Le directeur du bureau d’affaires est responsable des opérations quotidiennes du bureau d’affaires. Cela inclut, mais sans s’y limiter, la zone de réception, la facturation, les comptes créditeurs et débiteurs et la paie. Le directeur du bureau d’affaires est également responsable de l’entretien du matériel et des fournitures de bureau.

Le directeur du bureau d’affaires est un élément essentiel de toute entreprise et est responsable de la plupart des tâches administratives qui assurent le bon fonctionnement de l’entreprise. Si vous êtes à la recherche d’un emploi en tant que chef de bureau, vous devrez probablement passer un entretien d’embauche. Lors de cette entretien d’embauche, on vous posera diverses questions sur vos compétences et votre expérience.

Dans ce guide, nous vous fournirons une liste de questions qui pourraient vous être posées lors d’un entretien d’embauche pour un directeur de bureau d’affaires. Nous vous fournirons également une liste de réponses à ces questions que vous pourrez utiliser pour vous aider à préparer votre entretien.

Connaissez-vous les logiciels de gestion de bureau ?

Le logiciel de gestion de bureau est un outil couramment utilisé par les gestionnaires de bureau d’affaires. L’intervieweur peut poser cette question pour voir si vous avez de l’expérience avec les logiciels qu’ils utilisent dans leur entreprise. Si vous n’êtes pas familier avec le logiciel spécifique, pensez à demander de quoi il s’agit et comment il fonctionne avant votre entretien afin de pouvoir répondre honnêtement.

Exemple: « Je connais plusieurs types de logiciels de gestion de bureau. J’ai travaillé pour des entreprises qui utilisent à la fois Microsoft Office 365 et Google Suite. Bien que ces deux programmes fonctionnent différemment, je les trouve faciles à naviguer une fois que je m’y suis habitué. Je connais également certaines fonctions de base d’autres logiciels de gestion de bureau populaires comme Zoho et Dropbox.

Quelles sont les qualités les plus importantes que doit posséder un office manager ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si vous avez les qualités qu’il recherche chez un chef de bureau. En répondant à cette question, il peut être utile de mentionner quelques-unes des qualités les plus importantes et comment vous les possédez vous-même.

Exemple: « Je crois que l’une des qualités les plus importantes pour un directeur de bureau est la capacité de communication. Un directeur de bureau doit être capable de communiquer avec tous les types de personnes, y compris les employés, les clients et la haute direction. J’ai toujours été doué pour communiquer avec les autres, donc je suis convaincu que je pourrais bien faire en tant que chef de bureau. Une autre qualité qui me semble importante est l’organisation. En tant que chef de bureau, vous devez suivre de nombreuses choses différentes, telles que les budgets, les horaires des employés et les informations sur les clients. Avoir de solides compétences organisationnelles peut faciliter ces tâches.

Comment gérez-vous les conflits de bureau entre employés ?

Les conflits de bureau peuvent être monnaie courante dans n’importe quel lieu de travail. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez les compétences et les techniques nécessaires pour résoudre les conflits entre employés. Dans votre réponse, expliquez comment vous géreriez un conflit de bureau. Expliquez que vous essaierez d’abord de comprendre les deux côtés du conflit. Ensuite, vous proposeriez une solution qui profite à toutes les personnes impliquées.

Exemple: « J’ai dû aider mon ancien employeur à résoudre de nombreux conflits de bureau. Je commence toujours par écouter les deux côtés de l’histoire. Cela m’aide à obtenir tous les faits avant de prendre une décision. Après avoir entendu les deux parties, je trouve généralement qu’il y a deux points de vue différents sur la situation. Ensuite, je travaille avec les deux employés pour trouver un compromis qui les rend tous les deux heureux. »

Quelle est votre expérience dans la gestion des budgets de bureau ?

Les gestionnaires de bureau sont responsables de la gestion du budget de leur département. Les employeurs posent cette question pour connaître votre expérience en matière de budgets et de gestion financière. Utilisez votre réponse pour expliquer comment vous créez un budget, surveillez les dépenses et gérez les fonds de l’entreprise. Partagez un exemple de la façon dont vous avez aidé votre ancien employeur à gérer son budget.

Exemple: « J’ai trois ans d’expérience dans la création de budgets de bureau. J’utilise un logiciel qui m’aide à suivre nos habitudes de consommation et à identifier les domaines dans lesquels nous pouvons économiser de l’argent. Dans mon dernier rôle, j’ai remarqué que nous dépensions trop d’encre pour imprimante. Après avoir regardé nos rapports mensuels, j’ai réalisé que nous avions plusieurs employés qui n’utilisaient pas suffisamment leurs imprimantes pour justifier l’achat de nouvelles cartouches. Nous sommes passés à des cartouches d’encre moins chères, ce qui nous a permis d’économiser 500 $ par mois. »

Donnez un exemple d’une situation où vous avez dû faire face à un fournisseur peu coopératif.

Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous gérez les conflits et les défis au travail. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de décrire une situation spécifique dans laquelle vous avez dû gérer un fournisseur qui n’était pas disposé à coopérer avec les besoins de votre entreprise.

Exemple: « Dans mon emploi précédent, nous travaillions avec un fournisseur qui prenait souvent plus de temps que prévu pour livrer nos produits. Cela nous a fait prendre du retard sur les commandes, ce qui a à son tour affecté nos clients. J’ai appelé le vendeur dans mon bureau et lui ai expliqué que leurs retards causaient des problèmes à la fois pour eux et pour notre entreprise. Ils se sont excusés mais ont continué à avoir des problèmes pour livrer nos produits à temps. Après plusieurs autres réunions, ils ont convenu de trouver un autre fournisseur. »

Si nous devions nous promener dans votre bureau en ce moment, que verriez-vous faire ?

Cette question est un excellent moyen d’en savoir plus sur l’éthique de travail du candidat et sur ce qu’il considère comme important. Cela vous aide également à comprendre combien de temps ils consacrent à des tâches administratives par rapport à l’interaction avec des clients ou d’autres employés.

Exemple: « Si nous devions nous promener dans mon bureau en ce moment, je serais assis à mon bureau en train de répondre à des e-mails et de passer des appels téléphoniques pour m’assurer que tous nos comptes clients sont à jour. Je vérifierais également avec les membres de mon équipe pour voir si quelqu’un a besoin d’aide pour quoi que ce soit. J’aime m’assurer que chacun a tout ce dont il a besoin pour pouvoir se concentrer sur son travail.

Que feriez-vous si vous remarquiez qu’un employé travaillait constamment à un rythme lent ?

Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez un plan pour motiver votre équipe. Dans votre réponse, expliquez comment vous approcheriez l’employé et quelles mesures vous prendriez pour l’aider à améliorer son éthique de travail.

Exemple: « Si je remarquais qu’un employé travaillait constamment à un rythme lent, j’essaierais d’abord de savoir pourquoi il se déplaçait lentement. Si c’est à cause de quelque chose sous mon contrôle, comme ne pas leur donner assez de travail ou ne pas leur fournir les ressources appropriées, alors je ferais tout ce qui est en mon pouvoir pour résoudre ce problème. Cependant, s’il n’y a rien que je puisse faire face à la situation, je parlerais à l’employé des moyens de se motiver à travailler plus rapidement. »

Comment gérez-vous bien le stress au travail ?

Les gestionnaires de bureau doivent souvent gérer le stress au travail. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous pouvez gérer les situations stressantes et maintenir la productivité de votre équipe. Dans votre réponse, expliquez comment vous restez calme sous la pression. Partagez un exemple précis d’un moment où vous avez bien géré une situation stressante.

Exemple: « Je trouve que je suis capable de rester calme même dans des situations de stress élevé. Lorsque mon ancien employeur recrutait pour un nouveau poste, il m’a demandé d’interviewer des candidats et de décider qui serait le meilleur pour le poste. J’ai dû lire de nombreux CV et lettres de motivation et mener plusieurs entretiens avec différents candidats. Je me sentais stressé de prendre la bonne décision, mais j’ai pris de grandes inspirations et je me suis concentré sur les qualifications de chaque candidat. Après avoir interviewé les cinq candidats, j’ai choisi une personne pour le poste.

Avez-vous des questions à nous poser sur le rôle ou l’entreprise ?

C’est votre chance de montrer à l’intervieweur que vous avez fait vos recherches et que vous êtes vraiment intéressé par le poste. C’est aussi un bon moment pour poser toutes les questions que vous avez sur la culture de l’entreprise, les avantages ou d’autres aspects du poste qui n’ont pas été abordés lors de l’entretien.

Exemple: « Je suis très enthousiaste à l’idée de cette opportunité et j’aimerais rejoindre votre équipe. J’ai remarqué sur votre site Web que vous offrez un programme de remboursement des frais de scolarité pour les employés. Je me demandais s’il y avait des conditions pour profiter de cet avantage.

À quand remonte la dernière fois que vous avez mis à jour vos compétences en gestion de bureau ?

Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous êtes engagé dans votre carrière et que vous souhaitez continuer à apprendre. Ils veulent également savoir que vous êtes au courant des dernières tendances en matière de gestion de bureau. Lorsque vous répondez, pensez aux compétences que vous avez acquises récemment ou aux cours que vous avez suivis. Vous pouvez même mentionner une compétence spécifique que vous avez apprise et comment elle vous a aidé dans votre travail.

Exemple: « J’ai suivi un cours en ligne sur la gestion de projet l’année dernière. Je l’ai trouvé très utile pour gérer les projets de mon équipe. Cela m’a appris de nouvelles techniques pour rester organisé et respecter les délais. Je me retrouve à utiliser ces mêmes stratégies lorsque je travaille sur des projets plus petits. »

Nous voulons améliorer notre communication avec les fournisseurs. Quelle est la stratégie que vous utiliseriez pour le faire ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous envisagez d’améliorer les processus au sein de son organisation. Utilisez votre réponse pour mettre en évidence vos compétences en communication et votre capacité à collaborer avec les autres.

Exemple: « Je commencerais par créer un portail de fournisseurs où tous les fournisseurs ont accès à des informations importantes, telles que nos coordonnées, nos politiques de facturation et nos conditions de paiement. Cela leur permet d’obtenir des réponses aux questions qu’ils peuvent avoir sur notre entreprise sans avoir à nous appeler pour la moindre petite chose. Cela m’aide également à rester organisé car je peux stocker des documents dans un emplacement central auquel tout le monde a accès.

Décrivez votre expérience avec la gestion des horaires des employés.

Les gestionnaires de bureau doivent souvent créer des horaires pour leurs employés. Cette question aide l’intervieweur à comprendre votre expérience en matière de gestion du temps et des présences des employés. Utilisez des exemples d’expériences passées pour mettre en évidence vos compétences organisationnelles, votre souci du détail et votre capacité à travailler sous pression.

Exemple: « Dans mon rôle précédent de chef de bureau, je devais gérer les horaires de plusieurs employés chaque semaine. J’ai utilisé un logiciel de planification qui me permettait d’ajouter facilement de nouveaux employés à l’horaire chaque semaine. J’ai également créé différents quarts de travail en fonction de qui était disponible pour travailler à certains moments de la journée. Par exemple, j’affecterais un employé à travailler pendant les heures de déjeuner afin qu’il puisse prendre des pauses lorsque d’autres employés étaient absents du bureau. »

Qu’est-ce qui fait de vous le meilleur candidat pour ce poste d’office manager ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications pour le poste. Ils veulent quelqu’un qui a confiance en ses capacités et qui peut prouver qu’il est le meilleur candidat pour le poste. Avant votre entretien, faites une liste de toutes vos compétences et expériences en rapport avec le poste. Pensez à ce qui vous rend unique par rapport aux autres candidats.

Exemple: « Je suis le candidat le plus qualifié car j’ai cinq ans d’expérience en tant que chef de bureau. Au cours de ma carrière, j’ai appris à gérer des employés, à créer des budgets et à améliorer les processus de l’entreprise. J’ai également d’excellentes compétences en communication, ce qui m’aide à travailler avec différents types de personnes. Ces compétences font de moi la meilleure personne pour ce rôle.

Quel logiciel de gestion de bureau êtes-vous le plus habitué à utiliser ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau d’expérience avec les logiciels de gestion de bureau. Il peut également leur montrer quel logiciel vous êtes le plus à l’aise et à quel point vous le connaissez. Lorsque vous répondez à cette question, essayez de nommer quelques types de logiciels différents que vous avez utilisés dans des rôles précédents.

Exemple: « Je connais mieux la suite Microsoft Office, Google Apps for Work et Zoho Projects. J’ai utilisé les trois programmes lors de mes deux derniers emplois, mais je préfère Zoho Projects car il est facile à utiliser et possède de nombreuses fonctionnalités utiles. Par exemple, je trouve sa fonction de gestionnaire de tâches très utile lors de la gestion de projets. »

Selon vous, qu’est-ce qui distingue notre entreprise des autres entreprises de notre secteur ?

Cette question peut aider l’intervieweur à mieux vous connaître et à voir si vos valeurs correspondent à celles de son entreprise. Cela les aide également à comprendre ce qui rend leur entreprise unique, ce qui est important pour tout employeur. Pour répondre à cette question, il peut être utile de mentionner quelques éléments qui distinguent l’entreprise de ses concurrents.

Exemple: « Je pense qu’une chose qui distingue votre entreprise des autres dans l’industrie est la valeur que vous accordez au service client. J’ai lu certaines de vos récentes récompenses pour l’excellence du service à la clientèle, et je pense que c’est quelque chose que toutes les entreprises devraient viser. Une autre chose qui distingue votre entreprise est le fait que vous avez une politique de porte ouverte en matière de communication. Je crois qu’avoir une ligne de communication ouverte entre les employés et les gestionnaires est essentiel pour diriger une entreprise prospère.

À quelle fréquence mettez-vous à jour vos listes de tâches ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous hiérarchisez vos tâches et responsabilités. Votre réponse doit montrer que vous êtes organisé, minutieux et capable de gérer plusieurs projets à la fois.

Exemple: « Je mets à jour mes listes de tâches tous les matins avant de commencer à travailler. Cela m’aide à rester au courant de ce qui doit être fait pour chaque jour, semaine et mois. J’utilise également un planificateur pour garder une trace des dates importantes et des échéances. De plus, j’ai un calendrier en ligne où j’entre tous les événements à venir afin que tout le monde au bureau sache quand nous devons nous préparer.

Il y a un conflit entre deux employés. Comment gérez-vous cela?

Les chefs de bureau doivent souvent résoudre des conflits entre employés. Les employeurs posent cette question pour voir si vous pouvez bien gérer la résolution des conflits. Dans votre réponse, expliquez comment vous aborderiez la situation et quelles mesures vous prendriez pour aider les deux parties à se sentir entendues.

Exemple: « Je voudrais d’abord m’assurer que j’ai compris tous les aspects de la question. Ensuite, je parlerais avec chaque employé séparément pour avoir sa version de l’histoire. Après cela, je les rencontrais ensemble pour discuter d’une solution. S’ils sont incapables d’en trouver un par eux-mêmes, je leur offrirais mes conseils ou suggestions pour aller de l’avant. Je vérifierais également avec eux plus tard pour m’assurer que tout était résolu.