Les contrôleurs de documents sont chargés de s’assurer que les documents au sein d’une organisation sont correctement organisés et facilement accessibles. Ils travaillent généralement dans de grandes entreprises ou des agences gouvernementales, où ils jouent un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de tout.

Les contrôleurs de documents peuvent être chargés d’organiser tous les documents qui transitent par leur entreprise, des mémos aux procès-verbaux de réunion en passant par les rapports internes. Ils peuvent également être chargés de maintenir des bases de données d’informations importantes, telles que les dossiers des clients ou les inventaires de produits.

Tâches du poste de contrôleur de documents

Un contrôleur de documents a généralement un large éventail de responsabilités, qui peuvent inclure :

  • Examiner les documents pour en vérifier l’exactitude, examiner les brouillons pour les exigences de formatage et planifier les examens avec les membres de l’équipe
  • Contrôler le flux de documents dans le bureau en maintenant des systèmes de classement et en organisant les dossiers
  • Coordonner avec les autres départements pour s’assurer que tous les documents sont traités rapidement et avec précision
  • Communiquer avec les clients pour s’assurer que leurs besoins sont satisfaits tout au long du processus
  • Examiner les documents entrants pour s’assurer qu’ils sont complets et conformes aux exigences légales
  • Maintenir une base de données de tous les documents qui ont été envoyés ou reçus pour s’assurer que rien n’a été oublié
  • Maintenir une archive de tous les documents reçus pour référence future
  • Préparation et envoi de courriers, avis et autres correspondances
  • Préparer des rapports sur les activités de traitement de documents et les problèmes de gestion du flux de travail

Salaire et perspectives du contrôleur de documents

Le salaire d’un contrôleur de documents peut varier en fonction de son niveau d’expérience, de la taille de l’entreprise pour laquelle il travaille et du lieu de travail.

  • Salaire annuel médian : 53 025 $ (25,49 $/heure)
  • Salaire annuel des 10 % supérieurs : 111 000 $ (53,37 $/heure)

L’emploi des contrôleurs de documents devrait croître plus rapidement que la moyenne au cours de la prochaine décennie.

Des contrôleurs de documents seront nécessaires pour s’assurer que les entreprises tiennent correctement leurs dossiers et leurs dossiers. Alors que de plus en plus d’entreprises exercent leurs activités à l’échelle mondiale, des contrôleurs de documents seront nécessaires pour organiser et stocker les informations du monde entier.

Exigences du poste de contrôleur de documents

Un contrôleur de documents doit généralement avoir les qualifications suivantes :

Éducation: Les contrôleurs de documents doivent généralement être titulaires d’un baccalauréat dans un domaine tel que l’administration des affaires, les finances ou la comptabilité. Certains employeurs peuvent préférer les candidats qui ont une maîtrise en administration des affaires avec une concentration en comptabilité ou en finance.

Formation & Expérience : Les contrôleurs de documents reçoivent généralement une formation en cours d’emploi. Cette formation peut comprendre l’apprentissage des programmes et procédures informatiques propres à l’entreprise. La formation peut également inclure l’observation d’un autre contrôleur de documents ou l’apprentissage d’un superviseur.

Certificats & Licences : Les contrôleurs de documents n’ont besoin d’aucune certification pour obtenir leur poste. Cependant, les contrôleurs de documents qui souhaitent acquérir plus de connaissances sur l’industrie peuvent poursuivre un programme de certificat par le biais d’un établissement de formation professionnelle. Ces programmes couvrent les bases de la gestion de documents et offrent aux étudiants la possibilité d’appliquer ce qu’ils ont appris dans un environnement réel.

Compétences du contrôleur de documents

Les contrôleurs de documents ont besoin des compétences suivantes pour réussir :

Attention au détail: Les contrôleurs de documents doivent avoir une excellente attention aux détails pour s’assurer qu’ils enregistrent et stockent avec précision toutes les informations qu’ils reçoivent. Ils doivent être capables de lire et d’écrire lisiblement pour s’assurer que les informations qu’ils enregistrent sont faciles à lire et à comprendre. Ils doivent également être capables d’organiser et de classer les documents de manière à les retrouver facilement en cas de besoin.

Saisie des données: La saisie de données est le processus de saisie d’informations dans un système informatique. Les contrôleurs de documents utilisent souvent la saisie de données pour entrer des informations dans le système de gestion des enregistrements d’une entreprise. La saisie de données nécessite de la précision et une attention aux détails, de sorte que les contrôleurs de documents doivent avoir de bonnes compétences en matière de saisie de données.

Organisme: Les contrôleurs de documents doivent être organisés pour s’assurer qu’ils disposent de toutes les informations dont ils ont besoin pour créer un document. Ils doivent être capables d’organiser leurs fichiers et leurs informations de manière à trouver facilement ce dont ils ont besoin. L’organisation les aide également à garder une trace de leurs documents et garantit qu’ils ne perdent aucune information importante.

Communication: En tant que contrôleur de documents, vous pouvez être amené à communiquer avec des clients, d’autres départements et d’autres parties prenantes. Une communication efficace peut vous aider à transmettre clairement les informations et à répondre aux questions. Vous devrez peut-être également communiquer des informations sensibles, il est donc important de pouvoir le faire de manière professionnelle.

Esprit critique: La pensée critique est la capacité d’analyser une situation et de prendre une décision en fonction des informations dont vous disposez. Les contrôleurs de documents utilisent des compétences de pensée critique pour prendre des décisions sur la façon d’organiser et de stocker des documents. Ils utilisent également la pensée critique pour déterminer le moyen le plus efficace de récupérer des documents lorsque quelqu’un en fait la demande.

Environnement de travail du contrôleur de documents

L’environnement de travail d’un contrôleur de documents est généralement un environnement de bureau, bien que le travail puisse nécessiter des déplacements à différents endroits. Le travail peut également nécessiter de longues heures de travail, comme le dictent souvent les délais et les projets. Le travail peut être stressant, car le contrôleur des documents est chargé de s’assurer que tous les documents sont exacts et à jour. Le travail peut également exiger que le contrôleur de documents travaille avec une variété de personnes, y compris des ingénieurs, des chefs de projet et d’autres professionnels.

Tendances du contrôleur de documents

Voici trois tendances qui influencent le fonctionnement des contrôleurs de documents. Les contrôleurs de documents devront se tenir au courant de ces développements pour maintenir la pertinence de leurs compétences et conserver un avantage concurrentiel sur le lieu de travail.

La croissance des documents numériques

La croissance des archives numériques est une tendance qui a un impact majeur sur la profession de contrôleur de documents. Comme de plus en plus de documents sont stockés numériquement, les contrôleurs de documents devront apprendre à gérer et à protéger ces documents.

Cette tendance est particulièrement importante pour les entreprises qui s’appuient sur des dossiers électroniques pour des opérations critiques, telles que la banque et la santé. Les contrôleurs de documents peuvent aider ces entreprises en s’assurant que leurs dossiers sont sécurisés et correctement gérés.

Plus d’accent sur la qualité des données

Alors que les données deviennent de plus en plus importantes dans les affaires, les contrôleurs de documents devront se concentrer sur la qualité des données. Cela signifie qu’il faut s’assurer que toutes les données sont exactes et cohérentes entre les différents systèmes.

Les contrôleurs de documents peuvent utiliser cette tendance en devenant des experts en gestion des données et en assurance qualité. Ils peuvent le faire en développant des compétences dans le nettoyage des données, l’intégration des données et la gouvernance des données. De plus, ils peuvent travailler avec d’autres membres de l’entreprise pour s’assurer que les données sont utilisées de manière efficace et efficiente.

Utilisation accrue de l’IA et de l’automatisation

L’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) et de l’automatisation est de plus en plus courante sur le lieu de travail, et cela est particulièrement vrai dans le domaine du contrôle des documents.

À mesure que l’IA et l’automatisation se généraliseront, les contrôleurs de documents devront apprendre à travailler avec ces technologies. Cela comprend l’apprentissage de l’utilisation d’un logiciel qui automatise les tâches, ainsi que la compréhension de la façon de travailler avec des outils alimentés par l’IA qui peuvent aider à améliorer l’efficacité.

Comment devenir contrôleur de documents

Une carrière de contrôleur de documents peut être un excellent moyen de mettre un pied dans le monde des affaires. En tant que contrôleur de documents, vous serez responsable de l’organisation et de la gestion des documents afin qu’ils soient facilement accessibles en cas de besoin. Cela peut inclure n’importe quoi, des politiques et procédures de l’entreprise aux dossiers et factures des clients.

Pour réussir dans ce rôle, vous devrez avoir de solides compétences organisationnelles et être capable de travailler de manière autonome. Vous devez également être familiarisé avec divers logiciels utilisés dans le monde des affaires, tels que Microsoft Office et Adobe Acrobat.

Lié: Comment rédiger un CV de contrôleur de document

Perspectives d’avancement

Il existe de nombreuses façons d’avancer dans le domaine du contrôle des documents. L’un des meilleurs est de poursuivre ses études, ce qui peut conduire à des postes qui ne sont pas autrement ouverts à ceux qui n’ont pas de diplôme supérieur. Par exemple, un contrôleur de documents titulaire d’un baccalauréat peut souhaiter obtenir une maîtrise en administration des affaires, ce qui lui permettrait de postuler à des postes de direction. Alternativement, un contrôleur de documents intéressé par la recherche peut obtenir un doctorat en sciences de l’information, ce qui lui permettrait de diriger un département de recherche.

Outre la formation continue, les contrôleurs de documents peuvent également progresser en développant leurs compétences et leur expertise. Par exemple, un contrôleur de documents doté de solides compétences en gestion de projet peut être promu chef de projet, et un contrôleur de documents doté de solides compétences en rédaction peut être promu éditeur ou rédacteur technique.

Exemple de description de poste de contrôleur de documents

À [CompanyX], nous comprenons que pour maintenir notre position en tant qu’organisation leader, nous devons garder une trace de nos documents. C’est là qu’intervient notre contrôleur de documents. Le contrôleur de documents est responsable de la création, de la maintenance et de la distribution de toute la documentation du projet. Cela comprend les dessins, les spécifications, les rapports et la correspondance. Le candidat idéal sera très organisé et aura une expérience de travail avec des documents d’ingénierie et de construction. Ils maîtriseront également l’utilisation d’un logiciel de gestion de documents. Le contrôleur de documents travaillera en étroite collaboration avec le chef de projet pour s’assurer que toute la documentation du projet est à jour et facilement accessible à tous les membres de l’équipe de projet.

devoirs et responsabilités

  • Servir de point de contact principal pour tous les documents de projet, en coordonnant les activités de contrôle des documents entre plusieurs départements et parties prenantes
  • Maintenir à jour les enregistrements de tous les documents du projet, à la fois numériques et physiques, en garantissant l’exactitude et l’exhaustivité à tout moment
  • Mettre en œuvre et maintenir les processus et procédures de contrôle des documents conformément aux normes de l’entreprise
  • Surveiller les niveaux de révision des documents et s’assurer que toutes les parties concernées connaissent et ont accès aux dernières versions
  • Coordonner les cycles d’examen et d’approbation des documents, en respectant strictement les délais
  • Préparer et distribuer des rapports sur les activités de contrôle des documents au besoin
  • Former les nouveaux employés et sous-traitants aux procédures de contrôle des documents
  • Aider au développement et à la mise en œuvre de systèmes de gestion de documents
  • Effectuer des contrôles d’assurance qualité sur les documents avant leur distribution
  • Résoudre les problèmes de contrôle des documents de manière rapide et efficace
  • Gérer les activités d’archivage de documents conformément à la politique de l’entreprise
  • Se tenir au courant des meilleures pratiques de l’industrie et faire des recommandations pour améliorer les processus actuels

Compétences et qualifications requises

  • Diplôme d’études secondaires ou équivalent
  • 3 ans et plus d’expérience dans un rôle de contrôle de documents ou administratif
  • Maîtrise de Microsoft Office, avec aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes
  • Excellent sens de l’organisation et souci du détail
  • Capacité à travailler de manière autonome et en équipe
  • Flexible et adaptable aux priorités changeantes

Compétences et qualifications souhaitées

  • Diplôme d’associé ou supérieur
  • 5 ans et plus d’expérience dans un rôle de contrôle de documents ou administratif
  • Expérience avec un logiciel de gestion de documents, tel que SharePoint ou Documentum
  • Connaissance pratique des systèmes de gestion de la qualité, tels que ISO 9001 ou AS9100
  • Bilinguisme

Emplois similaires

  • adjointe administrative
  • Assistant exécutif
  • Coordinateur de projet
  • Assistant de bureau
  • Saisie de données Commis
  • Spécialiste des documents