Les employés de bureau sont les travailleurs des coulisses du monde du bureau. Ils assurent le bon déroulement des choses en veillant à ce que les documents soient traités, classés et récupérés en cas de besoin. Ils peuvent également être responsables d’autres tâches de bureau telles que répondre au téléphone, planifier des rendez-vous ou gérer le courrier.

Les commis de bureau n’ont généralement pas beaucoup d’interaction avec les clients ou les clients – ils travaillent dans les coulisses pour s’assurer que tout le reste du bureau se déroule sans heurts. Cependant, ils jouent un rôle important dans le bon fonctionnement et l’efficacité de l’entreprise.

Fonctions du poste de commis de bureau

Les commis de bureau ont un large éventail de responsabilités, qui peuvent inclure :

  • Traiter les documents tels que les factures et les bons de commande, mettre à jour les bases de données avec de nouvelles informations ou envoyer des notifications par e-mail aux clients concernant les mises à jour de l’état des commandes
  • Tenir un registre des politiques et procédures du bureau et s’assurer que tous les membres du personnel les suivent
  • Faire des copies de documents tels que des notes de service, des lettres ou des rapports à des fins de bureau
  • Entretenir des fournitures telles que des stylos, du papier, des tampons et des étiquettes pour le bureau
  • Organiser et maintenir des systèmes de classement en classant les fichiers par ordre alphabétique ou en les classant par sujet ou projet
  • Coordonner des événements spéciaux tels que des fêtes ou des conférences avec d’autres membres du personnel et des fournisseurs externes tels que des traiteurs ou des fleuristes
  • Fournir un soutien administratif aux cadres tels que la planification de réunions, la prise de messages et l’organisation de voyages
  • Traiter les paiements et tenir à jour les registres comptables tels que les relevés bancaires, les fonds de petite caisse et les comptes débiteurs
  • Gérer le flux de courrier en triant le courrier entrant par destinataire ou par type et en distribuant le courrier aux destinataires

Employé de bureau Salaire et perspectives

Les salaires des commis de bureau varient en fonction de leur niveau d’éducation et d’expérience, de la taille de l’entreprise et de l’emplacement géographique. Ils peuvent également gagner une rémunération supplémentaire sous forme de primes.

  • Salaire annuel médian : 38 000 $ (18,27 $/heure)
  • Salaire annuel des 10 % supérieurs : 54 500 $ (26,2 $/heure)

L’emploi de commis de bureau devrait diminuer au cours de la prochaine décennie.

Les commis de bureau continueront d’être remplacés par la technologie, qui permet aux employeurs de faire plus avec moins de travailleurs. À mesure que les entreprises automatisent les processus et utilisent des logiciels pour organiser leurs dossiers, moins de commis seront nécessaires. De plus, certains commis de bureau seront licenciés à mesure que les entreprises fermeront ou déménageront leurs bureaux.

Exigences du poste de commis de bureau

Voici quelques-unes des qualifications souvent requises pour devenir commis de bureau :

Éducation: Les commis de bureau débutants ont généralement besoin d’un diplôme d’études secondaires ou de l’équivalent et peuvent avoir besoin de suivre un programme de certificat de commis de bureau. Certains employeurs préfèrent un grade d’associé ou un certificat en administration des affaires. Les cours de logiciels informatiques, de traitement de texte, de tableurs et de bases de données sont utiles pour un commis de bureau.

Formation & Expérience : Les commis de bureau reçoivent généralement une formation en cours d’emploi de leur nouvel employeur. Cette formation peut inclure l’apprentissage des politiques et procédures de l’entreprise, des programmes informatiques et des systèmes de classement. Les commis de bureau qui travaillent dans des agences gouvernementales peuvent recevoir une formation supplémentaire pour apprendre les politiques et procédures de l’agence.

Certificats & Licences : Bien qu’ils ne soient pas nécessairement requis pour le poste, les commis de bureau peuvent se rendre plus attrayants pour les employeurs potentiels en obtenant des certifications qui montrent leur dévouement à la profession et leurs connaissances accrues.

Compétences des commis de bureau

Les commis de bureau ont besoin des compétences suivantes pour réussir :

Organisme: L’organisation est une autre compétence qui peut être utile pour un poste de bureau. En tant qu’employé de bureau, vous pouvez être responsable de la gestion de plusieurs calendriers, du suivi des rendez-vous et de la tenue des dossiers. Avoir de solides compétences organisationnelles peut vous aider à réussir dans ce rôle.

Attention au détail: Le souci du détail est une autre compétence importante pour un employé de bureau. Vous devez être capable de gérer plusieurs tâches à la fois et vous assurer de ne faire aucune erreur. Cela peut vous aider à économiser du temps et des ressources pour votre employeur.

Communication: Des compétences en communication sont nécessaires pour les commis de bureau, car ils doivent être capables de communiquer avec des collègues, des clients et des gestionnaires. En tant que commis de bureau, vous devrez peut-être répondre au téléphone, accueillir les clients, envoyer des courriels et remplir des documents. Être capable de communiquer efficacement est crucial pour ce travail.

Compétences informatiques: Les compétences en informatique sont une compétence nécessaire pour une secrétaire ou un commis de bureau. Avoir des compétences en informatique peut vous aider à accomplir vos tâches de manière efficace et efficiente. Vous pouvez acquérir des compétences en informatique grâce à une formation ou en prenant des cours.

Multitâche : En tant que commis de bureau, vous pouvez être responsable de diverses tâches, notamment répondre au téléphone, classer des documents, trier le courrier et tenir des registres. Ce travail nécessite une capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, car vous pouvez être responsable de plusieurs tâches à la fois.

Environnement de travail du commis de bureau

Les commis de bureau travaillent dans divers contextes, y compris les bureaux d’entreprise, les agences gouvernementales, les cabinets médicaux et les écoles. Ils travaillent généralement une semaine régulière de 40 heures, bien qu’ils puissent avoir à faire des heures supplémentaires pour respecter les délais ou pour réaliser des projets spéciaux. Les commis de bureau travaillent généralement à un bureau ou à un terminal d’ordinateur, effectuant des tâches telles que répondre au téléphone, taper des documents, classer et effectuer la saisie de données. Ils peuvent également être responsables de la gestion du courrier, de la planification des rendez-vous et de l’entretien des fournitures de bureau. Bien que la plupart des postes de commis de bureau ne nécessitent pas d’études ou de formation approfondies, certains postes peuvent nécessiter une certification d’une organisation professionnelle.

Tendances des commis de bureau

Voici trois tendances qui influencent le travail des employés de bureau. Les commis de bureau devront se tenir au courant de ces développements pour maintenir la pertinence de leurs compétences et conserver un avantage concurrentiel sur le lieu de travail.

La croissance du travail à distance

La tendance du travail à distance se développe rapidement, car de plus en plus de personnes choisissent de travailler à domicile. Cela est dû aux nombreux avantages du travail à distance, tels qu’une productivité accrue, un meilleur équilibre travail-vie personnelle et une réduction du stress.

Les employés de bureau peuvent profiter de cette tendance en maîtrisant les outils de travail à distance, tels que Slack, Google Docs et Skype. Cela leur permettra de travailler avec des équipes du monde entier et d’ouvrir de nouvelles opportunités de croissance et de développement.

Utilisation accrue de la technologie

À mesure que la technologie évolue, les employés de bureau devront apprendre à l’utiliser plus efficacement. Cela comprend l’apprentissage de l’utilisation des logiciels, la gestion des données et la communication avec les collègues.

En comprenant comment utiliser la technologie, les employés de bureau peuvent devenir plus efficaces et productifs dans leur travail. Ils peuvent également améliorer leurs compétences en communication en utilisant des plateformes de médias sociaux, telles que Facebook et Twitter, pour se connecter avec d’autres professionnels.

Une plus grande concentration sur le service client

Le service client devient un objectif de plus en plus important pour les entreprises, car elles s’efforcent d’offrir une expérience positive aux clients.

Les commis de bureau peuvent jouer un rôle clé dans ce processus en fournissant un soutien aux clients et en les aidant à trouver ce qu’ils recherchent. De plus, ils peuvent également être responsables de la formation des employés sur les meilleures pratiques en matière de service à la clientèle.

Comment devenir commis de bureau

Il existe de nombreuses voies différentes que vous pouvez suivre lors de la planification de votre carrière en tant que commis de bureau. Vous pourriez vous spécialiser dans un domaine particulier, comme la comptabilité ou les ressources humaines. Ou vous pouvez choisir de devenir généraliste et de travailler dans divers départements.

Quelle que soit la voie que vous choisissez, il est important de continuer à acquérir de nouvelles compétences et à développer votre base de connaissances. Cela vous aidera à rester compétitif sur le lieu de travail et vous assurera d’avoir des opportunités d’avancement.

Lié: Comment rédiger un CV de commis de bureau

Perspectives d’avancement

La façon la plus courante d’avancer dans cette carrière est de passer à un poste avec plus de responsabilités. Par exemple, un commis de bureau qui démontre de bonnes compétences en matière d’organisation et de service à la clientèle peut être promu au poste de chef de bureau. Avec l’expérience, un commis de bureau peut accéder à un poste de secrétaire de direction ou d’adjoint administratif. Ces postes exigent généralement de bonnes compétences en communication et en informatique.

Les commis de bureau qui démontrent de solides compétences en informatique peuvent être promus à des postes tels qu’administrateur de base de données, spécialiste du support informatique ou développeur Web. Les commis ayant de bonnes compétences en relations humaines peuvent passer aux ressources humaines ou devenir des spécialistes de la formation et du perfectionnement. Certains commis de bureau peuvent démarrer leur propre entreprise en fournissant des services de soutien de bureau aux petites entreprises ou en travaillant comme assistants virtuels.

Exemple de description de poste de commis de bureau

À [CompanyX], nous croyons que les premières impressions sont primordiales. C’est pourquoi nous recherchons un commis de bureau extraverti, professionnel et soucieux du détail pour se joindre à notre équipe. En tant que premier point de contact pour les visiteurs, vous serez responsable d’accueillir les invités, de répondre aux appels téléphoniques et de diriger les demandes de renseignements vers le membre du personnel approprié. Vous serez également responsable du maintien de la propreté et de l’organisation du bureau, ainsi que du stockage des fournitures et de la gestion d’autres tâches administratives au besoin. Le candidat idéal aura d’excellentes compétences en service à la clientèle, une attitude positive et la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de rester calme sous pression.

devoirs et responsabilités

  • Répondre au téléphone et donner des informations aux appelants, prendre des messages ou transférer des appels aux personnes appropriées
  • Accueillir les visiteurs et les orienter vers les personnes ou services appropriés
  • Ouvrir, trier et distribuer la correspondance entrante, y compris les télécopies et les courriels
  • Effectuer des tâches de bureau générales telles que commander des fournitures, tenir à jour des bases de données de gestion des dossiers et effectuer des travaux de comptabilité de base
  • Collecter, compter et débourser de l’argent, effectuer des tâches comptables de base et effectuer des dépôts bancaires
  • Utiliser des équipements de bureau tels que des photocopieurs, des scanners, des systèmes de messagerie vocale et des ordinateurs personnels
  • Rédiger, taper et distribuer des notes de réunion, de la correspondance de routine et des rapports
  • Créer, maintenir et saisir des informations dans des bases de données et des systèmes de classement
  • Localiser et joindre les fichiers appropriés à la correspondance nécessitant des réponses
  • Planifier des rendez-vous et maintenir et mettre à jour les calendriers de rendez-vous
  • Organiser les déplacements du personnel
  • Préparer les salles de réunion pour les conférences et les événements

Compétences et qualifications requises

  • Expérience de bureau éprouvée, de préférence dans un rôle de bureau ou administratif
  • Excellentes compétences de communication écrite et verbale
  • Solides compétences en gestion du temps et capacité multitâche
  • Maîtrise de Microsoft Office, avec aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes
  • Solides compétences interpersonnelles
  • Diplôme d’études secondaires ou équivalent

Compétences et qualifications souhaitées

  • Diplôme universitaire
  • Succès antérieurs en gestion de bureau
  • Expérience de la gestion des budgets et des dépenses
  • Expérience en développement de processus internes et de systèmes de classement
  • Aisance à gérer des informations confidentielles
  • Capacité à s’adapter à des situations changeantes de manière calme et professionnelle

Emplois similaires

  • adjointe administrative
  • Réceptionniste
  • Assistant exécutif
  • Responsable administratif
  • Assistant de bureau
  • Saisie de données Commis