Les secrétaires administratifs sont l’épine dorsale de tout bureau. Ils suivent les horaires, gèrent la correspondance et s’assurent que le bureau fonctionne bien. Ils sont aussi souvent le premier point de contact pour les clients et les clients.

Si vous êtes à la recherche d’un emploi de secrétaire administratif, vous devrez être prêt à répondre à certaines questions d’entretien d’embauche courantes. Dans ce guide, nous vous fournirons quelques conseils sur la façon de répondre aux questions sur votre expérience, vos compétences et vos objectifs. Nous vous fournirons également une liste de questions qui pourraient vous être posées lors d’un entretien avec une secrétaire administrative, afin que vous puissiez être prêt à y répondre.

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Êtes-vous familier avec l’utilisation d’un programme de traitement de texte ?

Les secrétaires administratifs utilisent des programmes de traitement de texte pour créer des documents, des feuilles de calcul et des présentations. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez les compétences nécessaires pour le poste. Avant votre entretien, passez en revue la description du poste pour voir quel logiciel ils recherchent. S’il ne figure pas dans la liste, consultez leur site Web ou d’autres documents pour savoir quel programme ils utilisent.

Exemple: « Je suis très familier avec l’utilisation de Microsoft Word. Je l’utilise depuis le lycée quand j’ai suivi un cours d’informatique. Dans mon dernier poste, nous avons utilisé Google Docs, donc je sais aussi comment utiliser ce programme. Cependant, je suis toujours ouvert à apprendre de nouvelles choses, donc s’il y a autre chose que vous aimeriez que j’apprenne, je ferai de mon mieux pour me mettre au courant.

Quelles sont les compétences les plus importantes pour une secrétaire administrative ?

Les secrétaires administratifs doivent avoir une variété de compétences. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous connaissez les plus importantes pour leur entreprise. Avant votre entretien, lisez la description de poste et mettez en surbrillance les compétences énumérées si nécessaire. Dans votre réponse, nommez ces compétences et expliquez pourquoi elles sont importantes. S’il y a d’autres compétences que vous jugez tout aussi importantes, partagez-les également.

Exemple: « Les deux compétences les plus importantes pour une secrétaire administrative sont l’organisation et la communication. Ces compétences m’aident à bien faire mon travail car je peux garder une trace de toutes les informations dont j’ai besoin pour accomplir des tâches et communiquer avec les autres au bureau. Une autre compétence tout aussi importante est la connaissance de l’informatique. Les secrétaires administratifs utilisent quotidiennement des ordinateurs, il est donc essentiel de se familiariser avec différents programmes.

Comment géreriez-vous plusieurs tâches à la fois ?

Les secrétaires administratifs doivent souvent effectuer plusieurs tâches à la fois. Les employeurs posent donc cette question pour s’assurer que vous pouvez gérer plusieurs responsabilités à la fois. Dans votre réponse, expliquez comment vous hiérarchisez les tâches et gérez efficacement votre temps.

Exemple: « Je suis très organisé, ce qui m’aide à garder une trace de toutes mes missions. J’utilise une application de calendrier sur mon téléphone pour planifier des rendez-vous et noter les dates et échéances importantes. Cela me permet de rester au courant de tout ce qui est dû au bureau. Lorsque je reçois plusieurs missions à la fois, je termine toujours les tâches urgentes avant de passer à d’autres projets. S’il y a une situation d’urgence, je mettrai de côté ce sur quoi je travaille pour aider mon superviseur.

Quelle est votre expérience avec l’utilisation du courrier électronique ?

Le courrier électronique est un outil commun que les secrétaires administratifs utilisent dans leur travail quotidien. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez de l’expérience dans l’utilisation du courrier électronique et comment vous le gérez. Dans votre réponse, partagez les types de systèmes de messagerie que vous avez utilisés auparavant et la manière dont vous les avez gérés.

Exemple: « J’ai travaillé avec plusieurs systèmes de messagerie différents tout au long de ma carrière. Je suis à l’aise avec Gmail, Outlook et Yahoo Mail. Je préfère Gmail car il est facile d’organiser les e-mails dans des dossiers et des étiquettes. J’aime aussi pouvoir archiver les e-mails lorsqu’ils ne sont plus pertinents, je n’ai donc pas besoin de les supprimer ou de les laisser dans ma boîte de réception. Lorsque je reçois un e-mail d’une personne à laquelle je n’ai jamais envoyé d’e-mail, je l’ajoute à mes contacts afin de pouvoir retrouver facilement ses informations plus tard. »

Donnez un exemple d’un moment où vous avez dû faire face à une personne ou à une situation difficile au travail.

Les secrétaires administratifs doivent souvent faire face à des situations difficiles au travail. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous pouvez gérer les personnes et les situations difficiles de manière professionnelle. Dans votre réponse, expliquez comment vous avez géré la situation et quelles mesures vous avez prises pour la résoudre.

Exemple: « Dans mon emploi précédent, j’avais un manager qui était très exigeant. Elle changeait constamment d’avis sur les choses et s’attendait à ce que je me souvienne de tout ce qu’elle disait. Il est arrivé au point où je ne pouvais pas répondre à toutes ses demandes. Au lieu d’être frustré, je lui en ai parlé. Nous avons élaboré un plan qui nous a aidés à être tous les deux mieux organisés. En conséquence, nous avons pu accomplir nos tâches beaucoup plus rapidement. »

Si vous êtes embauché, quel serait votre environnement de travail idéal ?

Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous correspondez bien à la culture de leur entreprise. Ils veulent quelqu’un qui sera heureux et productif dans leur bureau, ils peuvent donc vous demander quelles sont vos préférences en matière d’heures de travail, de code vestimentaire ou de type de logiciel informatique que vous utilisez. Avant votre entretien, réfléchissez à ce qui vous rendrait le plus heureux en tant que secrétaire administratif. Envisagez de demander à l’intervieweur s’il y a des aspects uniques de son lieu de travail qui pourraient vous intéresser.

Exemple: « Je suis plus à l’aise de travailler dans un environnement au rythme rapide où je peux effectuer plusieurs tâches à la fois et aider les autres à respecter des délais serrés. Je préfère également travailler avec des personnes qui apprécient ma contribution et mes commentaires, plutôt que de me microgérer. En fait, j’aimerais avoir plus d’occasions d’assumer des rôles de leadership au sein du bureau.

Que feriez-vous si vous remarquiez qu’une personne était mal répertoriée dans un document important ?

Les secrétaires administratifs doivent souvent corriger des erreurs dans des documents. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous savez comment gérer ces situations de manière professionnelle. Dans votre réponse, expliquez les mesures que vous prendriez pour corriger l’erreur et éviter qu’elle ne se reproduise.

Exemple: « Une fois, j’ai remarqué qu’un collègue figurait sur la liste des participants à une réunion à laquelle il n’était pas allé. J’ai immédiatement informé mon superviseur de l’erreur afin qu’elle puisse l’adresser au responsable qui a envoyé l’e-mail. Mon patron a alors appelé tout le monde sur la liste pour voir si quelqu’un avait assisté à la réunion. Elle a découvert qu’un de nos clients avait en fait assisté à la réunion à la place de notre collègue. Nous avons corrigé le document en supprimant le nom du client et en ajoutant notre collègue à la liste. »

À quel point faites-vous attention aux détails ?

Le souci du détail est une compétence importante pour les secrétaires administratifs. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez la capacité de prêter attention aux petits détails et de vous assurer que vous êtes en mesure de bien faire votre travail. Lorsque vous répondez, expliquez comment vous prêtez attention aux détails dans votre vie quotidienne et donnez un exemple précis du moment où vous avez remarqué quelque chose qui vous a aidé à accomplir une tâche ou un projet.

Exemple: « Je suis très doué pour prêter attention aux détails. Dans mon rôle précédent de secrétaire administratif, j’ai remarqué qu’il manquait à notre PDG certains documents dont il avait besoin pour une réunion. J’ai parcouru sa boîte de réception et j’ai trouvé les documents dont il avait besoin. Il m’a remercié de les avoir trouvés et m’a dit que cela lui avait évité d’avoir à reprogrammer la réunion.

Avez-vous de l’expérience avec des informations confidentielles ?

Les professionnels de l’administration traitent souvent des informations sensibles, telles que les dossiers financiers et les données des employés. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous comprenez l’importance de protéger les informations confidentielles. Dans votre réponse, expliquez que vous avez de l’expérience dans le traitement d’informations confidentielles et comment vous les sécurisez. Partagez un exemple précis de cas où vous avez traité des informations confidentielles dans votre rôle précédent.

Exemple: « Je travaille avec des informations confidentielles depuis plus de cinq ans maintenant. Je suis très conscient de l’importance de garder tous les documents de l’entreprise privés. Lorsque je travaille avec des informations confidentielles, j’utilise toujours des ordinateurs protégés par un mot de passe et je détruis tous les documents contenant des informations personnelles ou sensibles avant de les jeter. Pour mon dernier employeur, j’étais responsable de la gestion des finances de l’organisation. Je suivais toutes les transactions financières et m’assurais qu’elles étaient exactes.

À quand remonte la dernière fois que vous avez mis à jour vos compétences ou appris quelque chose de nouveau ?

Les employeurs posent cette question pour voir si vous êtes engagé dans votre carrière et souhaitez vous améliorer. Ils veulent également savoir que vous serez en mesure de suivre les dernières technologies dans leur bureau. Lorsque vous répondez à cette question, pensez à une compétence ou à un programme que vous avez appris récemment et expliquez en quoi cela vous a été bénéfique.

Exemple: « J’ai suivi un cours en ligne sur Microsoft Word l’année dernière. J’ai découvert qu’il y avait plusieurs fonctionnalités que j’ignorais, ce qui a rendu mon travail beaucoup plus facile. Par exemple, j’ai découvert que je pouvais créer des raccourcis personnalisés pour les phrases fréquemment utilisées. Cela m’a fait gagner du temps lors de la saisie de documents et m’a permis de me concentrer davantage sur d’autres tâches.

Nous voulons améliorer notre communication avec les employés. Décrivez une stratégie que vous utiliseriez pour améliorer la communication entre les administrateurs et les employés.

Les secrétaires administratifs aident souvent leurs gestionnaires à améliorer la communication avec les employés. Votre réponse à cette question montrera à l’intervieweur comment vous pouvez utiliser vos compétences et votre expérience pour apporter des améliorations dans une organisation.

Exemple: « Je rencontrerais d’abord mon responsable pour discuter de ce qu’il souhaitait communiquer aux employés. Je créerais ensuite une liste de toutes les informations qui doivent être communiquées, y compris quand elles doivent être partagées et qui doit les recevoir. Je développerais également un plan sur la façon dont nous pourrions partager ces informations avec les employés. Par exemple, je pourrais suggérer d’envoyer des e-mails hebdomadaires ou d’organiser des réunions mensuelles où nous pouvons parler de l’actualité de l’entreprise. »

Décrivez votre expérience avec les logiciels de traitement de texte et de tableur.

Les secrétaires administratifs utilisent souvent des logiciels de traitement de texte et des tableurs pour accomplir leurs tâches quotidiennes. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez de l’expérience dans l’utilisation de ces programmes. Dans votre réponse, expliquez quels types de logiciels vous avez utilisés dans le passé et dans quelle mesure vous vous sentez à l’aise avec eux. Si vous n’avez jamais travaillé comme secrétaire administratif auparavant, vous pouvez quand même mentionner que vous connaissez ces programmes.

Exemple: « J’utilise des logiciels de traitement de texte et de tableur depuis plus de 10 ans maintenant. J’ai commencé à travailler comme réceptionniste dans un cabinet d’avocats où j’étais responsable de l’organisation de tous nos documents. Au début, je ne savais pas comment utiliser ces programmes, mais mon superviseur m’a appris tout ce que j’avais besoin de savoir. Maintenant, je suis très confiant quand il s’agit d’utiliser à la fois Microsoft Word et Excel.

Qu’est-ce qui vous distingue des autres candidats ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications et sur la manière dont vous pouvez contribuer à leur entreprise. Avant votre entretien, passez en revue la description de poste pour voir quelles compétences ils recherchent chez une secrétaire administrative. Dans votre réponse, partagez une compétence que vous possédez et qui correspond à l’une des exigences répertoriées.

Exemple: « Je suis très organisée et soucieuse du détail, c’est pourquoi j’aime être secrétaire administrative. Lorsque je travaille avec des clients, je m’assure de garder tous les documents importants organisés afin que les membres de mon équipe puissent les trouver en cas de besoin. Par exemple, si quelqu’un a besoin du contrat d’un client, je sais exactement où il se trouvera. Cela me permet de gagner du temps car je n’ai pas à chercher dans les fichiers. »

Quelles sont les tâches administratives que vous appréciez le plus ?

Cette question peut aider l’intervieweur à se faire une meilleure idée de votre personnalité et de ce que vous pensez du travail administratif. Votre réponse doit refléter vos intérêts, vos compétences et vos capacités à effectuer des tâches pertinentes pour la description de poste.

Exemple: « J’aime organiser la paperasse et les dossiers parce que je trouve satisfaisant de voir chaque chose à sa place. C’est également gratifiant lorsque je termine une tâche et que je sais que mon organisation a aidé d’autres personnes à faire leur travail plus efficacement. Une autre chose que j’aime, c’est aider les gens avec la technologie. J’ai beaucoup d’expérience dans l’utilisation de différents logiciels et dans le dépannage de problèmes, donc je suis toujours heureux de donner un coup de main.

Selon vous, quelle est la compétence la plus importante pour une secrétaire administrative ?

Cette question peut aider l’intervieweur à mieux vous connaître et à comprendre les compétences que vous appréciez le plus. Cela les aide également à voir si vos compétences correspondent aux besoins de leur entreprise. Pour répondre à cette question, il peut être utile de réfléchir aux compétences que vous utilisez le plus souvent dans votre rôle de secrétaire administratif.

Exemple: « Je crois que la communication est la compétence la plus importante pour une secrétaire administrative. En tant que secrétaire administrative, je suis chargée de communiquer quotidiennement avec de nombreuses personnes différentes. Que je transmette des informations de mon responsable ou que j’aide des collègues à communiquer entre eux, de bonnes compétences en communication sont essentielles à mon travail. Dans mon dernier poste, j’ai pu améliorer mes compétences en communication en suivant un cours de prise de parole en public.

À quelle fréquence effectuez-vous des tâches de routine telles que le classement ou la copie ?

Les secrétaires administratifs effectuent souvent des tâches de routine, telles que le classement et la copie. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous avez les compétences nécessaires pour accomplir ces tâches efficacement. Dans votre réponse, expliquez que vous êtes à l’aise pour effectuer ces types de tâches. Expliquez que vous savez comment utiliser les logiciels de bureau courants pour ces tâches.

Exemple: « Je connais très bien les logiciels de bureautique courants comme Microsoft Office. Je peux copier des documents, classer des documents et créer des feuilles de calcul rapidement et avec précision. Je comprends également l’importance de maintenir l’organisation dans mon travail. Je m’assure toujours de garder mon bureau propre et organisé afin de pouvoir trouver des documents importants en cas de besoin. »

Il y a une erreur de formatage dans un rapport qui doit être envoyé immédiatement. Comment géreriez-vous cette situation ?

Les secrétaires administratifs doivent souvent pouvoir travailler rapidement et efficacement. Cette question peut aider les enquêteurs à comprendre comment vous géreriez une situation urgente comme celle-ci. Dans votre réponse, essayez d’expliquer les mesures que vous prendriez pour corriger l’erreur de formatage ainsi que les mesures que vous prendriez pour vous assurer que cela ne se reproduise plus à l’avenir.

Exemple: « Je m’assurerais d’abord d’avoir toutes les informations nécessaires pour le rapport avant de l’envoyer. Ensuite, j’ouvrirais le document et trouverais l’erreur de formatage. Ensuite, je copierais la page entière et la collerais dans un nouveau document. Enfin, je parcourrais chaque section du rapport et le formaterais correctement. »