Les coordonnateurs d’événements sont responsables de la planification et de l’exécution d’un large éventail d’événements, des mariages aux conférences d’entreprise. Ils travaillent en étroite collaboration avec les clients pour déterminer leurs besoins et leurs désirs, puis planifient les détails de chaque événement en conséquence.

Les coordonnateurs d’événements doivent être capables de jongler avec plusieurs tâches à la fois tout en gardant un œil sur la situation dans son ensemble. Ils peuvent avoir besoin de coordonner des fournisseurs, de planifier des réunions avec des fournisseurs ou des clients, de gérer des budgets, etc.

Tâches du poste de coordonnateur d’événements

Les coordonnateurs d’événements ont un large éventail de responsabilités, qui peuvent inclure :

  • Coordonner avec les fournisseurs tels que les traiteurs, les fleuristes et les gestionnaires de sites pour s’assurer que tous les aspects de l’événement sont pris en charge
  • Coordonner avec le personnel de sécurité de l’événement pour s’assurer que toutes les exigences de sécurité sont respectées
  • S’assurer que tous les permis nécessaires ont été obtenus pour le lieu de l’événement
  • Créer un calendrier d’événements et travailler avec le personnel pour s’assurer qu’il est suivi
  • Coordonner avec les artistes pour s’assurer qu’ils sont disponibles le jour de l’événement
  • Coordonner avec les photographes et les vidéastes pour s’assurer qu’ils disposent de tout l’équipement et des fournitures dont ils ont besoin sur place
  • Gérer le budget d’un événement en travaillant avec les fournisseurs pour obtenir des devis pour les services et les matériaux, puis en négociant les prix en fonction de la disponibilité des ressources
  • Coordonner avec les traiteurs, les musiciens et les autres membres du personnel de l’événement pour s’assurer que tout se passe bien le jour de l’événement
  • S’assurer que tous les fournisseurs fournissent un service et des produits de haute qualité

Salaire et perspectives du coordinateur d’événements

Les salaires des coordonnateurs d’événements varient en fonction de leur niveau d’éducation, de leurs années d’expérience, ainsi que de la taille et du type d’événement qu’ils coordonnent. Ils peuvent également gagner une rémunération supplémentaire sous forme d’heures supplémentaires ou de primes.

  • Salaire annuel médian : 41 500 $ (19,95 $/heure)
  • Salaire annuel des 10 % supérieurs : 89 500 $ (43,03 $/heure)

L’emploi des coordonnateurs d’événements devrait croître beaucoup plus rapidement que la moyenne au cours de la prochaine décennie.

La demande de planificateurs d’événements devrait augmenter à mesure que de plus en plus de personnes planifient des événements tels que des mariages, des fêtes et des événements d’entreprise. À mesure que la population vieillit, il y aura un plus grand besoin de planificateurs d’événements pour organiser des activités sociales pour les personnes âgées.

Exigences du poste de coordonnateur d’événements

Les coordonnateurs d’événements doivent généralement avoir les qualifications suivantes :

Éducation: Les coordonnateurs d’événements doivent généralement détenir au moins un baccalauréat en hôtellerie, en gestion d’événements ou dans un domaine connexe. Certains employeurs peuvent embaucher des candidats titulaires d’un diplôme d’associé de deux ans. Les cours d’accueil, de planification d’événements, de marketing, de relations publiques et d’affaires sont utiles pour les aspirants coordonnateurs d’événements.

Formation & Expérience : De nombreux coordonnateurs d’événements acquièrent les compétences et les connaissances spécifiques dont ils ont besoin pour leur rôle pendant leur travail. La formation peut inclure l’observation d’un coordinateur d’événements ou d’un gestionnaire d’événements expérimenté ou l’exécution de tâches sous supervision jusqu’à ce qu’ils soient suffisamment à l’aise pour accomplir des tâches par eux-mêmes. La formation peut également inclure l’apprentissage des procédures et des politiques spécifiques de l’entreprise.

Certificats & Licences : Les coordonnateurs d’événements n’ont pas besoin de certification ou de licence. Cependant, certains États exigent que les coordonnateurs d’événements obtiennent une licence d’artiste public avant de travailler lors d’événements publics. Les exigences et la disponibilité de cette licence varient d’un État à l’autre.

Compétences du coordonnateur d’événements

Les coordonnateurs d’événements ont besoin des compétences suivantes pour réussir :

Communication: La communication est une autre compétence cruciale pour les coordonnateurs d’événements. Vous pouvez être chargé de communiquer avec les fournisseurs, les clients et les autres membres du personnel de l’événement. Vous pouvez également être responsable de la communication de tout changement ou mise à jour de l’événement. De solides compétences en communication peuvent vous aider à transmettre votre message clairement et efficacement.

Organisme: L’organisation est une autre compétence cruciale pour les coordonnateurs d’événements. Ils ont souvent de nombreuses tâches à accomplir en peu de temps, il est donc important de prioriser et de rester organisé. Les coordonnateurs d’événements ont souvent de nombreuses responsabilités, notamment la gestion des budgets, la création d’horaires, la gestion du personnel et la supervision du succès global d’un événement.

Leadership: Les compétences en leadership peuvent vous aider lorsqu’il s’agit de planifier et d’exécuter un événement. Vous pouvez utiliser vos compétences en leadership pour motiver votre équipe et déléguer des tâches. Vous pouvez également utiliser des compétences en leadership pour vous aider à prendre des décisions et à résoudre des problèmes.

Gestion du temps: La gestion du temps est une autre compétence cruciale pour les coordonnateurs d’événements. Ils ont souvent de nombreuses tâches à accomplir en peu de temps, ils doivent donc hiérarchiser leur travail et gérer judicieusement leur temps. Cela peut inclure de savoir combien de temps chaque tâche devrait prendre et de s’assurer qu’elles respectent le calendrier.

Art oratoire: La prise de parole en public consiste à présenter des informations à un grand nombre de personnes. En tant que coordonnateur d’événements, vous devrez peut-être faire une présentation à un groupe d’investisseurs ou de clients potentiels. Vous pourriez également être tenu de faire une présentation à votre équipe pour expliquer les objectifs de l’événement et comment les atteindre.

Coordonnatrice d’événements Environnement de travail

Les coordonnateurs d’événements travaillent dans une variété de contextes, y compris les hôtels, les centres de congrès, les salles d’exposition et les sites extérieurs. Ils travaillent généralement à temps plein et peuvent parfois faire des heures supplémentaires pour respecter les délais ou s’adapter aux horaires des clients ou des VIP. Les coordonnateurs d’événements travaillent souvent sous pression pour s’assurer que tous les détails d’un événement sont pris en charge et que l’événement se déroule sans heurts. Ils peuvent également se déplacer pour assister à des événements ou pour rencontrer des clients.

Tendances des coordonnateurs d’événements

Voici trois tendances qui influencent le travail des coordonnateurs d’événements. Les coordonnateurs d’événements devront se tenir au courant de ces développements pour maintenir la pertinence de leurs compétences et conserver un avantage concurrentiel sur le lieu de travail.

La croissance des événements d’entreprise

La croissance des événements d’entreprise est une tendance qui connaît une popularité croissante parmi les entreprises. Cela est dû au fait que les événements peuvent être un moyen efficace d’établir des relations avec les clients et les partenaires, ainsi que de promouvoir les produits et services.

À mesure que la demande d’événements d’entreprise augmente, les coordonnateurs d’événements devront être en mesure de gérer des projets à grande échelle et de travailler avec une variété de parties prenantes. Ils devront également se familiariser avec les dernières tendances en matière de planification et de conception d’événements.

Plus d’accent sur l’engagement des employés

L’engagement des employés est devenu un objectif majeur pour de nombreuses entreprises ces dernières années. En effet, cela peut avoir un impact significatif sur la productivité des employés et le succès global de l’entreprise.

Les coordonnateurs d’événements peuvent capitaliser sur cette tendance en développant des moyens créatifs d’impliquer les employés lors d’événements. Cela peut inclure la création de jeux ou d’activités qui encouragent le travail d’équipe, ou la fourniture de nourriture et de divertissements qui reflètent les valeurs de l’entreprise. De plus, les coordonnateurs d’événements peuvent également se concentrer sur la création d’un environnement de travail positif qui encourage la communication entre les employés.

Un plus grand accent sur l’expérience client

L’expérience client devient de plus en plus importante pour les entreprises de tous les secteurs. En effet, les clients sont plus susceptibles d’acheter auprès d’entreprises qui offrent une excellente expérience client.

Les coordonnateurs d’événements peuvent aider leur entreprise à offrir une expérience client exceptionnelle en planifiant des événements amusants et attrayants pour les invités. Ils peuvent également s’assurer que l’entreprise écoute les commentaires des clients et y répond rapidement.

Comment devenir coordinateur d’événements

Une carrière en tant que coordinateur d’événements peut être incroyablement enrichissante. Il offre la possibilité de travailler dans une variété d’industries, de rencontrer de nouvelles personnes et de voir différentes parties du monde. Cependant, il est important de considérer tous les aspects de cette carrière avant de se lancer.

En tant que coordinateur d’événements, vous serez responsable de la planification et de l’exécution des événements. Cela comprend tout, des petites réunions aux grandes conférences. Vous devrez avoir une solide compréhension de l’industrie dans laquelle vous travaillez, ainsi que des meilleures pratiques pour l’organisation d’événements. De plus, vous devez être capable de gérer plusieurs tâches simultanément et de rester organisé sous pression.

Lié: Comment rédiger un CV de coordinateur d’événements

Perspectives d’avancement

Il existe de nombreuses façons d’avancer dans le domaine de la coordination d’événements. L’un des meilleurs est de poursuivre ses études, ce qui peut conduire à des postes qui ne sont pas autrement ouverts à ceux qui n’ont pas de diplôme supérieur. Par exemple, une personne titulaire d’une maîtrise en administration des affaires peut être en mesure d’accéder à des postes de direction. Les coordonnateurs d’événements ayant de solides compétences en informatique peuvent également accéder à d’autres postes liés à l’informatique avec une formation supplémentaire.

Une autre façon de progresser dans ce domaine est de développer un style personnel très demandé sur le marché. Cela peut conduire à un travail indépendant, qui peut être erratique, mais peut être très lucratif pour ceux qui ont une clientèle établie.

Exemple de description de poste de coordonnateur d’événements

À [CompanyX], nous nous efforçons de rassembler les gens. En tant que coordinateur d’événements, vous serez responsable de la planification et de l’exécution d’une grande variété d’événements, y compris des réceptions d’entreprise, des fêtes, des mariages, etc. Le candidat idéal sera très organisé et soucieux des détails, avec la capacité de réfléchir rapidement et de résoudre des problèmes à la volée. Ils disposeront également d’un solide réseau de fournisseurs liés à l’événementiel et pourront négocier des contrats et obtenir les meilleurs tarifs possibles. Plus important encore, ils seront en mesure de créer et de maintenir une atmosphère positive, amusante et professionnelle pour nos clients.

devoirs et responsabilités

  • Servir de point de contact principal pour tous les événements assignés, y compris, mais sans s’y limiter : les mariages, les réceptions d’entreprise, les rassemblements sociaux et les collectes de fonds à but non lucratif
  • Travailler avec les clients pour déterminer les besoins et les objectifs de l’événement et élaborer des plans complets qui reflètent la vision du client tout en respectant le budget
  • Trouver et sécuriser des lieux, des traiteurs, des divertissements, des transports, des décors et d’autres fournisseurs d’événements nécessaires, en négociant des contrats au besoin
  • Gérer la logistique de l’événement sur place du début à la fin, en veillant à ce que tous les détails soient pris en compte et au bon déroulement de l’événement
  • Servir de ressource pour le personnel de l’événement, les bénévoles et les participants, en fournissant des informations et de l’aide au besoin
  • Traiter la correspondance liée à l’événement de manière rapide et professionnelle
  • Restez à jour sur les tendances et les meilleures pratiques de l’industrie, et partagez les informations pertinentes avec les clients et les membres de l’équipe
  • Développer des relations positives avec le personnel du site, les fournisseurs et les autres professionnels de l’industrie
  • Identifier de manière proactive les opportunités d’amélioration des processus et procédures de planification d’événements
  • Tenir des registres précis des dépenses et des factures de l’événement
  • Préparer des rapports post-événement détaillant les succès de l’événement et les domaines à améliorer
  • Aider à la planification et à l’exécution de projets spéciaux au besoin

Compétences et qualifications requises

  • Baccalauréat en gestion d’événements, en hôtellerie, en administration des affaires ou dans un domaine connexe
  • 3 à 5 ans d’expérience professionnelle dans la coordination d’événements
  • Excellent sens de l’organisation et souci du détail
  • Solides compétences en communication écrite et verbale
  • Créativité et capacité à sortir des sentiers battus
  • Capacité à bien travailler sous pression et à respecter les délais
  • Flexibilité et volonté de travailler de longues heures, y compris les nuits et les week-ends

Compétences et qualifications souhaitées

  • Master en gestion d’événements ou domaine connexe
  • Expérience dans la coordination d’événements à grande échelle
  • Maîtrise des logiciels de planification d’événements, y compris Cvent, Social Tables et Eventbrite
  • Certification d’une organisation professionnelle, telle que l’International Special Events Society (ISES) ou l’Association of Bridal Consultants (ABC)
  • Connaissance de première main des fournisseurs locaux, y compris les traiteurs, les fleuristes, les lieux et les divertissements

Emplois similaires

  • Responsable de l’événement
  • Agent de voyage
  • Planificateur de mariage
  • Directeur de tournée
  • Planificateur de réunion
  • Coordonnatrice des événements spéciaux