Travailler comme réceptionniste dentaire est un excellent moyen d’entrer dans le domaine dentaire, d’en apprendre davantage sur l’entreprise et d’acquérir une expérience de travail avec les patients. En tant que réceptionniste, vous serez le premier point de contact pour les patients, il est donc important d’avoir d’excellentes compétences en service à la clientèle. Vous devrez également vous familiariser avec la terminologie dentaire et les assurances.

Pour réussir un entretien avec une réceptionniste dentaire, vous devrez être en mesure de répondre à des questions sur votre expérience du service client, votre connaissance de la terminologie dentaire et des assurances, et votre expérience de travail avec les patients.

Dans ce guide, nous vous fournirons des questions et des réponses que vous pourrez utiliser pour vous aider à préparer votre entretien.

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Êtes-vous à l’aise de travailler avec des patients et d’offrir un service à la clientèle?

Cette question est l’occasion de montrer à l’intervieweur que vous avez de l’expérience de travail avec des patients et de service à la clientèle. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence un moment précis où vous avez aidé un patient ou un client, et comment cela a eu un impact positif sur son expérience.

Exemple: « J’aime aider les patients et les clients à trouver des informations sur notre site Web ou à planifier des rendez-vous. Je suis toujours heureux de les aider à naviguer dans le bureau et de leur fournir une assistance de toutes les manières possibles. Dans mon rôle précédent de réceptionniste dentaire, j’avais une patiente qui était nerveuse à propos de sa procédure à venir. Elle m’a demandé de la rassurer, alors j’ai pris un peu plus de temps pour tout lui expliquer et répondre à toutes ses questions. À la fin de notre conversation, elle se sentait beaucoup plus à l’aise et enthousiasmée par sa procédure.

Quelles sont vos forces en tant que réceptionniste dentaire?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre personnalité et sur la façon dont vous vous intégreriez à leur équipe. Lorsque vous répondez, pensez à quelques qualités qui vous rendent unique en tant que réceptionniste. Vous pouvez également mentionner toutes les compétences ou certifications que vous possédez et qui vous aident à exceller dans votre travail.

Exemple: « Je suis extrêmement organisée, ce qui m’aide à garder une trace de toutes les informations sur les patients. J’ai également d’excellentes compétences en communication, ce qui me permet de répondre au téléphone de manière professionnelle et de parler clairement lorsque je parle aux patients. Une autre force est mon souci du détail, ce qui me permet de m’assurer que tous les documents sont classés correctement. Enfin, je suis très motivé par les défis, donc je travaille toujours dur pour respecter les délais.

Comment décririez-vous votre éthique de travail ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre éthique de travail et sur la façon dont vous abordez votre travail. Ils veulent savoir que vous êtes un travailleur acharné qui est prêt à aller au-delà de la pratique. Lorsque vous répondez, pensez à un exemple de votre travail précédent où vous avez travaillé particulièrement dur ou êtes resté tard.

Exemple: « J’ai toujours été quelqu’un qui aborde son travail avec une attitude positive. Je m’engage à faire tout ce qu’il faut pour aider les patients et les médecins du cabinet. Par exemple, lorsque je travaillais à mon dernier poste de réceptionniste dentaire, il y avait des moments où nous avions tellement de patients programmés que nous manquions de fournitures. Plutôt que d’appeler malade, je me suis porté volontaire pour rester après les heures de travail pour réapprovisionner le placard de fournitures.

Quelle est votre expérience avec les logiciels et technologies dentaires ?

Le réceptionniste dentaire est souvent responsable de la gestion de la technologie du cabinet, y compris la planification des rendez-vous et la saisie des informations sur le patient dans un ordinateur. L’intervieweur peut poser cette question pour en savoir plus sur votre expérience avec des logiciels spécifiques ou d’autres technologies couramment utilisées en dentisterie. Dans votre réponse, décrivez les systèmes avec lesquels vous avez travaillé et dans quelle mesure vous les utilisez. Expliquez toutes les compétences supplémentaires que vous possédez et qui vous aideraient à utiliser ces outils plus efficacement.

Exemple: « Je travaille comme réceptionniste depuis cinq ans maintenant et j’ai acquis une vaste expérience avec différents logiciels et technologies dentaires. Par exemple, je connais très bien Dentrix car mon ancien employeur l’utilisait. Je sais également utiliser de nombreux logiciels médicaux courants tels que Practice Fusion et Epic. Par conséquent, je peux configurer rapidement de nouveaux patients et saisir leurs informations avec précision. »

Fournissez un exemple de la façon dont vous avez contribué à améliorer l’efficacité d’un cabinet dentaire.

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer comment vous pourriez contribuer à son bureau. Votre réponse doit mettre en évidence votre capacité à travailler en équipe et à mettre en œuvre des changements qui profitent à la pratique dentaire dans son ensemble.

Exemple: « Dans mon rôle précédent, j’ai remarqué que les patients avaient souvent des questions sur la facturation ou l’assurance après avoir quitté leur rendez-vous. Pour résoudre ce problème, j’ai créé un portail en ligne où les patients pouvaient soumettre ces questions avant de quitter le cabinet. Cela a permis à notre personnel de répondre plus rapidement aux demandes des patients, ce qui a amélioré la satisfaction des clients et réduit le nombre d’appels téléphoniques que nous avons reçus.

Si un patient n’était pas satisfait de son traitement, comment géreriez-vous la situation ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous réagiriez à une situation difficile. Il est important de montrer que vous avez la capacité de gérer les conflits et de rester calme dans ces situations. Dans votre réponse, essayez d’expliquer quelles mesures vous prendriez pour résoudre le problème tout en préservant la confidentialité du patient.

Exemple: « Si un patient n’était pas satisfait de son traitement, j’écoutais d’abord ses préoccupations, puis je lui demandais s’il souhaitait en parler au dentiste. S’ils étaient d’accord, je fixerais un rendez-vous pour qu’ils rencontrent le dentiste. S’ils refusaient, je proposerais de reporter leur prochain rendez-vous ou de les appeler plus tard pour voir comment ils se sentaient.

Que feriez-vous si vous remarquiez qu’un collègue avait du mal avec une tâche ?

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous travaillez avec les autres et votre capacité à collaborer. Votre réponse doit montrer que vous êtes prêt à aider un collègue lorsqu’il en a besoin, mais également mettre en évidence toutes les compétences ou connaissances que vous possédez et qui pourraient être utiles à l’autre personne.

Exemple: « Si je remarquais qu’un collègue avait du mal avec une tâche, je lui demandais d’abord s’il avait besoin d’aide. S’ils le faisaient, j’offrirais mon aide et j’essaierais de savoir quelles informations ils recherchaient. S’ils n’avaient pas besoin d’aide, je chercherais l’information moi-même et je la leur enverrais.

Dans quelle mesure communiquez-vous avec vos patients ?

Le réceptionniste dentaire est souvent la première personne avec qui les patients interagissent lorsqu’ils se présentent au cabinet. Cette question aide les employeurs à déterminer si vous pouvez communiquer efficacement et professionnellement avec vos patients. Utilisez des exemples d’expériences antérieures dans lesquelles vous avez aidé un patient ou un client à comprendre quelque chose, comme une police d’assurance ou un plan de traitement.

Exemple: « J’ai eu de nombreuses occasions de travailler avec des patients nerveux à propos de leurs rendez-vous. Je m’assure toujours de les saluer chaleureusement et de répondre à toutes leurs questions avant leur enregistrement. Par exemple, lors de mon dernier emploi, j’avais un patient qui n’était pas sûr du type de mode de paiement que nous acceptions. Je lui ai expliqué nos différentes options de paiement et lui ai même proposé de l’aider à créer un nouveau compte en ligne afin qu’elle puisse payer à l’avance.

Avez-vous une expérience de travail avec des compagnies d’assurance?

L’intervieweur peut poser cette question pour voir si vous avez une expérience de travail avec des compagnies d’assurance et dans quelle mesure vous pouvez communiquer avec elles. Si vous n’avez pas d’expérience, vous pouvez expliquer que vous êtes prêt à apprendre le processus de dépôt des réclamations et de communication avec les compagnies d’assurance.

Exemple: « Je n’ai jamais travaillé directement avec une compagnie d’assurance, mais je connais bien le processus. Quand j’étais à l’école, mon amie avait beaucoup de soins dentaires à faire et elle m’a raconté son expérience en matière de dépôt d’assurance. Elle a dit que c’était très simple et direct, donc je sais quelles informations sont nécessaires lors du dépôt d’une réclamation.

Lorsqu’un patient est nerveux à propos de son rendez-vous, comment l’aidez-vous à se sentir plus à l’aise ?

Les enquêteurs peuvent poser cette question pour évaluer vos compétences interpersonnelles et votre capacité à calmer les patients. Votre réponse doit inclure un exemple précis de la façon dont vous avez aidé un patient nerveux à se sentir plus à l’aise dans le passé, ainsi que toutes les techniques ou stratégies que vous avez utilisées.

Exemple: « Lorsque j’ai commencé à travailler comme réceptionniste dentaire, j’avais un patient qui était très anxieux à propos de son rendez-vous. Ils s’inquiétaient de ce qu’ils vivraient pendant leur intervention et m’ont posé de nombreuses questions à ce sujet. Plutôt que d’essayer de répondre à toutes leurs questions en même temps, j’ai pris des notes sur tout ce qu’ils ont dit, puis j’ai prévu un moment pour que nous nous rencontrions à nouveau afin que je puisse tout revoir en tête-à-tête. Cela leur a permis d’obtenir des réponses à toutes leurs questions sans se sentir dépassés.

Nous voulons nous assurer que nos patients se sentent bien accueillis et à l’aise à leur arrivée. Comment vous assureriez-vous que la salle d’attente est propre et accueillante ?

L’intervieweur peut vous poser cette question pour voir comment vous gérez les tâches de nettoyage et d’organisation. Montrez vos talents d’organisation en décrivant un moment où vous avez aidé à nettoyer ou à organiser une zone au travail, à l’école ou à la maison.

Exemple: « Je m’assure toujours que la salle d’attente est rangée avant que les patients n’arrivent pour leurs rendez-vous. Je m’assure également qu’il y a beaucoup de magazines et de livres à leur disposition pendant qu’ils attendent. Si nous avons des enfants qui ont besoin de divertissement, je leur apporterai des jouets et des livres à colorier pour qu’ils puissent passer le temps.

Décrivez votre expérience de travail avec les enfants.

Travailler comme réceptionniste dentaire implique souvent d’interagir avec les enfants et leurs parents. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez une expérience de travail avec des enfants dans un cadre professionnel. Utilisez votre réponse pour partager un exemple de la façon dont vous avez aidé un enfant à se sentir à l’aise chez le dentiste.

Exemple: « J’ai travaillé comme monitrice de camp pendant cinq ans, donc je connais très bien le travail avec les enfants. Lors de mon dernier emploi, j’ai remarqué que beaucoup de nos patients étaient de jeunes enfants nerveux à l’idée de venir chez le dentiste. Pour les aider à se sentir plus à l’aise, je les accueillais toujours avec le sourire et leur offrais un autocollant ou un petit jouet à leur arrivée. Ce simple geste leur a permis d’interagir beaucoup plus facilement avec moi tout au long de leur rendez-vous.

Qu’est-ce qui vous distingue des autres réceptionnistes dentaires?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre personnalité et comment vous pouvez contribuer à leur cabinet dentaire. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner une compétence ou un trait spécifique qui vous distingue des autres réceptionnistes. Vous pouvez également partager un exemple de cas où vous avez utilisé cette compétence ou ce trait dans le passé.

Exemple: « Je pense que ce qui me distingue des autres réceptionnistes dentaires, c’est ma capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois. J’ai travaillé comme réceptionniste pendant cinq ans maintenant, donc je suis très à l’aise avec la gestion de plusieurs tâches à la fois. Par exemple, si quelqu’un appelle pendant que je prends des rendez-vous, je peux répondre à l’appel téléphonique tout en consultant notre base de données pour trouver les informations sur le patient. »

Pour quels cabinets dentaires avez-vous travaillé dans le passé ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre expérience. Ils veulent savoir si vous avez déjà travaillé pour un cabinet dentaire et à quoi ressemblait le cabinet. Utilisez votre réponse pour partager les pratiques pour lesquelles vous avez travaillé dans le passé, combien de temps vous y étiez et ce que vous avez le plus apprécié dans chacune d’elles.

Exemple: « Je n’ai jamais travaillé que dans mon cabinet dentaire actuel. J’ai commencé à travailler ici en tant qu’assistante réceptionniste lorsque j’ai obtenu mon diplôme universitaire en administration des affaires. Ce que je préfère dans mon travail ici, c’est que nous sommes tous très unis. Nous travaillons dur, mais nous veillons également à prendre le temps de profiter de notre vie en dehors du travail.

Selon vous, quelle est la compétence la plus importante pour un réceptionniste dentaire ?

Cette question peut aider un intervieweur à déterminer si vous avez les compétences qu’il recherche chez un réceptionniste. Cela peut également leur montrer quelles sont vos priorités en tant que professionnel et comment vous pourriez vous intégrer dans leur culture de bureau. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de réfléchir aux compétences qui, selon vous, vous ont aidé à réussir dans les rôles précédents.

Exemple: « Je crois que la communication est l’une des compétences les plus importantes qu’une réceptionniste dentaire puisse avoir. J’ai remarqué que de nombreux patients viennent avec des questions ou des préoccupations, il est donc essentiel de pouvoir écouter attentivement et de communiquer clairement. Dans mon dernier rôle, j’étais souvent la première personne à qui les patients s’adressaient lorsqu’ils appelaient le bureau, j’ai donc appris à répondre aux questions courantes et à calmer les nerfs avant de transférer les appels à d’autres membres du personnel.

À quelle fréquence effectuez-vous le nettoyage et l’entretien de l’équipement dentaire ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau d’expérience avec l’équipement dentaire. Si vous avez déjà entretenu et nettoyé du matériel dentaire, décrivez ce que vous avez fait en détail. Si vous n’avez aucune expérience, vous pouvez expliquer que vous êtes prêt à apprendre comment effectuer ces tâches si vous êtes embauché.

Exemple: « Je n’ai jamais effectué d’entretien ou de nettoyage sur du matériel dentaire, mais j’ai hâte d’apprendre. Dans mon dernier poste de réceptionniste, j’étais responsable de la commande des fournitures et du suivi de l’inventaire. Cela m’a aidé à comprendre quelles fournitures s’épuisaient et quand nous devions en commander davantage. »

Il y a un problème avec une machine dentaire et un patient attend pour l’utiliser. Comment géreriez-vous la situation ?

Cette question est l’occasion de montrer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à prioriser les tâches. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de décrire les mesures que vous prendriez pour résoudre le problème tout en vous assurant que les patients sont à l’aise et que leurs besoins sont satisfaits.

Exemple: « S’il y avait un problème avec l’un des appareils dentaires, je m’assurais d’abord que le patient qui utilise actuellement l’appareil allait bien. Ensuite, j’appellerais du renfort si nécessaire pour qu’un autre réceptionniste puisse m’aider à réparer la machine. Une fois que nous avons déterminé quel était le problème, je me mettais au travail pour le résoudre le plus rapidement possible afin que le patient en attente puisse utiliser l’équipement. »