Les administrateurs exécutifs gèrent les horaires et les opérations quotidiennes du bureau de leur exécutif. Ils gardent leurs cadres organisés et préparés pour leurs tâches quotidiennes. Les secrétaires de direction gèrent également le flux de communication au sein du bureau et avec les clients des cadres, et ils ont souvent une connaissance approfondie de l’entreprise et du travail des cadres.

Si vous souhaitez devenir administrateur exécutif, vous devrez être bien préparé pour répondre aux questions d’entretien d’embauche. Ce guide comprend certaines des questions et réponses d’entretien d’embauche les plus courantes pour les secrétaires exécutifs et les administrateurs. Passez en revue ces questions et réponses pour vous aider à préparer votre entretien d’embauche.

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Êtes-vous à l’aise de travailler avec une équipe de professionnels pour atteindre les objectifs de l’entreprise ?

Un intervieweur peut poser cette question pour en savoir plus sur vos compétences interpersonnelles et sur la façon dont vous interagissez avec les autres. Il s’agit d’une compétence importante pour les administrateurs exécutifs, car ils travaillent souvent en étroite collaboration avec d’autres professionnels, tels que le PDG ou le directeur financier. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner un exemple précis où vous avez bien travaillé avec une équipe.

Exemple: « Je suis très à l’aise de travailler avec une équipe de professionnels pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Dans mon rôle précédent, je faisais partie d’une petite équipe qui comprenait le PDG, le directeur financier et le directeur marketing. Nous nous réunissions une fois par semaine pour discuter de l’avancement des projets et des défis auxquels nous étions confrontés. Au cours de ces réunions, j’ai appris de précieuses informations de la part de mes collègues et j’ai apporté des contributions, le cas échéant. »

Quelles sont certaines des compétences les plus importantes qu’un administrateur exécutif doit posséder ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si vous possédez les compétences nécessaires pour réussir dans ce rôle. Lorsque vous répondez, il peut être utile de mentionner quelques-unes de vos compétences les plus fortes et leur lien avec la description de poste.

Exemple: « Je crois qu’un administrateur exécutif a besoin de solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps. Ce sont deux de mes plus grandes forces, c’est pourquoi je suis si passionnée par la poursuite de ce cheminement de carrière. Dans mon rôle précédent d’assistante administrative, j’ai aidé ma patronne à maîtriser ses tâches en créant des horaires hebdomadaires pour elle et en organisant sa boîte de réception quotidiennement. Cela lui a permis de se concentrer sur des projets plus importants tout en gérant ses e-mails et d’autres tâches. »

Comment traiteriez-vous un client ou un client difficile ?

En tant qu’administrateur exécutif, vous pouvez être responsable de la gestion des problèmes de service client. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez les compétences et le tempérament nécessaires pour gérer les situations difficiles avec grâce et professionnalisme. Dans votre réponse, partagez un exemple précis de la façon dont vous avez géré un client ou un client difficile dans le passé. Expliquez les mesures que vous avez prises pour résoudre la situation.

Exemple: « Dans mon rôle précédent d’assistante de direction, j’ai dû faire face à de nombreux clients mécontents. Une fois, un client m’a appelé parce qu’il n’était pas satisfait de son produit. Ils ont dit que cela ne fonctionnait pas quand ils l’ont ramené à la maison. Je les ai écoutés attentivement et j’ai posé des questions pour comprendre exactement ce qui n’allait pas. Ensuite, j’ai recherché l’article en ligne pour voir s’il y avait des critiques sur des problèmes similaires. Après avoir examiné plusieurs critiques, j’ai déterminé que le problème était probablement une erreur de l’utilisateur plutôt qu’un produit défectueux. J’ai expliqué cela au client et lui ai proposé d’envoyer un autre produit gratuitement.

Quelle est votre expérience avec l’utilisation de logiciels administratifs ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre votre expérience avec l’utilisation d’un logiciel qui vous aide à organiser et à gérer des projets, des tâches et d’autres responsabilités. Utilisez des exemples d’emplois précédents pour expliquer comment vous avez utilisé un logiciel d’administration pour effectuer votre travail efficacement.

Exemple: « Dans mon dernier rôle en tant qu’administrateur exécutif, j’ai aidé mon équipe à utiliser une variété de logiciels pour suivre nos activités quotidiennes et nos objectifs à long terme. Nous avons utilisé un logiciel de gestion de projet pour créer des échéanciers pour chaque tâche que nous devions accomplir et avons délégué des responsabilités en fonction des forces des employés. Nous avons également utilisé un logiciel de suivi du temps pour nous assurer que tout le monde travaillait à ses heures les plus productives tout au long de la journée. Enfin, nous avons utilisé un logiciel de communication pour rester en contact les uns avec les autres sur les mises à jour importantes. »

Donnez un exemple d’une situation où vous avez dû gérer une situation difficile avec un collègue ou un employé.

Un intervieweur peut poser cette question pour en savoir plus sur vos compétences interpersonnelles et sur la façon dont vous résolvez les conflits. Lorsque vous répondez, il peut être utile de décrire une situation spécifique et les mesures que vous avez prises pour la résoudre.

Exemple: « Dans mon rôle précédent en tant qu’administrateur exécutif, j’avais un employé qui était constamment en retard au travail. Il leur était donc difficile de terminer leurs tâches à temps, ce qui affectait la capacité des autres employés à faire leur travail. Après avoir parlé plusieurs fois avec l’employé, il n’a toujours pas pu arriver au travail à l’heure. Dans ce cas, j’ai décidé de modifier leur horaire afin qu’ils travaillent à domicile un jour par semaine. Cela leur a permis de terminer leur travail sans affecter les autres.

Si vous êtes embauché, quelles seraient vos priorités au cours de vos premières semaines de travail ?

Cette question est un excellent moyen d’en savoir plus sur les responsabilités d’un administrateur exécutif et sur la manière dont il envisage d’aborder son travail. Votre réponse doit inclure vos principales priorités, telles que l’apprentissage des politiques ou des procédures de l’entreprise, la rencontre avec les principales parties prenantes et la connaissance des employés.

Exemple: « Ma première priorité serait d’apprendre à connaître mes collègues et de comprendre ce qui fait leur succès dans leur rôle. J’aimerais également rencontrer tous les chefs de département pour discuter des défis auxquels ils sont confrontés et savoir de quel soutien ils ont besoin de ma part. Enfin, je voudrais revoir les politiques et procédures de l’entreprise afin de m’assurer que tout le monde suit les mêmes directives. »

Que feriez-vous si vous remarquiez une anomalie dans les registres financiers de l’entreprise ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous géreriez une situation difficile au travail. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à rester calme sous la pression.

Exemple: « Si je remarquais une anomalie dans les registres financiers de l’entreprise, j’essayais d’abord de trouver la cause de l’erreur. Si c’était de ma faute, je corrigerais immédiatement l’erreur et m’assurerais qu’aucune autre erreur n’a été commise en conséquence. Si l’erreur n’était pas la mienne, je la signalerais à mon superviseur afin qu’il puisse l’aborder avec les parties appropriées. Dans les deux cas, je documenterais tout ce qui s’est passé afin de pouvoir fournir des preuves si nécessaire.

Comment gérez-vous le stress ?

L’intervieweur peut poser cette question pour en savoir plus sur votre capacité à gérer la pression et à rester calme dans un environnement en évolution rapide. Lorsque vous répondez, il peut être utile de mentionner un moment précis où vous avez été stressé au travail et comment vous l’avez surmonté ou géré la situation.

Exemple: « Je trouve que je gère assez bien le stress. Dans mon rôle précédent en tant qu’administrateur exécutif, j’ai souvent dû faire face à des changements de dernière minute aux réunions et aux événements. Bien que ces situations soient stressantes, j’ai appris à les accepter comme faisant partie du travail et à me concentrer sur la recherche de solutions aux problèmes qu’elles causaient. Par exemple, si quelqu’un était en retard pour une réunion, j’appelais son téléphone portable pour voir où il se trouvait afin que nous puissions commencer la réunion sans lui.

Avez-vous des questions à nous poser sur le rôle ou sur notre entreprise ?

Cette question est l’occasion pour vous de montrer à l’intervieweur que vous avez fait vos recherches et que vous êtes vraiment intéressé par le poste. C’est aussi une chance pour vous d’en savoir plus sur ce que ce serait de travailler dans cette entreprise. Lors de la préparation d’un entretien, assurez-vous de lire attentivement la description du poste et de faire des recherches supplémentaires en ligne sur l’entreprise. Cela vous aidera à trouver des questions intelligentes à poser lors de votre entretien.

Exemple: « J’ai remarqué à la lecture de la description de poste que vous recherchez quelqu’un capable de gérer plusieurs projets à la fois. Je suis curieux de savoir combien de projets vous avez généralement en cours en même temps. De plus, je me demandais si vous pouviez m’en dire un peu plus sur le processus d’intégration ici. J’ai entendu beaucoup de bien du programme de formation que vous offrez aux nouveaux employés.

À quand remonte la dernière fois que vous avez mis à jour vos compétences et vos connaissances ?

Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous êtes engagé dans votre carrière et que vous souhaitez continuer à apprendre. Ils veulent également savoir que vous serez en mesure de vous adapter aux nouvelles technologies dès qu’elles seront disponibles. Lorsque vous répondez à cette question, essayez de penser à une compétence ou un domaine de connaissances spécifique que vous avez amélioré au cours des dernières années. Essayez de choisir quelque chose qui correspond à l’emploi pour lequel vous postulez.

Exemple: « J’ai récemment suivi un cours en ligne sur les logiciels de gestion de projet. Je l’ai trouvé très utile et j’ai appris d’excellents conseils pour gérer des projets plus efficacement. J’adorerais utiliser ces compétences dans mon nouveau travail.

Nous voulons améliorer nos capacités de service à la clientèle. Si vous deviez choisir un domaine sur lequel vous concentrer, quel serait-il ?

Cette question est un excellent moyen de voir comment un administrateur exécutif priorise son travail. Il montre également à l’intervieweur ce que vous pensez du service à la clientèle et son lien avec les tâches administratives. Lorsque vous répondez à cette question, réfléchissez aux domaines du service client les plus importants pour le succès de votre organisation.

Exemple: « Je me concentrerais sur l’amélioration de notre communication avec les clients. Je crois que si nous pouvons améliorer notre capacité à communiquer efficacement avec les clients, nous serons en mesure de résoudre de nombreux autres problèmes qu’ils pourraient avoir. Par exemple, si nous pouvons expliquer clairement pourquoi quelque chose s’est produit ou quand cela se produira, les clients seront plus susceptibles de comprendre et d’accepter la situation. Si nous pouvons le faire de manière cohérente, nous devrions voir des améliorations dans la satisfaction de la clientèle. »

Décrivez votre processus de traitement de grandes quantités d’informations.

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous gérez les grands projets et les informations dont vous avez besoin pour les mener à bien. Utilisez des exemples tirés de votre expérience qui montrent comment vous organisez, hiérarchisez et gérez les tâches.

Exemple: « J’utilise une application de calendrier sur mon téléphone et mon ordinateur pour suivre tous mes rendez-vous et mes échéances. J’ai aussi un planificateur où j’écris des dates importantes et des notes sur chaque projet ou tâche sur lequel je travaille. En plus de ces outils, je compte sur ma boîte de réception pour stocker des informations jusqu’à ce que je trouve le temps de les traiter. Par exemple, si je reçois un e-mail contenant un lien vers un site Web, je l’enregistre dans ma boîte de réception pour pouvoir le consulter plus tard lorsque j’aurai plus de temps. »

Qu’est-ce qui vous distingue des autres candidats à ce poste ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications et sur la manière dont vous pouvez contribuer à leur entreprise. Avant votre entretien, faites une liste de trois choses qui vous rendent unique en tant que candidat. Il peut s’agir de compétences ou d’expériences spécifiques liées à la description de poste.

Exemple: « J’ai d’excellentes compétences en communication, que j’ai développées grâce à mon rôle précédent de réceptionniste. J’ai également de l’expérience dans la gestion de plusieurs projets à la fois, ce que ce poste exige. Enfin, je suis très organisé et soucieux du détail, ce qui fait de moi un candidat idéal pour ce poste.

Quels rôles administratifs avez-vous déjà occupés ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre votre cheminement de carrière et comment vous avez progressé dans votre carrière administrative. Cela peut également leur montrer les compétences que vous avez développées au fil du temps. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile d’énumérer tous les rôles administratifs que vous avez occupés et de décrire brièvement chacun d’entre eux.

Exemple: « J’ai commencé ma carrière administrative en tant qu’adjointe de direction pour un propriétaire de petite entreprise qui venait tout juste de démarrer son entreprise. Je l’ai aidé à planifier des rendez-vous, à gérer sa boîte de réception de courrier électronique et à classer des documents. Après cela, j’ai occupé un poste de chef de bureau dans une société de marketing où je gérais les horaires de plusieurs employés, supervisais des projets et traitais les demandes des clients. »

Selon vous, quel est l’aspect le plus important du rôle d’un administrateur exécutif ?

Cette question est un excellent moyen de montrer à l’intervieweur que vous comprenez ce que fait un administrateur exécutif et à quel point c’est important. Lorsque vous répondez à cette question, assurez-vous de souligner votre compréhension du rôle en décrivant certaines des responsabilités qui accompagnent le poste d’administrateur exécutif.

Exemple: « Je pense que l’aspect le plus important du rôle d’un administrateur exécutif est l’organisation. Un administrateur exécutif doit être en mesure de suivre de nombreux projets différents à la fois tout en s’assurant qu’ils sont organisés afin de pouvoir trouver des informations en cas de besoin. Je suis très doué pour suivre toutes mes tâches et organiser mon travail afin de toujours trouver ce dont j’ai besoin quand j’en ai besoin.

À quelle fréquence faites-vous des erreurs lors de la frappe ?

La vitesse de frappe et la précision sont des compétences importantes pour un administrateur exécutif. Cette question aide l’intervieweur à déterminer comment vous réagissez aux erreurs, ce qui est courant dans tout emploi. Votre réponse doit montrer que vous apprenez de vos erreurs et que vous les utilisez comme des opportunités pour améliorer vos compétences en dactylographie.

Exemple: « Je fais des erreurs quand je tape tout le temps, mais j’essaie de corriger mes erreurs immédiatement. Lorsque j’ai commencé à travailler dans ce domaine, je me sentais frustré lorsque je faisais une erreur. Cependant, je sais maintenant que faire des erreurs n’est qu’une partie du processus d’apprentissage. Je prends le temps de revoir ce que j’ai tapé pour pouvoir m’en souvenir la prochaine fois. Si je fais toujours la même erreur après avoir révisé, je demanderai à quelqu’un d’autre de relire mon travail.

Il y a une situation où vous savez qu’une de vos décisions va bouleverser un cadre supérieur. Comment gérez-vous cela?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous gérez les conflits et prenez des décisions. Utilisez votre réponse pour montrer que vous êtes prêt à assumer la responsabilité de vos actions, même si elles dérangent quelqu’un d’autre dans l’entreprise.

Exemple: « J’ai déjà été dans cette situation dans mon travail précédent. Je savais qu’une décision que j’avais prise contrarierait l’un de nos cadres supérieurs, mais c’était quelque chose qui devait être fait. J’ai d’abord rencontré l’exécutif pour lui expliquer pourquoi j’estimais que le changement était nécessaire. Ils n’étaient pas contents de la nouvelle, mais ils ont compris pourquoi nous devions le faire. La réunion les a aidés à se sentir plus à l’aise avec les changements.