Un commis aux données est une personne responsable de la maintenance précise et efficace des données. Cela peut inclure la saisie de données dans un ordinateur, la vérification de données ou la tenue de dossiers. Les commis aux données se trouvent dans une variété d’industries, telles que les soins de santé, la fabrication et la vente au détail.

Un entretien d’embauche de commis aux données consistera probablement en des questions sur votre capacité à gérer les données, ainsi que sur vos compétences organisationnelles. Vous pouvez également être interrogé sur vos compétences en informatique. Dans ce guide, nous vous fournirons des conseils sur la façon de répondre aux questions d’entretien d’embauche des commis aux données.

Êtes-vous à l’aise avec de grandes quantités de données ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si vous avez la capacité de travailler avec de grandes quantités de données et dans quelle mesure vous organisez les informations. Utilisez des exemples tirés de votre expérience qui montrent que vous êtes à l’aise avec de grandes quantités de données et que vous restez organisé.

Exemple: « Dans mon rôle précédent, j’étais responsable de la saisie de toutes les factures entrantes et sortantes dans notre logiciel de comptabilité. Cela m’obligeait à saisir des milliers de données chaque semaine. Cependant, je suis très bon pour rester organisé et utiliser des systèmes de codage couleur pour suivre différents types de données. Par exemple, j’utiliserais le rouge pour indiquer une facture qui devait être payée et le vert pour indiquer une facture qui avait déjà été payée.

Quelles sont certaines des compétences les plus importantes que doit posséder un commis aux données ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si vous avez les compétences nécessaires pour réussir dans ce rôle. Lorsque vous répondez, il peut être utile de mentionner quelques-unes de vos compétences les plus solides et leur lien avec les responsabilités de commis aux données.

Exemple: « La compétence la plus importante pour un commis aux données est l’attention portée aux détails. En effet, je saisirais des informations dans des feuilles de calcul ou des bases de données qui nécessitent de la précision. Une autre compétence importante est la communication. Les commis aux données travaillent souvent avec d’autres membres de l’équipe qui ont besoin d’accéder à l’information. Il est important pour moi que tout le monde comprenne ce que je fais et pourquoi. Enfin, les compétences en résolution de problèmes sont essentielles. Il peut arriver que je rencontre des problèmes lorsque je travaille sur des projets. Avoir de solides compétences en résolution de problèmes me permet de trouver des solutions rapidement.

Comment décririez-vous la relation entre les données et l’information ?

Cette question est l’occasion de montrer à votre interlocuteur que vous comprenez la différence entre données et informations. Utilisez des exemples tirés de votre expérience ou de votre formation pour expliquer comment vous utilisez ces connaissances dans votre travail.

Exemple: « Les données sont des faits bruts, des chiffres et des statistiques, tandis que les informations sont un résumé significatif des données. Dans mon rôle précédent de commis aux données, j’étais responsable de la saisie des données dans des feuilles de calcul et des bases de données. Mon équipe analysait ensuite les données et créait des rapports basés sur les informations recueillies. Ce processus nous a aidés à prendre des décisions plus éclairées concernant nos stratégies de marketing. »

Quelle est la différence entre les données primaires et secondaires ?

Cette question teste vos connaissances sur le stockage et la récupération de données. Il montre également à l’intervieweur comment vous appliquez ces connaissances à votre travail. Utilisez des exemples tirés de votre expérience pour montrer comment vous utilisez les données primaires et secondaires dans vos tâches quotidiennes.

Exemple: « Les données primaires sont des informations que je saisis dans une base de données, telles que les commandes des clients ou les transactions de vente. Les données secondaires sont des informations déjà stockées dans une base de données, comme les noms des clients, les adresses et les historiques d’achat. Dans mon dernier rôle, j’ai utilisé les deux types de données pour accomplir mes tâches quotidiennes. Par exemple, lorsque des clients m’appelaient pour poser des questions sur leurs commandes, je consultais l’historique de leurs commandes pour trouver les réponses dont ils avaient besoin. »

Donnez un exemple d’un moment où vous avez dû collecter des données et les organiser.

Cette question est l’occasion de montrer votre capacité à travailler avec des données et à les organiser de manière logique. En répondant à cette question, vous pouvez décrire le processus d’organisation des données et comment vous l’avez fait.

Exemple: « Dans mon emploi précédent, j’étais responsable de la saisie de données dans des tableurs et des bases de données. Une fois, nous avons dû saisir manuellement toutes les informations de nos clients dans une base de données car l’entreprise ne disposait d’aucun logiciel capable de le faire automatiquement. Il m’a fallu plusieurs heures pour saisir toutes les informations, mais une fois que j’ai terminé, j’ai pu utiliser la base de données pour trouver rapidement les informations sur les clients.

Si vous aviez accès à des données confidentielles, quelles mesures prendriez-vous pour assurer leur sécurité ?

Cette question est l’occasion de montrer vos connaissances en matière de sécurité et de conformité des données. Lorsque vous répondez, il peut être utile de mentionner l’importance de la confidentialité dans ce rôle et comment vous vous assureriez que les informations restent sécurisées.

Exemple: « Je comprends l’importance de conserver des données confidentielles, je prendrais donc plusieurs mesures pour m’assurer qu’elles sont en sécurité. Tout d’abord, je m’assurerais que mon ordinateur était à jour avec un logiciel antivirus et d’autres mesures de protection. Ensuite, je ne quitterais plus mon bureau sans me déconnecter du système et verrouiller mon poste de travail. Enfin, je garderais toujours une copie de tous les documents importants dans un tiroir ou un classeur verrouillé.

Que feriez-vous si vous remarquiez une erreur dans les données dont vous êtes responsable ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer comment vous répondez aux défis et aux erreurs dans votre travail. Utilisez des exemples d’expériences passées où vous avez remarqué une erreur, l’avez signalée et corrigée ou avez communiqué avec d’autres au sujet de l’erreur.

Exemple: « Si je remarquais une erreur dans ma saisie de données, j’essayais d’abord d’en découvrir la cause. Si je faisais l’erreur, je la corrigerais immédiatement et documenterais que je l’ai fait. Si quelqu’un d’autre commettait l’erreur, je communiquerais avec lui à propos du problème et lui demanderais son avis sur la façon de le résoudre. Une fois que je savais qui était responsable de la résolution du problème, j’attendais qu’ils aient terminé la tâche avant de passer à d’autres tâches. »

Comment performez-vous sous pression?

Les employeurs posent cette question pour voir comment vous réagissez à une situation stressante. Ils veulent savoir que vous pouvez bien performer même sous pression. Dans votre réponse, expliquez les mesures que vous prenez pour rester calme et concentré dans des situations de haute pression.

Exemple: « Je suis capable de rester calme et concentré dans des situations de haute pression parce que j’ai développé mes compétences en gestion du temps au fil des ans. Lorsque vous travaillez avec de grandes quantités de données, il est important de hiérarchiser les tâches afin qu’elles soient effectuées à temps. Cela m’aide à éviter de me sentir dépassé par la quantité de travail que j’ai à faire. Une autre façon de gérer le stress est de demander de l’aide si j’en ai besoin. S’il y a trop de tâches à accomplir dans un certain délai, j’en parlerai afin que nous puissions trouver une solution.

Avez-vous de l’expérience avec un logiciel de gestion de données ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau d’expérience avec un logiciel de gestion de données. Si vous avez déjà utilisé ce type de logiciel, partagez les types de programmes que vous avez utilisés et comment ils vous ont aidé à accomplir vos tâches professionnelles. Si vous n’avez aucune expérience dans l’utilisation de logiciels de gestion de données, vous pouvez expliquer que vous êtes prêt à apprendre de nouveaux systèmes si vous êtes embauché pour le poste.

Exemple: « J’ai occupé différents postes où j’étais responsable de la saisie de données dans des feuilles de calcul ou des bases de données. Dans mon dernier rôle en tant qu’adjointe administrative, j’ai utilisé Microsoft Excel pour saisir les données des sondages auprès des clients dans un tableur. Cela m’a permis de compiler toutes les informations dans un seul document afin que mon superviseur puisse les examiner. »

Quand est-il approprié de rechercher des données supplémentaires ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau d’initiative et vos compétences en résolution de problèmes. Utilisez des exemples d’expériences antérieures pour montrer comment vous utilisez la pensée critique pour résoudre des problèmes et prendre des décisions.

Exemple: « Dans mon dernier poste, j’ai remarqué que de nombreux clients retournaient des produits parce qu’ils ne me convenaient pas. Cela faisait en sorte que le taux de retour de notre entreprise était supérieur à la moyenne. J’ai discuté de ce problème avec mon responsable et nous avons décidé d’ajouter d’autres tailles à notre inventaire. Après cela, notre taux de retour a diminué de 20 %. Ma décision de rechercher des données supplémentaires m’a aidé à trouver une solution à un problème qui aurait pu affecter négativement notre activité. »

Nous voulons améliorer notre service client. Comment procéderiez-vous pour recueillir les commentaires des clients ?

Cette question est un excellent moyen de montrer votre capacité à travailler avec les autres et à mettre en œuvre le changement. Votre réponse devrait inclure la manière dont vous collecteriez les commentaires, ce que vous feriez avec les informations et qui vous impliqueriez dans le processus.

Exemple: « Je commencerais par créer une enquête en ligne qui interroge les clients sur leur expérience dans notre entreprise. Je m’assurerais qu’il est facile pour eux de remplir afin qu’ils puissent fournir autant de détails que possible. Après avoir collecté les données, je les analyserais et créerais un rapport de mes conclusions. Ensuite, je présenterais mes conclusions à la direction avec quelques suggestions sur la façon dont nous pourrions améliorer le service client. »

Décrivez votre expérience de travail avec de grandes bases de données.

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre expérience de la saisie de données et la manière dont vous organisez les informations. Utilisez des exemples de travaux antérieurs pour décrire comment vous avez utilisé un système de base de données, y compris les défis auxquels vous avez été confrontés en travaillant avec de grandes quantités de données.

Exemple: « Lors de mon dernier emploi, je travaillais avec une base de données qui contenait toutes les informations de nos clients, y compris leurs coordonnées, l’historique de leurs achats et d’autres détails importants. La base de données était organisée par département, ce qui m’a permis de trouver facilement des informations spécifiques en cas de besoin. Cependant, il y avait parfois trop d’enregistrements dans une catégorie, ce qui rendait difficile de tout trier. Dans ces cas, j’utiliserais les fonctions de recherche pour affiner les résultats.

Qu’est-ce qui vous distingue des autres commis aux données ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos compétences et capacités. Ils veulent savoir ce qui vous rend unique par rapport aux autres candidats. Lorsque vous répondez à cette question, pensez à une compétence ou à une qualité qui vous distingue des autres. Vous pouvez également mentionner toutes les certifications que vous avez.

Exemple: « Je suis très soucieux des détails lorsqu’il s’agit de saisir des données. Je m’assure toujours d’entrer correctement toutes les informations dans le système. Une autre chose qui me distingue est mon souci du détail. Je remarque de petites erreurs dans la saisie des données et je les corrige avant qu’elles ne deviennent un problème. Je détiens également une certification en saisie de données.

Avec quels types de données préférez-vous travailler ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau d’expérience avec différents types de données. Il peut également leur montrer avec quel type vous préférez travailler et pourquoi. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner quelques types de données avec lesquels vous avez travaillé dans le passé et ce que vous avez apprécié dans chacun d’eux.

Exemple: « J’ai eu l’expérience de travailler avec toutes sortes de données, mais je me trouve plus à l’aise avec les données transactionnelles. C’est parce que j’aime pouvoir voir comment mon travail a un impact direct sur les résultats de l’entreprise. Dans mon dernier rôle, j’étais responsable de la saisie des informations clients dans notre base de données. J’ai trouvé cette tâche très enrichissante car j’ai pu constater l’impact de mon travail sur les ventes de l’entreprise.

Selon vous, quelle est la chose la plus importante que les commis aux données puissent faire pour aider leurs employeurs ?

Cette question peut aider l’intervieweur à mieux vous connaître et à comprendre quelles sont vos priorités. Votre réponse peut montrer comment vous contribueriez à une équipe de commis aux données, ce qui est important pour ce rôle.

Exemple: « Je pense que l’une des choses les plus importantes que les commis aux données puissent faire est de s’assurer qu’ils sont toujours précis lorsqu’ils saisissent des informations dans leurs systèmes. Cela signifie revérifier tout mon travail avant de le soumettre pour s’assurer que je n’ai pas fait d’erreurs. Cela signifie également demander de l’aide si je ne suis pas sûr de quelque chose ou si j’ai besoin d’éclaircissements sur une tâche.

À quelle fréquence les données doivent-elles être mises à jour ?

Cette question peut aider l’intervieweur à évaluer votre connaissance de la saisie de données et la façon dont vous l’appliquez à votre travail. Utilisez des exemples tirés de l’expérience passée pour montrer que vous comprenez quand les données doivent être mises à jour, pourquoi cela doit être fait et quelles méthodes vous utilisez pour garantir l’exactitude.

Exemple: « Dans mon dernier rôle en tant que commis aux données, j’étais responsable de la mise à jour des informations sur les clients chaque fois qu’ils apportaient des modifications à leurs coordonnées ou à leur situation financière. Par exemple, si un client changeait d’adresse, je mettrais à jour son adresse postale dans notre base de données. Si la carte de crédit d’un client expirait, je mettais à jour son mode de paiement dans notre système afin que nous puissions continuer à le facturer. Ces mises à jour m’ont aidé à tenir des registres précis et garanti que les clients recevaient les bons relevés de facturation. »

Il y a une différence entre les données qui vous ont été fournies et ce que vous avez observé. Qu’est-ce que tu ferais?

Cette question est un excellent moyen de tester vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à travailler avec les autres. Lorsque vous répondez à cette question, il est important de montrer que vous pouvez communiquer efficacement et collaborer avec les autres membres de l’équipe.

Exemple: « S’il y avait une divergence entre les données qui m’avaient été fournies et ce que j’avais observé, je demanderais d’abord à mon superviseur des éclaircissements sur la question. S’ils n’étaient pas en mesure de me fournir une réponse, je contacterais alors la personne qui m’a initialement fourni l’information et lui poserais des questions sur l’écart. Cela peut être nécessaire si la source originale de l’information a oublié ou mal rappelé quelque chose.