vie et de contribuer au succès de votre communauté. En tant que greffier municipal, vous aurez la chance d’en apprendre davantage sur les différents aspects du gouvernement local et sur son fonctionnement. Vous acquerrez également une expérience de travail avec la technologie et les logiciels utilisés par les gouvernements du monde entier.

Pour devenir greffier municipal, vous devrez avoir de solides compétences en communication, être capable de bien travailler sous pression et avoir le souci du détail. Vous devez également être à l’aise avec les ordinateurs et autres équipements de bureau.

Lié: Comment rédiger un CV de greffier municipal

Perspectives d’avancement

Le poste de greffier municipal est un poste de premier échelon au sein de l’administration municipale. De nombreux greffiers commencent comme adjoints administratifs ou secrétaires de direction et sont promus greffiers après avoir démontré leur compétence et leur loyauté envers la municipalité. Certains greffiers municipaux peuvent éventuellement être promus au poste de directeur municipal ou à d’autres postes de direction au sein du gouvernement municipal.

Exemple de description de poste de greffier municipal

Le greffier municipal est responsable de la gestion et de l’administration de tous les dossiers officiels de la ville. Le bureau du greffier est le dépositaire central de tous les ordres du jour, procès-verbaux, résolutions, ordonnances et autres documents officiels du conseil municipal. Le greffier est également responsable de la gestion des élections municipales, de l’inscription des électeurs et des rapports sur le financement des campagnes. Le candidat idéal pour ce poste aura une expérience de travail avec le gouvernement municipal, de solides compétences en gestion et en service à la clientèle, et la capacité de maintenir la confidentialité.

devoirs et responsabilités

  • Servir de gardien de tous les registres officiels de la ville
  • Maintenir un inventaire à jour de tous les biens de la ville
  • Traiter les réclamations et les factures pour paiement par la ville
  • Préparer les ordres du jour et les dossiers pour les réunions du conseil municipal
  • Assister à toutes les réunions du conseil municipal et rédiger les procès-verbaux
  • Publier les procès-verbaux et les ordres du jour des réunions en temps opportun
  • Gérer les comptes de réseaux sociaux de la ville
  • Servir en tant qu’agent de la loi sur la liberté d’information (FOIA)
  • Répondre aux demandes de renseignements du public de manière professionnelle et courtoise
  • Mettre à jour le site Web de la ville au besoin
  • Coordonner les événements spéciaux tenus à l’hôtel de ville
  • Effectuer d’autres tâches assignées par le directeur municipal ou le maire

Compétences et qualifications requises

  • Diplôme d’associé en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine connexe
  • 3 à 5 ans d’expérience de travail dans un bureau du gouvernement municipal
  • Maîtrise des applications Microsoft Office, y compris Word, Excel, PowerPoint et Outlook
  • Capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels
  • Excellentes compétences en service à la clientèle
  • Solides compétences en communication écrite et verbale
  • Compétences précises en saisie de données avec une attention aux détails

Compétences et qualifications souhaitées

  • Baccalauréat en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine connexe
  • 5 à 7 ans d’expérience de travail dans un bureau du gouvernement municipal
  • Connaissance pratique des ordonnances municipales, des résolutions et des lois de l’État
  • Expérience de la gestion et de la conservation des documents
  • Familiarité avec les lois sur les réunions publiques et les demandes d’information du public
  • Certification notariale

Emplois similaires

  • adjointe administrative
  • Responsable administratif
  • Saisie de données Commis
  • Commis à la paie
  • Commis à la facturation
  • Commis aux comptes à payer