Les administrateurs d’entreprise sont responsables du bon fonctionnement d’une entreprise en s’occupant d’un large éventail de tâches administratives. Cela peut inclure l’organisation et la coordination du travail des autres employés, la gestion des budgets et la tenue des dossiers.

Si vous cherchez un emploi en tant qu’administrateur d’entreprise, vous devrez probablement passer un entretien d’embauche. Une façon de se préparer à cette réunion importante est d’apprendre à répondre aux questions d’entretien d’embauche d’administrateur d’entreprise avant de parler avec un intervieweur.

Les employeurs recherchent des administrateurs d’entreprise dignes de confiance, fiables, bien organisés et capables de résoudre des problèmes. Vous aurez également besoin de force physique et d’endurance, ainsi que de connaissances sur les meilleures façons de nettoyer différentes installations et types d’équipement. Un entretien avec un administrateur d’entreprise est votre chance de montrer que vous avez perfectionné ces compétences. Pour vous aider à vous préparer, nous avons répertorié les questions et réponses des administrateurs d’entreprise qui vous aideront à déterminer ce que vous voulez dire lors d’un entretien.

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Connaissez-vous les logiciels de comptabilité couramment utilisés dans cette industrie?

Cette question est un excellent moyen pour les employeurs d’évaluer votre connaissance de l’industrie et de savoir comment vous vous intégreriez à leur équipe. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner les logiciels de comptabilité que vous connaissez et pourquoi vous les préférez aux autres.

Exemple: « Je connais très bien QuickBooks et le logiciel de comptabilité Sage 50. J’ai beaucoup utilisé les deux tout au long de ma carrière et je trouve qu’ils sont tous deux des outils efficaces pour gérer les finances. Cependant, je crois que Sage 50 a plus de fonctionnalités que QuickBooks, donc j’ai tendance à l’utiliser lorsque je travaille sur des projets plus importants.

Quelles sont certaines des compétences les plus importantes pour un administrateur d’entreprise ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si vous avez les compétences et les qualifications nécessaires pour réussir dans ce rôle. Lorsque vous répondez, il peut être utile de mentionner quelques-unes de vos compétences les plus fortes en rapport avec la description de poste.

Exemple: « Je pense que la communication, l’organisation et la gestion du temps sont parmi les compétences les plus importantes pour un administrateur d’entreprise. Je suis toujours sûr de communiquer avec les membres de mon équipe à propos de tout changement ou mise à jour de projets ou de tâches. Cela permet de s’assurer que tout le monde est sur la même page et travaille vers les mêmes objectifs. L’organisation est également essentielle car elle me permet de garder une trace de toutes les informations et documents de l’entreprise. Enfin, la gestion du temps est essentielle car elle me permet de rester organisé tout en achevant mon travail dans les délais.

Comment géreriez-vous une situation où un fournisseur exige le paiement de marchandises que l’entreprise n’a pas encore reçues ?

Cette question peut aider l’intervieweur à évaluer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à travailler avec des fournisseurs. Utilisez des exemples d’expériences passées où vous avez dû résoudre une situation similaire, ou décrivez comment vous aborderiez ce type de scénario si cela ne s’était pas encore produit dans votre carrière.

Exemple: « Dans mon dernier rôle en tant qu’administrateur d’entreprise pour une petite entreprise, nous attendions une expédition de marchandises qui avait été retardée en raison de conditions météorologiques défavorables. Le fournisseur a insisté pour que nous les payions avant de pouvoir expédier notre commande, mais j’ai expliqué que nous avions besoin de ces marchandises pour exécuter les commandes et j’ai demandé s’ils pouvaient attendre jusqu’à ce que nous recevions l’envoi. Ils ont accepté et nous les avons payés une fois que nous avons reçu la livraison. »

Quel est votre processus d’élaboration et de mise en œuvre des budgets pour les différents départements ou secteurs de l’entreprise ?

Les enquêteurs peuvent poser cette question pour en savoir plus sur votre processus de budgétisation et sur la manière dont vous l’appliquez à leur organisation. Utilisez votre réponse pour expliquer les étapes que vous suivez lors de l’élaboration des budgets, y compris les outils ou logiciels que vous utilisez pour vous aider dans le processus.

Exemple: « Je commence par analyser la situation financière actuelle de l’entreprise et la compare aux rapports des années précédentes. Je crée ensuite une prévision de ce à quoi je pense que l’entreprise ressemblera dans l’année à venir sur la base de mes recherches. Après cela, je rencontre les chefs de département pour discuter de leurs objectifs pour l’année à venir et du montant qu’ils doivent dépenser pour atteindre ces objectifs. Ensuite, je travaille avec eux pour élaborer des budgets réalistes qui correspondent à leurs objectifs. »

Fournissez un exemple d’un moment où vous avez dû gérer un volume élevé de roulement d’employés et comment vous avez géré la situation.

Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de souligner votre capacité à vous adapter et à surmonter les défis. Un taux de roulement élevé dans une organisation peut être une période stressante pour les employés et les gestionnaires. Lorsque vous répondez à cette question, essayez de montrer à l’intervieweur que vous êtes capable de gérer le stress et de bien performer sous pression.

Exemple: « Dans mon rôle précédent d’administrateur d’entreprise, plusieurs cadres de haut niveau ont quitté l’entreprise en peu de temps. Cela a créé beaucoup d’incertitude parmi les autres employés qui s’inquiétaient de leur propre sécurité d’emploi. J’ai rencontré chaque responsable de département pour discuter de la meilleure façon de rassurer leurs équipes tout en veillant à ce que nos opérations se poursuivent sans interruption. Nous avons décidé de tenir des réunions hebdomadaires où tous les départements mettraient à jour leurs progrès et partageraient leurs préoccupations ou leurs questions. »

Si vous êtes embauché, quelles seraient vos priorités au cours de vos premières semaines de travail ?

Cette question est un excellent moyen d’en savoir plus sur l’éthique de travail du candidat et sur la manière dont il envisage de commencer son nouveau rôle. Votre réponse doit inclure vos principales priorités, telles que l’apprentissage des politiques et procédures de l’entreprise, la rencontre avec les responsables et la connaissance de vos collègues.

Exemple: « Ma première priorité serait de rencontrer mon manager pour comprendre ce que je dois faire au quotidien. J’aimerais également prendre le temps de me familiariser avec les logiciels de l’entreprise et toute autre ressource qui pourrait m’aider à accomplir mes tâches. Une autre chose importante pour moi serait de me présenter à mes collègues afin que nous puissions tous commencer à établir des relations.

Que feriez-vous si vous remarquiez que deux départements travaillaient à contre-courant et causaient de l’inefficacité sur le lieu de travail ?

Cette question est l’occasion de montrer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à travailler avec les autres. Votre réponse doit inclure un exemple précis de la façon dont vous géreriez la situation, y compris les mesures que vous prendriez pour la résoudre.

Exemple: « Dans mon dernier rôle en tant qu’administrateur d’entreprise pour une petite entreprise, j’ai remarqué que deux départements travaillaient à contre-courant en ce qui concerne leurs processus de budgétisation. Le service marketing demandait plus de fonds qu’il n’en avait réellement besoin tandis que le service commercial demandait moins d’argent qu’il ne pensait en avoir besoin. Cela a conduit à des inefficacités dans les deux départements car ils n’ont pas été en mesure d’atteindre leurs objectifs.

J’ai rencontré chaque ministère séparément pour discuter de la question. Nous avons déterminé qu’il n’y avait pas de mauvaise volonté entre eux, mais plutôt un malentendu sur le processus. Après avoir clarifié le processus, le service marketing a commencé à soumettre des demandes basées sur les données réelles des mois précédents, et le service commercial a soumis des demandes basées sur les revenus prévus. Les deux départements ont pu atteindre leurs objectifs.

Comment gérez-vous le stress et la pression ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre capacité à gérer le stress et la pression. Ils veulent savoir que vous pouvez terminer les tâches à temps, même sous pression. Dans votre réponse, partagez un exemple précis de la façon dont vous avez géré une situation stressante dans le passé. Expliquez les mesures que vous avez prises pour gérer votre stress et traverser la situation avec succès.

Exemple: « Dans mon rôle précédent de chef de bureau, j’ai dû faire face à de nombreux types de stress. Un jour, par exemple, le site Web de notre entreprise est tombé en panne. Cela a empêché certains clients de passer des commandes en ligne. Je me suis immédiatement mis au travail pour trouver des solutions au problème. J’ai contacté notre développeur Web et lui ai demandé de résoudre le problème dès que possible. Pendant que nous attendions que le site redémarre, j’ai aidé d’autres employés à trouver d’autres moyens de prendre les commandes des clients. »

Avez-vous de l’expérience dans la création et la mise en œuvre de politiques RH ?

L’intervieweur peut poser cette question pour évaluer votre expérience dans la création et la mise en œuvre de politiques qui protègent l’entreprise des problèmes juridiques. Utilisez des exemples de la façon dont vous avez développé, mis en œuvre et surveillé la conformité aux politiques RH dans les rôles précédents.

Exemple: « Dans mon dernier rôle en tant qu’administrateur des ressources humaines, j’ai travaillé avec la haute direction pour créer un nouveau manuel de l’employé. Nous avons profité de cette occasion pour mettre à jour nos politiques et procédures existantes en matière d’embauche, de formation, d’évaluation des performances et d’autres aspects importants de l’emploi. Après avoir finalisé le manuel de l’employé, j’ai créé un modèle que les gestionnaires peuvent utiliser lorsqu’ils ont besoin de créer leurs propres politiques. Cela a permis d’assurer la cohérence entre tous les départements.

Lorsque vous négociez avec un client potentiel, quel est votre processus pour déterminer s’il faut ou non faire une contre-offre ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous abordez les négociations et si vous avez ou non de l’expérience dans ce domaine. Votre réponse doit montrer que vous savez quand négocier et quand il est préférable d’accepter l’offre d’un client.

Exemple: « J’essaie toujours de m’assurer que j’offre la meilleure valeur pour notre entreprise, mais si j’ai l’impression que nous nous sous-évaluons, je ferai certainement une contre-offre. Dans mon rôle précédent, j’avais un client qui recherchait quelqu’un avec cinq ans d’expérience dans son domaine. J’ai expliqué que même si je n’avais que deux ans d’expérience, je pouvais leur fournir toutes les compétences dont ils avaient besoin à un prix abordable. Ils ont fini par m’embaucher.

Nous voulons améliorer notre service client. Quelles idées avez-vous pour le faire ?

Le service client est une partie importante de toute entreprise, et les employeurs veulent savoir que vous pouvez les aider à améliorer leur service client. Dans votre réponse, expliquez comment vous mettriez en œuvre un plan d’amélioration du service client de l’entreprise.

Exemple: « Je pense que l’une des façons d’améliorer notre service à la clientèle est d’avoir plus d’employés disponibles pendant les heures de pointe. Cela nous permettra de répondre plus rapidement aux questions et aux préoccupations et de fournir un meilleur service aux clients. Une autre idée que j’ai est de mettre en place une fonctionnalité de chat sur notre site Web afin que les clients puissent poser des questions sans avoir besoin d’appeler ou d’envoyer un e-mail. Nous pourrions également utiliser les médias sociaux pour interagir avec les clients et obtenir des commentaires. »

Décrivez votre processus de suivi et de surveillance des niveaux de stock.

Les administrateurs d’entreprise doivent souvent surveiller les niveaux de stock et d’autres données financières. Cette question aide les employeurs à comprendre votre processus de surveillance des informations commerciales importantes. Utilisez des exemples tirés d’expériences antérieures pour décrire comment vous avez suivi les niveaux de stock, surveillé les dépenses et géré d’autres dossiers financiers.

Exemple: « J’utilise un tableur pour suivre les niveaux d’inventaire. Je trouve que c’est le moyen le plus efficace de suivre les niveaux d’inventaire actuels tout en enregistrant des données historiques. Par exemple, dans mon dernier rôle, j’ai utilisé une feuille de calcul pour enregistrer les ventes quotidiennes et les comparer aux niveaux de stock actuels. Si nous étions à court d’un article, je pouvais passer une commande avant qu’il ne soit trop tard. Je peux également utiliser des feuilles de calcul pour créer des rapports qui affichent des informations plus détaillées sur les niveaux de stock. »

Qu’est-ce qui fait de vous le meilleur candidat pour ce poste ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications et pourquoi vous êtes la meilleure personne pour leur poste d’administrateur d’entreprise ouvert. Avant votre entretien, faites une liste de toutes vos compétences et expériences qui se rapportent à la description du poste. Utilisez ces compétences et expériences pour répondre à cette question en soulignant comment elles vous ont aidé à réussir dans des rôles précédents.

Exemple: « Je suis le meilleur candidat pour ce poste car j’ai cinq ans d’expérience en tant que chef de bureau. Dans mon dernier rôle, j’ai géré une équipe de 10 employés tout en supervisant les finances de l’entreprise. Cette expérience m’a donné les compétences nécessaires pour gérer plusieurs projets à la fois et travailler efficacement avec les autres. Je suis convaincu que je peux utiliser mes compétences organisationnelles pour aider cette entreprise à atteindre ses objectifs. »

Avec quels logiciels de gestion d’entreprise êtes-vous le plus à l’aise ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si vous avez de l’expérience dans l’utilisation du logiciel d’administration commerciale de l’entreprise. Il peut également leur montrer les programmes avec lesquels vous êtes le plus à l’aise et le temps qu’il vous faudra pour vous familiariser avec leur système. Avant votre entretien d’embauche, faites des recherches sur le site Web de l’entreprise ou interrogez un responsable des ressources humaines sur le logiciel de gestion d’entreprise qu’il utilise. Si vous ne voyez aucune information sur le programme sur le site Web, appelez l’entreprise et demandez à un représentant quel logiciel d’administration commerciale il utilise.

Exemple: « Je suis plus à l’aise avec Microsoft Office 365 et Salesforce. J’ai utilisé ces deux programmes dans mon travail précédent, donc je suis convaincu que je pourrais apprendre le logiciel tiers que vous utilisez ici.

Selon vous, quel est l’aspect le plus important de la comptabilité?

La comptabilité est un élément clé d’être un administrateur. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous comprenez l’importance de la comptabilité et comment cela peut aider leur entreprise. Dans votre réponse, expliquez ce que vous pensez être le plus important dans la comptabilité et pourquoi. Vous pouvez également partager certaines compétences ou techniques spécifiques que vous utilisez en comptabilité.

Exemple: « Je crois que l’exactitude est l’aspect le plus important de la comptabilité. Si je ne suis pas précis lors de la saisie des données dans le système, je peux avoir des erreurs dans mes rapports. Cela pourrait entraîner une mauvaise gestion des finances et d’autres problèmes pour l’entreprise. Pour garantir l’exactitude, je vérifie toujours mon travail avant de le soumettre. J’essaie également de saisir toutes les informations le plus rapidement possible afin qu’il y ait moins de risques d’erreurs. »

À quelle fréquence devez-vous mettre à jour les rapports financiers ?

Cette question peut aider l’intervieweur à évaluer votre souci du détail et vos compétences organisationnelles. Votre réponse doit montrer que vous comprenez à quel point il est important de tenir à jour les rapports financiers, en particulier lorsqu’ils sont partagés avec d’autres.

Exemple: « Je crois que la mise à jour des rapports financiers est essentielle pour tout administrateur d’entreprise. Je m’assure de mettre à jour tous mes rapports financiers au moins une fois par mois afin de pouvoir rester au courant de tout changement dans les revenus ou les dépenses. S’il y a des changements majeurs, comme une augmentation ou une diminution des ventes, je mettrai à jour le rapport immédiatement. Cela m’aide à garantir que tous ceux qui ont besoin d’accéder à ces rapports disposent des informations les plus récentes. »

Il y a un écart entre le décompte des stocks et le montant des stocks disponibles. Quelle est votre première étape pour enquêter sur le problème ?

Cette question est l’occasion de montrer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à travailler de manière autonome. Votre réponse doit inclure un processus étape par étape sur la façon dont vous enquêteriez sur l’écart, y compris les outils ou ressources que vous pourriez utiliser dans votre enquête.

Exemple: « Je vérifierais d’abord qu’il n’y a pas eu d’erreur humaine de ma part en vérifiant les fautes de frappe et en m’assurant que j’ai tout compté correctement. S’il n’est toujours pas clair ce qui est arrivé à l’inventaire, je vérifierais alors avec d’autres employés qui ont accès au système d’inventaire pour voir s’ils savent quelque chose au sujet de l’inventaire manquant. Après cela, je contactais le vendeur pour voir s’il livrait tous les articles que nous avions commandés. »