Les commis à la facturation sont chargés de facturer les clients pour les produits ou services qu’ils ont reçus. Ils assurent également le suivi des paiements et peuvent traiter les demandes des clients. Si vous recherchez un emploi de commis à la facturation, vous serez probablement confronté à des questions d’entretien sur votre expérience et vos connaissances.
Pour vous aider à vous préparer, nous avons rassemblé quelques questions et réponses courantes pour les entretiens avec les commis à la facturation. Passez en revue ces questions et réponses afin de vous familiariser avec les types de questions qui peuvent vous être posées et les types de réponses attendues.
Êtes-vous à l’aise de travailler dans un environnement au rythme rapide où vous devez effectuer plusieurs tâches à la fois et prioriser votre travail ?
Cette question est l’occasion de montrer à l’intervieweur que vous êtes un bon multitâche et que vous pouvez prioriser votre travail. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner un ou deux exemples de la façon dont vous avez travaillé avec succès dans un environnement au rythme rapide et accompli toutes vos tâches à temps.
Exemple: « Oui, je suis à l’aise de travailler dans un environnement en évolution rapide. Dans mon rôle précédent en tant que commis à la facturation, de nombreux patients passaient par notre bureau chaque jour, ce qui signifiait qu’il y avait toujours beaucoup de travail à faire. Cependant, j’ai pu terminer tout mon travail tout en maintenant un excellent service client.
Quelles sont certaines des compétences les plus importantes pour un commis à la facturation ?
Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez les compétences nécessaires pour le poste. Ils veulent quelqu’un qui est organisé, soucieux du détail et capable de bien travailler avec les autres. Lorsque vous répondez à cette question, énumérez certaines des compétences les plus importantes dont un commis à la facturation a besoin. Expliquez pourquoi ceux-ci sont importants afin que l’employeur sache que vous comprenez ce qui est nécessaire dans le rôle.
Exemple: « La compétence la plus importante pour un commis à la facturation est l’attention portée aux détails. En effet, ils sont responsables de la saisie précise de toutes les informations sur les patients dans le système. S’il y a des erreurs, cela peut causer des problèmes plus tard. Une autre compétence importante est la communication. Les commis à la facturation doivent pouvoir communiquer efficacement avec les autres membres de l’équipe de soins de santé. Par exemple, je peux avoir besoin de poser des questions à un médecin sur le régime d’assurance d’un patient.
Comment décririez-vous la relation entre un préposé à la facturation et un client ?
Les enquêteurs peuvent poser cette question pour évaluer vos compétences en service à la clientèle. Ils veulent savoir que vous comprenez l’importance de maintenir une relation positive avec les clients et comment les commis à la facturation peuvent aider leur organisation à atteindre cet objectif. Dans votre réponse, essayez de souligner l’importance de bien traiter les clients et de leur fournir des informations précises.
Exemple: « Je pense qu’il est important que les commis à la facturation entretiennent une bonne relation avec les clients car nous sommes souvent le premier point de contact qu’ils ont avec notre entreprise. Si je travaille en tant que commis à la facturation, je m’assurerai toujours d’accueillir les clients de manière amicale et de leur fournir toutes les informations dont ils ont besoin sur leur compte ou leurs services. Cela permet de s’assurer qu’ils se sentent à l’aise de nous contacter s’ils ont des questions ou des préoccupations.
Quelle est votre expérience avec l’utilisation d’un logiciel de facturation ?
Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau d’expérience avec l’utilisation d’un logiciel de facturation. Si vous avez une expérience antérieure, partagez le type de logiciel que vous avez utilisé et comment il vous a aidé à accomplir vos tâches professionnelles. Si vous n’avez aucune expérience, expliquez que vous êtes impatient d’en savoir plus sur les différents types de logiciels.
Exemple: « J’occupe mon poste actuel depuis deux ans maintenant et nous utilisons un logiciel de facturation appelé BillPro. Je connais toutes ses caractéristiques et fonctions, et je trouve qu’il est facile de naviguer lors de la saisie de données. C’est utile car cela me permet de saisir les informations du patient une seule fois, puis de les récupérer plus tard lorsque j’ai besoin d’apporter des modifications ou d’ajouter de nouveaux frais.
Donnez un exemple d’une situation où vous avez dû aider un client qui n’était pas satisfait des services ou des produits d’une entreprise.
Les enquêteurs posent cette question pour voir comment vous gérez les plaintes des clients. Ils veulent savoir que vous pouvez aider les clients à résoudre leurs problèmes et à les satisfaire. Dans votre réponse, expliquez les étapes que vous avez suivies pour résoudre le problème et assurez-vous que le client est satisfait du résultat.
Exemple: « Dans mon rôle précédent de préposé à la facturation, j’ai eu un client qui m’a appelé parce qu’il n’était pas satisfait des services de notre entreprise. Le client a déclaré que nous lui avions facturé des services qu’il n’avait jamais reçus. Lorsque j’ai parlé avec le client, j’ai appris qu’il recevait certains des services, mais pas tous. Je me suis excusé pour le malentendu et j’ai crédité le montant qu’ils nous ont payé pour le service qu’ils n’ont pas reçu. Je leur ai aussi offert une réduction sur leur prochaine facture. En résolvant le problème rapidement, le client est resté un client fidèle. »
Si vous pouviez changer une chose dans le processus de facturation, quelle serait-elle ?
Cette question peut aider les employeurs à déterminer à quel point vous appréciez votre travail et si vous êtes prêt à apporter des changements pour le mieux. Lorsque vous répondez à cette question, il est important d’être positif à propos du processus de facturation et de vous concentrer sur un changement spécifique qui améliorerait l’efficacité ou le service client.
Exemple: « Je pense que l’un des meilleurs atouts de mon poste actuel est notre capacité à travailler avec des patients qui ont des besoins médicaux complexes. Cependant, j’aimerais que nous ayons plus de temps pour expliquer en détail chaque facture aux patients afin qu’ils comprennent pourquoi leurs factures sont ce qu’elles sont. Si je pouvais changer une chose au sujet du processus de facturation, j’aimerais nous voir mettre en place un système où nous pouvons passer plus de temps à expliquer les factures aux patients.
Que feriez-vous si vous faisiez une erreur en saisissant les informations d’un client dans le système ?
Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer comment vous réagissez aux erreurs et si vous en tirez des leçons. Montrez que vous êtes prêt à admettre votre erreur, présentez vos excuses et prenez des mesures pour vous assurer que cela ne se reproduise plus à l’avenir.
Exemple: « Si je faisais une erreur lors de la saisie des informations client dans le système, je corrigeais immédiatement mon erreur en saisissant à nouveau les données correctement. Ensuite, j’informerais mon superviseur de l’erreur afin qu’il puisse s’assurer que la facturation a été effectuée correctement. Enfin, j’enverrais une lettre d’excuses au client expliquant ce qui s’était passé et offrant une réduction sur sa prochaine facture en guise de compensation. »
Comment performez-vous sous pression?
Les employeurs posent cette question pour voir comment vous réagissez à une situation stressante. Ils veulent savoir que vous pouvez bien performer même lorsque le lieu de travail est occupé et qu’il y a de nombreuses tâches à accomplir. Dans votre réponse, expliquez quelles stratégies vous utilisez pour rester calme sous la pression. Partagez un exemple d’un moment où vous avez dû travailler rapidement et efficacement tout en maintenant des résultats de qualité.
Exemple: « Je suis très doué pour gérer mon niveau de stress pendant une journée de travail mouvementée. J’ai de l’expérience dans un environnement au rythme rapide, je suis donc habitué au multitâche et à faire avancer les choses le plus rapidement possible. Lorsque je travaillais pour mon ancien employeur, nous recevions souvent plus de patients que d’habitude certains jours. Ces jours-là, je m’assurais de hiérarchiser les tâches les plus importantes. Par exemple, si quelqu’un avait besoin que son ordonnance soit remplie immédiatement, je la remplirais avant toute autre chose. »
Avez-vous des questions à me poser sur le poste de commis à la facturation ou sur notre entreprise ?
Les intervieweurs posent souvent cette question pour voir si vous avez fait vos recherches sur l’entreprise et le poste. Ils veulent savoir que vous vous intéressez vraiment à leur organisation et que vous comprenez ce qu’elle a à offrir. Lors de la préparation d’un entretien, assurez-vous de lire l’énoncé de mission et les valeurs de l’entreprise. Vous pouvez également consulter leur site Web ou leurs comptes de médias sociaux pour en savoir plus à leur sujet.
Lorsque vous posez des questions lors d’un entretien, essayez de penser à des choses qui vous intéresseraient en tant que nouvel employé. Par exemple, si vous postulez pour un poste de commis à la facturation, vous pourriez demander combien d’heures vous travaillerez chaque semaine et s’il y a une possibilité d’avancement. Si vous passez un entretien pour un emploi à temps partiel, vous voudrez peut-être savoir quelles sont les possibilités d’emploi à temps plein.
Exemple: « Je suis très heureux de cette opportunité de rejoindre votre équipe. J’ai remarqué sur votre site Web que vous avez récemment remporté un prix pour être l’un des meilleurs endroits où travailler dans l’État. Je me demandais si vous pouviez m’en dire plus sur la culture ici ? Qu’est-ce qui rend les employés heureux ? »
Quand utiliseriez-vous un grand livre manuel par rapport à un grand livre électronique ?
Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre connaissance des processus et procédures comptables. Utilisez des exemples tirés de votre expérience précédente pour mettre en évidence votre compréhension du fonctionnement de chaque grand livre, de leur utilisation et du moment où vous les utiliseriez.
Exemple: « Dans mon dernier rôle en tant que préposé à la facturation, je travaillais principalement avec un grand livre électronique qui enregistrait automatiquement toutes les transactions. Cependant, s’il y avait un écart entre le montant facturé et le montant reçu, je devrais saisir manuellement la transaction dans le grand livre manuel afin de pouvoir la rapprocher. Cela m’a aidé à m’assurer que les dossiers financiers de notre entreprise étaient exacts.
Nous voulons améliorer notre service client. Parlez-moi d’une stratégie que vous utiliseriez pour y parvenir.
Les enquêteurs peuvent poser cette question pour voir comment vous pouvez améliorer l’expérience client de leurs clients. Utilisez votre réponse pour expliquer une stratégie qui vous a aidé, vous ou un autre employé, à fournir un meilleur service aux clients et montrez-leur comment cela a amélioré leur satisfaction à l’égard de l’entreprise.
Exemple: « À mon emploi précédent, j’ai remarqué que nous perdions certains de nos patients parce qu’ils devaient attendre trop longtemps pour un rendez-vous. Pour résoudre ce problème, j’ai créé un nouveau système où je pouvais planifier des rendez-vous à l’avance afin que nous puissions accueillir plus de patients à la fois. Cela nous a permis de réduire les temps d’attente des patients et d’augmenter le nombre de patients qui reviennent.
Décrivez votre expérience avec la saisie de données.
Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre expérience avec une variété de tâches, y compris la saisie de données. Décrivez toute expérience de travail antérieure que vous avez qui implique la saisie de données et comment vous avez effectué ces tâches.
Exemple: « Dans mon dernier poste de préposé à la facturation, j’étais responsable de la saisie des renseignements sur les patients dans notre système de dossiers médicaux électroniques. Cela comprenait la saisie de leurs noms, adresses, informations d’assurance et autres détails. J’ai également dû saisir toutes les informations sur le traitement dans l’ordinateur, telles que les procédures effectuées, les médicaments prescrits et les résultats des tests. Je suis très à l’aise avec les ordinateurs et les logiciels pour accomplir cette tâche.
Qu’est-ce qui fait de vous le meilleur candidat pour ce poste ?
Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications et sur la manière dont vous pouvez contribuer à leur entreprise. Avant votre entretien, faites une liste de toutes les compétences que vous possédez en matière de facturation. Réfléchissez à ceux qui sont les plus importants pour ce rôle et partagez-les avec l’intervieweur.
Exemple: « Je suis très organisée et soucieuse du détail, donc je serais en mesure de garder une trace de toutes les informations sur les patients et de m’assurer qu’elles sont exactes. J’ai également de l’expérience de travail dans un bureau, donc je sais comment bien travailler avec les autres et suivre les instructions de mon superviseur. Ces compétences m’aideront à réussir en tant que préposé à la facturation.
Quels sont les logiciels de comptabilité que vous connaissez le mieux ?
Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau d’expérience avec les logiciels de comptabilité. Il est important de se familiariser avec le logiciel de comptabilité spécifique de l’entreprise, mais il est également avantageux que vous ayez également de l’expérience avec d’autres programmes. Vous devez répondre honnêtement et mentionner tous les programmes que vous êtes à l’aise d’utiliser, même s’ils ne sont pas les mêmes que ceux utilisés par l’entreprise.
Exemple: « J’ai plus d’expérience avec QuickBooks, mais j’ai également travaillé avec NetSuite et FreshBooks dans des postes précédents. Je trouve les trois systèmes faciles à utiliser, donc je me sentirais confiant de travailler avec l’un d’eux. »
Selon vous, quel est l’aspect le plus important du service client ?
Les enquêteurs posent cette question pour voir si vous comprenez l’importance du service client dans un rôle de facturation. Ils veulent savoir que vous serez en mesure de fournir un excellent service client à leurs clients et clients. Dans votre réponse, expliquez ce qui fait un bon service client et comment il peut bénéficier à l’entreprise.
Exemple: « Je pense que l’aspect le plus important du service client est d’être amical et serviable. Lorsque je travaille avec un client ou un client, je fais toujours de mon mieux pour m’assurer qu’il est heureux et satisfait de nos services. S’ils ont des questions ou des préoccupations, je fais tout ce que je peux pour les aider à se sentir à l’aise et confiants quant à leur expérience. Cela contribue à instaurer la confiance entre nous et garantit qu’ils continueront à utiliser nos services. »
À quelle fréquence devez-vous mettre à jour les informations client ?
Cette question peut aider l’intervieweur à évaluer votre connaissance des lois sur la confidentialité des clients. Cela les aide également à comprendre comment vous géreriez la mise à jour des informations pour les clients et les clients en temps opportun. Utilisez des exemples tirés de votre expérience antérieure pour expliquer comment vous avez géré cette tâche, surtout si c’était une partie importante de votre travail.
Exemple: « Dans mon dernier poste de préposé à la facturation, je mettais à jour les renseignements sur les clients au moins une fois par mois. Cela comprenait tout changement d’adresse ou de numéro de téléphone, ainsi que toute autre information pertinente qui aurait pu changer depuis notre dernière mise à jour. S’il n’y avait pas de mises à jour, je confirmais simplement les informations actuelles avec le client. »
Il y a un bug dans le logiciel que vous utilisez pour saisir les informations client. Comment le répareriez-vous ?
Cette question est un excellent moyen de tester vos compétences en résolution de problèmes. Cela montre également à l’intervieweur que vous êtes à l’aise avec la technologie et que vous pouvez résoudre les problèmes en cas de besoin. Lorsque vous répondez à cette question, il est important de montrer votre confiance en vos capacités ainsi que votre désir d’apprendre de nouvelles choses.
Exemple: « J’essaierais d’abord de découvrir ce qui a causé le bug. Si je ne pouvais pas le comprendre par moi-même, je demanderais de l’aide à quelqu’un qui en sait plus que moi sur le codage. Une fois que j’aurais compris la cause du bogue, je le corrigerais en mettant à jour le logiciel ou en modifiant le code. »