Les assistants de bureau sont le ciment qui maintient ensemble tout environnement de bureau. Ils sont responsables de la gestion d’un large éventail de tâches de bureau, allant de la réponse au téléphone et de la planification des rendez-vous au classement des documents et au suivi de l’inventaire.

Les assistants de bureau peuvent également être chargés de tâches plus spécialisées en fonction des besoins de leur employeur ou de leur secteur d’activité. Cela peut inclure des choses comme la préparation des formulaires fiscaux, le traitement des réclamations d’assurance, la mise à jour des bases de données, etc.

Fonctions d’assistant de bureau

Les assistants de bureau ont généralement un large éventail de responsabilités, qui peuvent inclure :

  • Classement des documents par ordre alphabétique par nom de client ou raison sociale
  • Accueillir les clients et répondre à leurs questions sur les politiques et procédures de l’entreprise
  • Photocopier des documents à usage interne ou les numériser dans le système informatique
  • Organiser les fournitures et le matériel de bureau, tels que les stylos, les agrafeuses et les classeurs
  • Fournir un soutien administratif à un cadre ou à un gestionnaire en répondant au téléphone, en planifiant des rendez-vous et en accueillant les invités
  • Prendre des dispositions de voyage, telles que la réservation de vols et l’hébergement à l’hôtel pour les voyages d’affaires
  • Traiter les bons de commande en recueillant des informations sur les articles nécessaires et en les acquérant auprès des fournisseurs
  • Rencontre avec les fournisseurs pour organiser les livraisons de fournitures ou d’équipements
  • Participer à des projets spéciaux à la demande des superviseurs

Salaire et perspectives de l’assistant de bureau

Les salaires des assistants de bureau sont affectés par les années d’expérience administrative et la durée dans un poste particulier. Les salaires peuvent également varier en fonction de l’emplacement géographique de l’emploi, de la taille de l’entreprise et de l’industrie de l’entreprise.

  • Salaire annuel médian : 38 000 $ (18,27 $/heure)
  • Salaire annuel des 10 % supérieurs : 60 500 $ (29,09 $/heure)

L’emploi d’assistants de bureau devrait diminuer au cours de la prochaine décennie.

L’emploi d’assistants de bureau devrait diminuer en raison de l’automatisation, qui permettra à moins de travailleurs de faire plus de travail. À mesure que les logiciels et autres types de technologie s’améliorent, les assistants de bureau pourront accomplir plus de tâches qu’ils ne le peuvent actuellement. Cela permettra aux employeurs d’embaucher moins d’assistants de bureau ou d’attribuer plus de tâches aux travailleurs existants.

Exigences du poste d’assistant de bureau

Les assistants de bureau peuvent être tenus d’avoir les éléments suivants :

Éducation: Les assistants de bureau débutants doivent généralement avoir un diplôme d’études secondaires ou GED. Certaines entreprises peuvent préférer un diplôme d’associé ou un baccalauréat. Les cours pertinents comprennent des compétences informatiques, telles que le traitement de texte et la gestion de tableurs, ainsi que des cours de formation générale.

Formation & Expérience : Les assistants de bureau reçoivent généralement une formation en cours d’emploi de leur nouvel employeur. Cette formation peut inclure l’apprentissage des politiques et procédures de l’entreprise, des programmes informatiques et d’autres équipements de bureau. La formation peut également inclure l’observation d’un assistant de bureau ou d’un autre membre du personnel de bureau pour apprendre à accomplir diverses tâches.

Certificats & Licences : Bien que les certifications ne soient pas requises pour un travail de bureau comme assistant de bureau, elles peuvent vous aider à devenir un candidat plus compétitif lorsque vous postulez à des emplois.

Compétences d’assistant de bureau

Les assistants de bureau ont besoin des compétences suivantes pour réussir :

Gestion du temps: La gestion du temps est une autre compétence importante pour un assistant de bureau. Vous pouvez être responsable de la planification des rendez-vous, de la tenue des calendriers et du suivi de l’horaire chargé de votre gestionnaire. Être capable de gérer votre temps efficacement peut vous aider à terminer vos tâches à temps et à satisfaire votre responsable.

Communication: Des compétences en communication sont nécessaires pour un assistant de bureau. Vous devriez être en mesure de communiquer avec vos collègues, gestionnaires et autres employés. Vous devez également être en mesure de communiquer avec les clients par téléphone ou en personne.

Organisme: Les compétences organisationnelles peuvent être très utiles dans un poste d’assistant de bureau. Vous pouvez être responsable de la planification des rendez-vous, de la tenue des dossiers et des dossiers et d’autres tâches qui vous obligent à suivre plusieurs tâches et échéances. Être capable de rester organisé peut vous aider à être plus efficace dans votre rôle et à faire bonne impression sur votre employeur.

Compétences informatiques: Les compétences en informatique font partie intégrante de tout poste d’assistant de bureau. Vous devez être familiarisé avec les programmes informatiques de base tels que Microsoft Word et Excel, et vous devez être capable de naviguer sur Internet pour trouver des informations. Vous devriez également être en mesure d’utiliser une variété de logiciels pour effectuer des tâches telles que la planification de rendez-vous, l’envoi d’e-mails et la création de présentations.

Résolution de problème: En tant qu’assistant de bureau, vous serez probablement la première personne vers laquelle un responsable ou un cadre se tourne lorsqu’il a une question ou a besoin d’aide. Votre capacité à résoudre des problèmes est une compétence importante à avoir en tant qu’assistant de bureau. Vous devrez probablement résoudre des problèmes petits et grands, il est donc important d’être capable de penser de manière critique et de trouver des solutions aux problèmes.

Environnement de travail de l’assistant de bureau

Les assistants de bureau travaillent dans divers contextes, notamment des bureaux d’entreprise, des agences gouvernementales, des cabinets médicaux et juridiques, des écoles et d’autres entreprises. Ils travaillent généralement une semaine standard de 40 heures, bien qu’ils puissent parfois devoir faire des heures supplémentaires pour terminer un projet ou respecter un délai. Les assistants de bureau travaillent généralement dans des zones bien éclairées et ventilées et utilisent régulièrement des ordinateurs, des télécopieurs et d’autres équipements de bureau. Ils peuvent être tenus de rester assis pendant de longues périodes et de soulever ou de transporter de lourdes boîtes de dossiers ou de fournitures.

Tendances des assistants de bureau

Voici trois tendances qui influencent le travail des assistants de bureau. Les assistants de bureau devront se tenir au courant de ces développements pour maintenir la pertinence de leurs compétences et conserver un avantage concurrentiel sur le lieu de travail.

L’essor du télétravailleur

L’essor du télétravail est une tendance qui gagne rapidement en popularité dans le monde des affaires. Cela est dû aux nombreux avantages qu’il offre, tels que la réduction des coûts et l’augmentation de la productivité.

Alors que de plus en plus d’entreprises adoptent des politiques de travail à distance, les assistants de bureau devront apprendre à travailler efficacement sans être au bureau. Cela inclut d’apprendre à communiquer avec des collègues et à gérer des projets sans interaction en face à face.

Utilisation accrue de la technologie

La technologie devient de plus en plus importante sur le lieu de travail, et cela est particulièrement vrai pour les assistants de bureau. À mesure que la technologie devient plus répandue, les assistants de bureau devront apprendre à l’utiliser efficacement pour réussir.

Cela signifie qu’ils devront être familiarisés avec une variété de logiciels différents, tels que le traitement de texte et les tableurs. Ils devront également être capables d’utiliser Internet pour trouver des informations et se connecter avec d’autres professionnels.

Une plus grande concentration sur le service client

Le service client devient un objectif de plus en plus important pour les entreprises de tous les secteurs. En effet, les clients recherchent une expérience personnalisée qui répond à leurs besoins spécifiques.

Les assistants de bureau peuvent capitaliser sur cette tendance en développant des compétences en service à la clientèle. Cela implique de comprendre ce que les clients veulent et comment répondre à leurs besoins, ainsi que d’être capable de gérer efficacement les situations difficiles.

Comment devenir assistant de bureau

Lorsque vous démarrez votre carrière en tant qu’assistant de bureau, il est important de tenir compte de la culture de l’entreprise et de la manière dont elle s’intégrera à votre personnalité. Vous devez également réfléchir à ce que vous voulez retirer de votre travail et à la manière dont vous pouvez contribuer au succès de l’entreprise.

Une fois que vous avez une meilleure compréhension de ces choses, vous pouvez commencer à chercher des emplois qui correspondent à vos intérêts et à vos compétences. Il est également important de rester à jour sur les dernières technologies et tendances de bureau afin que vous puissiez être plus productif dans votre rôle.

Lié: Comment rédiger un CV d’assistant de bureau

Perspectives d’avancement

Les fonctions d’un assistant de bureau varient selon la taille et le type d’organisation. Dans une petite entreprise, l’assistant de bureau peut effectuer diverses tâches, notamment répondre au téléphone, taper, classer et faire des courses. Dans une grande entreprise, l’assistant de bureau peut se spécialiser dans un domaine, comme la gestion du courrier, la dactylographie ou le classement. Certains assistants de bureau accèdent à des postes tels que secrétaire, chef de bureau ou assistant de direction.

L’avancement d’un assistant de bureau se présente généralement sous la forme d’une responsabilité et d’un salaire accrus. Un assistant de bureau qui démontre une capacité de leadership et une volonté d’assumer des tâches supplémentaires peut être promu au poste de chef de bureau. Une assistante de bureau ayant de bonnes compétences en secrétariat peut être promue secrétaire. Un assistant de direction est généralement un assistant de bureau expérimenté qui travaille pour le même employeur depuis de nombreuses années et qui a assumé des responsabilités supplémentaires au fil du temps.

Exemple de description de poste d’assistant de bureau

À [CompanyX], nous fournissons un soutien administratif de haute qualité pour assurer le bon fonctionnement de notre bureau. Nous recherchons un assistant de bureau expérimenté pour rejoindre notre équipe et nous aider dans diverses tâches, notamment répondre au téléphone, accueillir les visiteurs, gérer la correspondance, planifier les rendez-vous et entretenir les fournitures de bureau. Le candidat idéal sera organisé, soucieux du détail et capable d’effectuer facilement plusieurs tâches à la fois. Ils auront également d’excellentes compétences en communication et en service à la clientèle. Il s’agit d’une excellente opportunité pour quelqu’un qui cherche à développer sa carrière dans un rôle administratif.

devoirs et responsabilités

  • Répondre et diriger les appels téléphoniques, prendre les messages et fournir des informations générales aux appelants de manière professionnelle et courtoise
  • Accueillir et aider les visiteurs, les clients et les fournisseurs, en leur fournissant les informations nécessaires ou en les dirigeant vers la personne ou le service approprié
  • Effectuer la saisie de données et tenir des registres précis des documents importants de l’entreprise
  • Traiter le courrier entrant et sortant, y compris le tri, la distribution et la préparation de la correspondance
  • Préparer les salles de réunion pour les conférences et les événements, en s’assurant que tout le matériel et l’équipement nécessaires sont disponibles
  • Maintenir les fournitures de bureau en commandant et en stockant les articles au besoin
  • Gardez les espaces communs propres et organisés, y compris la cuisine et la salle de repos
  • Aider à des projets spéciaux au besoin, tels que la planification d’événements, la recherche et l’analyse de données
  • Fournir un soutien administratif aux gestionnaires et aux autres membres du personnel au besoin
  • Adhérer à toutes les politiques et procédures de l’entreprise
  • Traiter les informations sensibles et confidentielles de manière discrète et professionnelle
  • Effectuer d’autres tâches assignées

Compétences et qualifications requises

  • Diplôme d’études secondaires ou équivalent
  • Expérience confirmée en administration de bureau
  • Solide compréhension des procédures générales de bureau
  • Excellentes compétences de communication écrite et verbale
  • Maîtrise de Microsoft Office, avec aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes
  • Solides compétences en gestion du temps et capacité multitâche

Compétences et qualifications souhaitées

  • Diplôme d’associé ou supérieur
  • Bilingue (anglais/espagnol)
  • Expérience antérieure de travail dans un cabinet d’avocats ou dans un autre environnement de bureau professionnel
  • Expérience avec un logiciel de gestion de cas
  • Familiarité avec les bases de données de recherche juridique, telles que Westlaw ou LexisNexis

Emplois similaires

  • adjointe administrative
  • Réceptionniste
  • Assistant exécutif
  • Responsable administratif
  • Représentant du service à la clientèle
  • Saisie de données Commis