Vous êtes à la recherche d’un poste de coordinateur administratif ? Si c’est le cas, vous devrez probablement passer un entretien d’embauche. Une façon de se préparer à cette réunion importante est d’apprendre à répondre aux questions d’entretien d’embauche du coordonnateur administratif avant de parler avec un intervieweur.

Les employeurs recherchent des coordonnateurs administratifs dignes de confiance, fiables, bien organisés et capables de résoudre des problèmes. Vous aurez également besoin de force physique et d’endurance, ainsi que de connaissances sur les meilleures façons de nettoyer différentes installations et types d’équipement. Un entretien de coordinateur administratif est votre chance de montrer que vous avez perfectionné ces compétences. Pour vous aider à vous préparer, nous avons répertorié les questions et réponses des coordonnateurs administratifs qui vous aideront à comprendre ce que vous voulez dire lors d’une entretien d’embauche.

Connaissez-vous les logiciels couramment utilisés dans cette industrie?

Les coordonnateurs administratifs utilisent souvent une variété de logiciels pour accomplir leurs tâches quotidiennes. L’intervieweur peut poser cette question pour déterminer si vous avez de l’expérience dans l’utilisation des programmes spécifiques qu’ils utilisent dans leur entreprise. Avant votre entretien, recherchez les programmes utilisés par l’entreprise et décrivez votre niveau d’expertise avec eux. Si vous n’êtes pas familier avec tous les programmes, expliquez quels autres programmes vous pouvez utiliser à la place.

Exemple: « Je connais très bien la suite Microsoft Office, car je l’ai utilisée tout au long de mon poste précédent. En plus de Word et Excel, je sais aussi utiliser PowerPoint et SharePoint. Je trouve ces programmes très utiles pour organiser des projets et collaborer avec les membres de l’équipe. »

Quelles sont certaines des compétences les plus importantes pour un coordinateur administratif ?

Les coordonnateurs administratifs doivent être très organisés et minutieux. Ils ont également besoin de solides compétences en communication, de capacités de résolution de problèmes et de la capacité de bien travailler sous pression. Lorsque vous répondez à cette question, assurez-vous de mettre en évidence vos compétences en matière d’organisation et de gestion du temps ainsi que votre souci du détail. Vous devez également mentionner toutes les autres compétences pertinentes pour la coordination administrative, telles que les compétences en informatique ou les compétences en service à la clientèle.

Exemple: « La compétence la plus importante pour un coordonnateur administratif est l’organisation. Un coordonnateur administratif doit être en mesure de suivre de nombreux projets différents à la fois tout en veillant à ce que tous les délais soient respectés. Une autre compétence importante est le souci du détail. Les coordonnateurs administratifs doivent souvent relire des documents et s’assurer qu’ils respectent certaines exigences de formatage. Je suis très bon dans ces deux domaines car j’aime travailler avec les chiffres et les détails.

Comment décririez-vous votre éthique de travail ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre éthique de travail et sur la façon dont vous abordez votre travail. Ils veulent savoir que vous êtes un travailleur acharné qui est prêt à aller au-delà pour l’entreprise. Lorsque vous répondez, pensez à un exemple de votre travail précédent où vous êtes allé au-delà de ce qu’on attendait de vous.

Exemple: « J’ai toujours été quelqu’un qui aborde mon travail avec une attitude positive. Je suis quelqu’un qui veut faire de son mieux à tout moment, même quand c’est difficile. Dans mon dernier poste, j’avais un manager qui était très exigeant. Il nous donnait souvent des projets qui devaient être rendus dans quelques heures seulement. Cependant, je ne me suis jamais plaint ou ne me suis jamais senti dépassé par ses demandes parce que je savais qu’il voulait que nous réussissions. Je restais tard si nécessaire et j’accomplissais n’importe quelle tâche qu’il me confiait.

Quelle est votre expérience dans la gestion des budgets ?

Les coordonnateurs administratifs doivent souvent gérer les budgets de leurs services. Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre expérience en matière de budgétisation et sur la façon dont vous géreriez la gestion des finances d’un service. Utilisez votre réponse pour expliquer les types de budgets que vous avez gérés dans le passé et mettez en évidence les compétences ou techniques qui vous ont aidé à rester organisé et à suivre vos projets.

Exemple: « Dans mon dernier rôle, j’étais responsable de la création de rapports mensuels pour le budget de notre service. J’ai utilisé Microsoft Excel pour créer ces rapports, ce qui m’a permis de suivre toutes les dépenses et de surveiller nos dépenses. J’ai également créé des feuilles de calcul hebdomadaires dans lesquelles je pouvais saisir les reçus et autres informations financières au fur et à mesure. Ce processus m’a aidé à rester organisé et à m’assurer que nous respections notre budget.

Donnez un exemple d’un moment où vous avez résolu un problème au travail.

Les coordonnateurs administratifs doivent souvent résoudre des problèmes sur le tas. Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos compétences en résolution de problèmes et sur la façon dont vous les appliquez dans un environnement de travail. Lorsque vous répondez à cette question, pensez à un exemple qui montre votre capacité à utiliser des compétences de pensée critique pour trouver des solutions aux problèmes.

Exemple: « Dans mon emploi précédent, j’ai remarqué que notre système de classement se désorganisait. Il était donc difficile pour les employés de localiser des documents importants lorsqu’ils en avaient besoin. Pour résoudre ce problème, j’ai créé un nouveau système de classement utilisant un codage couleur. Les employés ont pu localiser rapidement les fichiers par leur couleur. Le nouveau système nous a permis de gagner du temps et de rester organisés.

Si vous êtes embauché, quelles seraient vos priorités au cours de vos premières semaines de travail ?

Cette question aide les employeurs à déterminer comment vous prévoyez commencer dans votre nouveau rôle. Prioriser les tâches et se fixer des objectifs peut vous aider à tirer le meilleur parti de votre temps en tant que coordinateur administratif. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner quelques éléments qui sont importants pour vous et ce que vous espérez accomplir au cours de vos premières semaines de travail.

Exemple: « Au cours de ma première semaine, j’aimerais en savoir plus sur la culture d’entreprise et rencontrer tous ceux qui travaillent ici. Je veux également me familiariser avec l’énoncé de mission et les valeurs de l’organisation afin de mieux comprendre comment nous travaillons en équipe. Au cours de ma deuxième semaine, j’aimerais mettre en place tous mes programmes informatiques et organiser mon espace de bureau. Ensuite, je commencerai à découvrir les différents départements de l’entreprise et à nouer des relations avec mes collègues. »

Que feriez-vous si vous remarquiez que deux employés ne s’entendent pas ?

Cette question peut aider l’intervieweur à évaluer vos compétences en résolution de conflits. Utilisez des exemples d’expériences passées pour souligner comment vous avez aidé à résoudre un conflit entre deux employés et comment cela a profité à l’entreprise.

Exemple: « Dans mon rôle précédent, j’ai remarqué qu’un de nos représentants commerciaux avait des problèmes avec l’un de nos représentants du service client. Le représentant des ventes a eu l’impression que le représentant du service à la clientèle n’était pas utile lorsqu’il a demandé de l’aide. J’ai parlé avec les deux employés séparément et j’ai appris qu’ils avaient des attentes différentes quant à leurs rôles. J’ai travaillé avec eux pour créer un plan où le représentant des ventes fournirait plus d’informations au représentant du service à la clientèle afin qu’elle puisse mieux aider les clients. Cela a permis aux deux employés de se sentir plus à l’aise dans leur rôle et a fourni un meilleur soutien à nos clients. »

Comment gérez-vous le stress ?

Les coordonnateurs administratifs doivent souvent gérer beaucoup de stress. Ils sont responsables de la gestion des horaires et des tâches de nombreuses personnes, ce qui peut parfois être difficile. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous savez comment gérer votre niveau de stress. Dans votre réponse, expliquez que vous avez des stratégies pour gérer le stress. Partagez deux ou trois façons de réduire votre niveau de stress lorsqu’il est élevé.

Exemple: « Je suis très conscient de mon niveau de stress. J’essaie de faire des pauses tout au long de la journée pour ne pas me sentir dépassé. Lorsque les choses deviennent vraiment chargées, je délègue une partie de mon travail à d’autres employés. Cela m’aide à me concentrer sur les tâches les plus importantes tout en continuant à tout faire.

Avez-vous des questions à nous poser sur le poste?

Cette question est l’occasion pour vous de montrer à l’intervieweur que vous avez fait vos recherches et que vous êtes vraiment intéressé par le poste. C’est aussi une chance pour vous d’en savoir plus sur ce que ce serait de travailler dans cette entreprise. Lorsque vous répondez à cette question, essayez de penser à quelque chose de spécifique sur le rôle ou l’entreprise qui vous intéresse.

Exemple: « J’étais vraiment ravi de voir que ce poste offre le remboursement des frais de scolarité. Je travaille actuellement sur ma maîtrise, donc cela m’aiderait à terminer beaucoup plus tôt. Je suis également très passionné par la durabilité environnementale, j’ai donc été ravi de voir que votre entreprise a une politique respectueuse de l’environnement. J’aimerais en savoir plus sur la façon dont vous mettez en œuvre ces pratiques. »

À quand remonte la dernière fois que vous avez reçu un perfectionnement professionnel?

Les employeurs posent cette question pour voir si vous êtes prêt à apprendre de nouvelles choses et à évoluer en tant qu’employé. Ils veulent quelqu’un qui est prêt à relever des défis, à apprendre de ses erreurs et à améliorer ses compétences. Lorsque vous répondez à cette question, pensez à un moment où vous avez pris l’initiative de développer vos compétences ou vos connaissances.

Exemple: « J’ai suivi plusieurs cours en ligne au cours des dernières années qui m’ont aidé dans mes tâches administratives. J’ai également assisté à une conférence l’année dernière où j’ai découvert de nouveaux logiciels qui aident à rationaliser les tâches des professionnels de l’administration. J’ai intégré ces outils dans ma routine de travail quotidienne et je les ai trouvés très utiles. »

Nous voulons nous assurer que nos employés se sentent à l’aise d’aborder les administrateurs avec des questions ou des préoccupations. Comment aborderiez-vous un employé avec une question ou une préoccupation qui vous est propre ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer comment vous interagiriez avec les autres employés de son service. Présentez vos compétences interpersonnelles et votre capacité à collaborer avec les autres en expliquant une situation où vous avez aidé un employé à résoudre un problème ou à répondre à une question.

Exemple: « J’ai eu l’expérience de travailler avec plusieurs départements, donc je sais qu’il est important que les administrateurs soient accessibles. Dans mon rôle précédent, je travaillais avec une équipe de commerciaux qui me posaient constamment des questions sur la politique de l’entreprise. Je me suis assuré de toujours me rendre disponible pour eux lorsqu’ils avaient besoin de réponses. Si jamais l’un d’entre eux avait un souci, je le rencontrais en privé pour en discuter.

Décrivez votre expérience de travail avec des informations confidentielles.

Les coordonnateurs administratifs traitent souvent des informations sensibles, telles que les dossiers des employés et les données financières. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous comprenez l’importance de protéger les informations confidentielles. Dans votre réponse, expliquez que vous prendrez toutes les précautions nécessaires pour protéger toute information confidentielle que vous rencontrerez dans votre rôle.

Exemple: « Je travaille avec des informations confidentielles depuis plusieurs années maintenant. Je suis conscient de l’importance de garder ces informations privées. Lorsque je travaille avec des informations confidentielles, je m’assure toujours que mon ordinateur a un mot de passe et je ne quitte jamais mon bureau lorsqu’il y a des documents ouverts sur mon écran. Je détruis également tous les documents contenant des informations confidentielles avant de les jeter.

Qu’est-ce qui vous qualifie pour ce poste ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications pour le poste de coordinateur administratif. Avant votre entretien, dressez une liste de toutes vos compétences et expériences pertinentes en rapport avec la description du poste. Mettez en évidence toutes les compétences transférables que vous avez acquises lors d’emplois ou de stages antérieurs.

Exemple: « Je suis très organisé et soucieux du détail, ce qui me rend qualifié pour ce rôle. Je comprends à quel point il est important de suivre de nombreuses tâches différentes à la fois tout en maintenant l’organisation. Lors de mon dernier stage, j’étais responsable de la gestion de plusieurs projets et de l’organisation efficace des dossiers. J’ai également de l’expérience avec les programmes Microsoft Office tels que Word et Excel, ce qui me permet de m’adapter facilement aux nouveaux logiciels.

Quels rôles administratifs avez-vous déjà occupés ?

Les coordonnateurs administratifs ont souvent de l’expérience dans plusieurs rôles administratifs. Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos antécédents et déterminer si vous êtes qualifié pour le poste pour lequel ils embauchent. Avant votre entretien, faites une liste de tous les postes administratifs que vous avez occupés. Choisissez-en deux ou trois qui se rapportent le plus à la description de poste. Expliquez quelles compétences vous avez acquises à chaque poste et comment ces compétences vous ont aidé à réussir.

Exemple: « J’ai commencé ma carrière en tant qu’assistante de bureau dans un cabinet d’avocats. J’ai beaucoup appris sur l’organisation et la gestion du temps en travaillant là-bas. Après quelques années, j’ai occupé un poste similaire dans une agence de marketing où j’étais responsable de la gestion des comptes de médias sociaux et de la création de contenu. Ce rôle m’a appris à utiliser différents types de logiciels et à rédiger des textes attrayants. Maintenant, je suis prêt à relever un nouveau défi.

Selon vous, quel est l’aspect le plus important d’une relation de travail efficace ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer comment vous percevez vos relations avec vos collègues et vos superviseurs. Votre réponse peut également leur parler de vos compétences interpersonnelles, de votre style de communication et de votre capacité à collaborer avec les autres. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner un exemple précis de cas où vous avez aidé à développer ou à maintenir une relation positive avec quelqu’un au travail.

Exemple: « Je pense qu’une relation de travail efficace est celle où chacun se sent à l’aise d’être soi-même tout en conservant son professionnalisme. J’ai eu de nombreuses expériences dans ma carrière où j’ai pu établir de solides relations de travail avec mes collègues et superviseurs. Par exemple, j’ai travaillé une fois pour un superviseur qui était très strict et ne nous permettait pas d’utiliser nos téléphones pendant les heures de travail. Cependant, il nous laissait souvent partir tôt si nous étions en avance sur l’horaire. Il savait que nous avions parfois besoin de pauses au travail, alors il nous a permis de prendre de courtes pauses tant que nous retournions au travail rapidement.

Selon vous, à quelle fréquence un coordonnateur administratif devrait-il mettre à jour ses compétences et ses connaissances ?

Les coordonnateurs administratifs sont souvent chargés de tenir les membres de leur équipe informés et à jour des politiques, procédures et autres informations importantes de l’entreprise. Les employeurs posent cette question d’entretien d’embauche pour s’assurer que vous comprenez l’importance de rester à jour avec vos compétences et vos connaissances. Dans votre réponse, expliquez que vous pensez qu’il est important de se tenir au courant des nouveaux développements dans votre domaine. Expliquez comment vous comptez procéder.

Exemple: « Je pense qu’il est très important de maintenir mes compétences et mes connaissances à jour. Je suis abonné à une ressource en ligne où je peux découvrir de nouveaux logiciels et techniques de gestion de bureau. J’assiste également à des séminaires et à des webinaires pour en savoir plus sur les différents aspects de la gestion de bureau. Je trouve que ces ressources m’aident à avoir confiance en ma capacité à bien faire mon travail.

Il y a un problème avec la façon dont une présentation est formatée. Que fais-tu?

Les coordonnateurs administratifs doivent souvent résoudre des problèmes de formatage et d’autres problèmes techniques. Cette question aide l’intervieweur à évaluer vos compétences en résolution de problèmes, votre capacité à hiérarchiser les tâches et la façon dont vous communiquez avec les autres en cas de défi.

Exemple: « Je demanderais d’abord à mon superviseur s’il veut que je corrige le formatage ou s’il préfère que je le renvoie au présentateur pour qu’il le corrige. S’ils veulent que je le répare, je le ferai le plus rapidement possible tout en maintenant la qualité. S’ils veulent que le présentateur le corrige, j’expliquerai clairement le problème et fournirai des instructions détaillées sur la façon de formater correctement la présentation.