Chaque entreprise doit se conformer à diverses lois et réglementations, et c’est là que les spécialistes de la conformité entrent en jeu. Ils s’assurent que leur entreprise respecte toutes les lois et réglementations nécessaires en élaborant et en mettant en œuvre des politiques et des procédures. Ils aident également à former les employés sur ces politiques et procédures.

Si vous cherchez à passer un entretien pour un poste de spécialiste de la conformité, vous voudrez être prêt à répondre à certaines questions d’entretien courantes. Dans ce guide, nous vous donnerons quelques conseils sur la façon de répondre aux questions sur votre expérience, votre connaissance de la loi et votre capacité à gérer des situations difficiles. Nous vous fournirons également une liste d’exemples de questions et de réponses que vous pourrez utiliser pour vous aider à préparer votre entretien.

Contenus afficher

Connaissez-vous un logiciel de gestion de la conformité ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau d’expérience avec les logiciels de gestion de la conformité. Si vous avez utilisé un type spécifique de logiciel de gestion de la conformité dans le passé, partagez ce que vous avez aimé et comment il vous a aidé à accomplir vos tâches.

Exemple: « J’ai travaillé avec différents types de logiciels de gestion de la conformité dans mes postes précédents. Je trouve que chaque système a ses propres avantages, mais je préfère utiliser des systèmes qui me permettent de créer des rapports personnalisés pour mes managers. Cela me permet de leur fournir des informations détaillées sur tous les problèmes ou préoccupations au sein de leurs services afin qu’ils puissent y répondre rapidement. »

Quelles sont certaines des qualités les plus importantes pour un spécialiste de la conformité ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre personnalité et sur la façon dont vous vous intégreriez à leur équipe. Ils veulent quelqu’un qui est organisé, soucieux du détail et capable de bien travailler sous pression. Lorsque vous répondez à cette question, essayez de mettre en évidence les compétences qui vous ont aidé à réussir dans les rôles précédents.

Exemple: « Je pense que l’une des qualités les plus importantes pour un spécialiste de la conformité est l’attention portée aux détails. Ce rôle nous oblige à examiner de nombreux documents et à nous assurer qu’ils respectent certaines normes. Si nous manquons quelque chose, cela pourrait entraîner de graves conséquences pour notre entreprise. Une autre qualité qui me semble importante est la communication. D’après mon expérience, il y a souvent des questions ou des préoccupations au sujet de ce que nous faisons. C’est important de pouvoir expliquer les choses clairement pour que tout le monde comprenne.

Comment décririez-vous le rôle d’un spécialiste de la conformité à une personne sans formation en droit ou en affaires ?

Cette question est un excellent moyen de montrer vos compétences en communication et votre capacité à expliquer des concepts complexes en termes simples. Utilisez des exemples tirés de votre propre expérience ou reportez-vous à la description de poste pour avoir des idées sur ce que vous pourriez dire.

Exemple: « Les spécialistes de la conformité sont chargés de s’assurer que les politiques, procédures et actions de leur organisation sont conformes à la réglementation fédérale. Ils s’assurent également que les employés comprennent la politique de l’entreprise et son lien avec les exigences légales. Dans mon dernier rôle en tant que spécialiste de la conformité, j’ai travaillé en étroite collaboration avec la haute direction pour développer de nouvelles politiques et procédures qui nous aideraient à atteindre nos objectifs tout en respectant la loi.

Quel est votre processus d’identification et d’évaluation des risques au sein de votre organisation ?

Les spécialistes de la conformité doivent être en mesure d’évaluer les risques et de déterminer le meilleur plan d’action pour leur organisation. Votre réponse doit montrer que vous avez mis en place un processus pour évaluer les risques et déterminer comment les atténuer.

Exemple: « J’utilise plusieurs outils différents pour m’aider à identifier les risques au sein de mon organisation. Je commence par examiner tous les documents ou politiques qui peuvent présenter un risque de conformité, tels que les contrats ou les manuels des employés. Ensuite, j’effectue un audit interne pour voir s’il y a des domaines dans lesquels nous ne suivons pas nos propres politiques. Enfin, j’effectue un audit indépendant pour m’assurer que nous respectons les normes de l’industrie.

Donnez un exemple d’une situation où vous avez dû informer un employé d’une nouvelle politique ou d’un nouveau règlement.

Un intervieweur peut poser cette question pour en savoir plus sur vos compétences en communication et sur la manière dont vous pouvez aider les autres à comprendre les politiques et les réglementations. Dans votre réponse, essayez d’expliquer les étapes que vous avez suivies pour éduquer l’employé et mettez en évidence les compétences ou techniques spécifiques que vous avez utilisées pour rendre l’information plus facile à comprendre.

Exemple: « Dans mon emploi précédent, j’ai dû former plusieurs employés sur une nouvelle politique concernant les documents confidentiels. L’entreprise mettait en place un nouveau système qui permettrait aux employés de consulter tous les documents confidentiels en ligne. Auparavant, ils ne pouvaient accéder à ces documents qu’en personne à leur bureau. Pour les préparer au changement, j’ai d’abord expliqué pourquoi l’entreprise a mis en place le nouveau système. Ensuite, je leur ai montré comment utiliser le nouveau système afin qu’ils puissent toujours accéder aux documents en cas de besoin. »

Si vous découvriez que plusieurs services enfreignaient un règlement particulier, à qui le signaleriez-vous ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer comment vous priorisez votre travail et communiquez avec les autres. Votre réponse doit montrer que vous comprenez l’importance de signaler les violations à un superviseur ou à un responsable dès que possible.

Exemple: « Si je découvrais que plusieurs services enfreignaient une réglementation, je le signalerais immédiatement à mon superviseur immédiat ou à mon responsable de la conformité. En effet, il est important de s’attaquer à ces types de violations avant qu’elles ne deviennent des problèmes plus graves. Par exemple, si plusieurs employés ne suivent pas les procédures appropriées pour traiter les informations confidentielles, il pourrait y avoir un problème plus important au sein de l’entreprise. Si nous ne le réglons pas immédiatement, cela peut entraîner des violations de données ou d’autres problèmes. »

Que feriez-vous si vous remarquiez un comportement contraire à l’éthique chez certains membres de votre personnel ?

Cette question peut aider l’intervieweur à évaluer votre capacité à gérer des situations difficiles et à prendre des décisions éthiques. Utilisez des exemples d’expériences passées ou décrivez comment vous aborderiez cette situation si elle devait se produire dans votre nouveau rôle.

Exemple: « J’ai travaillé avec plusieurs départements qui avaient une culture de comportement contraire à l’éthique, mais j’ai pu changer leurs comportements en renforçant les politiques et procédures de l’entreprise. Dans un cas, j’ai remarqué que certains employés emportaient des fournitures de bureau à domicile sans autorisation. Je leur ai parlé de notre politique sur le vol et leur ai expliqué qu’ils pouvaient être renvoyés pour vol. Après cette conversation, je n’ai remarqué aucun autre incident.

Dans quelle mesure gérez-vous le stress lorsque vous travaillez sur des projets complexes ou stimulants ?

Les spécialistes de la conformité travaillent souvent sur des projets complexes qui nécessitent une attention aux détails et une analyse minutieuse. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez la capacité de gérer le stress lorsque vous travaillez dans leur service de conformité. Dans votre réponse, partagez un moment où vous avez travaillé sur un projet stimulant et comment vous l’avez géré. Expliquez les mesures que vous avez prises pour gérer votre stress et mener à bien la tâche.

Exemple: « Je trouve que je peux gérer pas mal de stress tant que je suis organisé et préparé pour mes tâches. Lorsque j’ai commencé à travailler comme spécialiste de la conformité, on m’a confié un grand projet avec des délais serrés. Au début, je me sentais dépassée par la quantité de travail que j’avais à faire. Cependant, une fois que j’ai décomposé le projet en tâches plus petites, j’ai découvert que je pouvais le gérer beaucoup plus facilement. Maintenant, je m’assure toujours de planifier mon travail à l’avance afin de pouvoir rester organisé.

Avez-vous des questions à nous poser sur le poste de spécialiste de la conformité ?

Cette question vous donne l’opportunité de montrer votre intérêt pour le poste et de poser toutes les questions que vous pourriez avoir. Les intervieweurs apprécient souvent que les candidats soient préparés pour leur entretien, il est donc important de venir avec une liste de questions qui vous aideront à en savoir plus sur le poste et l’entreprise.

Exemple: « Oui. Tout d’abord, j’aimerais savoir quelles sont vos attentes vis-à-vis des spécialistes de la conformité de cette organisation. Deuxièmement, je suis curieux de savoir combien de formation est offerte aux nouveaux employés. Enfin, je me demandais s’il y avait des possibilités d’avancement au sein de ce département.

Dans l’exercice de vos fonctions, préférez-vous travailler de manière autonome ou en équipe ?

Les spécialistes de la conformité travaillent souvent de manière indépendante, mais ils peuvent également collaborer avec d’autres professionnels de la conformité. Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos compétences interpersonnelles et sur la façon dont vous préférez travailler. Dans votre réponse, essayez d’expliquer pourquoi vous vous sentez comme si vous travailliez seul ou en groupe.

Exemple: « J’aime à la fois travailler de manière indépendante et collaborer avec les autres. Je trouve que lorsque je travaille seul, je peux mieux me concentrer et en faire plus. Cependant, j’aime aussi collaborer avec les autres car cela me permet de partager des idées et d’apprendre des autres. Collaborer avec les autres m’a aidé à développer certaines de mes meilleures stratégies pour accomplir mes tâches professionnelles. »

Nous voulons nous assurer que nos employés sont bien informés des changements apportés à nos politiques de conformité. Quelle est votre stratégie de diffusion de l’information ?

L’intervieweur peut vous poser cette question pour évaluer vos compétences en communication et votre capacité à diffuser l’information. Utilisez des exemples de rôles précédents où vous avez réussi à communiquer des changements importants ou des mises à jour de politiques, de procédures ou de réglementations.

Exemple: « Je m’assure toujours d’avoir un plan en place pour communiquer toute nouvelle exigence de conformité ou toute modification des exigences existantes. Dans mon dernier rôle, nous avons eu des réunions hebdomadaires avec l’équipe de direction où nous avons discuté des changements à venir à notre programme de conformité. Nous avons également envoyé des e-mails mensuels avec des liens vers des webinaires enregistrés qui ont fourni plus de détails sur les changements à venir. Cette stratégie nous a aidés à nous assurer que tous les employés étaient au courant des changements à venir et pouvaient se préparer en conséquence. »

Décrivez votre expérience des audits de conformité.

Les audits de conformité sont une partie importante du travail d’un spécialiste de la conformité. Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre expérience avec ces types d’audits et sur la façon dont vous les gérez. Utilisez votre réponse pour expliquer ce qu’est un audit de conformité, pourquoi il est important et les étapes à suivre pour en effectuer un.

Exemple: « J’ai participé à plusieurs audits de conformité au cours de ma carrière en tant que spécialiste de la conformité. Lors de chaque audit, je rencontre d’abord l’équipe de direction de l’entreprise pour discuter de leurs politiques et procédures actuelles. Ensuite, je mène des entretiens avec les employés pour voir s’ils ont des préoccupations ou des questions sur les politiques de l’entreprise. Par la suite, j’examine tous les documents liés aux politiques et procédures de l’entreprise. Enfin, je présente mes conclusions à l’équipe de direction et formule des recommandations pour améliorer les politiques de l’entreprise. »

Qu’est-ce qui fait de vous un bon candidat pour cette entreprise ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre connaissance de leur entreprise et sur la manière dont vous pouvez contribuer à son succès. Avant votre entretien, recherchez l’énoncé de mission, les valeurs et les objectifs de l’entreprise. Utilisez ces éléments pour expliquer pourquoi vous êtes un bon candidat pour l’organisation.

Exemple: « Je suis un bon candidat pour cette entreprise car je partage bon nombre des mêmes valeurs qu’elle. Par exemple, je crois qu’il est important de fournir un excellent service client à tous les clients. Je comprends également que le maintien de la conformité est important pour protéger à la fois nos clients et nous-mêmes contre les problèmes juridiques. Enfin, je sais que ma capacité à bien travailler avec les autres m’aidera à réussir dans ce rôle.

Dans quelles industries avez-vous le plus d’expérience ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si votre expérience correspond au secteur d’activité de son entreprise. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence toutes les compétences pertinentes que vous possédez et qui pourraient bénéficier à ce rôle, telles que la connaissance des réglementations de conformité spécifiques ou la capacité de travailler dans un environnement en évolution rapide.

Exemple: « J’ai travaillé principalement dans les secteurs de la santé et des services financiers au cours des cinq dernières années. Dans mon dernier poste, j’ai aidé un grand hôpital à mettre en place de nouvelles politiques de confidentialité pour se conformer aux normes HIPAA. Avant cela, j’ai travaillé dans une banque où j’ai développé du matériel de formation et organisé des formations pour les employés sur la manière d’identifier les activités frauduleuses. »

Selon vous, quelle est la partie la plus difficile d’être un spécialiste de la conformité ?

Cette question peut aider l’intervieweur à vous connaître en tant que personne et à comprendre ce que vous pensez des spécialistes de la conformité. Cela peut également leur donner un aperçu de la façon dont vous pourriez gérer les défis dans ce rôle. Lorsque vous répondez, il peut être utile de réfléchir à la partie la plus difficile d’être un spécialiste de la conformité pour vous personnellement, puis d’expliquer pourquoi il en est ainsi.

Exemple: « La partie la plus difficile d’être un spécialiste de la conformité est lorsque je dois dire à quelqu’un qu’il ne suit pas la politique ou la procédure de l’entreprise. C’est toujours difficile parce que je veux m’assurer que tout le monde comprend l’importance de ces politiques et procédures et les respecte. Cependant, parfois, les gens ne les suivent pas, ce qui signifie que je dois régler le problème. »

À quelle fréquence mettez-vous à jour vos connaissances sur les lois et réglementations pertinentes ?

Les spécialistes de la conformité doivent se tenir au courant des dernières lois et réglementations. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous êtes engagé dans votre développement professionnel. Dans votre réponse, expliquez que vous avez une passion pour l’apprentissage des nouveaux développements en matière de droit de la conformité. Expliquez que vous lisez régulièrement des publications de l’industrie ou que vous vous abonnez à des newsletters. Vous pouvez également mentionner toutes les certifications pertinentes que vous détenez.

Exemple: « Je suis passionné par ma carrière de spécialiste de la conformité. J’aime en savoir plus sur la façon dont les entreprises peuvent améliorer leurs processus pour s’assurer qu’elles respectent toutes les lois et réglementations applicables. Pour me tenir au courant, je m’abonne à plusieurs newsletters liées à la conformité et lis régulièrement des articles de professionnels de la conformité. J’ai également récemment suivi un cours en ligne sur la conformité GDPR. Je pense qu’il est important de continuer à apprendre pour pouvoir aider mon entreprise à atteindre ses objectifs.

Une nouvelle loi a un impact sur le fonctionnement de votre entreprise. Quel est votre processus pour informer la direction du changement ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous géreriez une situation qui nécessite votre expertise. Votre réponse doit montrer que vous êtes proactif et prêt à assumer de nouvelles responsabilités en cas de besoin.

Exemple: « Je ferais d’abord des recherches approfondies sur la loi, y compris ce qu’elle signifie pour mon entreprise et ses activités. Ensuite, je présenterais mes conclusions à la direction ainsi que toutes les recommandations que j’aurais pour mettre en œuvre le changement. S’il y a du temps avant que la loi n’entre en vigueur, je travaillerai également avec la direction pour créer un plan d’action pour apporter les changements nécessaires.