Les directeurs administratifs (CAO) sont responsables du fonctionnement efficace et efficient des fonctions administratives d’une organisation. Ils gèrent les ressources humaines, les technologies de l’information et les ressources financières de l’organisation. Les CAO élaborent et supervisent également la mise en œuvre des politiques et des procédures.

Si vous souhaitez devenir CAO, vous devrez être en mesure de répondre à des questions sur votre expérience et vos compétences liées au poste. Vous devrez également être en mesure d’articuler votre vision des fonctions administratives de l’organisation. Dans ce guide, nous vous fournirons des questions et des réponses qui vous aideront à préparer votre entretien d’embauche.

Connaissez-vous le secteur dans lequel nous opérons ?

L’intervieweur peut poser cette question pour voir si vous avez fait vos recherches sur l’entreprise et son industrie. Il est important de montrer que vous êtes intéressé par le poste en faisant des recherches sur l’entreprise, mais il est également important de montrer que vous comprenez l’industrie dans son ensemble. Vous pouvez répondre à cette question en expliquant ce que vous savez sur l’entreprise, puis en mentionnant brièvement certains des aspects clés de l’industrie.

Exemple: « Je connais votre organisation car j’ai fait mes recherches avant de postuler pour ce poste. J’ai appris que vous êtes l’un des meilleurs fournisseurs de services de santé de l’État. En ce qui concerne l’industrie, je pense qu’il est important d’être conscient de l’ampleur de la concurrence. Il existe de nombreuses entreprises offrant des services similaires, j’aimerais donc utiliser mes compétences pour vous aider à vous démarquer.

Quelles sont certaines des compétences les plus importantes pour un directeur administratif ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si vous avez les compétences nécessaires pour réussir dans ce rôle. Lorsque vous répondez, il peut être utile de mentionner quelques-unes de vos compétences les plus fortes et leur lien avec les exigences du poste.

Exemple: « Je crois que la communication et l’organisation sont deux des compétences les plus importantes pour un directeur général. En tant qu’administrateur, je suis responsable de la communication avec de nombreux départements différents au sein de l’entreprise. Cette compétence m’aide à transmettre les informations de manière claire et efficace afin que chacun comprenne ce qu’on attend d’eux. L’organisation est également essentielle car je supervise plusieurs projets à la fois. Avoir de solides compétences organisationnelles me permet de hiérarchiser efficacement les tâches.

Comment décririez-vous votre style de management ?

Cette question peut aider l’intervieweur à avoir une idée de la façon dont vous interagiriez avec les membres de votre équipe et les autres employés de l’organisation. Votre style de gestion est une partie importante de vos compétences générales en leadership, il est donc important d’être honnête quant au type de gestionnaire que vous êtes.

Exemple: « Je crois que mon style de gestion est collaboratif. J’aime travailler avec les membres de mon équipe pour trouver des solutions aux problèmes ou défis auxquels nous sommes confrontés. Je pense aussi que mon style de management est démocratique car j’apprécie l’opinion et la contribution de chacun lors de la prise de décisions. Je veux m’assurer que tout le monde se sente inclus et valorisé dans notre milieu de travail.

Quelle est votre expérience dans l’élaboration et la mise en œuvre de plans stratégiques ?

L’intervieweur peut poser cette question pour en savoir plus sur votre expérience dans l’élaboration et la mise en œuvre de plans stratégiques pour les organisations. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence votre capacité à créer un plan qui s’aligne sur les buts, les objectifs et les valeurs de l’organisation. Expliquez comment vous utilisez l’analyse des données pour identifier les domaines d’amélioration au sein d’une organisation.

Exemple: « Dans mon rôle précédent de chef de l’administration, je travaillais avec la haute direction pour élaborer un plan stratégique chaque année. Nous avons utilisé nos évaluations annuelles des performances pour recueillir des données sur la satisfaction des employés, les commentaires des clients et les rapports financiers afin de déterminer les domaines dans lesquels nous pourrions nous améliorer. Après avoir analysé les données, nous avons développé des stratégies pour augmenter la productivité, réduire les coûts et améliorer le service client. »

Donnez un exemple d’une situation où vous avez dû gérer un problème difficile avec un employé.

Les agents administratifs doivent souvent gérer des conflits entre employés. Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos compétences interpersonnelles et sur la façon dont vous résolvez les conflits. Dans votre réponse, décrivez la situation en détail et expliquez les mesures que vous avez prises pour la résoudre.

Exemple: « Dans mon poste précédent de directeur administratif, j’avais un employé qui était constamment en retard au travail. Cela affectait négativement la productivité de leur équipe car ils manquaient des réunions importantes. Après avoir discuté plusieurs fois avec eux, j’ai réalisé qu’ils n’étaient pas conscients des conséquences d’un retard. Alors, j’ai décidé de leur écrire pour leur retard. Ils ont compris la gravité de leurs actions après avoir reçu un avertissement formel et n’ont plus jamais répété le comportement.

Si vous êtes embauché, quelle serait votre première priorité en tant que directeur général ?

Cette question est l’occasion de montrer à l’intervieweur que vous avez un plan sur la façon dont vous aborderiez votre nouveau rôle. Votre réponse doit inclure des détails spécifiques sur ce que vous feriez et quand vous commenceriez à le faire.

Exemple: « Ma première priorité en tant que directeur général serait de créer un plan stratégique pour les cinq prochaines années. Je travaillerais avec mon équipe pour développer des buts, des objectifs et des étapes d’action pour chaque département de l’organisation. Ce processus nous aidera tous à comprendre nos rôles et responsabilités au sein de l’entreprise et nous donnera une idée claire de la direction que nous prenons.

Que feriez-vous pour améliorer la communication au sein de l’entreprise ?

La communication est un élément important de toute organisation. Le directeur général doit être en mesure de s’assurer que tous les employés communiquent efficacement entre eux et avec l’équipe de direction de l’entreprise. Un responsable du recrutement peut poser cette question pour voir si vous avez des stratégies pour améliorer la communication au sein de son organisation. Dans votre réponse, expliquez deux ou trois façons d’améliorer la communication dans votre nouveau rôle.

Exemple: « Je crois qu’il est essentiel que tout le monde dans une entreprise communique bien les uns avec les autres. Je mettrais en place plusieurs méthodes de communication pour m’assurer que chaque employé a accès aux informations dont il a besoin. Par exemple, je tiendrais des réunions mensuelles où je pourrais répondre aux questions des employés sur les politiques et procédures de l’entreprise. J’encourage également les membres de mon équipe à utiliser notre système de messagerie interne pour poser des questions afin qu’ils ne se sentent pas mal à l’aise de les poser lors des réunions.

Comment gérez-vous le stress ?

Les agents administratifs doivent souvent gérer beaucoup de stress. Ils sont chargés de gérer les finances de l’entreprise, de s’assurer que les employés reçoivent leur paie à temps et de s’assurer que toutes les autres tâches administratives se déroulent sans heurts. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous pouvez bien gérer le stress. Dans votre réponse, expliquez comment vous envisagez de réduire le stress dans votre travail. Partagez quelques stratégies que vous utilisez pour rester organisé et concentré.

Exemple: « Je gère très bien le stress. Je trouve que ma meilleure méthode est d’être aussi préparé que possible avant les réunions ou les événements. Cela m’aide à me sentir plus confiant et calme lorsque les choses commencent à devenir mouvementées. Une autre façon de réduire le stress est de déléguer des responsabilités aux autres. Si je sais que quelqu’un d’autre peut s’occuper de quelque chose, cela me permet de me concentrer sur ce qui compte le plus.

Avez-vous de l’expérience avec les budgets ?

Les agents administratifs doivent souvent créer des budgets pour leurs services. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez de l’expérience avec ce processus et que vous pouvez bien le faire. Dans votre réponse, partagez un exemple précis de la façon dont vous avez créé un budget dans le passé. Expliquez les étapes que vous avez suivies et pourquoi vous avez choisi ces méthodes.

Exemple: « J’ai travaillé sur plusieurs types de budgets différents tout au long de ma carrière. J’ai commencé comme assistante administrative dans une petite entreprise où nous n’avions pas de système de budgétisation formel. Au lieu de cela, j’aidais les chefs de service à estimer leurs dépenses chaque mois. Ensuite, je compilerais toutes ces informations dans un document maître. Nous l’avons utilisé pour planifier nos dépenses pour le prochain trimestre.

Lorsque j’ai déménagé à mon poste actuel, j’ai aidé à mettre en place un système de budgétisation plus formel. Le directeur financier voulait que nous utilisions un logiciel pour suivre nos dépenses. J’ai passé quelques semaines à apprendre à utiliser le nouveau logiciel afin de pouvoir enseigner à d’autres employés comment l’utiliser. »

À quand remonte la dernière fois que vous avez mis à jour vos compétences grâce à une formation ou à des études ?

Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous êtes engagé dans votre carrière et que vous souhaitez continuer à apprendre. Ils veulent également savoir que vous êtes ouvert aux nouvelles idées et méthodes de faire les choses. Lorsque vous répondez, pensez aux compétences que vous avez acquises au cours des cinq dernières années. Essayez de choisir quelque chose qui correspond à l’emploi ou à l’organisation pour laquelle vous postulez.

Exemple: « J’ai suivi un cours sur la gestion de projet il y a deux ans. J’ai trouvé cela très utile parce que mon équipe avait du mal avec certains projets à l’époque. Depuis lors, j’ai mis en œuvre bon nombre des stratégies que j’ai apprises dans le flux de travail de notre service. Cela nous a rendus plus efficaces et productifs.

Nous voulons améliorer notre service client. Si vous étiez embauché, quelles mesures prendriez-vous pour le faire ?

Le service client est un aspect important de toute entreprise. Les employeurs posent cette question pour voir si vous avez de l’expérience dans l’amélioration du service client et comment vous le feriez dans leur entreprise. Dans votre réponse, expliquez les mesures que vous prendriez pour améliorer le service client. Montrez que vous êtes passionné par l’aide aux clients et la création d’une expérience positive pour eux.

Exemple: « Je crois que le service client commence par l’embauche des bonnes personnes. Je m’assurerais que nous embauchions des employés qui avaient d’excellentes compétences en communication et qui étaient amicaux. Je veillerais également à ce que nos employés sachent qu’ils peuvent toujours venir me voir avec des questions ou des préoccupations. Je pense qu’il est important de créer une culture où tout le monde se sent à l’aise pour poser des questions et faire des suggestions.

Décrivez votre processus de prise de décision.

Les agents administratifs doivent prendre des décisions régulièrement. Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre processus décisionnel et sur la façon dont vous l’appliquez en milieu de travail. Utilisez votre réponse pour décrire votre processus de réflexion pour prendre des décisions, y compris les facteurs dont vous tenez compte lorsque vous faites des choix.

Exemple: « Je commence toujours par rassembler le plus d’informations possible avant de prendre une décision. J’aime avoir tous les faits pour pouvoir faire un choix éclairé. Une fois que j’ai rassemblé toutes les informations pertinentes, je compare ensuite mes options et choisis celle qui correspond le mieux aux besoins de l’organisation. Je prends également en compte les conséquences ou les résultats potentiels de chaque option. »

Qu’est-ce qui fait de vous le meilleur candidat pour le poste de directeur général ?

Cette question est un excellent moyen pour l’intervieweur d’en savoir plus sur vos qualifications et sur ce que vous pensez de vous-même. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile d’énumérer certaines de vos compétences et expériences les plus importantes qui vous rendent qualifié pour le poste.

Exemple: « Je crois que je suis le meilleur candidat pour le poste de directeur général en raison de ma vaste expérience dans la gestion d’équipes et la supervision des opérations. Dans mon poste précédent de COO, j’ai géré une équipe de plus de 100 employés et j’ai supervisé tous les aspects des opérations de l’entreprise. Cela comprenait l’embauche de nouveaux employés, la création de budgets et la mise en œuvre de stratégies de marketing. »

Quelles sont les entreprises que vous admirez le plus et pourquoi ?

Cette question est un excellent moyen de montrer votre connaissance de l’industrie et comment vous pouvez appliquer cette connaissance pour aider une organisation à réussir. Lorsque vous répondez à cette question, il est important de choisir des entreprises qui correspondent au poste pour lequel vous postulez. Vous devriez également être en mesure d’expliquer pourquoi vous les admirez.

Exemple: « J’admire le plus Google parce qu’ils ont toujours été à la pointe de l’innovation technologique. Ils ont créé des produits qui ont changé nos vies, comme Gmail et Google Docs, que j’utilise tous les jours. Leur engagement à créer de nouvelles technologies m’a inspiré à faire de même en tant que directeur administratif. »

Selon vous, quel est le rôle le plus important du directeur général ?

L’intervieweur peut poser cette question pour en savoir plus sur votre compréhension du rôle et des responsabilités d’un directeur administratif. Votre réponse doit inclure une explication de ce que vous pensez être le plus important, ainsi que la manière dont vous aborderiez cette responsabilité si le poste vous était proposé.

Exemple: « Je crois que le rôle le plus important du directeur général est de s’assurer que tous les employés sont heureux et productifs. J’ai toujours été passionné par la création d’environnements de travail positifs où les gens se sentent valorisés et appréciés pour leurs contributions. Pour ce faire, j’évaluerais d’abord l’état actuel du moral et de la satisfaction des employés. Ensuite, je développerais des stratégies pour améliorer les deux domaines en apportant de petits changements aux politiques et procédures de l’entreprise. »

À quelle fréquence prenez-vous des décisions ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous prenez des décisions et quel est votre processus de prise de décision. Cela peut être un élément important du poste de directeur administratif, car vous devrez peut-être prendre de nombreuses décisions tout au long de la journée. Il est donc utile d’avoir un système en place pour les prendre.

Exemple: « J’essaie de prendre le moins de décisions possible, mais j’aime réfléchir à toutes mes options avant d’en choisir une. Lorsque je suis confronté à un problème ou à une situation qui nécessite une décision, je me demande d’abord s’il existe des politiques ou des procédures existantes qui peuvent m’aider à résoudre le problème. Si ce n’est pas le cas, je recueillerai des informations sur la situation et en discuterai avec d’autres personnes susceptibles d’avoir un aperçu de la question. Après avoir examiné tous ces facteurs, je déciderai de la meilleure ligne de conduite.

Il y a un problème avec un projet majeur. Comment le géreriez-vous ?

Cette question est l’occasion de montrer vos compétences en résolution de problèmes. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de décrire une situation spécifique et comment vous la géreriez.

Exemple: « Dans mon dernier rôle en tant que directeur administratif, nous travaillions sur un projet qui dépassait le budget. J’ai convoqué une réunion avec toute l’équipe pour discuter de ce qui se passait. Nous avons discuté de toutes nos options et avons décidé de réduire certains des aspects les plus coûteux du projet. Cela nous a permis d’économiser de l’argent tout en menant à bien le projet.