Les coordonnateurs d’événements sont les cerveaux derrière chaque type d’événement, d’un petit dîner intime à une conférence ou un mariage à grande échelle. Ils sont responsables de la planification, de l’exécution et de la coordination de chaque détail de l’événement, de la nourriture et des boissons au divertissement et au lieu.

Pour devenir coordinateur d’événements, vous avez besoin de plus qu’une simple expérience en planification d’événements. Vous devez également être capable de vous vendre et de vendre vos services aux clients, et être capable de répondre aux questions de manière convaincante lors d’un entretien.

Dans ce guide, vous trouverez des questions et des réponses d’entretien d’embauche pour les coordonnateurs d’événements, y compris des questions sur les types d’événements que vous avez planifiés, votre expérience avec les logiciels de planification d’événements et la façon dont vous avez géré un événement difficile.

Contenus afficher

Quelle expérience avez-vous dans la coordination d’événements?

Les coordonnateurs d’événements ont souvent une vaste expérience dans l’industrie. Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos antécédents et leur lien avec leur poste vacant. Avant votre entretien, lisez la description de poste pour voir quelles compétences ils recherchent. Utilisez votre réponse pour expliquer votre expérience pertinente et pourquoi vous êtes qualifié pour le poste.

Exemple: « Je travaille comme coordonnatrice d’événements depuis maintenant cinq ans. J’ai commencé comme réceptionniste dans un lieu de mariage où j’ai appris de nombreuses bases de la coordination d’événements. Au fil du temps, j’ai évolué vers mon rôle actuel de coordonnatrice principale des événements, où je suis responsable de la supervision de tous les aspects de nos événements. Cela comprend tout, de l’embauche de fournisseurs à la gestion des budgets. »

Décrivez un moment où vous avez dû négocier avec des vendeurs ou des fournisseurs.

Les coordonnateurs d’événements doivent souvent négocier avec les vendeurs et les fournisseurs. Cette question vous permet de montrer à l’intervieweur que vous pouvez vous affirmer en cas de besoin, tout en entretenant une relation positive avec ceux avec qui vous travaillez.

Exemple: « J’ai eu un événement où nous attendions plus d’invités que prévu. J’ai appelé tous nos fournisseurs et leur ai demandé s’ils pouvaient fournir du personnel ou des fournitures supplémentaires pour l’événement. Ils ont tous accepté de nous aider, ce qui m’a permis d’engager une sécurité supplémentaire et des barmans pour accueillir le nombre accru d’invités.

Comment gérez-vous le stress au travail ?

Les coordonnateurs d’événements travaillent souvent dans des délais serrés et avec beaucoup de pression. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez les compétences nécessaires pour gérer le stress au travail. Dans votre réponse, partagez deux ou trois stratégies qui vous aident à gérer le stress. Expliquez comment ces stratégies vous ont aidé à surmonter les défis des emplois précédents.

Exemple: « Je trouve utile de faire de courtes pauses tout au long de la journée. Je pratique également des exercices de respiration profonde lorsque je me sens dépassé. Ces techniques m’aident à rester calme et concentré sur mes tâches. Une autre stratégie que j’utilise consiste à déléguer des responsabilités à d’autres membres du personnel de l’événement. Cela m’aide à éviter de me sentir stressé d’avoir trop de travail à faire seul.

Selon vous, quelle est la clé d’un événement réussi ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre votre point de vue sur ce qui fait le succès d’un événement. Votre réponse peut également leur montrer comment vous planifiez et organisez des événements. Il est donc important de réfléchir à ce que vous pensez être le plus important lors de la planification d’un événement.

Exemple: « Je pense qu’un événement réussi commence par avoir un objectif clair en tête avant de commencer à planifier. Il est important de savoir à qui s’adresse l’événement, ce qu’il en attend et quelles sont ses attentes. Je trouve que cela m’aide à créer un budget et un calendrier qui me permettent d’atteindre ces objectifs tout en offrant une expérience de qualité à toutes les personnes impliquées. »

Comment développez-vous les relations avec les clients et les fournisseurs ?

Les coordonnateurs d’événements travaillent souvent avec des clients et des fournisseurs pour assurer le succès d’un événement. Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos compétences interpersonnelles et sur la façon dont vous interagissez avec les autres. Dans votre réponse, expliquez quelques façons d’établir des relations avec les clients et les fournisseurs. Partagez des exemples de la façon dont ces relations vous ont aidé à obtenir des résultats positifs dans des rôles précédents.

Exemple: « Je trouve que l’établissement de relations solides avec mes clients et fournisseurs est l’une des parties les plus importantes de mon travail. J’essaie toujours d’être amical et utile lorsque je réponds aux questions ou aux préoccupations des deux parties. Cela m’aide à développer la confiance avec toutes les personnes impliquées dans le processus de planification. Lorsque je travaille avec des clients, je m’assure également d’écouter attentivement leurs idées et leurs préférences. Ce faisant, je peux mieux comprendre ce qu’ils attendent de l’événement.

Quel rôle joue la créativité dans la coordination d’événements ?

Les coordonnateurs d’événements doivent faire preuve de créativité dans leur approche de la planification d’événements. Les employeurs posent cette question pour voir si vous avez la créativité nécessaire pour le poste. Dans votre réponse, expliquez comment votre créativité vous aide à planifier des événements réussis. Partagez un exemple précis où vous avez utilisé votre créativité pour aider à planifier un événement.

Exemple: « La créativité est importante car elle me permet de sortir des sentiers battus et de proposer des idées uniques pour les événements. Lors de mon dernier emploi, j’ai été chargé d’organiser une retraite d’entreprise pour 100 personnes. L’entreprise voulait faire quelque chose de différent de la configuration typique des salles de conférence d’un hôtel. J’ai décidé d’organiser une chasse au trésor qui a eu lieu à divers endroits de la ville. Cela a fini par être l’une des retraites les plus populaires que nous ayons jamais eues.

Quelles mesures prenez-vous pour vous assurer que tous les détails d’un événement sont pris en compte ?

Les coordonnateurs d’événements doivent être minutieux et organisés. Les employeurs posent cette question pour voir si vous avez les compétences nécessaires pour leur rôle. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence vos compétences organisationnelles, votre souci du détail et votre capacité à hiérarchiser les tâches.

Exemple: « Je prends plusieurs mesures pour m’assurer de ne manquer aucun détail d’un événement. Tout d’abord, je crée un calendrier détaillé avec tous les délais et jalons importants. Ensuite, je m’assure de communiquer ces échéanciers à toutes les personnes impliquées dans l’événement afin qu’elles sachent quand les choses doivent arriver. Enfin, je vérifie toujours mon travail avant de le soumettre. »

Quel rôle joue le travail d’équipe dans la coordination d’événements ?

Les coordonnateurs d’événements travaillent souvent avec une équipe de personnes pour assurer le bon déroulement de leurs événements. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous comprenez l’importance du travail d’équipe dans votre rôle. Utilisez votre réponse pour expliquer que la coordination d’événements est un processus collaboratif. Expliquez que vous aimez travailler avec les autres et que vous êtes prêt à suivre les instructions de vos supérieurs.

Exemple: « Le travail d’équipe joue un rôle important dans la coordination d’événements. Je collabore toujours avec mes clients, fournisseurs et autres membres de mon équipe pour planifier chaque événement. Il est important pour moi d’écouter les idées et les opinions de chacun lors de la planification d’un événement. Cela m’aide à créer des expériences uniques pour mes clients tout en m’assurant que nous respectons notre budget. J’aime faire partie d’une équipe car cela me permet d’apprendre de nouvelles choses chaque jour.

Comment gérez-vous les situations difficiles ou les changements de dernière minute ?

Les coordonnateurs d’événements doivent souvent faire face à des changements de dernière minute et à des situations inattendues. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous pouvez bien gérer ces défis. Dans votre réponse, expliquez comment vous utilisez vos compétences en résolution de problèmes pour vous adapter aux circonstances changeantes. Partagez un exemple précis d’un moment où vous avez dû faire face à une situation difficile ou changer au travail.

Exemple: « J’ai déjà travaillé pour une société d’organisation d’événements qui organisait des événements d’entreprise. Un jour, le client m’a appelé et m’a dit qu’il voulait ajouter un autre conférencier à son événement. J’étais déjà en train d’organiser tout le reste, donc je savais qu’il serait difficile de trouver quelqu’un de nouveau dans un délai aussi court. Cependant, j’ai utilisé mes compétences en réseautage pour trouver un conférencier approprié qui pourrait s’intégrer dans l’horaire. L’événement s’est bien passé et le client était content.

Comment pensez-vous que la technologie aura un impact sur l’industrie de l’événementiel à l’avenir ?

La technologie change la façon dont nous faisons beaucoup de choses, y compris la planification d’événements. Les employeurs peuvent poser cette question pour voir comment vous envisagez de suivre ces changements et de les intégrer dans votre travail. Dans votre réponse, expliquez comment la technologie a déjà eu un impact sur l’industrie de l’événementiel et à quoi vous pensez qu’elle ressemblera à l’avenir. Envisagez de partager des compétences ou des certifications spécifiques qui pourraient vous aider à vous adapter aux nouvelles technologies à mesure qu’elles deviennent disponibles.

Exemple: « La technologie a déjà beaucoup changé l’industrie de l’événementiel. J’ai remarqué que de plus en plus de personnes utilisent des outils en ligne pour trouver des fournisseurs pour leurs événements. Cela a du sens car il est si facile de rechercher des entreprises en fonction du prix, de l’emplacement et d’autres facteurs. À mesure que la technologie continue de progresser, je m’attends à ce qu’un nombre encore plus important de nos clients se tournent vers les ressources numériques pour planifier leurs événements.

Je suis toujours à la recherche de moyens d’améliorer mes propres compétences techniques. L’année dernière, j’ai suivi un cours en ligne sur le codage de sites Web HTML. J’ai appris quelques langages de programmation de base qui pourraient être utiles si jamais j’avais besoin de créer un site Web à partir de zéro.

Quelle est votre expérience dans la gestion des budgets ?

Les coordonnateurs d’événements doivent souvent gérer les budgets de leurs événements. Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre expérience en matière de budgétisation et sur la façon dont vous gérez vos responsabilités financières. Dans votre réponse, partagez quelques détails sur le processus de budgétisation que vous avez utilisé dans les rôles précédents. Expliquez les étapes que vous suivez lors de la gestion des budgets et mettez en évidence les compétences ou les logiciels qui vous aident dans ce processus.

Exemple: « J’ai de l’expérience dans l’utilisation de plusieurs types d’outils de budgétisation. Je commence généralement par créer un calendrier d’événement, puis j’estime les coûts en fonction du nombre d’invités et d’autres facteurs. À partir de là, j’utilise un tableur pour suivre mes dépenses au fur et à mesure qu’elles arrivent. Cela m’aide à rester organisé et m’assure de ne pas dépenser plus que ce que je peux me permettre. Lors de mon dernier emploi, j’ai également créé un compte bancaire séparé pour chaque événement afin que nous puissions suivre nos dépenses. »

Pouvez-vous me parler d’une fois où vous avez dû vous coordonner avec plusieurs fournisseurs ?

Les coordonnateurs d’événements travaillent souvent avec plusieurs fournisseurs pour assurer le bon déroulement de leurs événements. Les employeurs posent cette question pour voir si vous avez une expérience de travail avec une variété de personnes et d’organisations. Utilisez votre réponse pour expliquer comment vous avez géré le processus, y compris les défis auxquels vous avez été confrontés et comment vous les avez surmontés.

Exemple: « Dans mon emploi précédent, j’ai travaillé avec cinq entreprises de restauration différentes pour divers événements. C’était difficile car chaque entreprise avait son propre style et ses propres options de menu. Cependant, j’ai créé une feuille de calcul qui décrivait tous les détails de l’événement, tels que le lieu, la date et l’heure. Ensuite, je l’ai envoyé à chaque fournisseur afin qu’ils puissent remplir leurs informations. Cela m’a aidé à comparer les prix et les styles plus facilement.

Êtes-vous à l’aise de travailler de longues heures ou le week-end si nécessaire ?

Les coordonnateurs d’événements travaillent souvent de longues heures et les week-ends pour assurer le bon déroulement de leurs événements. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous êtes prêt à faire ce qu’il faut pour que le travail soit fait. Dans votre réponse, expliquez que vous vous engagez à faire le travail, peu importe le nombre d’heures que cela prend. Montrez-leur que vous avez une solide éthique de travail en décrivant certaines des journées les plus longues que vous ayez jamais travaillées.

Exemple: «Je suis vraiment à l’aise de travailler de longues heures ou le week-end si nécessaire. Une fois, j’ai eu un événement où nous étions en sous-effectif et avions besoin de faire des heures supplémentaires pour que tout soit prêt à temps. Nous nous sommes tous mobilisés et avons fait le travail. C’était l’une de mes expériences préférées parce que nous avions tous l’impression d’avoir accompli quelque chose de grand ensemble.

Selon vous, qu’est-ce qui distingue vos événements des autres événements ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre votre point de vue unique et votre approche de la planification d’événements. Votre réponse doit mettre en évidence votre créativité, vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à exécuter des idées.

Exemple: « Je pense que mes événements sont uniques parce que j’essaie toujours de les rendre amusants pour toutes les personnes impliquées. Je veux que les gens s’amusent lors de mes événements, alors je planifie des jeux, des activités et des divertissements qui divertiront les invités tout au long de l’événement. J’aime aussi intégrer un thème à chacun de mes événements, ce qui m’aide à créer une expérience globale pour les participants. »

Quelle est votre expérience avec les logiciels de planification d’événements ?

Le logiciel de planification d’événements est un outil courant pour les coordonnateurs d’événements. Il leur permet de garder une trace de tous les détails impliqués dans un événement, tels que les budgets et les délais. Votre réponse doit montrer que vous savez comment utiliser ce type de logiciel et ce qu’il peut faire pour votre employeur. Si vous avez de l’expérience avec des types de logiciels spécifiques, mentionnez-les.

Exemple: « J’ai utilisé différents types de logiciels de planification d’événements au cours de ma carrière. Je trouve qu’ils sont très utiles pour suivre plusieurs événements à la fois. Mon travail actuel utilise Event Planner Pro, qui a été idéal pour organiser nos événements d’entreprise à grande échelle. Cependant, j’aime aussi utiliser Google Sheets car c’est gratuit et facile d’accès partout. »

Comment résolvez-vous les conflits entre les membres de l’équipe lorsque vous travaillez sur un événement ?

Les coordonnateurs d’événements travaillent souvent avec une équipe de personnes pour planifier et exécuter un événement. Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos compétences interpersonnelles et sur la façon dont vous résolvez les conflits entre les membres de l’équipe. Dans votre réponse, expliquez que vous essayez de comprendre les deux côtés du conflit avant de prendre une décision. Vous pouvez également mentionner que vous encouragez chacun à être respectueux lorsqu’il exprime ses opinions.

Exemple: « Je m’assure toujours d’écouter les deux côtés de l’histoire avant de décider d’une résolution. Je veux m’assurer que chacun se sente entendu et respecté lorsqu’il partage ses pensées. Si quelqu’un est irrespectueux ou agressif, je le retirerai de la situation afin que nous puissions continuer notre conversation sans distractions. Une fois que tout le monde aura eu son mot à dire, je prendrai une décision finale basée sur ce que je pense être le mieux pour l’événement.

Que feriez-vous si vous étiez chargé de planifier un événement et qu’un conférencier invité annulait à la dernière minute ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous réagiriez à des défis inattendus et comment vous pourriez les gérer. Dans votre réponse, essayez d’expliquer quelles mesures vous prendriez pour trouver un conférencier de remplacement ou apporter d’autres modifications à l’événement afin qu’il puisse toujours réussir.

Exemple: « Si cela se produisait, je demanderais d’abord aux membres de mon équipe leurs idées sur qui nous pourrions obtenir en tant que conférencier principal de dernière minute. Si nous ne pouvions pas trouver quelqu’un qui convienne, j’annulerais probablement l’événement et le reporterais à un autre moment où nous pourrions avoir un conférencier principal. En effet, le fait de ne pas avoir de conférencier principal lors d’un événement comme celui-ci entraînerait probablement une faible participation.

Avez-vous de l’expérience dans la planification d’événements corporatifs?

Les événements d’entreprise font partie intégrante du travail d’un coordinateur d’événements. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez de l’expérience dans la planification de ces types d’événements et que vous comprenez les défis uniques qu’ils peuvent présenter. Si vous n’avez pas d’expérience directe, pensez à parler de votre capacité à apprendre rapidement de nouvelles choses et à vous adapter à différentes situations.

Exemple: « J’ai planifié plusieurs événements d’entreprise au cours de ma carrière, y compris de grandes fêtes d’entreprise et de petits événements de réseautage. Je trouve que chaque événement a ses propres exigences, donc j’essaie toujours d’être flexible lorsque j’y travaille. Par exemple, lors d’un événement, j’ai remarqué qu’il n’y avait pas d’options végétariennes pour la nourriture. J’ai donc travaillé avec le chef pour créer des plats qui plairaient aux végétariens. Les participants semblaient apprécier la variété.

Comment évaluez-vous le succès d’un événement ?

Les coordonnateurs d’événements sont chargés d’évaluer le succès d’un événement et de faire les ajustements nécessaires. Cette question aide les employeurs à comprendre votre processus d’évaluation d’une situation, d’analyse de données et de mise en œuvre de solutions pour garantir le bon déroulement des événements. Dans votre réponse, expliquez comment vous utilisez les données pour prendre des décisions sur ce qui s’est bien passé et sur ce qui pourrait être amélioré lors d’événements futurs.

Exemple: « J’évalue le succès d’un événement en examinant plusieurs facteurs, notamment la gestion du budget, la satisfaction des invités et les objectifs généraux. Je considère également si oui ou non nous avons atteint nos objectifs pour l’événement. S’il y a eu des problèmes pendant l’événement, j’en prends note afin que je puisse mettre en œuvre des changements pour les événements futurs.

Quel est votre processus de formation du personnel événementiel ?

Les coordonnateurs d’événements ont souvent besoin de former le personnel de l’événement, comme les barmans et les serveurs. Votre réponse doit montrer à l’intervieweur que vous avez un processus de formation des membres de votre équipe. Vous pouvez décrire comment vous utilisez différentes méthodes de communication pour vous assurer que chacun comprend son rôle.

Exemple: « Je commence généralement par expliquer mes attentes en personne ou par téléphone. J’envoie également des instructions écrites afin qu’ils puissent s’y référer ultérieurement si nécessaire. S’il y a des changements à l’horaire, je m’assure de les communiquer verbalement et par écrit. Cela m’aide à éviter toute confusion lorsqu’il est temps de travailler sur un événement.