Des mariages aux salons professionnels, chaque événement a un responsable qui est responsable de la planification et de l’exécution de l’événement. Les gestionnaires d’événements sont responsables du budget, des fournisseurs, des invités et du succès global de l’événement. Les gestionnaires d’événements doivent également être compétents en marketing et en relations publiques.

Avant de devenir organisateur d’événements, vous devrez passer un entretien d’embauche. Afin d’obtenir le poste, vous devez être en mesure de répondre aux questions d’entretien d’embauche du gestionnaire d’événements. Dans ce guide, vous trouverez des questions et des réponses qui vous aideront à vous préparer pour votre entretien.

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Qu’est-ce qui vous a attiré dans l’industrie de l’événementiel ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre parcours et vos motivations. Ils veulent savoir ce qui vous a inspiré à poursuivre une carrière dans la gestion d’événements, afin qu’ils puissent comprendre comment vos expériences personnelles ont façonné votre développement professionnel. Dans votre réponse, partagez les événements ou circonstances spécifiques qui vous ont amené à choisir ce cheminement de carrière.

Exemple: « Depuis que je suis jeune, je suis fasciné par l’organisation des choses. Mes parents disent que j’organisais mes jouets par couleur quand j’avais à peine deux ans. Quand j’ai grandi, j’ai commencé à faire du bénévolat dans des festivals locaux et d’autres événements communautaires. Finalement, j’ai décidé de poursuivre des études en planification d’événements parce que je voulais faire carrière en aidant les gens à planifier leurs occasions spéciales. »

Selon vous, qu’est-ce qui distingue les événements réussis de ceux qui échouent ?

Les gestionnaires d’événements doivent comprendre ce qui fait le succès d’un événement. Cette question aide les employeurs à voir comment vous définissez le succès et si votre définition correspond aux objectifs de leur entreprise. Dans votre réponse, expliquez les facteurs qui contribuent au succès d’un événement et comment vous les appliqueriez dans votre rôle de gestionnaire d’événements.

Exemple: « Les événements réussis sont ceux qui atteignent leurs objectifs tout en dépassant les attentes. Je pense qu’il est important que les planificateurs d’événements se fixent des objectifs réalistes mais stimulants pour eux-mêmes et leur équipe afin qu’ils puissent atteindre l’objectif de l’événement. Par exemple, si l’objectif est d’augmenter les ventes de 20 %, nous devons planifier des moyens de nous assurer que notre événement atteint cet objectif. Nous pourrions le faire en offrant des remises ou des échantillons gratuits lors de l’événement, ce qui pourrait encourager les participants à acheter plus qu’ils ne l’avaient initialement prévu.

Décrivez un moment où vous avez dû gérer une situation difficile ou exigeante.

Les gestionnaires d’événements doivent souvent gérer des situations difficiles. Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos compétences en résolution de problèmes et sur la façon dont vous réagissez dans des situations de haute pression. Utilisez votre réponse pour expliquer une situation spécifique, les mesures que vous avez prises pour la résoudre et quel en a été le résultat.

Exemple: « Lors de mon dernier événement, j’ai remarqué qu’un de nos fournisseurs n’avait pas livré toutes ses fournitures. Cela signifiait qu’il nous manquait des articles pour nos invités. J’ai immédiatement contacté le vendeur pour savoir pourquoi il n’avait pas tout livré. Ils m’ont dit qu’il y avait eu un problème avec leur camion de livraison et qu’ils seraient en retard.

J’ai décidé de réorganiser l’horaire de la journée afin que nous puissions servir nos invités sans aucun problème. Le vendeur est arrivé comme prévu et nous avons servi nos invités sans aucun problème.

Quelles stratégies utilisez-vous pour commercialiser et vendre des billets pour des événements ?

Les gestionnaires d’événements doivent être en mesure de vendre des billets pour des événements. Cette question aide l’intervieweur à déterminer vos stratégies de marketing et de vente. Utilisez des exemples d’expériences antérieures dans la vente de billets, y compris la façon dont vous les avez commercialisés.

Exemple: « J’utilise les médias sociaux pour commercialiser nos événements. Je crée un hashtag unique que les gens peuvent utiliser lorsqu’ils partagent des photos d’eux-mêmes lors de l’événement. Cela nous permet de collecter des données sur les personnes qui ont assisté à l’événement et ce qu’elles en ont pensé. J’utilise également des publicités ciblées pour promouvoir nos événements auprès de publics spécifiques. Par exemple, si nous organisons un événement à San Francisco, je ciblerais les annonces sur les utilisateurs situés dans un rayon de 80 km autour de San Francisco. »

Comment développez-vous les relations avec les vendeurs et les fournisseurs ?

Les gestionnaires d’événements doivent avoir de solides compétences en communication et la capacité de bien travailler avec les autres. Les employeurs posent cette question pour voir si vous pouvez collaborer avec les vendeurs et les fournisseurs d’une manière qui soit bénéfique pour leur entreprise. Dans votre réponse, expliquez comment vous comptez rencontrer ces personnes et quelles mesures vous prendrez pour vous assurer qu’elles sont heureuses de travailler avec vous.

Exemple: « Je trouve important de connaître le plus possible mes vendeurs et mes fournisseurs. J’essaie toujours d’être amical et serviable lors de la communication avec eux. Si jamais j’ai des questions sur quoi que ce soit, je suis sûr de les contacter afin que nous puissions en discuter ensemble. Cela m’aide à établir une relation de confiance avec eux et garantit qu’ils se sentent à l’aise de me poser des questions ou de me faire part de leurs commentaires. »

Quelles méthodes utilisez-vous pour rester organisé lors de la planification d’un événement ?

Les gestionnaires d’événements doivent être organisés et capables de hiérarchiser les tâches. Les employeurs posent cette question pour voir si vous avez un système pour rester au top de votre travail. Dans votre réponse, expliquez comment vous restez organisé et donnez un exemple de la façon dont cela vous a aidé dans le passé.

Exemple: « J’utilise plusieurs méthodes différentes pour rester organisé lors de la planification d’événements. Je garde toutes mes notes et mes idées au même endroit pour pouvoir m’y référer plus tard. J’utilise également une application de calendrier pour planifier des échéances et des rendez-vous importants. Cela m’aide à m’assurer que je remplis toutes mes responsabilités et que tout est fait à temps. Enfin, j’utilise un logiciel de gestion de projet pour assigner des tâches aux autres membres de l’équipe et suivre leur progression.

Décrivez un moment où vous avez dû résoudre un problème inattendu lors d’un événement.

Les gestionnaires d’événements doivent souvent résoudre les problèmes rapidement et efficacement. Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous gérez les situations inattendues lors d’un événement. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence vos compétences en résolution de problèmes, vos capacités de communication et vos compétences en gestion du temps.

Exemple: « Lors d’un événement récent, le site a perdu de l’électricité pendant environ 30 minutes. Je suis immédiatement passé à l’action en contactant le client pour lui faire savoir ce qui se passait. Ensuite, j’ai réuni les membres de mon équipe pour discuter de nos options. Nous avons décidé de poursuivre l’événement comme prévu mais de déplacer certaines activités à l’intérieur. Les invités ont été compréhensifs lorsque nous avons expliqué la situation, et nous avons réussi à terminer l’événement sans aucun autre problème.

Selon vous, quel est le facteur le plus important pour assurer le succès d’un événement ?

Cette question est l’occasion pour vous de montrer à l’intervieweur que vous comprenez ce qu’il faut pour être un gestionnaire d’événements. Votre réponse doit inclure quelques facteurs, tels que la budgétisation, la gestion du temps et les compétences en communication.

Exemple: « Je pense que le facteur le plus important pour assurer le succès d’un événement est d’avoir un calendrier bien planifié. Je m’assure toujours de créer un calendrier détaillé pour chaque événement avec toutes les tâches nécessaires incluses. Cela m’aide à rester sur la bonne voie tout au long du processus et garantit que nous respectons nos délais. Un autre facteur important est la communication. Je m’assure de communiquer tout changement ou mise à jour à mon équipe afin que tout le monde reste informé.

Quelles sont certaines des tendances que vous voyez dans l’industrie de la gestion d’événements ?

Les gestionnaires d’événements doivent se tenir au courant des tendances de l’industrie. Cette question aide l’intervieweur à déterminer si vous êtes au courant des nouveautés dans votre domaine et comment vous pourriez appliquer ces changements au profit de leur entreprise. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence votre capacité à vous adapter au changement, à apprendre rapidement et à mettre en œuvre des idées innovantes.

Exemple: « Je vois de plus en plus d’entreprises embaucher des planificateurs d’événements spécialisés dans les événements d’entreprise. Dans mon dernier rôle, j’ai travaillé avec une équipe de spécialistes qui s’occupait de tout, de la sélection des lieux à la restauration. Le client a adoré cette approche car il pouvait embaucher une seule entreprise pour tous ses besoins plutôt que de travailler avec plusieurs fournisseurs. »

Selon vous, quel est l’impact de la technologie sur l’industrie de l’événementiel ?

La technologie change la façon dont les gens interagissent avec les événements. Les employeurs veulent savoir comment vous utilisez la technologie dans votre rôle de gestionnaire d’événements et comment cela peut profiter à leur entreprise. Utilisez cette question pour montrer que vous comprenez l’impact de la technologie sur l’industrie et comment vous l’utilisez pour améliorer votre travail.

Exemple: « La technologie a changé la façon dont nous planifions, organisons et exécutons les événements. Je pense qu’il est important pour les gestionnaires d’événements d’être à la fine pointe de la technologie, car cela nous permet de mieux servir nos clients. Par exemple, j’ai récemment travaillé avec un client qui souhaitait intégrer la réalité virtuelle dans son événement. Grâce à mes connaissances en technologie, j’ai pu trouver une entreprise de réalité virtuelle qui pourrait fournir l’équipement nécessaire à l’événement. »

Selon vous, à quels défis l’industrie de l’événementiel est-elle actuellement confrontée ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre votre point de vue sur les problèmes actuels de l’industrie. Profitez de cette occasion pour montrer vos compétences en matière de pensée critique et comment vous pourriez aborder la résolution de ces défis.

Exemple: « Un défi que je vois est que les planificateurs d’événements sont souvent en sous-effectif, ce qui peut entraîner un manque de communication entre les départements. Cela peut faire en sorte que les projets prennent plus de temps que prévu ou même échouent complètement. Pour résoudre ce problème, je mettrais en place un système de gestion de projet efficace permettant à tous les membres de l’équipe de communiquer facilement entre eux. De cette façon, tout le monde a accès aux informations importantes et aux mises à jour afin de pouvoir travailler efficacement. »

Puisque le branding est devenu de plus en plus important, comment vous assurez-vous que vos événements reflètent les valeurs de la marque de votre client ?

Les gestionnaires d’événements doivent être en mesure de comprendre les valeurs de la marque de leur client et de les intégrer dans la planification de leur événement. Cela montre que vous avez une bonne compréhension de l’image de marque et de la façon dont elle peut affecter un événement. Dans votre réponse, expliquez les mesures que vous prenez pour vous assurer que vos événements reflètent les valeurs de vos clients.

Exemple: « Je m’assure toujours de rencontrer mon client avant l’événement afin d’avoir une meilleure idée de sa marque. Ensuite, je vais créer un tableau d’ambiance pour l’événement qui comprend des couleurs, des polices et d’autres éléments importants pour la marque. À partir de là, je travaille avec le client pour choisir les fournisseurs qui correspondent au style que nous voulons atteindre. Ce faisant, je suis en mesure de planifier un événement qui reflète les valeurs du client tout en étant unique et mémorable.

Comment créez-vous une atmosphère engageante et amusante lors de vos événements ?

Les gestionnaires d’événements sont chargés de créer une atmosphère amusante et excitante lors de leurs événements. Les employeurs posent cette question pour voir si vous avez de l’expérience dans le passé. Utilisez votre réponse pour partager un exemple de la façon dont vous avez créé un tel environnement dans l’un de vos emplois précédents.

Exemple: « Lors de mon dernier emploi, j’étais chargé de planifier une fête d’entreprise qui serait à la fois amusante et professionnelle. J’ai décidé de planifier une soirée casino où les employés pourraient jouer à des jeux comme le blackjack et la roulette. Nous avons installé des tables autour de la pièce où les gens pouvaient jouer à ces jeux. A chaque table, nous avions un croupier qui expliquait les règles du jeu et distribuait des jetons. Les employés pouvaient gagner des prix en fonction de leurs performances. »

Pouvez-vous partager une histoire de réussite d’un événement que vous avez géré du début à la fin ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre expérience en tant que gestionnaire d’événements. Ils veulent savoir de quoi vous êtes capable, et ils veulent aussi voir si vous pouvez partager une histoire qui met en valeur vos compétences et vos capacités. Lorsque vous répondez à cette question, pensez à l’événement le plus récent que vous avez géré du début à la fin. Partagez des détails sur l’événement, y compris le temps qu’il a fallu pour planifier et exécuter.

Exemple: « J’ai récemment organisé une grande fête d’entreprise pour mon employeur actuel. L’entreprise voulait organiser une grande fête pour tous ses employés et leurs familles. J’ai commencé par rencontrer le PDG pour discuter de sa vision du parti. Il m’a dit qu’il voulait quelque chose d’amusant mais de professionnel. Nous avons opté pour un thème du pays des merveilles d’hiver.

Après avoir discuté du thème avec lui, j’ai rencontré notre équipe marketing pour avoir des idées de décorations. Ensuite, j’ai travaillé avec notre équipe de restauration pour créer un menu qui correspondait au thème. Enfin, j’ai rencontré notre équipe d’animation pour décider quels artistes nous allions embaucher. Après avoir décidé de tout, j’ai créé un calendrier pour l’événement. Il nous a fallu deux mois pour tout planifier.

Êtes-vous à l’aise de travailler avec un large éventail de clients, des particuliers aux entreprises, en passant par les organisations à but non lucratif et les agences gouvernementales ?

Les gestionnaires d’événements travaillent souvent avec une variété de clients, y compris des particuliers qui organisent leurs propres événements et des entreprises qui organisent des conférences à grande échelle. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez de l’expérience avec tous les types de clients et que vous pouvez adapter votre style pour répondre aux besoins de chacun. Dans votre réponse, parlez de certains des différents types de clients avec lesquels vous avez travaillé dans le passé et expliquez comment vous avez réussi à collaborer avec eux.

Exemple: « Je suis à l’aise de travailler avec un large éventail de clients, car j’aime rencontrer de nouvelles personnes et en apprendre davantage sur leurs intérêts et leurs objectifs uniques. Tout au long de ma carrière en tant que planificateur d’événements, j’ai travaillé avec des clients individuels qui planifient des mariages ou d’autres occasions spéciales et de grandes entreprises qui organisent des conférences pour des centaines de participants. Je trouve que peu importe le type de client avec qui je travaille, j’essaie toujours d’en savoir plus sur eux afin de mieux comprendre leur vision de l’événement. Cela m’aide à fournir des informations et des suggestions précieuses tout au long du processus de planification. »

Comment évaluer le succès d’un événement ?

Les gestionnaires d’événements sont chargés d’évaluer le succès d’un événement. Cette question aide les employeurs à comprendre votre processus d’évaluation et comment vous déterminez si un événement a été un succès ou non. Utilisez des exemples tirés d’expériences passées pour expliquer les facteurs dont vous tenez compte pour déterminer si un événement a réussi.

Exemple: « J’évalue le succès d’un événement en examinant plusieurs facteurs différents, notamment la gestion du budget, la fréquentation, la satisfaction des clients et l’organisation globale. Je regarde aussi les objectifs que nous nous sommes fixés avant l’événement et je les compare aux résultats. Si nous avons atteint tous nos objectifs pendant l’événement, il est probable que l’événement a été un succès. Par exemple, lors de mon dernier emploi, j’ai aidé à planifier un pique-nique d’entreprise. Nous avions trois objectifs principaux pour l’événement, qui étaient de s’amuser, de fournir de la nourriture et des jeux et de distribuer des prix. En fin de compte, nous avons réussi à atteindre tous ces objectifs, donc je dirais que l’événement a été un succès.

Faites-vous partie d’associations ou de comités de l’industrie?

Les gestionnaires d’événements rejoignent souvent des associations ou des comités de l’industrie pour se tenir au courant des dernières tendances dans leur domaine. Les employeurs posent cette question pour voir si vous êtes déjà impliqué dans ces groupes et comment ils peuvent bénéficier de votre expérience. Dans votre réponse, expliquez à quelles organisations vous appartenez et quelle valeur vous leur avez apportée.

Exemple: « Je suis membre de l’Association internationale des planificateurs d’événements. Je me suis joint parce que je voulais en savoir plus sur la planification d’événements et rencontrer d’autres professionnels de ma région. Depuis mon arrivée, j’ai fait des présentations lors de deux conférences et aidé à organiser l’une des réunions de notre section locale. Les opportunités de réseautage ont été inestimables pour moi en tant que planificateur d’événements. »

Quelle est votre expérience avec les événements virtuels ?

Les gestionnaires d’événements doivent souvent planifier des événements qui ne sont pas en personne. Les événements virtuels peuvent inclure des webinaires, des conférences et d’autres types de rassemblements en ligne. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez de l’expérience dans la planification de ces types d’événements. Dans votre réponse, expliquez ce que sont les événements virtuels et comment vous les aborderiez. Partagez un exemple précis du moment où vous avez planifié l’un de ces types d’événements.

Exemple: « J’ai travaillé sur plusieurs événements virtuels tout au long de ma carrière en tant que gestionnaire d’événements. Je trouve qu’ils sont parfaits pour atteindre les personnes qui pourraient ne pas être en mesure d’assister à l’événement en personne. Par exemple, j’ai organisé une fois une conférence à laquelle le conférencier principal n’a pas pu assister pour cause de maladie. Nous avons organisé une présentation en direct afin que tout le monde puisse entendre parler d’elle.

Avez-vous des questions à nous poser sur le rôle ou l’entreprise ?

C’est votre chance de montrer à l’intervieweur que vous avez fait vos recherches et que vous êtes vraiment intéressé par le poste. C’est aussi le bon moment pour vous renseigner sur les informations que vous avez peut-être manquées dans l’offre d’emploi ou sur le site Web de l’entreprise, telles que les avantages sociaux ou les programmes de formation.

Exemple: « J’ai remarqué que cette entreprise d’organisation d’événements a une excellente réputation en matière de service à la clientèle. Je suis curieux de savoir comment vous vous assurez que tous vos clients reçoivent un service de premier ordre. Comment mesurez-vous le succès ? » Cette question montre à l’intervieweur que vous recherchez plus qu’un simple chèque de paie et que vous souhaitez faire partie d’une équipe qui valorise le travail de qualité.

Si vous le pouvez, essayez de relier votre réponse à quelque chose que vous avez appris pendant le processus d’entretien. Par exemple, si l’intervieweur a mentionné qu’il recherchait quelqu’un qui était soucieux des détails, vous pourriez dire : « Je suis très soucieux des détails et je m’assurerais que chaque client reçoive le même niveau de service.

Comment trouvez-vous du personnel talentueux pour vous aider à gérer un événement?

Les gestionnaires d’événements ont souvent besoin de trouver le bon personnel pour leur équipe. Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre processus d’embauche et sur la façon dont vous sélectionnez les candidats. Dans votre réponse, expliquez les étapes que vous suivez lorsque vous recherchez de nouveaux employés. Partagez toutes les méthodes qui vous ont aidé à trouver des personnes de qualité dans le passé.

Exemple: « Je commence par rechercher des offres d’emploi en ligne et par contacter les collèges locaux. Je contacte également mon réseau professionnel pour voir si quelqu’un connaît de bons planificateurs d’événements ou d’autres professionnels qui pourraient convenir à notre entreprise. Lors des entretiens avec des candidats potentiels, je recherche une personne ayant de l’expérience dans la gestion d’événements. Je veux qu’ils comprennent nos objectifs et montrent qu’ils peuvent répondre à ces attentes.

Êtes-vous à l’aise avec les budgets des événements ?

Les gestionnaires d’événements doivent souvent travailler avec des budgets, donc l’intervieweur peut vous poser cette question pour voir si vous avez de l’expérience dans ce domaine. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence vos compétences en matière de budgétisation et comment elles vous ont aidé à terminer des projets dans les délais ou en deçà du budget.

Exemple: « Je suis très à l’aise de travailler avec des budgets événementiels car je le fais depuis plusieurs années maintenant. Dans mon dernier rôle, j’ai travaillé avec un client qui avait un budget strict pour ses événements, je devais donc m’assurer que tous nos coûts étaient dans ce budget. Je voulais également m’assurer que nous fournissions la meilleure qualité de service tout en respectant le budget. Pour ce faire, j’ai créé un calendrier détaillé indiquant quand chaque coût serait dû et à quoi il servait. Cela m’a permis de savoir où allait l’argent et m’a assuré que nous respections le budget.