Les administrateurs de bureau sont le ciment qui maintient toute organisation. Ils sont chargés de s’assurer que tout se passe bien dans les coulisses, de la gestion des documents et de la planification des réunions au suivi des stocks et des fournitures.

Les administrateurs de bureau peuvent également être chargés de fournir un soutien général aux autres employés de leur entreprise ou organisation. Cela peut inclure répondre au téléphone, accueillir les visiteurs, prendre des notes pendant les réunions, etc.

Tâches du poste d’administrateur de bureau

Un administrateur de bureau a généralement un large éventail de responsabilités, qui peuvent inclure :

  • Comprendre et appliquer les lois fédérales, étatiques et locales concernant la discrimination et le harcèlement au travail
  • Gérer l’inventaire des fournitures de bureau, y compris la commande de fournitures et la tenue d’un inventaire des fournitures disponibles
  • Coordonner des événements spéciaux tels que des conférences ou des séminaires pour s’assurer que tous les détails logistiques sont pris en charge
  • Coordonner le processus d’embauche des nouveaux employés et former les nouveaux employés aux politiques et procédures de l’entreprise
  • Planifier des réunions et des rendez-vous, y compris organiser des conférences téléphoniques, prendre des notes pendant les réunions et faire des appels de suivi aux participants
  • Gérer les budgets du bureau en surveillant les dépenses et en identifiant les opportunités d’économies
  • Traiter la paie en calculant les salaires et les retenues et en préparant les chèques pour le paiement
  • Traitement du courrier entrant, des fax et des livraisons de colis et de matériel d’expédition
  • Préparer des rapports en recueillant et en analysant des données afin de suivre les progrès vers les objectifs

Salaire et perspectives de l’administrateur de bureau

Les salaires des administrateurs de bureau varient en fonction de leur niveau d’éducation et d’expérience, de la taille de l’entreprise et de l’emplacement géographique de l’emploi.

  • Salaire annuel médian : 41 500 $ (19,95 $/heure)
  • Salaire annuel des 10 % supérieurs : 60 500 $ (29,09 $/heure)

L’emploi des administrateurs de bureau devrait diminuer au cours de la prochaine décennie.

La croissance de l’emploi pour les administrateurs de bureau a été plus lente que la moyenne au cours de la dernière décennie. Cependant, l’automatisation et l’utilisation de logiciels pour les tâches administratives ont permis à certains employeurs de réduire leurs effectifs d’administrateurs de bureau. Par conséquent, moins de nouveaux emplois devraient être créés au cours de la prochaine décennie.

Exigences du poste d’administrateur de bureau

Voici quelques-unes des exigences souvent requises pour devenir administrateur de bureau :

Éducation: Les administrateurs de bureau débutants sont généralement tenus d’avoir un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent et peuvent avoir besoin d’un diplôme d’associé ou d’un baccalauréat selon l’industrie et le poste. Certaines industries peuvent préférer un candidat titulaire d’un diplôme connexe en commerce, en finance ou dans un autre domaine.

Ceux qui souhaitent faire progresser leur carrière peuvent poursuivre des études en administration des affaires ou dans un domaine connexe. Les cours en administration des affaires comprennent la comptabilité, la finance, l’économie, le marketing et la gestion.

Formation & Expérience : De nombreux administrateurs de bureau acquièrent les compétences et les connaissances spécifiques liées à leur rôle au travail. La formation peut durer de quelques semaines à quelques mois, selon l’entreprise et le rôle. La formation comprend souvent l’observation des administrateurs de bureau actuels et l’exécution de tâches sous supervision jusqu’à ce qu’ils soient suffisamment à l’aise pour effectuer des tâches par eux-mêmes.

Certificats & Licences : Bien qu’elle ne soit pas nécessairement requise, la certification peut vous donner un avantage sur les autres candidats et vous aider à vous démarquer de la concurrence.

Compétences d’administrateur de bureau

Les administrateurs de bureau ont besoin des compétences suivantes pour réussir :

Gestion du temps: La gestion du temps est une autre compétence importante pour un administrateur de bureau. Vous pouvez être responsable de la planification des réunions, des conférences téléphoniques et d’autres événements, il est donc important de pouvoir gérer votre temps efficacement. Cela peut également vous aider à être plus efficace dans votre travail.

Communication: La communication est l’acte de transmettre des informations aux autres. En tant qu’administrateur de bureau, vous pouvez communiquer avec une variété de personnes, y compris des collègues, des clients et des gestionnaires. Il est important de pouvoir communiquer efficacement pour être un administrateur efficace.

Organisme: L’organisation est une autre compétence importante pour un administrateur de bureau. Vous pouvez être responsable de la planification des réunions, de la tenue des dossiers et des dossiers et du suivi des fournitures de bureau. Être organisé peut vous aider à accomplir vos tâches de manière efficace et efficiente.

Compétences informatiques: Les compétences en informatique sont essentielles pour un administrateur de bureau. Vous devez être familiarisé avec les programmes informatiques de base tels que Microsoft Word, Excel et PowerPoint. Vous devez également être capable de naviguer sur Internet pour trouver des informations, postuler à des emplois et communiquer avec les autres.

Leadership: En tant qu’administrateur de bureau, vous pouvez être responsable de la supervision d’autres membres du personnel de bureau. Les compétences en leadership peuvent vous aider à motiver et à diriger votre équipe pour qu’elle accomplisse son travail efficacement. Vous pouvez également utiliser vos compétences en leadership pour déléguer des tâches et motiver votre équipe à terminer son travail à temps.

Environnement de travail de l’administrateur de bureau

Les administrateurs de bureau travaillent dans divers contextes, notamment des bureaux d’entreprise, des agences gouvernementales, des cabinets médicaux et juridiques et des écoles. Ils travaillent généralement une semaine standard de 40 heures, bien que certains puissent travailler à temps partiel. De nombreux administrateurs de bureau ont des horaires de travail flexibles qui leur permettent de contourner leurs engagements personnels. Certains administrateurs de bureau peuvent être tenus de faire des heures supplémentaires pour terminer des projets ou pour respecter les délais. L’environnement de travail est généralement propre, bien éclairé et confortable, bien que certains administrateurs de bureau puissent travailler dans des espaces exigus, bruyants ou mal ventilés.

Tendances des administrateurs de bureau

Voici trois tendances qui influencent le travail des administrateurs de bureau. Les administrateurs de bureau devront se tenir au courant de ces développements pour maintenir la pertinence de leurs compétences et conserver un avantage concurrentiel sur le lieu de travail.

L’essor de la main-d’œuvre à distance

L’augmentation de la main-d’œuvre à distance est une tendance qui gagne rapidement en popularité parmi les entreprises. Cela est dû aux nombreux avantages qu’il offre, tels que la réduction des coûts et l’augmentation de la productivité.

Alors que de plus en plus d’entreprises adoptent ce modèle, les administrateurs de bureau devront apprendre à travailler efficacement avec les travailleurs à distance. Cela comprend le développement de compétences de communication efficaces et l’apprentissage de la gestion de projets sans être dans la même pièce.

Plus d’accent sur le service client

Les administrateurs de bureau sont de plus en plus invités à se concentrer sur le service à la clientèle dans leurs rôles. Cela signifie qu’ils doivent être capables de gérer un large éventail de tâches, de répondre au téléphone à aider les clients à trouver ce qu’ils recherchent.

En se concentrant sur le service client, les administrateurs de bureau peuvent aider leur entreprise à établir des relations plus solides avec leurs clients. À son tour, cela peut conduire à plus d’affaires et à des clients fidèles.

Utilisation accrue de la technologie

L’utilisation de la technologie au travail devient de plus en plus courante. En effet, la technologie peut rendre de nombreuses tâches plus faciles et plus efficaces.

À mesure que la technologie devient plus répandue sur le lieu de travail, les administrateurs de bureau devront apprendre à l’utiliser efficacement. Cela comprend l’apprentissage de l’utilisation des logiciels, la gestion des données et la communication avec les collègues par e-mail et sur les réseaux sociaux.

Comment devenir administrateur de bureau

Lorsque vous démarrez votre carrière en tant qu’administrateur de bureau, il est important de tenir compte de la culture de l’entreprise et de la manière dont elle s’intégrera à votre personnalité. Vous devez également réfléchir à ce que vous voulez accomplir dans votre carrière et à la manière dont ce travail peut vous aider à y parvenir.

Si vous recherchez une carrière à long terme qui offre des opportunités de croissance, devenir administrateur de bureau est un excellent choix. Ce rôle offre de nombreuses possibilités d’avancement, vous pouvez donc gravir les échelons si vous avez les compétences et les qualifications requises pour des postes plus élevés.

Lié: Comment rédiger un CV d’administrateur de bureau

Perspectives d’avancement

Les administrateurs de bureau peuvent trouver des opportunités d’avancement de différentes manières. L’une consiste à se spécialiser dans un certain domaine, comme les ressources humaines ou la comptabilité. Une autre consiste à accéder à un poste de direction, comme chef de bureau ou assistant de direction. Ceux qui ont de solides compétences en informatique peuvent être en mesure d’accéder à des postes tels qu’administrateur de base de données ou analyste de systèmes informatiques. Et enfin, ceux qui ont de bonnes compétences en relations humaines peuvent être en mesure de passer au service à la clientèle ou aux ventes.

Exemple de description de poste d’administrateur de bureau

À [CompanyX], nous recherchons un administrateur de bureau expérimenté pour gérer les opérations quotidiennes de notre bureau. Le candidat idéal aura de l’expérience avec une variété de logiciels de bureautique, d’excellentes compétences en communication et en service à la clientèle, et la capacité d’effectuer plusieurs tâches et de rester organisé dans un environnement en évolution rapide. Il ou elle sera responsable de la gestion des fournitures de bureau, de la commande et du stockage de la nourriture et des boissons pour le bureau, de la planification et de la coordination des événements du bureau et de la fourniture d’un soutien administratif général à l’équipe. L’administrateur de bureau sera le visage de l’entreprise et jouera un rôle clé dans la création d’un environnement de travail positif et productif.

devoirs et responsabilités

  • Répondre et diriger tous les appels entrants de manière professionnelle
  • Accueillir et aider tous les visiteurs, clients et fournisseurs de manière amicale et courtoise
  • Maintenir la sécurité du bureau en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant l’accès au bâtiment
  • Surveiller l’inventaire du matériel de bureau et passer des commandes de nouvelles fournitures au besoin
  • Coordonner les déménagements et les rénovations de bureaux selon les directives
  • Préparer la correspondance, les rapports, les présentations et autres documents demandés
  • Gérer et tenir à jour les systèmes de classement électroniques et papier
  • Traiter et distribuer le courrier au quotidien
  • Mettre à jour et maintenir les listes de contacts et les bases de données
  • Fournir un soutien administratif au personnel du bureau au besoin
  • Effectuer des tâches légères de tenue de livres et de comptabilité à la demande
  • Adhérer à toutes les politiques et procédures de l’entreprise

Compétences et qualifications requises

  • Expérience administrative avérée
  • Excellentes compétences en communication écrite et verbale
  • Solides compétences en gestion du temps et capacité multitâche
  • Maîtrise de Microsoft Office, avec aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes
  • Solides compétences interpersonnelles
  • Diplôme d’études secondaires ou équivalent

Compétences et qualifications souhaitées

  • Diplôme universitaire
  • Succès antérieurs en gestion de bureau
  • Expérience de la gestion des budgets et des dépenses
  • Expérience en développement de processus internes et de systèmes de classement
  • Aisance à gérer des informations confidentielles
  • Capacité à s’adapter à des situations changeantes de manière calme et professionnelle

Emplois similaires

  • Chef de projet
  • adjointe administrative
  • Assistant exécutif
  • directeur des opérations
  • Réceptionniste
  • Comptable