Un spécialiste des comptes débiteurs est chargé de s’assurer qu’une entreprise reçoit les paiements qui lui sont dus. Ce poste est responsable de la facturation des clients, du suivi des paiements et de la résolution de tout écart. Une personne retenue pour ce poste doit être en mesure de démontrer sa connaissance des procédures de comptes clients et sa capacité à entretenir de bonnes relations avec les clients.

Afin de vous aider à préparer votre entretien, nous avons rassemblé quelques questions et réponses courantes qui pourraient vous être posées.

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Êtes-vous à l’aise d’appeler ou de rendre visite à des clients pour percevoir des paiements ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si vous avez de l’expérience avec ce type de travail. Utilisez des exemples de votre travail précédent pour montrer que vous êtes à l’aise avec cette tâche et comment vous l’abordez.

Exemple: « Je suis très à l’aise d’appeler ou de rendre visite à des clients pour percevoir des paiements. Dans mon dernier rôle, j’étais responsable de contacter les clients qui étaient en retard sur leurs comptes. Je les appelais une fois par semaine jusqu’à ce qu’ils aient payé leur solde au complet. S’ils ne payaient toujours pas après deux semaines, je leur enverrais une lettre leur rappelant leur solde et les mesures que nous prendrions s’ils ne payaient pas avant la date limite.

Quelles sont certaines des meilleures méthodes que vous avez utilisées pour collecter les paiements ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre vos méthodes de collecte des paiements et comment vous les appliquez à différentes situations. Utilisez des exemples d’expériences professionnelles antérieures qui mettent en évidence votre capacité à percevoir des paiements, à hiérarchiser les tâches et à gérer efficacement le temps.

Exemple: « Je trouve utile d’envoyer des rappels avant qu’un paiement ne soit en retard. Cela aide les clients à se souvenir de leurs dates d’échéance et à éviter les pénalités. J’utilise également des rappels par e-mail plutôt que par téléphone, car ils sont moins intrusifs et plus pratiques pour mes clients. Une autre méthode que j’ai utilisée dans le passé consiste à envoyer des factures avec des options de paiement intégrées comme les cartes de crédit ou PayPal. Cela permet aux clients de payer plus facilement à temps et me libère du temps pour que je puisse me concentrer sur d’autres tâches. »

Comment géreriez-vous une situation où un client refuse de payer son solde impayé ?

Cette question peut aider les enquêteurs à évaluer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à rester calme sous pression. Votre réponse devrait inclure les mesures que vous prendriez pour résoudre la situation tout en maintenant une relation positive avec le client.

Exemple: « J’essaierais d’abord de comprendre pourquoi ils refusent de payer leur solde. Je leur expliquerais alors que nous leur avons déjà fourni plusieurs rappels, ce qui est conforme à notre politique d’entreprise. S’ils refusent toujours de payer, je documenterais la conversation et l’enverrais à mon responsable pour suite à donner. »

Quelle est votre expérience avec l’utilisation d’un logiciel de comptabilité ?

Cette question peut aider l’intervieweur à en savoir plus sur votre expérience avec l’utilisation d’un logiciel de comptabilité et sur la façon dont vous l’appliquez à votre travail. Utilisez des exemples d’emplois précédents pour expliquer quels types de logiciels vous avez utilisés et comment vous les avez appliqués à vos tâches professionnelles.

Exemple: « Dans mon dernier poste, j’ai travaillé avec une variété de logiciels de comptabilité différents, notamment QuickBooks Online, Freshbooks et Wave Accounting. Ces programmes m’ont aidé à gérer les comptes clients, à facturer les clients et à suivre les paiements. J’ai également appris à utiliser ces programmes pour générer des rapports utiles à la direction. »

Fournissez un exemple d’un moment où vous avez identifié et résolu une erreur de facturation.

Les enquêteurs posent cette question pour en savoir plus sur vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à résoudre les erreurs de facturation. Utilisez des exemples d’expériences professionnelles antérieures ou expliquez comment vous aborderiez l’identification et la résolution d’une erreur de facturation si vous n’en avez jamais rencontré dans le passé.

Exemple: « Dans mon dernier rôle, j’ai remarqué qu’il nous manquait le paiement d’un client pour sa facture. Après avoir contacté le client, ils m’ont informé qu’ils avaient déjà payé leur facture mais avaient oublié de mettre à jour leurs dossiers. J’ai contacté notre équipe comptable pour les aider à supprimer les frais de retard et à renvoyer la facture avec les informations de paiement mises à jour. »

Si un client arrête soudainement d’effectuer des paiements, comment géreriez-vous la situation ?

Cette question peut aider l’intervieweur à évaluer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à rester calme sous la pression. Votre réponse doit montrer que vous comprenez à quel point il est important de maintenir une bonne relation avec les clients, même lorsqu’ils ne font pas leurs paiements à temps.

Exemple: « J’essaierais d’abord de les contacter par téléphone ou par e-mail pour savoir pourquoi ils n’ont pas encore effectué leur paiement. Si je ne peux pas les joindre après plusieurs tentatives, je leur enverrai une lettre leur rappelant le retard de paiement et demandant une explication du retard. S’ils ne répondent toujours pas, j’appellerai notre service juridique pour voir s’il y a quelque chose que nous pouvons faire au sujet de la situation.

Que feriez-vous si vous remarquiez une activité suspecte dans l’un des comptes de vos clients ?

Cette question peut aider l’intervieweur à évaluer votre capacité à détecter la fraude et d’autres activités illégales. Utilisez des exemples d’expériences passées où vous avez remarqué une activité suspecte, enquêté dessus et l’avez signalée à la direction ou aux forces de l’ordre.

Exemple: « J’ai déjà travaillé avec un client qui recevait de grosses sommes d’argent de sources inconnues. J’ai immédiatement porté cela à l’attention de mon responsable afin que nous puissions le signaler au service de conformité de notre entreprise. Après enquête, nous avons découvert que le client vendait des produits contrefaits en ligne sans le savoir. Nous avons informé le client et l’avons aidé à résoudre le problème en remboursant tous ses clients et en signalant l’incident aux autorités compétentes. »

Dans quelle mesure comprenez-vous la Fair Credit Billing Act ?

La Fair Credit Billing Act est une loi fédérale qui protège les consommateurs contre les pratiques de facturation déloyales. Les employeurs posent cette question pour s’assurer que vous comprenez les bases de la loi et comment elle s’applique à votre rôle de spécialiste des comptes clients. Dans votre réponse, expliquez ce qu’est la Fair Credit Billing Act et pourquoi il est important que vous suiviez ses directives.

Exemple: « Je travaille dans la comptabilité depuis cinq ans maintenant, donc je connais très bien le Fair Credit Billing Act. Cette loi empêche les entreprises de facturer aux clients des produits qu’ils n’ont pas commandés ou reçus. Il oblige également les entreprises à envoyer les factures dans les 30 jours suivant la réception du paiement. S’il y a des erreurs sur la facture, l’entreprise doit les corriger dans les 60 jours. Ces règles m’aident à m’assurer que mon équipe suit toutes les procédures nécessaires lors de l’envoi des factures. »

Avez-vous une expérience de travail avec des vendeurs ou des fournisseurs ?

Les employeurs peuvent poser cette question pour voir si vous avez une expérience de travail avec des vendeurs ou des fournisseurs externes. Cela peut être une partie importante du travail, car vous devrez communiquer de manière efficace et efficiente avec ces personnes. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner un vendeur ou un fournisseur spécifique avec lequel vous avez travaillé dans votre rôle précédent.

Exemple: « Dans mon dernier poste, j’étais responsable de la communication avec notre principal fournisseur concernant tous les problèmes que nous rencontrions avec leurs produits. Par exemple, lorsqu’il y avait une pénurie sur l’un de nos articles les plus populaires, j’ai dû les contacter pour savoir pourquoi ils ne livraient pas suffisamment d’inventaire. Ils ont expliqué qu’ils rencontraient des difficultés techniques avec leur logiciel d’expédition, mais nous ont assuré qu’ils expédieraient plus de produits d’ici la fin de la semaine.

Lorsque vous examinez le compte d’un client, quels facteurs tenez-vous en compte ?

Cette question peut aider l’intervieweur à comprendre comment vous priorisez votre travail et à déterminer sur quels clients se concentrer en premier. Utilisez des exemples tirés d’expériences antérieures dans lesquelles vous avez utilisé une méthode ou un processus spécifique pour hiérarchiser les comptes.

Exemple: « Je considère plusieurs facteurs lors de l’examen d’un compte, y compris l’historique de paiement du client, son solde actuel et s’il a des factures impayées. Je regarde également l’ancienneté de la facture et s’il existe des circonstances particulières qui peuvent affecter la capacité de paiement du client. Par exemple, si un client éprouve actuellement des difficultés financières, je le contacterai directement pour voir ce que nous pouvons faire pour l’aider à se rattraper. »

Nous voulons améliorer notre service client. Décrivez une stratégie que vous utiliseriez pour améliorer notre taux de satisfaction de la clientèle.

Les enquêteurs peuvent poser cette question pour voir comment vous pouvez améliorer le service client de l’entreprise. Utilisez votre réponse pour montrer que vous avez de l’expérience dans l’amélioration de la satisfaction client et l’augmentation des ventes.

Exemple: « Je commencerais par analyser notre taux de satisfaction client actuel. Je créerais ensuite un plan d’amélioration, y compris ce que nous devons faire différemment pour augmenter notre note. Par exemple, si nous recevons de nombreuses plaintes concernant des retards de paiement, je travaillerais avec la comptabilité pour m’assurer que toutes les factures sont envoyées à temps. Si les clients appellent fréquemment, j’examinerais également notre système téléphonique pour m’assurer qu’il est facile à utiliser et trouver des moyens de réduire les temps d’appel. »

Décrivez votre expérience en matière de recouvrement de créances.

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur votre expérience avec un type spécifique de comptabilité. Lorsque vous répondez, vous pouvez décrire les types de recouvrement de créances que vous avez effectués dans le passé et comment cela a aidé l’entreprise de votre employeur.

Exemple: « Dans mon dernier rôle en tant que spécialiste des comptes clients, j’étais responsable du recouvrement des retards de paiement des clients. Je les appelais plusieurs fois par semaine jusqu’à ce qu’ils règlent leur facture. Dans certains cas, j’ai dû envoyer des lettres demandant un paiement. Finalement, la plupart des clients ont payé leurs factures, mais quelques-uns n’ont rien payé du tout. Pour ces clients, je les ai envoyés à des recouvrements où ils ont dû faire face à des frais supplémentaires. »

Qu’est-ce qui vous distingue des autres candidats ?

Les employeurs posent cette question pour en savoir plus sur vos qualifications et sur la manière dont vous pouvez contribuer à leur entreprise. Lorsque vous répondez, il est important de mettre en évidence une compétence ou une expérience qui vous distingue des autres candidats. Vous pouvez également mentionner toutes les compétences que vous possédez et qui sont pertinentes pour le poste.

Exemple: « Je suis très organisé et soucieux du détail, c’est pourquoi j’ai été en mesure de maintenir un dossier sans erreur dans mes postes précédents. De plus, je suis passionné d’aider les autres, donc je m’assure toujours de fournir un excellent service client lorsque je parle avec les clients. Ces compétences m’ont permis d’atteindre un taux de satisfaction client de 100 % à mon dernier poste.

Quel logiciel comptable préférez-vous utiliser et pourquoi ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer votre niveau de confort avec un logiciel de comptabilité et la façon dont vous l’utilisez. Si vous avez de l’expérience dans l’utilisation d’un type spécifique de logiciel de comptabilité, partagez cette information avec l’intervieweur. Si vous n’avez jamais utilisé de logiciel de comptabilité auparavant, expliquez les types de logiciels que vous connaissez et pourquoi vous préférez l’un à l’autre.

Exemple: « J’ai travaillé dans un bureau où nous utilisions QuickBooks pour nos besoins comptables. J’ai trouvé ce logiciel très convivial et facile à naviguer. Il possède également de nombreuses fonctionnalités utiles qui facilitent mon travail, telles que sa capacité à générer des rapports et à suivre les paiements. Cela m’aide à rester organisé et au top de mon travail.

Selon vous, quelle est la compétence la plus importante pour un spécialiste des comptes clients ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer si vous avez les compétences et les capacités qu’il recherche chez un spécialiste des comptes clients. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de mentionner une compétence directement liée à la description de poste.

Exemple: « Je pense que l’une des compétences les plus importantes pour un spécialiste des comptes clients est l’attention aux détails. Ce rôle nécessite une personne capable d’enregistrer avec précision les paiements des clients et de s’assurer que toutes les transactions financières sont enregistrées correctement. L’attention portée aux détails est essentielle pour s’assurer que ces tâches sont effectuées correctement.

À quelle fréquence examinez-vous vos propres comptes pour vous assurer que tout est en ordre ?

Cette question peut aider l’intervieweur à déterminer le degré d’initiative que vous prenez dans votre travail. Votre réponse doit montrer que vous êtes prêt à revoir votre propre travail et à apporter des corrections si nécessaire.

Exemple: « Je suis très minutieux dans mon travail, donc je n’ai généralement aucun problème avec ça. Cependant, s’il y a une anomalie ou une erreur, je vais immédiatement parcourir tous mes dossiers pour savoir où l’erreur s’est produite. Si je ne trouve toujours pas le problème, je demanderai l’aide de mon superviseur ou d’un autre collègue.

Il y a une anomalie dans vos comptes. Comment gérez-vous cela?

Cette question est l’occasion de montrer vos compétences en résolution de problèmes et votre capacité à travailler de manière autonome. Lorsque vous répondez à cette question, il peut être utile de décrire les mesures que vous prendriez pour résoudre l’écart.

Exemple: « S’il y avait une anomalie dans mes comptes, j’examinerais d’abord tous les documents associés au compte. Ensuite, je contactais le client pour confirmer que les informations qu’il m’avait fournies étaient correctes. Si les informations du client correspondaient à ce que j’avais trouvé dans mes dossiers, je vérifierais alors s’il y avait des erreurs dans mes calculs ou dans la saisie des données. Enfin, si tout était vérifié, je m’assurerais de documenter le problème afin d’éviter de refaire la même erreur.