Les gestionnaires de front office sont chargés de superviser les opérations quotidiennes de la réception d’une entreprise. Ils gèrent généralement une équipe de réceptionnistes, de commis et d’autres membres du personnel de soutien qui s’occupent de tout, de la réponse au téléphone à l’accueil des visiteurs en passant par la gestion du courrier et des livraisons.

Les responsables de la réception peuvent également être chargés de gérer le flux de personnes entrant et sortant du bâtiment. Il peut s’agir de s’assurer que tous les visiteurs ont une pièce d’identité appropriée avant d’entrer dans le bâtiment ou d’indiquer aux employés où garer leur voiture.

Tâches du poste de gestionnaire de front office

Un responsable de front office a généralement un large éventail de responsabilités, qui peuvent inclure :

  • Attribuer des tâches à des membres du personnel en fonction de leur description de poste et de leurs compétences
  • Gérer les tâches administratives telles que planifier des réunions, répondre au téléphone et accueillir les clients
  • Gérer et tenir à jour les dossiers des employés, y compris les fonctions d’embauche, de licenciement et de paie
  • Superviser la mise en œuvre de nouvelles politiques et procédures pour assurer la conformité de l’organisation aux normes de l’industrie
  • Gérer les installations, l’équipement et les fournitures de bureau pour s’assurer qu’ils répondent aux normes de l’entreprise
  • Gérer le budget du bureau en analysant les coûts et en vérifiant les dépenses pour s’assurer qu’elles sont raisonnables et conformes aux directives budgétaires
  • Coordonner les événements de l’entreprise tels que les réunions, les séminaires, les conférences ou les salons professionnels avec les fournisseurs et les clients
  • Gérer le flux de documents au sein du bureau en supervisant le personnel de bureau, qui s’occupe de la saisie des données et des tâches de classement
  • Gérer le moral des employés en résolvant tous les problèmes qui peuvent survenir et en favorisant le travail d’équipe au sein de l’environnement de bureau

Front Office Manager Salaire & Perspectives

Les salaires des responsables de front office varient en fonction de leur niveau d’éducation, de leurs années d’expérience, de la taille et de l’industrie de l’entreprise. Ils peuvent également gagner une rémunération supplémentaire sous forme de primes.

  • Salaire annuel médian : 41 500 $ (19,95 $/heure)
  • Salaire annuel des 10 % supérieurs : 84 500 $ (40,63 $/heure)

L’emploi des gestionnaires de front office devrait croître à un rythme moyen au cours de la prochaine décennie.

La croissance de l’emploi sera stimulée par l’expansion et la consolidation continues des hôtels, ce qui nécessitera davantage de gestionnaires de front office pour superviser les opérations. Cependant, l’automatisation peut limiter le besoin de certains gestionnaires de front office, car les hôtels automatisent certaines tâches actuellement effectuées par ces travailleurs.

Exigences du poste de gestionnaire de front office

Un responsable de front office doit généralement avoir les qualifications suivantes :

Éducation: Les gestionnaires de front office sont généralement tenus d’avoir au moins un baccalauréat. Certaines des majeures les plus courantes pour les gestionnaires de front office sont l’administration des affaires, la gestion hôtelière et la psychologie.

Formation & Expérience : Les gestionnaires de front office reçoivent généralement une formation sur le tas dans leur rôle. Cette formation peut inclure l’observation d’un directeur de front office actuel ou d’un autre membre de l’équipe de direction. Les responsables de front office qui ont une expérience antérieure dans un rôle similaire peuvent transférer leurs connaissances à leur nouveau rôle. Les responsables de front office peuvent également recevoir une formation sur les politiques et procédures de l’entreprise.

Certificats & Licences : Les certifications vous permettent de prouver vos compétences et vos qualifications aux employeurs actuels et potentiels. Les responsables de front office peuvent obtenir des certifications pour acquérir une connaissance plus théorique de leurs responsabilités, tester leurs compétences professionnelles et faire progresser leur carrière.

Compétences du gestionnaire de front office

Les gestionnaires de front office ont besoin des compétences suivantes pour réussir :

Communication: La communication est l’acte de transmettre des informations à travers une variété de méthodes. En tant que chef de bureau, vous pouvez être chargé de communiquer avec diverses personnes, notamment des clients, des collègues et des gestionnaires. De solides compétences en communication peuvent vous aider à transmettre des informations clairement et efficacement.

Leadership: Les gestionnaires de front office sont responsables du bon fonctionnement de la réception d’une entreprise. Ce poste nécessite de solides compétences en leadership pour s’assurer que votre équipe travaille ensemble pour répondre aux besoins des clients. Vous pouvez utiliser vos compétences en leadership pour motiver votre équipe, déléguer des tâches et encourager le développement professionnel.

Organisme: L’organisation est une compétence cruciale pour un chef de bureau, car elle vous permet de terminer votre travail à temps et de garder votre espace de travail sans encombrement. En tant que chef de bureau, vous pouvez être responsable de la gestion de plusieurs calendriers, de la délégation de tâches et du suivi des dossiers des employés. Être organisé peut vous aider à terminer votre travail efficacement et à assurer le bon fonctionnement de votre bureau.

Service Clients: Le service à la clientèle est la capacité de comprendre et de répondre aux besoins des clients. En tant que chef de bureau, vous n’êtes peut-être pas la personne qui interagit directement avec les clients, mais vous devez toujours être en mesure de fournir des conseils aux membres de votre équipe. Offrir des conseils et un soutien aux membres de votre équipe est un exemple de la façon dont vous pouvez utiliser vos compétences en service à la clientèle en tant que chef de bureau.

Résolution de problème: En tant que chef de bureau, vous pouvez être responsable du traitement des plaintes des clients, de la résolution des problèmes des employés et de la résolution des conflits en milieu de travail. Être capable de résoudre des problèmes est une compétence essentielle pour un chef de bureau, car cela peut vous aider à maintenir un environnement de travail positif et à garder les membres de votre équipe heureux et engagés.

Environnement de travail du responsable de la réception

Les responsables de la réception travaillent dans divers environnements, notamment des hôtels, des centres de villégiature, des bureaux d’entreprise et des installations médicales. Ils travaillent généralement à temps plein et certains peuvent travailler plus de 40 heures par semaine pour répondre aux besoins de leur établissement. De nombreux responsables de front office travaillent tôt le matin, le soir et le week-end. Certains responsables de front office peuvent être amenés à se déplacer sur plusieurs sites. L’environnement de travail est généralement rapide et axé sur les délais. Les responsables de front office doivent être capables de gérer plusieurs tâches simultanément et de bien travailler sous pression.

Tendances Front Office Manager

Voici trois tendances qui influencent le fonctionnement des gestionnaires de front office. Les responsables de front office devront se tenir au courant de ces évolutions pour maintenir la pertinence de leurs compétences et conserver un avantage concurrentiel sur le lieu de travail.

L’essor de l’expérience client

L’expérience client devient de plus en plus importante dans l’économie d’aujourd’hui, car les entreprises se rendent compte qu’il s’agit d’un facteur clé pour déterminer si un client reviendra ou non.

Les responsables de front office peuvent jouer un rôle important dans la création d’une expérience client positive en s’assurant que tous les aspects de l’interaction client sont bien gérés et exécutés sans faille. Cela comprend tout, de l’accueil des clients à la fourniture d’un excellent service tout au long de leur séjour.

Plus d’accent sur l’engagement des employés

L’engagement des employés devient un objectif de plus en plus important pour les entreprises, car elles réalisent les avantages d’avoir des employés passionnés par ce qu’ils font.

Les responsables de front office peuvent capitaliser sur cette tendance en développant des stratégies pour engager leurs employés et les faire se sentir valorisés. Cela peut inclure des avantages tels que des horaires de travail flexibles ou des sorties d’équipe. En outre, les responsables du front office doivent s’assurer de communiquer avec leurs employés les objectifs de l’entreprise et la manière dont leurs contributions individuelles contribuent à atteindre ces objectifs.

Utilisation accrue de la technologie

La technologie joue un rôle de plus en plus important sur le lieu de travail, et cela est particulièrement vrai pour le responsable du front office.

À mesure que la technologie devient plus répandue, les gestionnaires de front office devront apprendre à l’utiliser efficacement afin de gérer leurs équipes et de communiquer avec les clients. Cela inclut l’apprentissage de l’utilisation de logiciels tels que les systèmes CRM et les outils de marketing par e-mail.

Comment devenir un gestionnaire de front office

Une carrière de gestionnaire de réception peut être un excellent moyen de commencer votre carrière dans l’industrie hôtelière. En tant que responsable de la réception, vous serez chargé de superviser tous les aspects de la réception et de l’équipe du service client. Cela comprend répondre au téléphone, accueillir les clients, gérer les réservations et fournir des informations générales sur l’hôtel.

Pour réussir dans ce rôle, vous devez avoir d’excellentes compétences en communication et être capable de gérer les situations difficiles avec calme et professionnalisme. Vous devez également être à l’aise de travailler avec des personnes de tous horizons.

Lié: Comment rédiger un CV de gestionnaire de front office

Perspectives d’avancement

Les gestionnaires de front office commencent généralement dans des postes de niveau d’entrée, tels que réceptionniste ou assistant administratif. Avec l’expérience, ils peuvent accéder à des postes tels que chef de bureau ou assistant de direction. Ceux qui ont un baccalauréat et plusieurs années d’expérience peuvent être promus au poste de gestionnaire de front office.

En tant que responsable de la réception, vous serez responsable du fonctionnement général de la réception, y compris la supervision du travail des réceptionnistes, des secrétaires et des autres membres du personnel de soutien. Vous serez également chargé de veiller au bon fonctionnement et à l’efficacité du front office. Dans certaines organisations, le responsable du front office peut également être responsable du marketing et des relations publiques.

Exemple de description de poste de gestionnaire de front office

Le responsable de la réception est responsable du fonctionnement général de la réception, y compris, mais sans s’y limiter, l’enregistrement des invités, les réservations, les services de conciergerie et les opérations téléphoniques. Il / elle assurera également le leadership et le soutien de l’équipe de la réception tout en favorisant un environnement de travail positif et professionnel.

Le candidat idéal aura une expérience dans un rôle similaire, de préférence dans un hôtel ou un établissement d’accueil. Ils auront d’excellentes compétences en service à la clientèle, seront très organisés et efficaces, et auront la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de bien travailler sous pression. Ils seront également chargés de s’assurer que tous les membres de l’équipe du front office sont correctement formés et disposent des ressources nécessaires pour accomplir leurs tâches.

devoirs et responsabilités

  • S’assurer que tous les invités reçoivent un service rapide, professionnel et courtois
  • Résoudre les plaintes des clients, assurer la satisfaction des clients
  • Surveiller et maintenir la propreté, l’assainissement et l’organisation de toutes les zones de stockage des aliments, y compris les chambres froides, les congélateurs, les placards et les étagères
  • Préparer les demandes de fournitures et d’équipements nécessaires pour maintenir des niveaux de stock appropriés
  • Former les nouveaux employés de la réception aux tâches, politiques et procédures du poste
  • Planifier les quarts de travail des employés pour assurer une couverture adéquate tout en maximisant l’efficacité de la main-d’œuvre et en minimisant les heures supplémentaires
  • Traiter les feuilles de temps de paie et les soumettre au service de la comptabilité pour approbation
  • Équilibrer les encaissements quotidiens et préparer les dépôts bancaires
  • Examiner les états financiers mensuels et les comparer aux revenus et dépenses budgétés
  • Analyser les écarts et prendre les mesures correctives nécessaires pour améliorer la rentabilité
  • Élaborer et mettre en œuvre des plans de marketing pour augmenter le volume d’affaires
  • Négocier les contrats des fournisseurs pour des services tels que la blanchisserie, le service de voiturier et le transport par navette

Compétences et qualifications requises

  • Expérience avérée en tant que gestionnaire de front office ou rôle similaire
  • Excellentes compétences organisationnelles et de leadership
  • Excellentes capacités de communication et interpersonnelles
  • Orientation vers le service à la clientèle
  • Aptitude à la résolution de problèmes
  • Diplôme d’études secondaires ou équivalent; diplôme universitaire préféré

Compétences et qualifications souhaitées

  • Expérience antérieure dans un hôtel ou un établissement d’accueil
  • Connaissance pratique de l’équipement et des logiciels de bureau, y compris la suite Microsoft Office
  • Connaissance des systèmes de gestion immobilière
  • Capacité à taper au moins 60 mots par minute
  • Bilinguisme

Emplois similaires

  • adjointe administrative
  • directeur des opérations
  • Assistant exécutif
  • Réceptionniste
  • Responsable administratif
  • Administrateur de bureau